Ongelma tai haaste, johon toimintamalli vastaa
Jokainen terveyskeskus on erilainen, joten myös toimintamallit eroavat usein toisistaan. Tästä syystä valtakunnallisten ohjeistusten lisäksi työssä tarvitaan paljon paikallisia ohjeistuksia. Vuosien varrella ohjeistuksia on säilötty erilaisiin paikkoihin aina ilmoitustaulusta pilvipalveluihin, ja näin haluttua tietoa voi olla vaikea löytää. Halusimme keskittää ohjeet yhteen ja samaan paikkaan, Hoituki-palveluun.
Palvelun on tarkoitus toimia apuna myös uusien työntekijöiden perehdytyksessä.
Toimintamallin kohderyhmä ja sen tarpeet
Tiedon määrä lisääntyy vauhdilla. Samaan aikaan myös erilaisten tietolähteiden ja tiedon arkistoinnin työkalujen määrä on kasvanut, ja uusia työkaluja on otettu käyttöön vanhojen rinnalle. Vaikka tietoa on siis aiempaa enemmän, on oikea tieto aiempaa vaikeammin tavoitettavissa.
Tuleva hyvinvointialueisiin siirtyminen vuonna 2023 kannustaa toimintamallien uudistamiseen ja yhtenäistämiseen hyvivointialueen sisällä.
Kehitystyön keskiössä on työhyvinvointi sekä potilaiden saama yhdenmukainen ja tasavertainen hoito. Lähtötilanteessa ohjeiden etsiminen aiheutti turhautumista työtekijöissä. Oli riskinä, että potilaiden saama hoito vaihteli, jos ohjeita ei löydetty. Seurauksena oli myös potilastyöhön jäävän ajan väheneminen ja ylimääräisten kontaktien tarve. Organisaatiossa tämä näkyi vastaanottotoiminnan ja puhelintyön ruuhkautumisena, jolla oletettavasti on myös taloudellisia vaikutuksia.
Omassa yksikössämme paikallisten ohjeiden määrä oli vähäinen. Ohjeiden luomisen kulttuuria tai selvää toimintamallia ohjeiden luomista varten ei ollut.
Projektissamme asiakkaaksi voidaan katsoa kunnan koko perusterveydenhuolto. Palvelu esiteltiin ensin avosairaahoidon henkilöstölle ja kehitystyötä tehtiin pääasiassa terveyskeskuksen hoitajien ja lääkärien kanssa. Lähtötilanteessa kartoitimme henkilöstön toiveita palvelun käyttöönottoon liittyen, ja huomioimme niitä käyttöönotossa. Henkilöstöä on osallistettu kehitystyöhön pajatoiminnan kautta. Pajoissa on tiedusteltu halukkuutta osallistua kehitystyöhön. Halukkaista muodostettiin työstöryhmä TEKE-tiimin tueksi, ja lisäksi henkilöstöä rekrytoitiin varsin laajasti sisällöntuottoon. Palautetta kerätään Hoituki-palvelun palauteominaisuuden kautta sekä erillisellä etusivun kyselyllä.
Käyttöönoton edetessä avosairaanhoidossa aloitimme yhteistyön myös muiden yksiköiden kanssa käyttöönoton laajentamiseksi. Jokaisesta yksiköstä nimettiin Hoituki-vastuuhenkilöt, joille järjestettiin muokkaajakoulutusta.
Mittarit ja keinot tavoitteiden toteutumisen seurantaan ja arviointiin
Lähtötilannetta kartoitimme kahden kysymyksen Menti-kyselyllä:
- Kuinka tyytyväinen olet tiedon saavutettavuuteen tällä hetkellä?
- Kuinka monesta eri lähteestä etsit työhön liittyviä ohjeistuksia?
Kysely toteutettiin uudestaan puolen vuoden kohdalla (varsinaisen Teke-kurssin päättymisen jälkeen).
Toimintamallin keskeiset edellytykset
Sujuvan käyttöönoton kannalta keskeisiksi tekijöiksi havaittiin:
- keskeisten ohjeiden lisääminen nopealla aikataululla
- päivittäisten asioiden siirto palveluun
- ohjaus ja koulutus palvelun käyttöön
- kannustus palautteen antoon
- ammattilaisten rekrytointi sisällöntuotoon ja ohjeiden päivitykseen
- Hoituki-vastuuhenkilöiden nimeäminen ja perehdytys joka yksiköstä
- näiden tekijöiden vaatima runsas resurssi etenkin käyttöönoton alussa
- johdon tuki
- PDSA-syklin soveltaminen pitkäjänteisesti kehitystyössä (mm. asian ääreen palaaminen)
