Ongelma tai haaste, johon toimintamalli vastaa
Toimintamallin kehitystyö on kohdistunut jo olemassa olevan haipro-prosessin kehittämiseen (potilasturvallisuuspoikkeamailmoitusten prosessi) ja kehitystyön lähtökohtina ovat olleet muun muassa Kainuun hyvinvointialueen strategian tietyt osa-alueet sekä huhtikuussa 2023 Kainuun hyvinvointialueelle toteutetun ulkoisen arvioinnin (ISO 9001) havainto siitä, että edellisen toimintavuoden (2022) osalta on suuri määrä käsittelemättömiä vaaratapahtumia Haipro-järjestelmässä.
Strategisista osa-alueista toimintamallin kehitystyössä on huomioitu erityisesti seuraavat osa-alueet: arvostava ja valmentava lähijohtaminen, jatkuva parantaminen, tiedon hyödyntäminen, muutosvalmiuden ja uudistamishalun jatkuva uudistaminen sekä arkityön ketterä uudistaminen.
Toimintamallin kohderyhmä ja sen tarpeet
Toimintamallia on kehitetty Kainuun kotihoidon toiminnan näkökulmasta. Sen idea on sovellettavissa kaikkiin niihin toimintaympäristöihin, joissa on käytössä haipro-järjestelmä.
Kehitystyön yhtenä lähtökohtana on ollut vahvistaa Kainuun hyvinvointialueen strategisten tavoitteiden jalkautumista sekä edistää sitä, että hairpo-järjestelmään tulleet vaara- ja haittatapahtumailmoitukset tulevat käsitellyiksi organisaation ohjeen mukaisessa tavoiteajassa. Toimintamallin myötä esihenkilöt hyödyntävät myös nykyistä paremmin hairpo-ilmoituksien kautta saatavaa tietoa päivittäisessä johtamisessa sekä toiminnan kehittämisessä.
Kohderyhmänä ja aktiivisina toimijoina toimintamallissa on henkilöstö ja esihenkilöt. Asiakkaat eivät ole voineet osallistua kehittämiseen, koska haipro-järjestelmä ei ole asiakkaiden käytössä. Esihenkilöt ovat osallistuneet työpajoissa toimintamallin kehittämiseen ja he ovat testanneet sitä yhdessä henkilöstönsä kanssa työyksiköissään.
Toimintamallille asetetut tavoitteet
Toimintamallin tavoitteena on lyhentää potilasturvallisuuspoikkeamailmoitusten käsittelyaikoja, vahvistaa tiedolla johtamista sekä hairpo-järjestelmän kautta saatavan tiedon nykyistä parempaa hyödyntämistä johtamisessa ja yksikön toiminnan kehittämisessä. Lisäksi toimintamallin tavoitteena on osallistaa henkilöstöä systemaattisesti kehittämistoimenpiteiden ideointiin ja toteuttamiseen sekä niiden toteutuksen seurantaan ja arviointiin.
Mittarit ja keinot tavoitteiden toteutumisen seurantaan ja arviointiin
Toimintamallin vaikutuksia ja vaikuttavuutta voidaan arvioida kehittäjäjoukon mielestä ainakin seuraavilla mittareilla:
Haipro -ilmoitukset: Erityisesti vakavat haittatapahtumat vähenevät, asiakas/potilasturvallisuus paranee.
Kustannuksia suoraan kuvaavat mittarit (esim. työaika, haitta/vaaratapahtumien aiheuttamat kustannukset): Työajan käyttö tehostuu, kun asioita hoidetaan systemaattisesti. Vaara- ja haittatapahtumien aiheuttamat kustannukset vähenevät.
Työhyvinvointia kuvaavat mittarit : Henkilöstön työhyvinvointi paranee, kun he pääsevät entistä enemmän osallistumaan ja vaikuttamaan työnsä sisältöihin sekä työn tekemiseen.
Henkilöstöresurssivaikutus: Henkilöstöresurssien käyttö tehostuu, kun asioita ratkaistaan ja kehitetään järjestelmällisesti. Vastuutetaan ja osallistetaan nykyistä paremmin myös henkilöstöä osallistumaan kehitystyöhön ja sen vaikutusten seurantaan.
Toimintamallin myötä hyvän elämän edellytykset paranevat, sillä esille tulleita potilasturvallisuuspoikkeamailmoituksia käsitellään nykyistä systemaattisemmin yksikön toiminnan kehittämisen ja henkilöstön osallistamisen näkökulmasta. Myös tieto uusista, toimintaa parantavien toimenpiteiden käyttöönotosta kulkee nykyistä paremmin, koska henkilöstö osallistuu toimenpiteiden suunnitteluun, valintaan ja niiden toteuttamisen seurantaan ja arviointiin.
Toimintamallin keskeiset edellytykset
Kotihoidon esihenkilöt olivat mukana työpajoissa, joissa toimintamalli yhteiskehitettiin, joten esihenkilöillä oli jo valmiiksi tieto toimintamallista ja sen perusperiaatteista. Toimintamalli on tärkeää tuoda henkilöstön tietoisuuteen yhteisissä henkilöstöpalavereissa sekä sanoittaa samalla toimintamallin tarkoitus ja tavoitteet.
Henkilöstölle on tärkeää mahdollistaa kehitysideoiden esiin tuominen ja kirjaaminen taulukkoon sekä kannustaa heitä kirjaamaan omia ideoitaan taulukkoon. Toimintamallin testauksen aikana esimerkiksi eräässä kotihoidon yksikössä esihenkilöt olivat varanneet henkilöstölle toimistotyöajasta erikseen aikaa kehitysideoiden kirjaamiseen ja näin mahdollistaneet ja rohkaisseet henkilöstöä osallistumaan kehitysideoiden esittämiseen.
Tulleiden kehitysideoiden kertominen sekä kehitystoimenpiteen valitseminen yhdessä henkilöstön kanssa kannattaa toteuttaa säännöllisesti esimerkiksi tiimipalavereiden yhteydessä. Tällöin toiminnasta tulee säännönmukaista eikä käsiteltäviä ilmoituksia ennätä kertyä kerralla liikaa käsiteltäviksi. Tämä edistää myös sitä, että esiin tulleisiin poikkeamiin reagoidaan mahdollisimman ajoissa.
