Häät jääkarusellissa -Rakkauden juhlaa myrskyisältä järveltä kaivokseen

Lohjan kaupunki päätti toteuttaa 2020 uudelleen talven 2018 kaltaisen, erittäin hyvää palautetta saaneen jääkarusellifestivaali uudelleen niin, että ohjelmaa olisi entisestään monipuolistettu ja markkinointiin löydettäisiin uusi, yllättävä tulokulma. Häät jääkarusellissa ajatus kehkeytyi heti tapahtuman suunnittelun alussa ja varsin riskialttiina ideana, se sai kuitenkin erittäin myönteistä suhtautumista eri osapuolilta. 

Tavoite oli tuoda esille talven ihmemaan lumoavaa järvikaupunkia, ja saada mukaan yhteistyökumppaneita sekä löytää seikkailunhaluinen hääpari, joka olisi valmis menemään naimisiin vaikka kulahaalarit päällä räntäsateessa. Pyrimme myös saamaan yhteistyökumppanin avulla vahvan markkinointikampanjan, joka kannustaisi jakamiseen ja osallistumiseen.

Tapahtuman toteuttamisessa olivat vahvasti yhteistyössä julkisen sektorin kanssa alueen yritykset  ja yhteisöt. Kuntatalouden heikon tilanteen vuoksi paineet luoda näyttävä tapahtuma vaati 50% yksityisen sektorin taloudellista osallistumista kokonaiskustannuksiin.

Hääparina ja hääväkenä oli lopulta monikansallinen osallistujajoukko, jotka odottivat kokevansa Suomen upean talven. Helmikuun 2020 sää osoitti, että on täysin mahdotonta luottaa talvitapahtuman suunnittelussa siihen, että etelässä on oikea talvi helmikuussa ja tapahtuma voidaan tehdä suunnitellusti. Yhteistyökumppanien pitäminen mukana tapahtuman toteuttamisessa ja tapahtuman tuoma näkyvyysarvo punnittiin moneen kertaan ennen tapahtumaa ja tapahtuman aikana sekä vielä jälkeenkin, miten uloisilta olosuhteiltaan kaiken muuttuminen voi kuitenkin kääntyä toteuttajien onnistumiseksi. Taistelimme tapahtumaa ennen ja sen aikana vahvasti ilmastomuutoksen aiheuttamaa lumetonta ja jäätöntä säätä vastaan ja sen lisäksi vielä tapahtuman aikana meitä piinasi talven pahin talvimyrsky tuulineen ja vesisateineen. Sääennusteet ja jään paksuuden mittaaminen oli keskeinen osa työtä koko talven ajan, aina tapahtumaan saakka. Lopulta jääkarusellista tuli ilmastokaruselli ja jääelämistä tuli puueläimiä. 

Loppujen lopuksi talvimyrskyn kehityttyä varsin vaaralliseksi vihkinen siirrettiin n. 3 tunnin varoajalla Tytyrin Elämyskaivoksen vierastuvalle ja sen jälkeen hääväki siirtyi juhlimaan loppuillaksi -110 metriä maan alle Tytyri-salin juhlatilaan. Vihkimisen siirtäminen pois tapahtuma-alueelta aiheutti sen että häitä seuraamaan tulleet tapahtumakävijät  eivät pääseetkään paikan päällä katsomaan vihkimistä. Tämä ratkaistiin tunnin varoajalla niin, että organisaation edustaja meni kuvaamaan vihkimisen facebook- livestream lähetyksenä vihkimispaikalle. Lähetysellä oli yli 25 000 katsojaa.

Loppuillan juhlatila oli ainoa suunnitelmasta poikkeamaton tapahtuman osa, joka siis pystyttiin toteuttamaan kuten oli hyvissä ajoin suunniteltu. Ainoa muutos tässäkin, että aiemmin alas- 110 tasolle tarkoitettu häätanssi, tanssittiin heti vihkimisen jälkeen jo maanpäällä vierastuvassa ja tämä saatiin tallennettua kymmentuhatpäisen vihkimisen livestreamia seuranneen joukon katseltavaksi.

Markkinointi keskittyi vahvasti sosiaaliseen mediaan (Facebook, Google, Instagram) sekä tapahtumalle tehtyihin verkkosivuihin. Markkinointia mitattiin säännöllisesti ja markkinointiviestiä muunneltiin aktiivisesti tilanteen ja tavoittavuuden mukaan. Lumeton ja jäätön talvi sekä lopulta viikonlopulle osunut myrsky otettiin kaikki huomioon kampanjoinnissa huumorilla. 

Tarpeena oli luoda yhteistyössä julkisen sektorin, yhteisöjen, yritysten ja asukkaiden kanssa tapahtuma, joka parantaa kaupungin tunnettuutta ja vahvistaa imagoa järvikaupunkina. Tapahtuman tavoite oli parantaa yhteisöllisyyttä ja lisätä kotiseuturakkautta, antaa lohjalaisille syy olla ylpeä kotikaupungistaan.

Organisaation näkökulmasta tavoite oli luoda riittävän houkutteleva tapahtuma, jotta mukaan saadaan myös yksityinen sektori. Tähän kannustimena oli sekä tapahtuman toteuttamisen taloudellinen näkökulma kuin myös se, että yhteisöllisyys julkisen ja yksityisen sektorin yhteisellä tekemisellä kasvaa. Tämänkaltaisen yhteistyömallin syntyminen mahdollistaa jatkossakin suurempien tapahtumien tekemisen yhdessä, kasvattaa luottamusta eri osapuolten toimintaa kohtaan ja luo taloudellisesti vakaamman pohjan tapahtumille.

Asiakkaita osallistettiin ensin hakemalla Bauer Median kanssa kilpailulla hääparia, joka on valmis vihittäväksi jääkarusellissa säässä kuin säässä ja pystyvät omalla toiminnallaan tehostamaan tapahtuman ja paikkakunnan kiinnostavuutta.  Pariskuntia ilmoittautui kisaan yli 40 kappaletta ja eri puolilta Suomea. Kaukaisin pariskunta oli Lapista. Pariskuntien piti hakea perustelemalla asenteensa ja innokuutensa vihkimiseen ko. tapahtumasa, säässä kuin säässä ja miksi Lohjalla. Toivottiin myös videota ja kuvamateriaalia viestin tueksi. Valituksi tuli pariskunta Jessica & Guy. Jessica on kotoisin Lahdesta ja Guy Israelista

Tämän jälkeen asiakkaita osallistettiin äänestyksellä. Kun muutama hakeneista hääpareista valittiin finaaliin, niin yleisöäänten perusteella finalisteista valittiin voittaja.

Hääparin kilpailun ratkettua asiakkaita osallistettiin kääntämällä talven surkea lumi- ja jäätilanne arvuutteluksi siitä, tuleeko jäätä.

Lisäksi ennen tapahtumaa ja tapahtuman aikana asiakkaita aktivoitiin somekanavien kautta seuraamaan tapahtumaa ja vaihtuvia tilanteita.