Osa-alue 1
Hankeraportoinnit ja maksatushakemukset toteutettiin ajallaan ja hyväksytysti. Toteutettiin 6 ohjausryhmää (yhteinen HELLÄ-hankkeen kanssa). Budjetti alitettiin. Lähes kaikki hankkeen konkreettiset tavoitteet saavutettiin, joidenkin tavoitteiden toteutusten osalta oli aikatauluhaasteita.
Osa-alueittain tapahtuvan sekä eri tehtävien etenemisen synkronoitumisessa toisiinsa oli jonkin verran haasteita johtuen mm. toisistaan riippuvien tehtävien erilaisesta etenemisestä. Lisäksi joissakin tehtävissä yhteensovittamisen ongelmia tuottivat HELLÄ:ssä tapahtuvan tk-vastaanottotoiminnan kehittämisen hitaus sekä toisaalta KaRa:n puolella HELLÄ:n toimintaa tukemaan suunniteltujen kehittämistöiden toteutumattomuus hankesuunnitelman mukaisesti.
Hanke ei osallistunut suoranaisesti vapaaehtoiseen alueelliseen valmisteluun kuntien kanssa, koska Kainuussa oli sovittu tältä osin erilaisesta valmistautumisesta kuntien ja Kainuun soten kanssa.
Osa-alue 2
Paikkatieto-ohjelman käyttöönotto: Paikkatieto-ohjelman käyttöönottoa ei suoraan mainita hankesuunnitelman tavoitteena. Käyttöönotto liittyi järjestämistehtävän selkiyttämiseen ja tukemiseen. Kainuun palvelu- ja toimipaikkatiedoilla varustettu Paikkatieto-ohjelma saatiin käyttöönotettua. Paikkatieto-ohjelma on järjestäjän työväline, jolla voidaan monipuolisesti kuvata mm. palvelujen sijoittumista ja palvelutarvetta eri alueilla ja tukee siten osaltaan tiedolla johtamista.
Järjestämistehtävän selkiyttäminen ja järjestäjän tietotarpeet/Toiminta-arkkitehtuurin kuvaaminen: ARC-ohjelmaan päivitettiin tiedonhallintamalli ja ohjelmassa on valmius hyvinvointialueen kokonaisarkkitehtuurin kuvaamiseen.
Tulevaisuuden data-alustan suunnittelu ja määrittely: Hankkeessa suunniteltiin ja määriteltiin VIRTA-arkkitehtuurin mukainen moderni ja skaalautuva tietojohtamisen ratkaisuarkkitehtuuri, joka täyttää tulevan soteuudistuksen raportointi- ja analytiikkavaatimukset. Ratkaisussa oli tarkoitus hyödyntää mahdollisimman paljon Kainuun sotessa käytössä olevia järjestelmiä, mm. Kainuun sotessa SoteDigi Oy:n toteuttaman VIRTA-pilotin ympäristöä.
Tuloksena saatiin tietojohtamisen tavoitetilan tekninen arkkitehtuuri (ratkaisukuvaus) ja karkean tason suunnitelma nykyisen tietovarastoratkaisun migraatioprojektista.
Vähimmäistietosisältöjen kehittämistyö (Järjestämislaki 29 §): Kehittämistyöhön osallistuminen DigiFinland Oy:n koordinoimassa VIRTA-tietojohtamisen verkostossa yhdessä muiden hyvinvointialueiden kanssa järjestäjän vähimmäistietosisältöjen osalta (Järjestämislaki 29 §).
Kehittämistyön tulosten tuominen alueelle testattavaksi ja toimeenpantavaksi, jotta kansallisesti määritellyt tiedot saataisiin yhdenvertaisesti Kainuun omaan tiedolla johtamiseen, alueiden arviointiin ja seurantaan.
TP2. Tietojohtamisen kyvykkyyden kehittäminen
Tavoitteena oli hankesuunnitelman mukaisesti nostaa tietojohtamisen tasoa Kainuun sotessa, jota kohti pyrittiin sekä tietojohtamisen kokonaisvaltaisella suunnittelulla että tietojohtamisen suunnitelmallisella kehittämisellä.
Tuotokset: 1. Tietojohtamisen kehittämissuunnitelma toimenpiteineen vs. 1.0 ja 2.0 2. Koulutustilaisuudet ja koulutuspalautteen kerääminen, tietojohtamiseen liittyvän tiedon jakaminen 3. Tietojohtamisen toimintamallin kartoitus sekä valmisteleva työ sen kehittämiseksi 4. Tietojohtamiseen liittyvän muutoksen siemenen istuttaminen
Keskeisenä hyötynä on tietojohtamisen kokonaisuuteen liittyvän problematiikan ja muutostarpeiden esiin nostaminen ja siihen vastaaminen tuottamalla hyödynnettävää tietoa tueksi jatkotyöhön sekä tietojohtamisen kokonaisuuteen liittyvän ymmärryksen lisääminen koulutuksen ja tiedon jakamisen avulla.
Tietojohtamisen kehittämissuunnitelman ja sen toimenpiteiden toteutumista olisi tukenut osa-alue 1:n sekä myös osa-lue 2/tp 1:n täysipainoinen toteutuminen hankesuunnitelmassa kuvatulla tavalla. Työpaketin tavoitteet olivat osin osa-alue 2/tp 1:een sidotut: ”Tietojohtamisen eri osa-alueiden järjestelmällisen ja kokonaisvaltaisen kehittämisen toteutumiseksi tavoitteena on muodostaa strategiasta ja toimintalähtöisestä kokonaisarkkitehtuurista johdettu tietojohtamisen kehittämissuunnitelma”. Tietojohtamisen kehittämissuunnitelman aikataulu oli tiukka ja organisaation strategiatyötä sekä arkkitehtuurityötä tehtiin eri aikataulussa. Osa-alue 1 työtä (vapaaehtoinen alueellinen valmistelu) ei edistetty Kainuun sotessa ennen kuin sote-lait menivät läpi ja työ alkoi hitaasti.
TP3. Tietojohtamista tukevat työvälineet
TiJo-mallin kehittäminen ja uudistetun mallin käyttöönotto: TiJo (tietojohtamisen malli, tietokanta ja tietovarasto) on päivitetty ja teknisesti käyttöönotettu. TiJo käyttäjäkoulutus on järjestetty raportoinnin asiantuntijoille. TiJo mahdollistaa raportoinnin kehittämisen entistä tarkemmalla tasolla ja antaa alustan tietojen varastoinnille. TiJo toimii tietolähteenä käyttöönotetulle raportointijärjestelmälle (Power BI).
Raportointijärjestelmän käyttöönotto: Kainuun sotelle on hankittu ja hankkeessa teknisesti käyttöönotettu moderni tietojohtamista tukeva raportointijärjestelmä – MS Power BI, jolla eri tietolähteistä saatavaa tietoa voidaan yhdistellä kätevästi. Raportointijärjestelmää voidaan hyödyntää kaiken raportoinnin tukena tarpeen mukaan ja se mahdollistaa tiedon visualisoinnin ja analysoinnin. Raportoinnin asiantuntijatiimin kokousten avulla osaamista pyrittiin saamaan organisaatioon. Kainuun soten raportoinnin asiantuntijoita on koulutettu ja omatoiminen raportointi on nyt mahdollistettu.
Raportointitiimi: Hankesuunnitelmassa ei ollut suoraa ja selkeää tavoitetta raportointitiimin liittyen. Keskeisimmät tavoitteet TiJo-mallista/-tietovaraston päivittämisestä ja uuden raportointijärjestelmän käyttöönotosta saavutettiin. TiJo:on liittyvän osaamisen/ymmärryksen kasvattamista omassa organisaatiossa saatiin tuettua osallistamalla raportointitiimin avulla Kainuun soten eri asiantuntijoita TiJo-mallin päivittämiseen (erilaiset määrittelytyöt sekä TiJo:n ja lähdetietojen tarkistusraportit). Raportointitiimiläiset saivat myös koulutuksen TiJO:sta. Tietojen luokittelusta sote-tietopaketeittain luovuttiin. TiJo-malli ei ole vielä valmis, vaan se vaatii jatkotyöstämistä myös hankkeen jälkeen mallin/järjestelmän käytettävyyden parantamiseksi.
Uusi raportointijärjestelmä Power BI otettiin organisaatiossa käyttöön ja raportointitiimiläiset saivat koulutukset ohjelman käyttöön. Ohjelman avulla TiJo:sta saatavia tietoja on mahdollista visualisoida sekä eri tietolähteistä saatavia tietoja yhdistellä. Power BI:n käytön osaamisen vahvistamista tuettiin viikoittaisilla Power BI –työpajoilla. Raportointitiimillä oli tärkeä rooli TiJo:n päivittämisessä ja raportointijärjestelmän käyttöönotossa, mutta samalla tiimin toiminta oli myös kokeilu raportointi- ja analysointityön organisointiin ja resursointiin Kainuun sotessa (osana tietojohtamisen kyvykkyyden kehittämistoimenpiteitä).
TiJo:sta saatavia tietoja hyödyntäviä Power BI-raporttipohjia on käytettävissä raporttipalvelimella ja TiJo:n sekä Power BI:n koulutustallenteet ovat käytettävissä organisaatiossa myös hankkeen jälkeen. Kokemuksia, havaintoja ja palautetta tiimin toiminnasta voidaan hyödyntää Kainuun soten raportointi- ja analysointityön jatkokehittämisessä.
Digitaalisen ohjaustaulun määrittely ja käyttöönotto tukemaan tulevaisuuden sote-keskuksen toiminnanohjausta: Digitaalisen ohjaustaulun on tarkoitus tukea Tulevaisuuden sote-keskuksen operatiivista johtamista. Manuaalisen ohjaustaulun korvaamiseksi digitaalisella näytöllä tehtiin vaatimusmäärittely asiakkaan tarpeesta ja tietoteknisistä riippuvuuksista. Tietoteknisen arkkitehtuurin määrittely on kuvattu ja tarvittavat tietojärjestelmät integraatioineen ovat tiedossa. Toteutus ja käyttöönotto siirtyy hankkeen jälkeiseen aikaan. Valitun toimittajan kanssa on sopimusneuvottelu kesken. Tehtävässä ei edetty toteutukseen asti, mihin vaikutti alun perin hankintaprosessin hidas eteneminen ja loppujen lopuksi se, että valitun palveluntuottajan kanssa ei päästy sopimukseen työstä eikä hankeaika antanut enää mahdollisuutta muuhun ratkaisuun.
Alueellisen reaaliaikaisen asiakaspalautejärjestelmän käyttöönotto tukemaan mm. Tulevaisuuden sote-keskuksen johtamista ja ohjausta: Tulevaisuuden sote-keskuksen johtamisessa tarvitaan paitsi asiakkaiden näkemystä ja palautetta heidän saamastaan palvelusta ja asiakaskokemuksesta myös työntekijöiden palautetta työpäivästään. Reaaliaikaisen palautejärjestelmän suunnittelu- ja määrittelytyö on tehty ja kustannusarvio toteutusta varten on valmis. Palautejärjestelmän toteutus ja käyttöönotto ei toteutunut hankkeessa. Syynä tähän oli työn hidas eteneminen.
Tiedolla johtamisen pilotti: Pilotin ensimmäisenä tavoitteena tutkittiin, toteutuuko meillä kuvatun hoito- ja palveluketjun prosessin mukainen sydänpotilaan hoito sekä samalla tutkittiin nykyisen hoito- ja palveluketjun vaikuttavuutta. Koska hoito- ja palveluketjua ei varsinaisesti oltu kuvattu, tehtiin se pilotissa. Seuraavana tavoitteena oli kehittää prosessia. Tarkastelussa kiinnitettiin huomiota eri toimijoiden rooliin ja vastuisiin prosessissa. Prosessin tarkasteluun oli tarkoitus liittää myös asiakkaan kokema terveyshyöty keräämällä mittaukseen mukaan asiakaspalautetta hankkeessa hankittavalla asiakaspalautejärjestelmällä. Tämä tavoite ei ole täyttynyt, koska asiakaspalautejärjestelmää ei hankkeen aikana saatu käyttöön. Sen sijaan asiakaspalautetta kerättiin pilotin aikana asiakaskyselyllä, joka toi esiin asiakaspalautteen keräämiseen liittyvän haastavuuden. Tärkeimpinä tuloksina ja hyötynä voi pitää hoito- ja palveluketjun kuvaamista, asiakkaan ja muiden osallisten näkökulman tuomista mukaan hoito- ja palveluketjuun ja sen kehittämiseen sekä vaikuttavuustiedon näkyväksi tuomista ja hyödyntämistä olemassa olevaa tietoa ja järjestelmää käyttäen.
HyVo-käyntiin liittyvät vaikuttavuusindikaattorit: Tavoitteena oli selvittää, mitä tietoa Tulevaisuuden sote-keskus –hankkeen puolella pilotissa uudistettavista HyVo-käynneistä/ryhmistä saadaan ja miten saatavaa tietoa voidaan hyödyntää tiedolla johtamisessa. Tavoitetta ei ole KaRan osalta täysin vielä saavutettu, koska HELLÄn puolella pilotti on viivästynyt. HyVo-käyntiin liittyviä vaikuttavuusindikaattoreita ei ole vielä saatu käyttöön.
Osa-alue 3
TP1. Asukkaan sähköiset palvelut
Maakunnallisen sote-digipalvelualustan kehittäminen asukasta ohjaaviksi ja digitaaliset palvelut kokoavaksi yhden luukun palveluksi: Hankesuunnitelmassa luetellut tavoitteet saavutettiin: 1. Digipalvelualustan suunnittelu ja määrittely 2. Verkkosivujen muutos digipalvelualustaksi terveysasemien vastaanottotoiminnan osalta. 3. Suomi.fi -palvelutietovarantoon tallennettujen palveluun liittyvien tietojen integrointi osaksi verkkosivuja.
Suunnittelu ja määrittely on tehty: Kainuun soten verkkosivuja selkeytetään poistamalla paljon tilaa vienyt informaatioarvoltaan vähäinen etusivun pääkuva. Näin etusivulle saadaan vapautettua tilaa itse palveluille. Etusivulle tuodaan oikopolku terveysasemien palveluihin sekä Suomi.fi-PTV-palvelutietoihin. Tätä suunnitelmaa ei ennätetty viedä hankkeen aikana tuotantoon, tuloksena demo toteutuksesta. Syynä alun perinkin kriittinen aikataulu ja verkkosivujen toimittajan epärealistinen suunnitelma toteutusaikatauluksi.
Omahoitoa ja yhteydenpitoa mobiililaitteilla: Hankesuunnitelmassa luetellut tavoitteet saavutettiin: 1. Käyttöliittymän suunnittelu ja määrittely 2. Käyttöliittymän toteutus 3. Käyttöliittymän testaus 4. Käyttöliittymän käyttöönotto
Kainuun Omasote -palvelun asiakkaiden käyttöliittymästä on saatu helppokäyttöisempi ja myös mobiililaitteilla saavutettavampi.
TP2. Työntekijän digitaaliset työkalut:
Asiakkuussovelluksella tietoa asiakkaan kokonaistilanteesta ja tukea moniammatilliseen työhön: Hankesuunnitelmassa luetellut tavoitteet saavutettiin: 1. SBM-alustan päivittäminen 2. Asiakkuudenhallinnan prosessin ja sovelluksen määrittely sote-keskus roolille 3. Sovelluksen kehittäminen 4. Sovelluksen katselmointi 5. Sovelluksen hyväksyntä 6. Sovelluksen testaaminen 7. Sovelluksen koulutus ja käyttöönotto
Asiakkuussovellus tukee moniammatillisen vastaanottotoiminnan prosessia ja vastaanottotoiminnassa työskentelevien ammattilaisten työtä. Sovellus auttaa työntekijää asiakkaan palvelutarpeen arvioinnissa, nopeuttaa kokonaistilanteen hahmottamista ja paljon palveluita tarvitsevien terveyshyötypotilaiden löytämistä.
Toiminnanohjausjärjestelmä Kerralla kuntoon – toimintamallin tukena: Hankesuunnitelmassa luetellut tavoitteet 1&2 saavutettiin: 1. Hankkia toiminnanohjausjärjestelmä (TOJ) kokeilukäyttöön 2. Seurata kokeilukäytön kulkua (henkilöstön koulutus ja TOJ:n käyttöönotto ja 9 kuukautta kokeilukäytön tulosten seuranta) 3. Tavoite: Valmistella kilpailutus TOJ:n hankinnasta pysyvämpään käyttöön ei toteutunut, koska TOJ:ä ei päätetty ottaa pysyvämpään käyttöön Kainuun sotessa
TOJ:n käytöstä ja Kerralla kuntoon toiminnasta saatiin kokemusta ja ymmärretään nyt paremmin sillä saavutettavat hyödyt ja tiedetään sen rajoitteet.
Palveluseteli – Ostopalvelujärjestelmä PSOP:n käytön laajentaminen: Hankesuunnitelmassa luetelluista tavoitteista toteutuivat 1 & 3: 1. Nykytilan kartoitus 2. Laajennussuunnitelma 3. Käyttöönotto suun terveydenhuollossa. Aikataulutettua laajennussuunnitelmaa tulosalueittain ei ole pystytty toteuttamaan. Nykytilan kartoituksella on selvitetty tulosalueet, joilla olisi PSOP-järjestelmän avulla hallinnoitavaa ostopalvelua. Realistisen laajennussuunnitelman teko vaatii vielä yksiköiden ymmärryksen kasvattamista PSOP:sta ja sen tarjoamista hyödyistä sekä vuoropuhelua eri tulosalueiden kesken.
TP3. Tiedon laadun parantaminen:
Kirjaamisen valmennus osana sosiaalihuollon Kantaan liittymistä ja tiedolla johtamisen kyvykkyyden lisäämistä:
Tavoitteiden toteutuminen: Työpaketin tavoite vahvistaa kirjaamisen osaamista kirjaamisvalmennuksin ja edesauttaa kansallisten määritysten käyttöönottoa alueella toteutui pääasiallisesti suunnitelman mukaan.
Tuotokset: 1. Kaksi sosiaalihuollon kirjaamisvalmennusta sosiaalihuollon työntekijöille ja lisäksi suppeampia koulutuksia eri tarpeisiin. 2. Kansakoulu –hankkeiden valmentamat kirjaamisasiantuntijoiden (yht.47) säännölliset verkostotapaamiset ja aktivoiminen toimimaan omissa työyksiköissä. 3. Kansallisten määrittelyjen käyttöönoton edistäminen laatimalla palvelutehtävittäin peilaustaulukoita nykyisten ja tulevien määritysten vastaavuuksille. 4. Kirjaamiseen liittyvistä muutoksista ja Kantaan liittymisestä tiedottamista organisaation vastuualueilla. 5. Yleiset kirjaamisohjeet, ilmoituslomakkeiden päivitys, kirjaamisen työohjeiden laatimista
Mitä jäi toteutumatta: Organisaatiossa on osassa sosiaalihuoltoa käytössä potilastietojärjestelmä, johon ei sosiaalihuollon mukaisia määrityksiä pysty tekemään. Näiden palvelutehtävien/sosiaalipalvelujen osalta määrittelyjen käyttöönottoa ei ole pystytty edistämään, muuten kuin käymällä keskustelua vastuualueilla. Keskusteluissa tunnistettu tarve tietojärjestelmän muutokseen, joka on tehtävä ennen sosiaalihuollon Kantaan liittymistä.
Hyödyt: Organisaatiossa saavutettu ymmärrystä kirjaamisen ja tiedon laadun merkityksestä sosiaalihuollossa, vahvistettu kirjaamisen osaamista, käyty keskustelua tulevista muutoksista ja Kantaan-liittymisen valmisteluista. Lisäksi hankkeen aikana on toteutettu kysely henkilöstölle valmiuksista ja osaamisesta, josta saadaan jatkotoimien pohjalle tarvittavaa tietoa.
Sosiaalihuollon Kantaan liittymiseen valmistautuminen:
Tavoitteiden toteutuminen: Lastensuojelun asiakasasiakirjoja arkistoitiin onnistuneesti vanhoina tietoina sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Kantaan päättyneiden asiakkuuksien osalta vv. 2015-2020.
Mitä jäi toteutumatta: Kantaan liittymiseen valmistautumiseen liittyvistä muista tehtävistä hankkeen aikana ei kaikkien tehtävien osalta edetty suunnitelman mukaisiin tavoitteisiin. Valmistautumiseen keskeisesti liittyvä uusi asiakastietolaki astui voimaan 1.11.2021 ja sen toimeenpanoon liittyvät STM:n asetus käyttöoikeuksista sekä THL:n määräykset eivät ehtineet tulla voimaan hankkeen aikana/tulivat voimaan niin myöhäisessä vaiheessa, jonka vuoksi konkreettisia toimenpiteitä ei pystytty tekemään. Hankkeen aikana kartoitettiin keskustellen varmennekorttien/ lukulaitteiden tilannetta, käyttöoikeuksia, sähköisen allekirjoituksen tilannetta, OID-koodituksia. Keskustelujen pohjalta todettiin, että valmistautumiseen liittyvät em. asiat ovat etenemässä/työn alla organisaatiossa.
Hyödyt: Asiakirjojen pitkäaikaissäilytyksen mahdollistuminen ja sen myötä arkistointitilan tarpeen väheneminen. Muilta osin keskeisenä tuotoksena on käydyt keskustelut organisaatiossa valmistautumiseen liittyen ja toimenpiteiden jalkauttaminen avainhenkilöille
TP4. Kyberturvallisuuden parantaminen
Hankesuunnitelmassa luetellut tavoitteet saavutettiin. Tavoitteena oli: 1. Tehdään riskien hallinnan nykytilan kartoitus. 2. Tehdään tietoturvariskien tunnistaminen. 3. Tehdään tiedonhallintayksikölle tietoriskien jatkuvaan hallintaan tarkoitetut dokumentoidut käytännöt ja suunnitelma niiden jalkauttamisesta organisaatioon. 4. Jatkuvuussuunnittelun pohjaksi tehdään nykytila-analyysi, jossa arvioidaan Kainuun soten varautumisen kokonaisuuden nykytila. 5. Laaditaan organisaatiolle jatkuvuussuunnitteluun kehityssuunnitelma ja vuosikello. 6. Määritellään vaihtoehtoiset toimintatavat, palautumisajat ja –pisteet sekä viestintä. 7. Keskitetyn lokienhallinnan taustatiedoksi tehdään kartoitus lokihallinnan nykytilasta. 8. Tehdään tarvittavat muutokset nykyiseen lokienhallinta politiikkaan. 9. Sovitaan tarvittavista toimenpiteistä keskitetyn lokienhallintajärjestelmän sekä prosessien käyttöönotosta.
Tärkeimpinä työpaketin tuotoksina olivat: 1. Riskienhallinnan osiosta valmistunut Kainuun sotelle riskienhallinnanraportti ja kehityssuunnitelma. 2. Lokienhallinta osiossa valmisteltu Kainuun sotelle lokipolitiikka jossa määritetään organisaation lokienhallinnan tavoitteet ja periaatteet. 3. Jatkuvuudensuunnittelun osiossa valmisteltu Kainuun sotelle jatkuvuussuunnittelun raportti, kehityssuunnitelma sekä jatkuvuussuunnitelma.
