Keski-Uudenmaan rakenneuudistus

Luotu 17.09.2020
Keski-Uudenmaan rakenneuudistus
Keski-Uudenmaan rakenneuudistus

Lyhyt kuvaus

Hankkeella tuetaan sosiaali- ja terveydenhuollon uudistuksen valmistelua tukevia kehittämistoimenpiteitä kuten sote-palveluiden järjestämistehtävän kehittämistä ja yhtenäistämistä. Hankkeessa myös hyödynnetään ja tuetaan edellisen hallituksen uudistuksen valmistelussa syntyneiden alueellisten ratkaisujen jatkokehittämistä. Hanke nivoutuu tiiviisti osaksi myös Tulevaisuuden sosiaali- ja terveyskeskus -ohjelmaa, johon liittyvät digitaalisten palveluiden kehittämishankkeet rahoitetaan sote-rakenneuudistuksen valtionavustuksella.  

Toimijat

Keski-Uudellamaalla organisoituminen rakenneuudistukseen on toimivan alueellisesti kattavan kuntayhtymän ansiosta suoraviivaista. Koska palvelut järjestää koko alueella jo yksi kuntayhtymä, ei ole tarpeen perustaa eri organisaatioiden välisiä raskaita yhteistyörakenteita. Tulevaisuuden sote-keskus- ja rakenneuudistushankkeille perustetaan hankkeiden yhteinen ohjausryhmä ja hanketoimisto. Hanketoimisto rakennetaan osaksi Keusoten jo olemassa olevaa hallintoa. Kehitystoimenpiteet organisoidaan pääasiassa kuten Keusoten muutkin kehittämistoimenpiteet.

Sekä rakenneuudistusta että tulevaisuuden sote-keskushanketta ohjaa hankkeiden yhteinen ohjausryhmä, jossa on kattava edustus sosiaali- ja terveydenhuollosta, perusterveydenhuollon yksiköistä sekä sosiaalialan osaamiskeskuksista ja alueella toimivista kolmannen sektorin toimijoista. Lisäksi hankkeen valvoja kutsutaan mukaan ohjausryhmän kokouksiin. Ohjausryhmä on vastuussa hankkeiden ylätason seurannasta, ohjaamisesta ja valvonnasta sekä tulosten hyväksymisestä. Ohjausryhmä varmistaa hankkeen toteutusvaiheessa edellytykset projektin onnistumiselle ja vastaa viime kädessä hankkeiden sisältämien toimenpiteiden onnistumisesta.

Useat hankkeen toimenpiteistä kohdistuvat suoraan kuntayhtymän järjestämis- ja tuottamisvastuulla oleviin palveluihin. Näiden toimenpiteiden osalta sovitaan toimenpidekohtaisesti vastuunjaosta kyseisten palvelujen toimivan johdon ja hankkeen ohjausryhmän välillä. Palvelujen toimiva johto on lähtökohtaisesti pääasiallisessa vastuussa hankkeiden päivittäisestä sisällöllisestä johtamisesta.

Kuntayhtymä osallistuu osatoteuttajana koko Uudenmaan laajuiseen Helsingin kaupungin hallinnoimaan erikoissairaanhoidon ohjauksen ja järjestämisen osakokonaisuuteen sekä erva-laajuiseen HUS:in hallinnoimaan mielenterveyden hankekokonaisuuteen. Lisäksi Uudenmaan viiden alueen välistä tulevaisuuden sote-keskushankkeeseen ja rakenneuudistushankkeeseen liittyvää yhteistyötä koordinoidaan Uudenmaan alueiden kehittämisverkostossa. Verkosto on joustava yhteistyöfoorumi, jonka sisällöt voivat muuttua hankkeiden aikana tunnistettujen yhteisten tarpeiden mukaisesti. Verkostossa voidaan sekä jakaa tietoa että tehdä konkreettisempaa yhteistyötä. Kehittämisverkostossa tehtävää yhteistyötä linjaavassa ohjausryhmässä on edustus Uudenmaan toimijoiden ylimmästä johdosta.

Ihmislähtöisyys on Kuntayhtymän 2020-2025 strategiassa määritelty toiminnan tärkeimmäksi arvoksi, mikä näkyy myös käytännön toiminnassa. Asukkaita ja paikallisia järjestöjä osallistetaan aktiivisesti sekä toimenpiteiden suunnittelu- että toteutusvaiheessa. Erityisesti kansalaisia ja sidosryhmiä osallistetaan organisaatioiden välisten rajapintojen sekä digitaalisten palvelujen suunnittelussa.

Edellä mainittujen toimenpiteiden ensisijaisena tavoitteena on rakentaa aiempaa yhtenäisempiä ja asiakaslähtöisempiä palvelukokonaisuuksia. Asiakaslähtöisyyden varmistamiseksi toimenpiteissä hyödynnetään palvelumuotoilun menetelmiä, jotka perustuvat asiakkaiden tunnistamiseen, käyttäytymisen havainnointiin ja aktiiviseen osallistamiseen. Käytännössä toimenpiteiden suunnittelussa ja toteutuksessa hyödynnetään esimerkiksi yleisötilaisuuksia, kyselyitä, kokemusasiantuntijoita tai asiakasraateja.

 

Toimiaika

Hanke toteutetaan vuosina 2020-2021

Kokonaisuuden tarkoitus ja tavoitteet

Keski-Uudenmaan hankekokonaisuus koostuu yhteensä 13 eri toimenpiteestä. Toimenpiteistä kymmenen toteutetaan ensisijaisesti Keski-Uudenmaan omana kehitystyönä ja kolme tulevan itsehallintoalueen rajat ylittävänä yhteistyönä. Toimenpiteet kohdistuvat rakenneuudistuksen eri osa-alueille seuraavasti:

  • Vapaaehtoinen alueellinen valmistelu ja hankekoordinaatio, neljä toimenpidettä:
    • A. Hankehallinto
    • B. Rakenteellisiin järjestelyihin valmistautuminen
    • C. Yhdyspintojen kehittäminen kuntien kanssa
    • D. Vastuunjako erikoissairaanhoidon palveluita tuottavan HUS:n Hyvinkään sairaanhoitoalueen kanssa
  • Johtamisen ja ohjauksen kehittäminen, neljä toimenpidettä:
    • E. Järjestäjän vahvistaminen: Tiedolla johtamisen kyvykkyyksien kehittäminen
    • F. Järjestäjän vahvistaminen: Organisaation strategisen hankintatoimen kehittäminen
    • G. Itse- ja yhteisöohjautuvuuden kehittäminen
    • H. Perustason TKI-ekosysteemin käynnistäminen
  • Toimintatapojen ja -prosessien uudistaminen ja yhtenäistäminen digitaalisten välineiden avulla, kaksi toimenpidettä:
    • I. Asiakas- ja potilastietojärjestelmien yhtenäistämisen suunnittelu ja valmistelu
    • J. Tulevaisuuden sote-keskuksen digitaalisten työkalujen järjestäminen
  • Yhteistyötasoinen, itsehallintoalueen rajat ylittävä kehittämistyö, kolme toimenpidettä:
    • K. LASTERI: Lastensuojelun sijaishuollon rekisterin ja työkalun pilotointi (hakijana)
    • L. HUSin järjestämissopimuksen ja ohjauksen kehittäminen (osallistujana)
    • M. Erva-tasoinen mielenterveyspalvelujen kehittäminen (osallistujana)

Hanke nivoutuu tiukasti yhteen samanaikaisesti toteutettavan tulevaisuuden sote-keskushankkeen sekä alueella toteutettavien muiden kehityshankkeiden kanssa. Yhtenäinen eteneminen tulevaisuuden sote-keskushankkeen kanssa on molempien hankkeiden kannalta tärkeää. Rakenneuudistushankeen puitteissa muun muassa järjestetään tulevaisuuden sote-keskuksen uusien toimintamallien edellyttämät digitaaliset työkalut. Toisaalta pääasiassa rakenneuudistuksen puolella kehitettävien järjestäjän kyvykkyyksien tärkeä osa-alue, keskitetty asiakasohjaus, toteutetaan osana tulevaisuuden sote-keskushanketta.

Hankekokonaisuuden päätavoitteita ovat sujuva organisoituminen tulevan hallituksen esityksen mukaiseksi itsehallintoalueeksi, järjestämisfunktion vahvistaminen sekä tulevaisuuden sote-keskuksen uusien toimintamallien tukeminen. Kuntayhtymän omana kehitystyönä toteutettavien osa-alueiden päätavoitteet ovat seuraavat:

Vapaaehtoinen alueellinen valmistelu ja hankekoordinaatio

  • Sote-uudistukseen liittyvien kehityshankkeiden koordinoitu eteneminen
  • Sujuva lakien ja asetusten mukainen organisoituminen itsehallintoalueeksi
  • Kokonaisoptimoidut organisaatiorajat ylittävät julkiset palvelut

Johtamisen ja ohjauksen kehittäminen

  • Sosiaali- ja terveyspalvelujen järjestämisen vahvistaminen
  • Ammattilaisten ja tiimien johtamiskäytäntöjen modernisointi
  • Perustason TKI-toiminnan tukeminen

Toimintatapojen ja -prosessien uudistaminen ja yhtenäistäminen digitaalisten välineiden avulla

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Keski-Uudellamaalla palvelujen alueellisen kehittämisen arvo on tunnistettu jo ennen kansallisen uudistuksen toimeenpanoa ja yhteistyötä edistäviin toimenpiteisiin on ryhdytty vapaaehtoisesti. Keski-Uudenmaan kuuden kunnan sote-palvelujen järjestämisestä ja tuottamisesta vuoden 2019 alusta lähtien vastannut kuntayhtymä Keusote on perustettu jo kesäkuussa 2017 ja luo erinomaisen pohjan alueellisen kehittämistyön jatkamiselle noin 200 000 asukkaan väestöpohjalla.

Sanna Marinin hallituksen suunnitelmien mukaisessa alueellisessa mallissa Keski-Uusimaa olisi sote-palvelujen järjestäjänä väestöpohjalla mitattuna keskikokoinen (11. suurin yhteensä 22 alueesta olettaen, että Uusimaa jaetaan viiteen itsehallintoalueeseen). Keski-Uudenmaan vallitsevana ominaispiirteenä on alueen väestön jakautuminen muita suunniteltuja maakuntia ja itsehallintoalueita tasaisemmin eri kuntien ja taajamien alueelle. Keski-Uudellamaalla onkin poikkeuksellisen hyvät lähtökohdat kehittää sen koko homogeeniselle alueelle soveltuvia ratkaisuja, kun vaihteluväli keskusta-alueiden ja harvaan asuttujen alueiden välillä on pieni. Alueella on taajamien lisäksi myös harvaan asutumpia, maaseutumaisia alueita. Käytännössä kaikilla muilla alueilla merkittävä osa väestöstä on keskittynyt yhteen tai korkeintaan kahteen keskuskaupunkiin.

Keski-Uudenmaan sosiaali- ja terveyspalvelujen kehittämisessä huomioidaan alueen erityispiirteet, jotka poikkeavat joiltain osin koko Uudenmaan tasoisista erityispiirteistä. Tilastokeskuksen väestöennusteen mukaan väestö kasvaa Keski-Uudellamaalla koko Uudenmaan tapaan jatkuvasti 2030 saakka, mutta hieman hitaammin (0,3% / vuosi) kuin Uudellamaalla keskimäärin. THL:n Uudenmaan arviointiraportissa on nostettu maakunnan erityispiirteenä esiin ulkomaan kansalaisten korkea osuus väestöstä. Ulkomaan kansalaisten osuus Keski-Uudellamaalla on kuitenkin Uudenmaan viidestä alueesta matalin (4 %) ja muihin maakuntiin verrattuna keskitasoa.

Vähintään 75-vuotiaiden määrä kasvaa Keski-Uudellamaalla vuoden 2019 lopun noin 14 600 henkilöstä noin 26 400 henkilöön vuoden 2030 loppuun mennessä. Kasvuvauhti (5,5 % / vuosi) on nopeampi kuin yhdelläkään toisella järjestämisalueella. Työttömyysaste sen sijaan on Keski-Uudellamaalla suunnitelluista itsehallintoalueista maan toiseksi matalin (7,0 %) Pohjanmaan jälkeen. Ikääntyneiden palvelukokonaisuuden kehittämiseen keskitytään erityisesti palvelujen järjestämiseen liittyvissä toimenpiteissä.

Rakenteellisesta näkökulmasta yhteinen kuntayhtymä Keusote luo kehitystyölle pohjan, joka useimmilla muilla alueilla saavutetaan vasta muutaman vuoden päästä rakenneuudistuksen edetessä. Keski-Uudellamaalla on mahdollista pilotoida ratkaisuja, joita voidaan hyödyntää, levittää ja skaalata seuraavassa aallossa tulevien alueiden kehitystyössä. Keusoten järjestämisvastuulla olevat palvelut vastaavat pelastustoimea lukuun ottamatta tulevan itsehallintoalueen järjestämisvastuulle tulevaa palvelukokonaisuutta. Yhdyspinnat kuntien vastuulle jääviin hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen sekä sivistystoimen palveluihin ovat hyvin vastaavat kuin tulevan itsehallintoalueen yhdyspinnat. Uudellemaalle ehdotetun erillisratkaisun mukaan myös nykyinen yhdyspinta erikoissairaanhoidon kanssa vastaa tulevaa mallia. Hankkeessa keskitytään erityisesti näiden jo olemassa olevien yhdyspintojen vastuunjaon ja toiminnan kehittämiseen.

Asiakas- ja potilastietojärjestelmien osalta Keski-Uudellamaalla on käytössä useita erillisiä kunnilta siirtyneitä järjestelmäkokonaisuuksia. Rakenneuudistushankkeessa jatketaan työtä, joka tähtää kuntayhtymän yhteisen asiakas- ja potilastietojärjestelmäkokonaisuuden käyttöönottoon. Keski-Uudellamaalla on päätetty olla liittymättä Apotti-hankkeeseen, ja suunnittelutyö kohdistuu tässä vaiheessa vaihtoehtoisiin etenemistapoihin.

Keski-Uudenmaan alueella on jo ennen alueellisen kuntayhtymän perustamista kehitetty palvelujen järjestämistä ja tuottamista innovatiivisin menetelmin kansallisessa eturintamassa. Aktiivinen osallistuminen edellisen hallituksen kokeiluhankkeisiin ja tietoaltaaseen perustuvan johtamisjärjestelmän kehittäminen Uudenmaan alueen veturina toimivat tästä esimerkkeinä.  Kuntayhtymä, jolla on olemassa olevat rakenteet, pyrkimys ja valmius toiminnan kehittämiseen, tarjoaa erinomaisen toimintaympäristön kehittää uudenlaisia toimintamalleja ja niitä tukevia teknologiaratkaisuja. Tämän kehitystyön tuloksia voidaan myöhemmin levittää ja skaalata vasta yhteistyötään käynnistäville alueille.

Tulevaisuuden sote-keskus- ja rakenneuudistushankkeiden kokonaisuutta on suunniteltu alueen omien toimijoiden lisäksi Uudenmaan erillisratkaisussa esitettyjen viiden alueen ja HUSin yhteistyönä. Valtaosa hankkeissa tehtävästä yhteistyöstä kohdistuu rakenneuudistuksen osa-alueella 4 haettaviin toimenpiteisiin.

Päämäärä ja päätavoite

Osa-alue 1: Vapaaehtoinen alueellinen valmistelu ja hankekoordinaatio

Vapaaehtoisen alueellisen valmistelun ja hankekoordinaation osa-alueelle on asetettu kolme päätavoitetta, joita on edelleen jaettu alatavoitteisiin. Osa-alueen päätavoitteita ovat:

  • Sote-uudistukseen liittyvien kehityshankkeiden koordinoitu eteneminen
  • Sujuva lakien ja asetusten mukainen organisoituminen itsehallintoalueeksi
  • Kokonaisoptimoidut organisaatiorajat ylittävät julkiset palvelut

Sote-uudistukseen liittyvien kehityshankkeiden koordinoitu eteneminen voidaan jakaa alatavoitteisiin:

  • Uudistukseen liittyviä toimenpiteitä toteuttavien ammattilaisten hallinnollisen byrokratian minimointi, jotta ammattilaiset voivat keskittyä toimenpiteiden toteutukseen
  • Hankkeiden hallinnointiin ja toteutuksiin liittyvän päällekkäisen työn minimointi
  • Hankkeiden toimenpiteiden sujuvan aikataulussa etenemisen varmistaminen
  • Organisaation ammattilaisten, sidosryhmien ja alueen asukkaiden riittävä tietoisuus hankkeista
  • Hankkeelta edellytettävän arvioinnin ja raportoinnin toteuttaminen tarpeiden mukaisesti

Sujuvan lakien ja asetusten mukaisen organisoitumisen itsehallintoalueeksi voidaan jakaa alatavoitteisiin:

  • Aikataulussa pysyminen muutoksessa itsehallintoalueeksi
  • Toiminnan häiriöttömyys siirtymävaiheessa
  • Muutostilanteissa tyypillisten negatiivisten henkilöstövaikutusten ennakointi ja minimointi
  • Aktiivinen keskusteluyhteys kansallisen muutosorganisaation kanssa
  • Aktiivinen osallistuminen mahdollisiin kansallisiin ja kehitysverkostoihin Uudenmaan alueellisen yhteistyön lisäksi

Kokonaisoptimoidut organisaatiorajat ylittävät julkiset palvelut voidaan jakaa alatavoitteisiin:

  • Koko palvelukokonaisuuden kannalta optimaalinen vastuunjako yhdyspinnoissa (integraatio erikoissairaanhoitoon toteutetaan osana tulevaisuuden sote-keskushanketta)
  • Kuntien hyte-palvelujen ja kuntayhtymän sote-palvelujen aukoton kohdistaminen erityisesti heikoimmassa asemassa oleviin asukkaisiin

Osa-alue 2: Johtamisen & ohjauksen kehittäminen

Johtamisen ja ohjauksen kehittämisen osa-alueelle on asetettu kaksi päätavoitetta, jotka jakautuvat edelleen alatavoitteisiin. Päätavoitteet ovat:

  • Sosiaali- ja terveyspalvelujen järjestämisen vahvistaminen
  • Ammattilaisten ja tiimien johtamiskäytäntöjen modernisointi
  • Perustason TKI-ekosysteemin tukeminen

Palvelujen järjestämisen vahvistaminen voidaan jakaa edelleen alatavoitteisiin:

  • Järjestämisen tiedolla johtamisen tulevaisuuden mahdollisuuksien ymmärrys
  • Järjestäjän tiedolla johtamisen ratkaisujen käyttöönotto eri palvelualueilla
  • Yksityisiltä yrityksiltä hankittavien palvelujen tavoitteiden tarkentaminen
  • Järjestäjän ohjaukseen perustuvan hankintaprosessin määrittely ja sen mukainen organisoituminen
  • Priorisoitujen strategisesti suunniteltujen hankintojen toteuttaminen

Ammattilaisten ja tiimien johtamiskäytäntöjen modernisointi voidaan jakaa edelleen alatavoitteisiin:

  • Ammattilaisten ja esimiesten itse- ja yhteisöohjautuvuuden osaamisen ja ymmärryksen kasvattaminen
  • Uudenlaisten johtamiskäytäntöjen vaiheittainen käyttöönotto tiimien eri tehtävissä

Perustason TKI-ekosysteemin tukeminen voidaan jakaa edelleen alatavoitteisiin:

  • TKI-toiminnan sisällyttäminen osaksi organisaation rakennetta ja jatkuvaa toimintaa
  • Geneerisen yhteistyömallin luominen TKI-toimintaan
  • Sosiaali- ja terveysalan tutkimuksen integrointi

Osa-alueella tavoiteltavan järjestäjän vahvistaminen on tavoitteena myös tulevaisuuden sote-keskushankkeesssa, jossa käyttöönotettavan keskitetyn asiakasohjauksen tavoitteena on vahvistaa palvelujen järjestämisen kykyä ohjata asiakasvirtoja ja palvelurakennetta.

Osa-alue 3: Toiminnan uudistaminen ja yhtenäistäminen digitaalisten välineiden avulla

Osa-alueelle 3 on asetettu kaksi päätavoitetta:

  • Tulevaisuuden yhtenäisen asiakas- ja potilastietojärjestelmäkokonaisuuden käyttöönottoa kohti eteneminen
  • Tulevaisuuden sote-keskuksen uusien toimintamallien digitaalisten tarpeiden täyttäminen

Yhtenäisen asiakas- ja potilastietojärjestelmän toiminnallisesti sujuva käyttöönotto voidaan jakaa edelleen alatavoitteisiin:

  • Uuden yhtenäisen asiakas- ja potilastietojärjestelmän mukaisen tavoitearkkitehtuurin suunnittelu
  • Kattava ymmärrys erilaisista vaihtoehdoista etenemiseksi kohti tavoitetilaa
  • Mahdollisten siirtymävaiheen ratkaisujen tarpeen ja toteutuksen kartoittaminen

Tulevaisuuden sote-keskuksen uusien toimintamallien digitaalisten tarpeiden täyttäminen voidaan jakaa edelleen alatavoitteisiin:

  • Riittävän teknologiaosaamisen varmistaminen tulevaisuuden sote-keskuksen uusien toimintamallien suunnittelussa
  • Tarvittavien määrittely-, hankinta- ja käyttöönottoprojektien toteutukset liittyen tulevaisuuden sote-keskushankkeen eri osa-alueisiin:
    • Asiakasohjauksen tietojärjestelmätarpeet
    • Vastaanottopalvelujen monikanavaisuuden edellyttämä teknologia
    • Perhekeskuksen digitaaliset palvelut
    • Perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon integraation edellyttämät ratkaisut

Osa-alue 4: Yhteistyötasoinen kehittäminen

Keski-Uudenmaan hankkeen osa-alueessa 4 hallinnoidaan lastensuojelun sijaishuollon järjestämisen sähköisen työkalun (LASTERI) pilotointia sekä osallistutaan Helsingin ja HUSin hallinnoimiin osahankkeisiin. Helsingin hallinnoiman osahankkeen tavoitteena on erikoissairaanhoidon järjestämisen, ohjauksen ja yhteistyön kehittäminen. HUSin hallinnoimassa osahankkeessa erikoisvastuualueen psykiatriset osaamiskeskukset tukevat perustason mielenterveyspalveluita.

Helsingin kaupungin hallinnoimassa, Uudenmaan yhteisessä osahankkeessa rakennetaan Uudellemaalle uusi malli erikoissairaanhoidon ohjaukseen ja yhteistyöhön. Uusi malli 1) on nykymalliin nähden päätöksentekoa valmistelevien ja toiminnallisten yhteisten menettelyjen osalta systemaattisempi, 2) käsittelee toimintaa ja taloutta yhdessä ja 3) luo paremmat puitteet tietopohjaiselle päätöksenteon valmistelulle, yhteistyön koordinoinnille ja ennen kaikkea yhteisten tavoitteiden saavuttamiselle. Helsinki rakentaa mallin yhteistyössä muiden alueiden kanssa ja kukin alue voi joko hyödyntää tätä yhteistä mallia tai räätälöidä omansa sen pohjalta. Lisäksi Uudenmaan alueiden välistä yhteistyötä niin rakenneuudistukseen kuin tulevaisuuden sote-keskushankkeeseen liittyen koordinoidaan osana Helsingin hallinnoimaa kokonaisuutta.

HUSin hallinnoimassa, HUSin erityisvastuualueen laajuisessa osahankkeessa koordinoidaan kansallisesti Keski-Uudenmaan tulevaisuuden sote-keskushankkeeseen sisältyvää nuorten psykososiaalisten menetelmien käyttöönoton Viva-hanketta. Lisäksi hankkeessa kehitetään seuraavia rakenteita ja järjestelmiä:

  • Vaikuttavien lyhytterapiamuotojen koulutusjärjestelmä
  • Psykososiaalisten hoitojen laadunhallinta- ja ohjausjärjestelmä
  • Ammattilaisten tuki ja omahoidon kehittäminen Mielenterveystalon kautta
  • Mobiiliratkaisu omahoidon ja perustason terapioiden tueksi

Keusoten hallinnoimassa rakenneuudistushankkeen osahankkeessa toteutetaan tietopohjan ja sen päälle rakennetun hakutyökalun yhdistävän sähköisen ratkaisun pilottikäyttöönotto.

Kansallisessa Lasteri-hankkeessa suunnitellun ratkaisun alueellisella pilottikäyttöönotolla on kriittinen rooli kansallisen hankkeen tavoitteiden toteutumisessa. Kunnilla on tällä hetkellä käytössään keskenään erilaisia asiakasohjauksen toimintamalleja, prosesseja ja kilpailutuskäytäntöjä. Tämä heijastuu siihen, että sijoitettava lapsi on kotikunnan mukaan eriarvoisessa asemassa, kun hänelle haetaan tarpeita vastaavaa lastensuojelulain mukaista sijoituspaikkaa. Kansallisen Lasteri-hankkeen tavoitteena onkin:

  • Kehittää ja yhtenäistää tietoon pohjautuvaa palvelujen järjestämistehtävän toteuttamista lastensuojelun sijoituksissa

Keusoten hallinnoiman pilottikäyttöönoton tavoitteet tukevat koko kansallisen hankkeen tavoitteiden toteutumista. Osahankkeen tavoitteena on:

  • Ottaa käyttöön Keusoten ja muiden osallistuvien alueiden tarpeisiin vastaava tietoon pohjautuva ratkaisu palvelujen järjestämisen ja kehittämisen tueksi sekä
  • Tunnistaa ja ottaa käyttöön ratkaisun tuomia uudenlaisia toiminnallisia mahdollisuuksia palvelujen ohjauksen ja valvonnan kehittämiseksi

Lastensuojelun sijoituksissa on tunnistettu vastaavat haasteet käytännössä kaikkialla Suomessa. Hankkeen tavoitteena onkin rakentaa ja ottaa käyttöön ratkaisu, jota voidaan hyödyntää pilottikäyttöönoton jälkeen myös muiden hankkeeseen osallistuvilla sekä myöhemmässä vaiheessa myös hankkeen ulkopuolisilla alueilla.

 

Tavoiteltavat tulokset, tuotokset ja vaikutukset

Osa-alue 1: Vapaaehtoinen alueellinen valmistelu ja hankekoordinaatio

Osa-alueen 1 toimenpiteet on jaettu neljään eri toimenpidekokonaisuuteen:

  1. A. Hankehallinto toteuttaa sote-uudistukseen liittyvien hankkeiden edellyttämät hallinnolliset toimenpiteet sekä vastaa viestinnästä, arvioinnista ja riskienhallinnasta
  2. B. Rakenteellisten järjestelyiden osalta tehdään valmistelevia toimenpiteitä lakien edellyttämien muutosten sujuvan toimeenpanon varmistamiseksi
  3. C. Yhdyspintoja kuntien kanssa kehitetään varmistamaan sosiaali- ja terveyspalvelujen sekä hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen palvelujen saumaton kokonaisuus
  4. D. Vastuunjakoa erikoissairaanhoidon palvelut tuottavan HUS:n Hyvinkään sairaanhoitoalueen kanssa kehitetään kohti kokonaisoptimoitua palvelukokonaisuutta

Osa-alueen tavoitteista sote-uudistukseen liittyvien hankkeiden koordinoidusta etenemisestä vastaa hankehallinto (toimenpide A). Sujuvaan lakien ja asetusten mukaiseksi itsehallintoalueeksi organisoitumiseen vastataan rakenteellisten järjestelyiden valmistelulla (toimenpide B). Kokonaisoptimoidut organisaatiorajat ylittävät julkiset palvelut varmistetaan kuntien yhdyspinnassa toimenpiteellä C ja erikoissairaanhoidon yhdyspinnassa toimenpiteellä D.

Hankehallinto koostuu hankkeita ohjaavasta ohjausryhmästä sekä hankkeiden käytännön koordinointia ja hallinnointia toteuttavasta hanketoimistosta. Hanketoimiston vastuulla on myös hankkeiden arviointi ja riskien seuranta sekä niihin liittyvän viestinnän toteuttaminen. Hankehallinto on tulevaisuuden sosiaali- ja terveyskeskus -hankkeen ja rakenneuudistushankkeen yhteinen. Yhteisellä hankehallinnolla saavutetaan synergiaetuja, minkä lisäksi varmistetaan sisällöllisesti toisiinsa linkittyvien hankkeiden yhdenmukainen eteneminen. Yhteisellä hankehallinnolla pystytään myös tehostamaan Keusoten johdon ajankäyttöä hankkeiden ohjaamiseksi.

Rakenteellisiin järjestelyihin valmistautumisella tarkoitetaan valmistautumista hallituksen esityksen edellyttämiin muutoksiin palvelujen järjestämisessä ja hallinnollisessa organisoitumisessa. Keski-Uudellamaalla sosiaali- ja terveyspalvelujen järjestämisvastuu on jo siirretty erillisratkaisun mukaisen itsehallintoalueen alueella toimivalle kuntayhtymälle, mikä vähentää rakenteellisten järjestelyiden määrää verrattuna alueisiin, joilla sosiaali- ja terveyspalvelujen järjestämisvastuu on edelleen useilla eri toimijoilla. Tarvittavat rakenteelliset järjestelyt ja niiden laajuus selviävät vasta hallituksen esityksen yhteydessä. Yksi Keski-Uudellamaalla todennäköisesti tarvittava rakenteellinen muutos liittyy pelastustoimen järjestämiseen. Keski-Uudenmaan pelastuslaitos järjestää tällä hetkellä pelastustoimen palvelut kahden eri ehdotetun itsehallintoalueen alueella ja vastaa palveluista sekä Keski-Uudenmaan että Vantaan ja Keravan suunniteltujen itsehallintoalueiden alueilla. Muita tarvittavia rakenteellisia järjestelyjä voivat olla esimerkiksi kiinteistöjen omistukseen ja vuokraukseen edellytettävät muutokset. Keusote tuottaa tällä hetkellä palveluita pääasiassa vuokralaisena kuntien omistamissa kiinteistöissä. Uudellemaalle ehdotetun erillisratkaisun mukaiseksi itsehallintoalueeksi organisoituminen on myös Uudenmaan kehitysverkostojen yhtenä sisältönä. Verkostossa alueet vaihtavat tietojaan ja ajatuksiaan esimerkiksi siitä, millä tavoin itsehallintoalueiden suhde kansallisiin viranomaisiin mahdollisesti eroaa maakunnista.

Yhdyspintojen kehittäminen kuntien kanssa sisältää kuntien hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen sekä Keusoten vastuulla olevien sosiaali- ja terveyspalvelujen yhteensopivuuden ja uudenlaisten toimintamallien kehittämisen. Sosiaali- ja terveyspalvelujen siirryttyä kunnista kuntayhtymän vastuulle syntyi uusi organisaatioiden välinen yhdyspinta. Osa asiakkaista käyttää sekä kuntien että kuntayhtymien palveluita, jotka tähtäävät samaan päämäärään. Keski-Uudenmaan alueellisella sote-palvelujen järjestäjällä on vahva intressi olla mukana kehittämässä myös hyte-palveluita, sillä niiden lopputulos eli asukkaiden terveyden ja hyvinvoinnin tila näkyy myös sote-järjestäjän kohtaamassa asiakkaiden palvelutarpeessa. Hankkeessa pilotoidaan palveluntuottajien ekosysteemiä hyödyntävän allianssimallin soveltuvuutta hyvinvoinnin ja terveyden edistämisessä. Pilotointi toteutetaan itsehallintoalueen ja kuntien yhteistyönä. Allianssimallin suunnittelu aloitetaan ilmiöpohjaisilla työpajoilla, joista syntyy valikoituihin ongelmiin teemaryhmiä. Teemaryhmien pohjalta tunnistetaan toimenpiteitä, joiden toteuttamiseen rakennetaan ekosysteemiä osallistava allianssimalli. Asiakkaille allianssimallilla toteutettavat toimenpiteet ovat konkreettisia, mitattavia ja asiakkaan osallisuutta vahvistavia. Alueen kuuden kunnan hyte-palvelujen koordinointi suhteessa Keusoten palveluihin on vielä hajanaista ja työ on kesken. Osan kunnista kanssa yhdyspinnoissa tuotettavia palveluita on suunniteltu ja määritelty tarkemmin, kun taas osan kunnista alueilla palveluissa on aukkoja, joihin voidaan vastata hankkeessa pilotoitavalla mallilla.

Keusoten ja erikoissairaanhoidon palveluita tuottavan HUS:n Hyvinkään sairaanhoitoalueen vastuunjako sisältää rakenneuudistushankkeen osalta Keusoten ja HUS:n välisen vastuunjaon arvioinnin ja mahdollisten muutosten suunnittelutyön. Rajapinnassa tapahtuvien potilasprosessien ja organisaatioiden välisen yhteistyön käytännön toimintamallit sekä perustason ja erikoissairaanhoidon integraation toteutus sisältyy tulevaisuuden sote-keskushankkeeseen. Vastuunjaon muutostarpeita voidaan valmistella ja toteuttaa jo ennen hallituksen esitystä, koska alueen perustason palveluista vastaa jo yksi kuntayhtymä. Toisaalta vastuunjakoon liittyviä muutostarpeita voi ilmetä myös hallituksen esityksen tarkentaessa Uudellamaalla toteutettavaa erillisratkaisua. Työtä tehdessä on tärkeää huomioida yhteys Uudenmaan alueiden yhteiseen HUSin järjestämissopimuksen ja ohjausmallien kehittämisen kokonaisuuteen (kuvattu osa-alueessa 4).

Vapaaehtoisen alueellisen valmistelun ja hankekoordinaation toimenpiteet eivät kohdistu suoraan toimintaan eivätkä aiheuta siten välittömiä toiminnallisia ja taloudellisia vaikutuksia. Sen sijaan osa-alueen hallinnollisilla toimenpiteillä mahdollistetaan toiminnallisia ja taloudellisia vaikutuksia tuottavat toimenpiteet rakenneuudistuksen muilla osa-alueilla sekä tulevaisuuden sote-keskus -hankkeessa.

Hyvällä hankehallinnolla ja sujuvalla rakenteellisten järjestelyiden valmistelulla pyritään ensisijaisesti siihen, että hallinnollisten muutosten toiminnalle tuomat negatiiviset vaikutukset pystytään minimoimaan. Hyvän hankehallinnon vaikutuksena hankkeet etenevät sujuvasti eikä hankkeeseen osallistuville ammattilaisille aiheudu ylimääräistä hankkeiden hallinnointiin liittyvää työtä. Rakenteellisten järjestelyiden onnistuneen valmistelun vaikutuksena uudistuksen toimeenpano onnistuu sujuvasti eikä aiheuta valmistelu- tai toimeenpanovaiheessa liiallista kuormitusta palvelutuotannossa toimiville ammattilaisille eikä organisaation johdolle.

Alueellisen organisoitumisen mukaisella yhdyspintatyöllä vaikutetaan organisaatioiden väliseen työnjakoon. Työnjaolla pyritään varmistamaan, että asiakkaiden palvelut tuotetaan kustannusvaikuttavimmassa osassa palvelukokonaisuutta. Toisaalta yhdyspintatyöllä pyritään vaikuttamaan siihen, että yhdyspintoihin ei jää palvelujen katveita. Kuntien välisen yhdyspinnan osalta pyritään myös vaikuttamaan konkreettisesti heikoimmassa asemassa olevien asiakkaiden palveluihin. Erikoissairaanhoidon yhdyspinnan osalta konkreettisia toiminnallisia ja taloudellisia vaikutuksia tuova käytännön integraatiotyö toteutetaan pääasiassa tulevaisuuden sote-keskushankkeessa.

 

Osa-alue 2: Johtamisen & ohjauksen kehittäminen

Palvelujen järjestämistä vahvistetaan rakenneuudistuksen osalta neljän toimenpidekokonaisuuden kautta:

  1. E. Järjestäjän vahvistaminen: Tiedolla johtamisen kyvykkyyksiä kehitetään tietoaltaan päälle toteutettavilla raportointiratkaisuilla
  2. F. Järjestäjän vahvistaminen: Organisaation strategisen hankintatoimen rakentaminen tukee järjestäjää ohjaamaan ostopalveluita kohti niille asetettuja tavoitteita
  3. G. Itse- ja yhteisöohjautuvuutta kehittämällä muutetaan ammattilaisten ja tiimien johtamismallia ja -filosofiaa aiempaa joustavammaksi
  4. H. Perustason TKI-ekosysteemin käynnistämisessä pilotoidaan erikoistasolta tuttua laajan toimijoiden verkoston hyödyntämistä palvelujen kehittämisessä

Sosiaali- ja terveyspalvelujen järjestäjän tiedolla johtamisen kyvykkyyttä kehitetään rakentamalla automatisoitu raportointijärjestelmä. Raportointijärjestelmän tietolähteenä toimii tietoallas, johon on jo valmiiksi rakennettu integraatiot lähdejärjestelminä toimiviin asiakas- ja potilastietojärjestelmiin. Raportointi perustuu nykyaikaiseen Data Vault 2.0 -tyyppiseen tietovarastoon, joka hyödyntää tietoallasta tietolähteenään. Hankkeessa rakennetaan tietovaraston päälle konkreettisia raportointikokonaisuuksia. Rakentamalla raportointi tietoaltaan ja tietovaraston päälle, pystytään eri lähdejärjestelmistä saatavaa tietoa raportoimaan automatisoidusti ja kattavasti. Näin palvelujen järjestäjälle pystytään tuottamaan aiempaa huomattavasti reaaliaikaisempi ja laaja-alaisempi näkyvyys asiakkaisiin sekä palvelutuotantoon. Alustavan suunnitelman mukaan hankkeessa toteutetaan kattava mittaristoratkaisu ikäihmisten ja vammaisten palvelualueelle. Koska tietoaltaaseen ja tietovarastoon pohjautuva raportointiratkaisu tuo tiedolla johtamiseen täysin uudenlaisia mahdollisuuksia, määritellään sosiaali- ja terveyspalvelujen tulevaisuuden johtamistapaa ennen mittareiden määrittelyä ja toteutusta. Toisena mahdollisena sovelluskohteena ovat perus- ja erikoistason tietoja yhdistävät ratkaisut. Hiljattain voimaan tullut toisiolaki sallii perustason ja erikoistason tiedot sisältävän terveydenhuollon yhteisrekisterin hyödyntämisen tiedolla johtamisen tarkoituksessa. Tällä hetkellä Keusotessa johdetaan palveluita manuaalisesti koostettavien historialliseen tietoon pohjautuvien raporttien pohjalta. Raporttien toteuttaminen edellyttää lukuisten henkilöiden jatkuvaa työpanosta ja raporttien pohjalta johtaminen tapahtuu viiveellä. Keski-Uudellamaalla on kuitenkin kansallisesti poikkeukselliset edellytykset toteuttaa uudenlainen raportointiratkaisu pohjautuen Uusimaa2019-hankkeessa jo hankittuun ja valmisteltuun tietoallasratkaisuun ja tiedolla johtamisen kypsyysasteen kartoituksessa tunnistettuun sitoutumiseen.

Strategista hankintatoimea kehittämällä vahvistetaan yksityisesti tuotettujen palvelujen ohjausta. Tyypillisesti yksityisiltä tuottajilta hankintaan palveluita pääosin hintavetoisesti ja muut hankintakriteerit pohjautuvat ensisijaisesti aiempien hankintojen kriteereihin. Strategiset hankinnat puolestaan perustuvat palvelujen järjestäjän palvelukokonaisuuksille asettamiin tavoitteisiin. Palveluille määritellään optimaalinen tuotantotapa, jossa hyödynnetään omaa tuotantoa ja ostopalveluita. Palvelujen järjestäjä määrittää palveluille tavoitteet ja tuottajia ohjataan aktiivisesti tuottamaan tavoitteiden mukaisia palveluita. Strategista hankintatoimea kehitetään kuntayhtymän osaamisen organisoinnin ja konkreettisten esimerkkihankintojen kautta. Kuntayhtymän hankintoihin tarvittava osaaminen (toiminnan ymmärrys, hankintatekninen osaaminen ja talousosaaminen) arvioidaan ja sen pohjalta luodaan eri osaamisalueita yhdistävä strategisten hankintojen yhteistyömalli. Konkreettisten esimerkkien toteuttamiseksi tehdään yhteenveto kuntayhtymän hankintaportfoliosta. Yhteenvedon avulla tunnistetaan palvelut, joiden hankintoja kehittämällä saavutetaan merkittävimmät hyödyt. Käytännön hankintojen ohjaukseen liittyvät toimenpiteet voivat liittyä optimaalisen tuotantotavan arviointiin, hankintojen valmisteluun tai sopimusten aikaiseen ohjaukseen. Strategisessa hankintatoimessa korostuvat uudenlaiset tavat ohjata palveluntuottajia ja hankkia palveluita. Palveluntuottajia voidaan esimerkiksi ohjata tuottamaan aiempaa vaikuttavampia palveluita uudenlaisilla kompensaatiomalleilla tai julkaisemalla palveluihin liittyvää vaikuttavuustietoa. Palveluita voidaan myös hankkia puitesopimuksia joustavammilla menetelmillä kuten henkilökohtaisella budjetilla tai palveluseteleillä. Keusote hankkii palveluita yksityisiltä palveluntuottajilta yli 100 miljoonalla eurolla vuodessa. Valtaosa sopimuksista on tehty aiempien kuntaorganisaatioiden toimesta ja ne ovat siirtyneet sellaisenaan Keusoten hallinnoitaviksi.

Itse- ja yhteisöohjautuvuutta kehittämällä tuodaan ammattilaisille sekä tiimeille aiempaa enemmän päätösvaltaa. Sosiaali- ja terveydenhuollon toimintaympäristö muuttuu nopeammin kuin koskaan ja muutokseen vastaaminen perinteisellä yksityiskohtiin asti ulottuvalla linjajohtamisella on hidasta ja haastavaa. Yksittäisten ammattilaisten sekä tiimien vallan ja vastuun kasvattaminen parantaa myös henkilöstön mahdollisuutta vaikuttaa omaan työntekoonsa, työtapoihinsa ja työnjakoon. Itse- ja yhteisöohjautuvan johtamisen filosofia otetaan käyttöön vuoden kestävissä aalloissa, jotka sisältävät muun muassa:

  • Valmentavaa työotetta kouluttavia esimiesvalmennuksia
  • Esimiesten omille tiimeilleen pitämiä valmennuksia
  • Työpajoja sekä transformaatiota tukevia sähköisiä työkaluja

Keusoten johtamismallia lähdettiin kehittämään systemaattisesti kohti yhteisöohjautuvuutta palvelutuotannon siirryttyä Keusotelle vuonna 2019. Jotta malli saadaan vietyä läpi koko organisaatioon nopeasti ja tuloksekkaasti, tarvitaan uuden johtamismallin käyttöönottoa tukevia työkaluja. Ennen palveluiden siirtymistä Keusotelle palveluita johdettiin pääasiassa varsin perinteisellä linjaorganisaation mallilla, jossa päätöksiä tekevät esimiehet tai esimiesten esimiehet. Yksittäisten tiimien ja ammattilaisten mahdollisuus vaikuttaa omaan työntekoonsa oli tyypilliseen tapaan rajallista tai siihen ei systemaattisesti kannustettu ja tarjottu työkaluja.

Perustason TKI-ekosysteemin käynnistämisellä tarkoitetaan perustason sosiaali- ja terveyspalveluihin liittyvän tutkimus-, kehitys- ja innovaatiotoimintaan tähtäävän yhteistyömallin käyttöönottoa. Yhteistyömallissa Keusoten ulkopuoliset toimijat pääsevät tutkimaan, kehittämään ja innovoimaan uudenlaisia palveluita niiden luonnollisessa tuotantoympäristössä. Keski-Uudenmaan hankkeessa pilotoidaan, kuinka TKI-ekosysteemiä ja erilaisten toimijoiden verkostomaista kehittämistä voidaan hyödyntää perustason sosiaali- ja terveyspalveluissa. Kuntayhtymän konsernipalveluihin on jo hallinnollisesti perustettu TKI-yksikkö, jota hankkeessa jatkokehitetään tuloksellisesti toimivaksi. Jatkokehittämisen toimenpiteitä tarkennetaan TKI-toimintaan liittyvässä esiselvityshankkeessa, joka päättyy keväällä 2020. Toimivia TKI-ekosysteemejä on jo saatu Suomessa käynnistettyä erityisesti yliopistosairaalojen ympärille palvelemaan erikoissairaanhoidon tarpeita. Jo olemassa olevat ekosysteemit vastaavat kuitenkin heikosti perustason tarpeisiin. Olennainen osa tulevaa TKI-ekosysteemiä on yhteys tiedolla johtamisen kehittämiseen, jonka pohjalta TKI-ekosysteemiin saadaan syötettyä aiempaa kattavammin tietoa perustason palveluista.

Osa-alueen toimenpiteiden konkreettisena tuloksena otetaan käyttöön uusia työkaluja sosiaali- ja terveyspalvelujen aiempaa vaikuttavampaan järjestämiseen, lisätään ammattilaisten ja tiimien päätösvaltaa ja vastuuta sekä käynnistetään yhteistyötä Keusoten ulkopuolisten toimijoiden kanssa.

Tiedolla johtamisen toimenpiteen tuloksena otetaan käyttöön palvelujen järjestämistä tukevia tiedolla johtamisen ratkaisuja valitulle palvelualueelle. Alustavasti palvelualueeksi on valittu ikäihmisten ja vammaisten palvelujen palvelualue. Tiedolla johtamisen ratkaisut voivat olla sekä nykyistä reaaliaikaisempia ja laajemmin tietoa hyödyntäviä mittaristoja että ennakointiin soveltuvia työkaluja.

Strategisten hankintojen kehittämisen tuloksena toteutetaan hankeaikana kuntayhtymän kannalta merkittäviä palveluhankintoja, joissa tuottajia ohjataan uusilla toimintamalleilla kohti järjestäjän asettamia tavoitteita. Hankinnat ovat tulosta organisaation strategisen hankinnan kyvykkyyden kasvattamisesta.

Itse- ja yhteisöohjautuvuuden kehittämisen tuloksena ammattilaiset ja tiimit ottavat vastuulleen uusia päivittäisen johtamisen osa-alueita kuten työvuorosuunnittelua, asiakaspalvelun organisointia, asiakaspalautteiden kehittämistä, oma-aikojen suunnittelua sekä budjetin osa-alueiden suunnittelua.

Perustason TKI-ekosysteemin käynnistämisen konkreettiset tulostavoitteet on asetettu vuoteen 2025, jolloin verkostoprojektien osuuden odotetaan nousseen 30 % ja Keusoten toimintaa kehittävien opinnäytetöiden osuuden 20 %. Lisäksi odotetaan, että kansallisesti tai kansainvälisesti noteerattuja sote-innovaatioita on tuotettu vähintään kolme kappaletta. Hankkeen aikana konkreettisena tuloksina on erilaisten yhteistyökohteiden aloittaminen TKI-ekosysteemin tukemana.

Osa-alueen toimenpiteillä tavoitellaan merkittäviä toiminnallisia ja taloudellisia vaikutuksia erityisesti palvelurakenteen ohjaamisen, hankintojen kustannusvaikuttavuuden, päätöksenteon joustavuuden sekä uudenlaisen yhteistoiminnan myötä.

Tiedolla johtamisen toimenpiteet tuovat välittömiä muutoksia sekä strategiseen johtamiseen että päivittäisjohtamisen päätöksentekoon. Tiedolla johtamisen työkalujen avulla organisaatiota voidaan ohjata aiempaa voimakkaammin seuraamalla strategisten tavoitteiden toteutumista nykyistä reaaliaikaisemmin. Vielä suuremman muutoksen tiedolla johtamisen työkalut tuovat päivittäisjohtamiseen, jossa useissa eri päätöksentekotilanteissa pystytään tukeutumaan intuition sijaan tietoon. Lisäksi tiedolla johtamisen työkalut mahdollistavat reagoinnin erilaisiin ongelmatilanteisiin nykyistä nopeammin. Tiedolla johtamisen työkalut eivät kuitenkaan tuo välittömiä vaikutuksia palvelutuotantoon tai talouteen, vaan niillä mahdollistetaan huomattaviin toiminnallisiin ja taloudellisiin vaikutuksiin tähtääviä päätöksiä ja jatkotoimenpiteitä.

Strategisilla hankinnoilla tavoitellaan merkittäviä toiminnallisia ja taloudellisia vaikutuksia erityisesti palveluissa, joiden osalta hankeaikana on ajankohtaista toteuttaa uusia hankintoja. Muun muassa hankinnan kohteen luonteesta ja vallitsevasta markkinatilanteesta riippuen hankinnoilla voidaan tavoitella järjestäjän tavoitteista riippuen toiminnallisia ja/tai taloudellisia vaikutuksia. Toiminnallisia vaikutuksia saadaan esimerkiksi vaikuttavuusperusteisilla hankinnoilla ja asiakkaan valintaa tukevilla toimintamalleilla, jotka kannustavat palveluntuottajia tuottamaan järjestäjän tavoitteiden mukaisia palveluita. Toisaalta strategisilla hankinnoilla voidaan saavuttaa myös kustannusetuja asettamalla hinnoittelumekanismit optimaalisesti. Järjestäjä voi myös itse päättää, painottaako se enemmän kustannusten nousun hillintää vai laadun parantamista hankkimissaan palveluissa.

Itse- ja yhteisöohjautuvuutta lisäämällä tavoitellaan erityisesti tiimien toiminnan tehostumista ja henkilöstötyytyväisyyden parantumista. Tiimien päätöksentekomahdollisuuksien lisääminen mahdollistaa erilaisten tiimien toimintamallien ja ratkaisujen käyttöönoton organisaation yhteisten reunaehtojen sisällä. Ammattilaisten vaikutusmahdollisuuksien lisäämisellä tavoitellaan myös työhyvinvoinnin parantumista, mikä näkyy usein sairauspoissaolojen vähentymisenä.

Perustason TKI-ekosysteemillä tavoitellaan toiminnallisiin ja taloudellisiin vaikutuksiin tähtäävän tutkimuksen, kehittämisen ja innovaatioiden määrän kasvua. Toiminnalliset ja taloudelliset vaikutukset hankkeen aikana jäänevät rajallisiksi, mutta perustason TKI-toiminnan profiilia nostamalla voidaan tuottaa pitkällä tähtäimellä ratkaisuja, joilla saavutetaan vaikutuksia Keski-Uudenmaan lisäksi myös Suomen muilla alueilla tai kansainvälisillä markkinoilla asti.

 

Osa-alue 3: Toiminnan uudistaminen ja yhtenäistäminen digitaalisten välineiden avulla

Osa-alueessa toteutetaan kaksi eri toimenpidekokonaisuutta:

  1. I. Asiakas- ja potilastietojärjestelmien yhtenäistämisen suunnittelu ja valmistelu
  2. J. Tulevaisuuden sosiaali- ja terveyskeskuksen uusien toimintamallien edellyttämien digitaalisten työkalujen järjestäminen

Asiakas- ja potilastietojärjestelmien konsolidoinnilla (I) tarkoitetaan siirtymistä nykyisin käytössä olevista kuntakohtaisista asiakas- ja potilastietojärjestelmistä kohti alueellisesti yhtenäistä asiakas- ja potilastietojärjestelmien kokonaisuutta. Uuden yhtenäisen asiakas- ja potilastietojärjestelmäkokonaisuuden käyttöönotto edellyttää laajaa suunnittelu- ja valmistelutyötä, jotta lopputulos on hyvin yhteen toimiva kokonaisuus.

Osana rakenneuudistushanketta voidaan toteuttaa esimerkiksi seuraavia yhteiseen asiakas- ja potilastietojärjestelmäkokonaisuuteen tähtääviä toimenpiteitä:

  • Yhtenäisen APTJ-ratkaisun tavoitearkkitehtuurin kuvaus ml. integraatiot liitännäis- ja tukijärjestelmiin, kansallisiin ratkaisuihin, HUSin palveluihin sekä hallinnon järjestelmiin
  • Yhteisen APTJ-ratkaisun toiminnallinen vaatimusmäärittely päätasolla tulevan APTJ-järjestelmän käyttöönoton tai kilpailutuksen tueksi
  • Mahdolliset siirtymäkaudella tarvittavat ratkaisut yhdistämään useita käytössä olevia nykyisiä APTJ-ratkaisuja
  • Tarkempi toteutussuunnittelu APTJ-ratkaisun käyttöönottoa tai esim. kilpailutusta varten

Keski-Uudellamaalla käytetään tällä hetkellä väliaikaisena ratkaisuna käytössä kunnilta sellaisenaan siirtyneitä erillisiä asiakas- ja potilastietojärjestelmäkokonaisuuksia. Kuntayhtymän valtuusto on 26.4. tehnyt päätöksen olla liittymättä Apotti-hankkeeseen, joten yhteisen asiakas- ja potilastietojärjestelmäkokonaisuuden suunnittelu keskittyy nyt vaihtoehtoisiin etenemistapoihin. Tuusulan kunta on mukana Apotti-hankkeessa, mikä huomioidaan osana suunnittelu- ja valmistelutyötä.

Tulevaisuuden sosiaali- ja terveyskeskuksen uusien toimintamallien edellyttämien digitaalisten työkalujen järjestäminen (I) viittaa rakenneuudistuksen kanssa rinnan toteutettavan hankkeen digitaalisten työkalujen tarpeiden täyttämiseen. Käytännössä tarpeet liittyvät tulevaisuuden sote-keskushankkeen neljään eri teemaan:

  • Keskitetyn asiakasohjauksen tietojärjestelmät
  • Vastaanottopalvelujen monikanavaisuuden ratkaisut
  • Perhekeskuksen digitaaliset palvelut
  • Perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon integraation edellyttämät ratkaisut

Tehokas keskitetty asiakasohjaus edellyttää toimivia tietojärjestelmiä asiakasohjauksen prosessin eri vaiheisiin. Yhden luukun periaatteella toimiva asiakasohjaus perustuu asiakkaan tilanteen kokonaisvaltaiseen ymmärtämiseen palvelutarpeen määrittämiseksi, mikä edellyttää riittävän kattavan asiakasnäkymän tarjoavaa järjestelmäpohjaa. Lisäksi keskitetyn asiakasohjauksen toiminta perustuu aktiiviseen tiedon välittämiseen asiakkaille sekä yhteydenpitoon asiakkaiden kanssa. Nämä edellyttävät kattavaa palveluportaalia asiakkaille sekä nykyaikaisen contact center -järjestelmän käyttöönottoa. 

Vastaanottopalvelujen uusi toimintamalli perustuu perinteisten vastaanottojen sijaan pääosin etäkontakteihin. Etäkontaktien yhteydenpitovälineenä toimii nykyisin hoitovastaavan puhelin, jonka puhelinnumero annetaan asiakkaiden käyttöön. Vastaanottopalvelujen toimintamallista kehitetään osana tulevaisuuden sote-keskushanketta monikanavainen konsepti, jossa hyödynnetään saumattomasti eri yhteydenpitokanavia. Konseptia pilotoidaan ensin alkuperäisen uuden toimintamallin jo käyttöönottaneessa yksikössä, minkä jälkeen monikanavainen toimintamalli otetaan käyttöön muissakin toimipisteissä. Saumaton monikanavaisuus edellyttää uudenlaisten sähköisten ratkaisujen käyttöönottoa.

Perhekeskuksen digitaalisten palvelujen uudistamista ja käyttöönottoa jatketaan hankekauden aikana 2019 tehdyn digisuunnitelman mukaisesti. Digisuunnitelman mukaisesti vuosina 2020-2021 toteutetaan useita asiakkaille suunnattuja digitaalisia ratkaisuja kuten lomakkeiden sähköistäminen, chatin kehittäminen, sähköisen ajanvarauksen kehittäminen, sähköinen materiaali verkossa, sähköinen neuvolakortti, etäasioinnin kehittäminen, verkostotapaamisten kehittäminen, sähköinen hoidontarpeenarviointi -työkalun käyttöönotto, sähköinen asiakkaan hoidonseurannan kehittäminen ja sähköinen lähete neuvolaan.

Perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon yhdyspinnassa voidaan hyödyntää erilaisia teknologisia ratkaisuja. Yhdyspinnassa kehitetään erityisesti päivystys-, vuodeosasto- ja kuntoutuspalvelujen työnjakoa ja integraatiota. Digitalisaatiota voidaan hyödyntää mainituissa rajapinnoissa esimerkiksi osastopotilaiden siirtojen optimoinnissa ja kuntoutuspalvelujen kohdentamisessa tietoon pohjautuvasti tunnistetuille riskiasiakkaille.

Toimintamallien digitalisaation keinoin uudistamiseksi tehtävä työ on jaettu hankkeiden määritelmien mukaisesti sosiaali- ja terveyskeskus -hankkeen ja rakenneuudistushankkeen välillä. Tulevaisuuden sosiaali- ja terveyskeskus -hankkeen puitteissa suunnitellaan digitalisaatiota hyödyntävät konseptit ja toimintamallit sekä luodaan määrittelyt tarvittaville ratkaisuille. Rakenneuudistuksen puitteissa arvioidaan soveltuvinta tapaa hankkia tai kehittää määritelmien mukaiset ratkaisut, toteutetaan hankinnat sekä järjestetään käyttöönoton tuki. Hankittavien ratkaisujen hankintakustannuksiin tai lisensseihin ei lähtökohtaisesti käytetä haettavaa hankerahoitusta.

Osa-alueen tuloksina rakennetaan organisaation palvelut kattavan asiakas- ja potilastietojärjestelmäkokonaisuuden käyttöönottoon tähtäävät määrittelyt ja etenemissuunnitelma sekä otetaan käyttöön tulevaisuuden sote-keskuksen uusien toimintamallien edellyttämiä digitaalisia työkaluja.

Asiakas- ja potilastietojärjestelmän yhtenäistämisen suunnittelun ja valmistelun konkreettisina tuloksina syntyy määritelty tavoitearkkitehtuuri, johon eri ratkaisu- ja etenemisvaihtoehtoja voidaan peilata. Eri ratkaisujen arvioinnin jälkeen tehdään valinta, jonka pohjalta rakennetaan konkreettinen etenemissuunnitelma, jota hankkeen aikana aletaan toteuttaa.

Tulevaisuuden sote-keskuksen toiminnoissa otetaan käyttöön uusia digitaalisia työkaluja, jotka ovat edellytys uusien toimintamallien käyttöönotolle. Uusilla toimintamalleilla pystytään vastaamaan asiakkaiden tarpeisiin aiempaa paremmin vastaavilla palveluilla. Käyttöönotettavat digitaaliset työkalut tarkentuvat tulevaisuuden sote-keskushankkeen edetessä. Eri järjestelmiltä odotetaan kuitenkin seuraavanlaisia tuloksia:

  • Keskitetyn asiakasohjauksen digitaalisten työkalujen tukemalla toimintamallilla pystytään tunnistamaan aiempaa tarkemmin asiakkaan palvelutarve. Lisäksi digitaaliset työkalut mahdollistavat monikanavaisen yhteydenpidon asiakkaan kanssa sekä asiakkuuksien aiempaa tarkemman seurannan.
  • Vastaanottopalvelujen monikanavaisella toimintamallissa asiakkaat ja ammattilaiset saavat käyttöönsä aiempaa käyttäjälähtöisempiä yhteydenpitokanavia.
  • Perhekeskusten digitalisaation tuloksena otetaan käyttöön erityisesti erilaisia asiakkaan sähköisen asioinnin työkaluja.
  • Perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon välisessä rajapinnassa otetaan käyttöön toimintamalleja ja työkaluja, joiden avulla asiakkaat saavat palvelunsa nykyistä paremmin tarpeensa mukaisesta kustannusvaikuttavimmasta hoitopaikasta.

Yhtenäisen asiakas- ja potilastietojärjestelmän suunnittelulla ja valmistelulla ei vielä ole suoria toiminnallisia tai taloudellisia vaikutuksia. Tulevaisuuden sote-keskuksen digitaalisten työkalujen käyttöönotoilla puolestaan mahdollistetaan rakenneuudistuksen kanssa rinnan toteutettavalla tulevaisuuden sote-keskushankkeella tavoiteltujen toiminnallisten ja taloudellisten vaikutusten saavuttaminen.

Yhtenäiseen asiakas- ja potilastietojärjestelmään siirtymällä saavutetaan hankkeen jälkeen merkittäviä hyötyjä sekä tietohallinnon synergioina että toiminnan ohjauksen ja johtamisen tehostuessa.

Tulevaisuuden sote-keskuksen digitaalisten toimintamallien vaikutuksena asiakastyytyväisyys paranee, kun julkiset sote-palvelut vastaavat paremmin asiakkaille muilta jo sähköistyneiltä toimialoilta tuttuja odotuksia. Palvelujen paikkariippumattomuus ja sen myötä oikea-aikaisuus mahdollistavat myös aiempaa kattavammat matalan kynnyksen palvelut. Lisäksi digitaalisten työkalujen avulla pystytään luomaan skaalautuvia ratkaisuja asioinnin ja yksinkertaisten ongelmien ratkaisemiseen, mikä lisää palvelujen tuottavuutta.

 

Tuotokset ja tulokset

YHTEENVETO

Keski-Uudenmaan rakenneuudistuksen hankekokonaisuus koostui yhteensä 13 kehittämistoimenpiteestä. Toimenpiteistä kymmentä toteutettiin ensisijaisesti Keski-Uudenmaan omana kehitystyönä ja kolmea rajat ylittävänä yhteistyönä. Toimenpiteet kohdistuivat rakenneuudistuksen eri osa-alueille seuraavasti:

Osa-alue 1. Vapaaehtoinen alueellinen valmistelu ja hankekoordinaatio, neljä toimenpidettä:
A. Hankehallinto
B. Rakenteellisiin järjestelyihin valmistautuminen
C. Yhdyspintojen kehittäminen kuntien kanssa
D. Vastuunjako erikoissairaanhoidon palveluita tuottavan HUS:n Hyvinkään sairaanhoitoalueen kanssa

Osa-alue 2. Johtamisen ja ohjauksen kehittäminen, neljä toimenpidettä:
E. Järjestäjän vahvistaminen: Tiedolla johtamisen kyvykkyyksien kehittäminen
F. Järjestäjän vahvistaminen: Organisaation strategisen hankintatoimen kehittäminen
G. Itse- ja yhteisöohjautuvuuden kehittäminen
H. Perustason TKI-ekosysteemin käynnistäminen

Osa-alue 3. Toimintatapojen ja -prosessien uudistaminen ja yhtenäistäminen digitaalisten välineiden avulla, kaksi toimenpidettä:
I. Asiakas- ja potilastietojärjestelmien yhtenäistämisen suunnittelu ja valmistelu
J. Tulevaisuuden sote-keskuksen digitaalisten työkalujen järjestäminen

Osa-alue 4. Yhteistyötasoinen, itsehallintoalueen rajat ylittävä kehittämistyö, kolme toimenpidettä:
K. LASTERI: Lastensuojelun sijaishuollon rekisterin ja työkalun pilotointi (päätoteuttajana)
L. HUSin järjestämissopimuksen ja ohjauksen kehittäminen (osallistujana)
M. Erva-tasoinen mielenterveyspalvelujen kehittäminen (osallistujana)

Hankekokonaisuuden päätavoitteita olivat sujuva organisoituminen tulevan hallituksen esityksen mukaiseksi hyvinvointialueeksi, järjestämisfunktion vahvistaminen sekä tulevaisuuden sote-keskuksen uusien toimintamallien tukeminen. Kuntayhtymän omana kehitystyönä toteutettavien osa-alueiden päätavoitteet olivat seuraavat:

Vapaaehtoinen alueellinen valmistelu ja hankekoordinaatio
•    Sote-uudistukseen liittyvien kehityshankkeiden koordinoitu eteneminen
•    Sujuva lakien ja asetusten mukainen organisoituminen itsehallintoalueeksi
•    Kokonaisoptimoidut organisaatiorajat ylittävät julkiset palvelut

Johtamisen ja ohjauksen kehittäminen
•    Sosiaali- ja terveyspalvelujen järjestämisen vahvistaminen
•    Ammattilaisten ja tiimien johtamiskäytäntöjen modernisointi
•    Perustason TKI-toiminnan tukeminen

Toimintatapojen ja -prosessien uudistaminen ja yhtenäistäminen digitaalisten välineiden avulla
•    Eteneminen kohti yhtenäistä asiakas- ja potilastietojärjestelmäkokonaisuutta
•    Tulevaisuuden sote-keskuksen uusien toimintamallien digitaalisten työkalujen tarpeiden täyttäminen

Hankkeen saavuttamat keskeiset tuotokset ja tulokset on kuvattu seuraavassa osa-alueittain ja toimenpiteittäin.

OSA-ALUE 1

Hankkeen osa-alue 1 sisälsi hankehallinnon sekä lakiesitysten edellyttämiin muutoksiin valmistautumisen lisäksi myös organisaatioiden muuttuviin yhdyspintoihin liittyvää kehittämistä. Osa-alueen päätavoitteita olivat: 
•    Sote-uudistukseen liittyvien kehityshankkeiden koordinoitu eteneminen
•    Sujuva lakien ja asetusten mukainen organisoituminen hyvinvointialueeksi
•    Kokonaisoptimoidut organisaatiorajat ylittävä julkiset palvelut

A. HANKEHALLINTO

Hanke eteni suunnitellussa aikataulussa ja hankehallinto toteutui koordinoidusti: hanketoimisto toteutti hankkeen sisällön ja riskien arviointia sekä viestintää onnistuneesti. Tulevaisuuden sotekeskus-hankkeen kanssa yhteinen hankehallinto mahdollisti hankkeiden synergioiden huomioimisen sekä hanketyössä että hankkeiden hallinnossa sekä tehosti kuntayhtymän johdon ja ohjausryhmän ajankäyttöä.

B. RAKENTEELLISET JÄRJESTELYT

Rakenteellisia järjestelyjä valmisteltiin STM:n tiekartan mukaisesti ja eteneminen toteutui suunnitellusti. Järjestäjäosaamisen vahvistamisen tavoitteita ja periaatteita konkretisoitiin erillisessä palvelujen järjestämis- ja tuottamissuunnitelmassa. Lisäksi käynnistettiin järjestäjän vastuiden konkretisointi ja resursointi sekä valmistauduttiin pelastustoimen järjestämiseen liittyviin muutoksiin. Kiinteistöihin ja vuokrauksiin liittyviä rakenteellisia järjestelyjä toimeenpantiin palvelujen verkoston suunnitelman mukaisesti. Suurin haaste rakenteellisten muutosten valmistelussa on ollut ICT-valmistelun tilanne, jossa on lukuisia APTJ-järjestelmiä. Kehitysverkostoon liittyviä rakenteita suunniteltiin osana TKIO-ekosysteemiä ja HUS-järjestämissopimusta.

C. YHDYSPINNAT ALUE-KUNNAT

Yhdyspintojen osalta tavoitteet saavutettiin ja vastuunjako selkeytyi. Tärkeimpinä tuotoksina voidaan pitää alueellista allianssi-toimintamallia, järjestöjen ja muiden toimijoiden välisiä vastinpareja sekä ennaltaehkäiseviä asukaspolkukuvauksia. Hankkeen myötä vahvistettiin yhdyspintaa 50 järjestötoimijan sekä kuntien ja paikallisten evankelisluterilaisten seurakuntien kanssa. Yhteisen tekemisen pohjaksi luotiin sähköinen alusta, josta asiakkaan on helppo löytää hyvinvointia tukevia eri polkuja, sote-kuntayhtymän yhteyshenkilöitä sekä tietoa allianssissa mukana olleiden järjestöjen toiminnasta.

D. YHDYSPINNAT ALUE-ESH

Erikoissairaanhoidon puolella merkittävää oli vuonna 2021 käynnistynyt osallistuminen HUS-yhtymän perussopimuksen laadintaan, HUS-järjestämissopimuksen valmisteluun, HUS-aluemallin valmisteluun sekä Hyvinkään sairaalakampuksen pitkän tähtäimen suunnitteluun. Järjestäytyminen HUS-järjestämissopimuksen laatimiseksi yhdessä muiden Uudenmaan alueiden kanssa käynnistyi.

OSA-ALUE 2

Palvelujen järjestämistä vahvistettiin hankkeessa rakenneuudistuksen osalta neljän toimenpidekokonaisuuden kautta. Osa-alueen päätavoitteita olivat:
•    Sosiaali- ja terveyspalvelujen järjestämisen vahvistaminen
•    Ammattilaisten ja tiimien johtamiskäytäntöjen modernisointi
•    Perustason TKI-ekosysteemin tukeminen

E. TIEDOLLA JOHTAMINEN

Projektissa toteutettiin ja kehitettiin erilaisia metriikoita järjestämistehtävää tukemaan. Lisäksi toteutettiin uudenlainen asiakassegmentoinnin koneellinen työväline Pärjääjä-mallin pohjalta. Tavoitteet pääsääntöisesti saavutettiin: Ikääntyneiden osalta sosiaalipalveluiden kirjaamisen (pois lukien kotihoito) haasteet heijastuivat myös tietojohtamisen projektiin siinä määrin, että päätökset ja asiakasmäärät saadaan määriteltyä tietojohtamisen putkeen vasta 2022. Kolme keskeisintä saavutettua tulosta ja oppia olivat tilannekuvan rakentaminen järjestäjän ja tuottajan käyttöön (ikääntyneet), HUS-ERVA-yhteistyön tiivistäminen käsitemallien, tietotarpeiden ja teknologian osalta sekä organisaation eri johtamistasojen sitouttaminen tietojohtamiseen. Keskeisimpänä hyötynä voidaan pitää tilannekuvaraportoinnin käyttöönottoa erityisesti ikääntyneiden asiakassegmentin osalta.

F. STRATEGISET HANKINNAT

Strategiset hankinnat osahankkeessa luotiin kuntayhtymän ja myöhemmin myös hyvinvointialueen tarpeisiin peilaavat viitekehykset, joiden avulla järjestäjä ja palvelualuejohto voivat arvioida palvelutarpeiden strategista merkittävyyttä (strategisen hankinnan viitekehys) sekä optimaalista tuotantotapaa (Make or Buy -viitekehys).  Tuotantotapa-analyysiä pilotoitiin vuoden 2021 aikana suun terveydenhuollossa ja pilotoinnista saadut onnistumiset, haasteet ja opit koottiin hyödynnettäviksi jatkokehittämisessä. Lyhyestä hankeajasta ja avainhenkilövaihdoksista johtuen tavoitteiden lopullinen saavuttaminen jäi osittain keskeneräiseksi. Järjestäjän ohjaukseen perustuvan strategisten hankintojen toimintamallin määrittely toteutui ja sen mukainen organisoituminen saatiin toteutettua. Yksityisiltä yrityksiltä hankittavien palvelujen tavoitteiden ja vaatimusten tarkentaminen eteni hankintakohtaisesti.

G. YHTEISÖOHJAUTUVUUS

Itse- ja yhteisöohjautuvuuden hanke nojasi vahvasti kaikkien esihenkilöiden valmennusprosessiin sekä työyhteisöjen kanssa toteutettavaan kehittämiseen. Tavoitteet suurelta osin saavutettiin: esihenkilöiden neljässä aallossa tapahtunut valmennusprosessi ja työyhteisöjen yhteistoiminnallinen kehittäminen toteutuivat.  Merkittävin tulos oli työyhteisöjen psykologisen turvallisuuden vahvistuminen ja työyhteisön kehittämistavoitteiden systemaattisempi integrointi strategisiin tavoitteisiin.

H. TKIO-EKOSYSTEEMI

Projektissa vahvistettiin sisäisiä ja ulkoisia TKIO-toiminnan rakenteita, lisättiin TKIO-toiminnan läpinäkyvyyttä sekä luotiin toimintamalleja yhteisen kehittämisen mahdollistamiseksi. Tavoitteet saavutettiin sisäisten ja ulkoisten yhteistyörakenteiden vahvistamisessa ja toimintamallien luonnissa. TKIO-toiminnan sisäisiä rakenteita kehitettiin käynnistämällä sisäinen tutkijaverkoston toiminta, pilotoimalla tutkijan työtila, käyttöönottamalla tutkimustoiminnan ja opinnäytetyön sähköinen viestijärjestelmä sekä vahvistamalla TKIO-toiminnan sisällöllistä integrointia kuntayhtymän strategisiin painopisteisiin. Tutkimus- ja opinnäytetöiden määrä kasvoi 50 % vuodesta 2019 vuoteen 2021. Kumppanuuksien kanssa yhteistyössä haetun tutkimusrahoituksen määrätavoite (2 kpl) saavutettiin. Yhteistyötä edesauttamaan perustettiin kuntayhtymän professoriohjausryhmä, oppilaitos- ja koulutusyhteistyöverkosto sekä yritysten ja kolmannen sektorin yhteistyöverkosto. TKIO-toimintaan perustettiin uudenlainen dynaaminen hankintajärjestelmä, joka edesauttaa sopimuksellista yhteistyötä useiden toimijoiden hankkeissa ja mahdollistaa siirtymän tutkimus- ja kehittämisvaiheesta aina palvelutuotantoon. Sähköisen yhteiskehittämisen alustan suunnittelu saatiin käyntiin.

OSA-ALUE 3

Osa-alueessa 3 toteutettiin kahta toimenpidekokonaisuutta ja sille oli asetettu kaksi päätavoitetta:
•    Tulevaisuuden yhtenäisen asiakas- ja potilastietojärjestelmäkokonaisuuden käyttöönottoa kohti eteneminen
•    Tulevaisuuden sote-keskuksen uusien toimintamallien digitaalisten tarpeiden täyttäminen

I. ASIAKAS- JA POTILASJÄRJESTELMIEN YHTENÄISTÄMISEN SUUNNITTELU JA VALMISTELU

Tulevaisuuden arkkitehtuuri kuntayhtymän tulevalle APTJ-kokonaisuudelle määriteltiin sekä tuotettiin toiminnalliset vaatimukset ja toteutussuunnittelu julkista kilpailutusta varten. Siirtymäkauden ratkaisuina toteutettiin olemassa olevien järjestelmien konsolidointia niin, että siirtymä kohti yhtenäistä APTJ-kokonaisuutta on turvattu. Osana hanketta vietiin myös läpi APTJ-kokonaisuuden julkinen kilpailutus. Asiakas- ja potilastietojärjestelmien yhtenäistämisen suunnittelussa ja valmistelussa päästin hyvin hankesuunnitelmassa kuvattuihin tavoitteisiin tavoitearkkitehtuurin, markkinoilla olevan tarjonnan kattavasta ymmärryksestä sekä siirtymävaiheen ratkaisujen toteutuksen osalta. Julkisen kilpailutuksen osalta aikataulu viivästyi valitettavan markkinaoikeusvalituksen vuoksi, mikä johti siihen, että varsinaista yhtenäistämisen toteutusta ei ehditty aloittaa. Suunnittelu ja valmistelu tuotti hankesuunnitelman mukaisen tavoitearkkitehtuurin, jonka pohjalta pystyttiin toteuttamaan julkinen kilpailutus sekä konkreettinen etenemissuunnitelma. APTJ-tavoitearkkitehtuuri toimi myös tärkeänä osana digitaalisten palveluiden työkalujen järjestämisen perustana, jossa työkalut rakentuvat paljolti APTJ-kokonaisuuden ympärille. Konkreettisena lopputuloksena hanke tuotti APTJ-hankinnan julkisen kilpailutuksen, GFS-potilastietojärjestelmästä luopumisen sekä Lifecare-järjestelmien MR2020-päivitykset ja kantojen konsolidointi yhteen alustaan.  

J. SOTE-KESKUKSEN DIGITALISAATIO

Digitaalisten työkalujen osalta hankkeessa päästiin suunnittelemaan tarvittavien työkalujen arkkitehtuuria, toteutettiin lupaavien teknologioiden osalta Proof of Concept -kokeiluja sekä konsolidoitiin olemassa olevaa, sirpaleista digitaalisten palveluiden kokonaisuutta. Kuntayhtymä liittyi hankkeen aikana Omaolon käyttäjäksi ja oli vahvasti mukana kansallisen sähköisen perhekeskuksen määrittelyssä.  Digitaalisten työkalujen järjestämisen suunnittelu ja arkkitehtuurin määrittely vei oletettua isomman osan hankkeen aikataulusta ja varsinaiseen toteutukseen ei kaikkien ratkaisujen osalta päästy. Hanke tuotti kuitenkin arvokkaat arkkitehtuurimäärittelyt ja tulevaisuuden suunnitelmat digitaalisten työkalujen järjestämisen osalta.  Digitaalisten työkalujen järjestämisen osalta keskeisimmät saavutetut tuotokset: 

  • Kuvantamisjärjestelmän tulevaisuuden arkkitehtuurin kuvaaminen, järjestelmän kilpailutus sekä käyttöönotto
  • Sähköisen asioinnin alustan toiminnalliset määrittelyt, markkinakartoituksen toteutus ja järjestelmän hankinta
  • Omaoloon liittyminen ja käyttöönoton valmistelu 2022 alkaen
  • Integraatioalustan tulevaisuuden arkkitehtuurin kuvaaminen, markkinakartoituksen toteutus ja integraatiopalvelun hankinta
  • Tuotannonohjausjärjestelmän laajentaminen koskemaan kaikkia kuntayhtymän palvelualueita

OSA-ALUE 4

Hankkeen osa-alueessa 4 hallinnoitiin lastensuojelun sijaishuollon järjestämisen sähköisen työkalun (Lasteri) pilotointia ja osallistuttiin Helsingin kaupungin sekä HUS:n hallinnoimiin osahankkeisiin. Helsingin hallinnoiman hankkeen tavoitteena oli erikoissairaanhoidon järjestämisen, ohjauksen ja yhteistyön kehittäminen, HUS:n hankkeessa erityisvastuualueen psykiatriset osaamiskeskukset tukivat perustason mielenterveyspalveluja.

Kansallisessa Lasteri-hankkeessa suunnitellun ratkaisun alueellisella pilottikäyttöönotolla on kriittinen rooli kansallisen hankkeen tavoitteiden toteutumisessa. Kansallisen Lasteri-hankkeen tavoitteena on kehittää ja yhtenäistää tietoon pohjautuvaa palvelujen järjestämistehtävän toteuttamista lastensuojelun sijoituksissa. 

Keusoten hallinnoiman pilottikäyttöönoton tavoitteet tukevat koko kansallisen hankkeen tavoitteiden toteutumista. Osahankkeen tavoitteena oli:

  • ottaa käyttöön Keusoten ja muiden osallistuvien alueiden tarpeisiin vastaava tietoon pohjautuva ratkaisu palvelujen järjestämisen ja kehittämisen tueksi sekä
  • tunnistaa ja ottaa käyttöön ratkaisun tuomia uudenlaisia toiminnallisia mahdollisuuksia palvelujen ohjauksen ja valvonnan kehittämiseksi

Lastensuojelun sijoituksissa on tunnistettu vastaavat haasteet käytännössä kaikkialla Suomessa. Hankkeen tavoitteena oli rakentaa ja ottaa käyttöön ratkaisu, jota voidaan hyödyntää pilottikäyttöönoton jälkeen myös muilla hankkeeseen osallistuvilla sekä myöhemmässä vaiheessa myös hankkeen ulkopuolisilla alueilla.

K. LASTERI: LASTENSUOJEN SIJAISHUOLLON REKISTERIN JA TYÖKALUN PILOTOINTI

Lasteri-hanke toteutettiin yhdessä Helsingin ja Satakunnan kanssa. Lasterin ICT-toimittajaksi valittiin Robu Oy, minkä jälkeen alkoi Lasterin määrittely- ja palvelumuotoiluvaihe. Taustatyötä tehtiin yhteistyössä THL:n ja sen kehittämistyöryhmän kanssa ja selviteltiin yhteyksiä mm. Soteriin ja Palvelutietovarantoon. Päätavoitteet saavutettiin, kun otettiin käyttöön kuntayhtymän ja muiden osallistuvien alueiden tarpeisiin vastaava tietoon pohjautuva ratkaisu palvelujen järjestämisen ja kehittämisen tueksi. Lisäksi tunnistettiin ratkaisun tuomia uudenlaisia toiminnallisia mahdollisuuksia palvelujen ohjauksen ja valvonnan jatkokehittämiseksi. Tiukan aikataulun vuoksi jouduttiin tekemään kompromisseja teknisessä toteutuksessa ja supistamaan Lasterin sisältöä. Alustavasti suunnitellut ja optiona kilpailutetut tekniset rajapinnat esim. Soteri-”master-rekisteriin” jäivät toteutumatta, koska Lasteri valmistui ennen Soteria. Rajapinnan puute vaikeuttaa Lasterin päivittymistä ja ajantasaisuutta yksikkötietojen osalta. Kriteeristön valtakunnallinen yhdenmukaistaminen ei ollut mahdollista, koska Lasteri-pilottihankkeelta puuttui toimivalta valtakunnallisten linjausten tekemiseen. Tärkein tulos on sijaishuollon palveluntuottajat ja niiden valvontatiedot sisältävän tietopohjan / teknisen ratkaisun rakentaminen, julkaisu ja pilottikäyttöönotto Keski-Uudenmaan sote -kuntayhtymän asiakastyöhön.  
 

Vaikutukset ja vaikuttavuus

Hankkeen aikaansaamat vaikutukset ja vaikuttavuus sekä riippuvuudet on kuvattu seuraavassa osa-alueittain ja toimenpiteittäin.

OSA-ALUE 1

Osa-alueen toimenpiteet eivät kohdistuneet suoraan toimintaan eivätkä siten aiheuttaneet välittömiä toiminnallisia tai taloudellisia vaikutuksia. Sen sijaan osa-alueen toimenpiteillä mahdollistettiin toiminnallisia ja taloudellisia vaikutuksia tuottavat toimenpiteet hankkeen muilla osa-alueilla sekä tulevaisuuden sotekeskus-hankkeessa. 

A. HANKEHALLINTO

Hanketoimiston työ mahdollisti hankkeen kehittämistoimenpiteiden suunnitelmien mukaisen toteuttamisen kuormittamatta kehittämiseen osallistuvia asiantuntijoita hallinnollisilla töillä sekä varmistamalla hankkeiden kokonaiskoordinoinnin. Keskitetty hankehallinto mahdollisti muiden kehittämishankkeiden sujuvan yhteistyön ja päällekkäisyyksien minimoimisen.

B. RAKENTEELLISET JÄRJESTELYT 

Rakenteellisten valmistelujen vaikutuksena uudistuksen toimeenpano on valtaosin onnistunut suunnitellusti ja esimerkiksi järjestäjäosaamisen vahvistamiseen liittyvä pohjatyö on tukenut viranhaltijavalmistelutyötä mm. poliittisiin päättäjiin päin. Järjestäjävastuiden konkretisointi on nopeuttanut pelastustoiminnan siirtymisvalmisteluja ja asemointia yhdeksi osaksi järjestäjän muita tehtäväkokonaisuuksia. Järjestäjävastuiden organisoinnilla ja konkretisoinnilla on keskeinen yhdyspinta tiedolla johtamisen kehittämiseen järjestäjän osaamisen vahvistamisessa. Edellinen on taas riippuvainen ICT-valmistelujen etenemisestä. Pelastustoiminnan siirtymisellä on keskeinen yhdyspinta Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen valmisteluun.

C. YHDYSPINNAT ALUE-KUNNAT

Hyte-allianssi-toimintamallilla vahvistettiin verkostoyhteistyötä palvelujen kehittämisessä ja yhteisen tahtotilan luontia monialaisesti. Yhteistyön kautta saatiin edistettyä rakenteita alueen asukkaiden hyvinvoinnin ja terveyden edistämiseen ja varhaisen tuen vahvistamiseen. Tasavertainen toimijuus ja eri roolien selkeyttäminen tukee alueen asukkaiden hyvinvointia ja terveyttä. Sähköinen alusta lisää palveluiden saavutettavuutta. Vastinparimallin kautta tuetaan palvelujen oikea-aikaisuutta ja ennaltaehkäistään katvealueiden syntymistä yhdyspinnoissa. Hankkeen onnistuminen vahvistaa hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen toteutumista osana palveluketjuja, asiakasprosesseja sekä omahoitoa ja itse asiointia.  Yhteistyö valtakunnan tason järjestöalustan tuottajan kanssa on lisännyt kaikkien ymmärrystä tavoitteesta saada eri toimijoiden tiedot helposti ja nopeasti esiin kaikkien tahojen käyttöön esim. asiakasohjauksen työpöydälle.  

D. YHDYSPINNAT ALUE-ESH

Alueellinen yhteistyörakenteiden ja toimintamallien vakiointi ja teemakohtaisten koordinaatioryhmien verkosto vahvisti ja systematisoi alueellista kehittämistyötä entisestään. Olemassa oleva rakenne tuki HUS-yhtymässä käynnissä olevaa uudelleen organisoitumisen vaikutusten arviointia ja ennakointia alueelliseen yhteistyöhön. HUS-järjestämissopimuksen laatimiseen osallistuminen luo pohjan yhdyspintayhteistyölle ja sen tavoitteille.  

OSA-ALUE 2

Osa-alueen toimenpiteillä tavoiteltiin toiminnallisia ja taloudellisia vaikutuksia erityisesti palvelurakenteen ohjaamisen, hankintojen kustannusvaikuttavuuden, päätöksenteon joustavuuden sekä uudenlaisen yhteistoiminnan myötä.

E. TIEDOLLA JOHTAMINEN

Painopisteen siirtyessä kohti vähimmäistietosisältöjen toteutusta organisaatio sai merkittävästi lisäymmärrystä haasteellisesta APTJ-tilanteesta ja kirjaamiskäytäntöjen heterogeenisyydestä. Näiden havaintojen ja hyötyjen pohjalta ICT-muutosrahoituksen töitä on helpompi priorisoida. Kansallisesti Virta-hankkeen eteneminen ja käsitemallien läpikäynti oli merkittävin yksittäinen tekijä projektille. Virta-hankkeessa onnistuttiin vuoden 2021 hyvin ja suunnitelmat vuoden 2022 toteutuksille ovat kansallisesti hyvin tiedossa ja alueet voivat niiden pohjalta valmistautua jatkokehitykseen. 

F. STRATEGISET HANKINNAT

Järjestäjän työkaluksi luotiin strategisten hankintojen ja palvelutarpeiden määrittelyn toimintamalli, joka jatkossa tullaan vakioimaan johdon vuosikelloon. Osana tätä pilotoitiin tuotantotapa-analyysin tuottamiseen tarvittava työkalu. Yhteistyö palveluntuottajien kanssa vahvistui ja markkinavuoropuhelua osana kilpailutuksien valmistelua saatiin systematisoitua. Asiakasosallisuuden huomioimista kilpailutuksissa vakiinnutettiin. Hankkeen avulla saatiin luotua toimintamalli, jonka avulla voidaan pilottiprojektin jälkeen laajentaa strategisen hankintatoimen käyttöä koko kuntayhtymään ja myöhemmin hyvinvointialueelle. Keskeisenä hyötynä saavutetaan resurssien kohdentaminen strategisesti tärkeisiin hankintoihin, jolloin voidaan edelleen tehostaa hankintojen vaikuttavuutta. Strategiset hankinnat osahankkeessa on hyödynnetty aiemmin tehtyä työtä (mm. Uusimaa2019-hanke). Yhteistyötä tehtiin eri hankintaverkostoissa, kuten Hansel-verkosto, Sarastia-verkosto, Uudenmaan alueen hankintatoimiverkosto ja Cloudian käyttäjien verkosto. 

G. YHTEISÖOHJAUTUVUUS

Pidemmän aikavälin tuloksia voidaan arvioida siltä kannalta, onko kuntayhtymän kulttuuri kokonaisuudessaan muovautunut yhteisöohjautuvampaan suuntaan. Korona-pandemia aiheutti sen, että osallistujamäärä valmennuksiin ei ollut 100 %. Yhteisöohjautuvuuden kehittäminen ei lopu hankkeen jälkeen, vaan pohjarakenteet saatiin hankkeen aikana luotua ja jatkuvan parantamisen vahvistaminen jatkuu, ja myös ne työyhteisöt, joissa hanke ei näkynyt optimaalisella tavalla, tavoitetaan mukaan kulttuurinmuutokseen. Työyhteisöjen sadat ketterät kokeilut lean-menetelmiä käyttäen ovat tukeneet yhteisöohjautuvuuden toteutumista monissa yhteisesti sovituissa asioissa.  Hyötynä lyhyellä ja keskipitkällä aikavälillä voidaan pitää ”kulttuurista hyppäystä” yhtenäiseen ajatteluun työyhteisön kehittämisen painopisteistä. Hyödyksi voidaan laskea myös kuntayhtymän imagon kehittyminen yhteisöohjautuvuuden merkittävänä kehittäjänä valtakunnallisesti. Yhteisöohjautuvuuden projektilla on ollut vahva riippuvuus lean-transformaatiohankkeeseen osana työyhteisöjen kulttuurien uudistamista. Yhteisöohjautuvuudella on yhdyspintoja työyhteisöjen kokeiluihin (lean) toimintansa kehittämisessä sekä LAAS-järjestelmän käyttöönottamiseen. LAAS on yhteisöohjautuva sisäisten palveluiden ”verkkokauppa”, jossa kaikilla on mahdollisuus tarjota ja tilata asiantuntijapalveluita.  

H. TKIO-EKOSYSTEEMI

TKIO-toimintaa kehitetään pitkällä aikavälillä ja siksi vaikuttavuushyödyt näyttäytyvät myöhemmin. Keskeinen hyöty on perustason TKIO-toiminnan läpinäkyvyyden lisääntyminen, yhteistyörakenteiden vahvistaminen sekä TKIO-toimintamallien selkeytyminen. Toiminnallisiin ja taloudellisiin vaikutuksiin tähtäävän tutkimuksen, kehittämisen ja innovaatioiden määrän kasvu projektin aikana oli pitkän tähtäimen tavoitteiden mukaista. Projektin aikana tunnistettiin riippuvuuksia muihin alueellisiin ja valtakunnallisiin TKIO-ekosysteemeihin osana yhteistyön kehittämistä. Projekti vahvisti käsitystä TKIO-toiminnan roolista perustason sote-palveluissa ja vaikuttavuusperustaisen ohjauksen vahvistamisessa. 

OSA-ALUE 3

I. ASIAKAS- JA POTILASJÄRJESTELMIEN YHTENÄISTÄMISEN SUUNNITTELU JA VALMISTELU

Kuntayhtymän toteuttama APTJ-kilpailutuksen määrittelyä on mahdollista hyödyntää tulevien hyvinvointialueiden mahdollisissa APTJ-konsolidoinneissa.  Hankkeella saavutettavat hyödyt kohdistuvat vasta hankkeen jälkeisiin vuosiin, mutta näistä on nyt jo tunnistettu: 

  • Keski-Uudenmaan sote -kuntayhtymän ammattilaisten työtavat helpottuvat APTJ-kokonaisuuden yhtenäistyessä kuntakohtaisista järjestelmistä kuntayhtymätasoisiin järjestelmiin 
  • Kuntayhtymätasoisten prosessien suunnittelu ja ohjaus helpottuu, kun käytössä ei enää ole kuntakohtaisia järjestelmiä 
  • Tietojen liikuttelu integraatioilla järjestelmästä toiseen mahdollistuu, kun järjestelmien määrä pienenee 
  • Kuntalaisille kyetään tarjoamaan yhdenvertaiset digitaaliset palvelut  
  • Käyttökustannusten lasku, kun ylläpidettävänä yksi kokonaisuus kuntakohtaisten kokonaisuuksien sijaan.  

Hankkeessa tehtiin erityisen tiivistä yhteistyötä Tulevaisuuden sote-keskus -hankkeen kanssa, kun määriteltiin APTJ-hankinnan toiminnallisia vaatimuksia. Tällä yhteistyöllä turvattiin uusien, suunniteltujen toimintamallien toteutuminen APTJ-uudistuksen myötä. Hanke seurasi tiiviisti muiden vastaavanlaisten hankkeiden (Apotti, Asteri) etenemistä. Hankkeen tuotoksia on mahdollista hyödyntää jatkossa esimerkiksi Uudenmaan muiden hyvinvointialueiden suunnitellessa APTJ-kokonaisuuttaan. Hankkeen tuottamat hyödyt Tulevaisuuden sote-keskus -hankkeelle realisoituvat vuosien 2022–2023 aikana, kun APTJ-kokonaisuus saadaan kokonaisuudessaan käyttöönotettua. 

J. SOTE-KESKUKSEN DIGITALISAATIO

Kaikkia tässä hankkeessa tuotettuja määrittelyjä on mahdollista hyödyntää tulevien hyvinvointialueiden mahdollisissa järjestelmäkonsolidoinneissa. Hankkeella saavutettavat hyödyt kohdistuvat vasta hankkeen jälkeisiin vuosiin, mutta näistä on nyt jo tunnistettu: 

  • Kuntalaisille kyetään tarjoamaan yhdenvertaiset digitaaliset palvelut  
  • Ajasta ja paikasta riippumaton palvelu kuntalaisille 
  • Sujuva asiointi eri kanavien ja palveluiden välillä 
  • Käyttökustannusten lasku, kun ylläpidettävänä yksi kokonaisuus kuntakohtaisten kokonaisuuksien sijaan.  

Hankkeessa tehtiin erityisen tiivistä yhteistyötä Tulevaisuuden sote-keskus -hankkeen kanssa, kun määriteltiin tarpeita digitaalisille työkaluille. Lisäksi hanke huomioi kansalliset palvelut, kuten suomi.fi-tunnistuksen sekä Omaolon, suunnitellessaan tavoitearkkitehtuuria digitaalisille palveluille. Hankkeen tuottamat hyödyt Tulevaisuuden sote-keskus -hankkeelle realisoituvat vuosien 2022–2023 aikana, kun nyt suunnitellut järjestelmäkokonaisuudet saadaan kokonaisuudessaan käyttöönotettua.

OSA-ALUE 4

K. LASTERI: LASTENSUOJEN SIJAISHUOLLON REKISTERIN JA TYÖKALUN PILOTOINTI

Lasteri mahdollistaa käytön laajetessa valvontatyön raportoinnin ja seurannan aiempaa paremmin, kun hyvinvointialueittain voi kartoittaa mm. missä valvontatyötä on tehty. Mitä enemmän työntekijät jakavat tietojaan Lasterin kautta toisilleen, sitä enemmän yhteistyö tiivistyy ja valvontatyö tulee läpinäkyvämmäksi. Mahdollisesti myös käytänteet ja valvonta-asiakirjat yhdenmukaistuvat. Lasteria voidaan hyödyntää pilottikäyttöönoton jälkeen valtakunnallisesti. Yhtenäisen ja kansallisen tietopohjan myötä eri alueiden asukkailla on yhdenvertaiset mahdollisuudet laadukkaisiin sijaishuollon palveluihin. Lasteri-ohjelmiston avulla sijoitustilanteissa sosiaalityöntekijöillä on käytössään sijaishuoltopaikkoja koskeva oleellinen ja ajantasainen tieto, jolloin lapselle on mahdollista ketterästi löytää hänen tarpeisiinsa sopiva ja turvallinen sijaishuoltopaikka. Hyvin valittu paikka vähentää tarvetta vaihtaa sijaishuoltopaikkaa ja monenlaista inhimillistä kärsimystä. Lasterin pääasiallinen hyötyjä on sijoitettava lapsi. Lasteri-tietopohja sisältää yksikköjen toimintaa koskevia valvonta-asiakirjoja. Lasteri vähentää päällekkäistä työtä sijaishuollon valvontatyön suunnittelussa ja toteutuksessa sujuvoittaen yhteistyötä eri valvontaviranomaisten välillä, mikä osaltaan säästää työaikaa tuoden taloudellisia säästöjä. Lasteri-pilottihankkeella ei ole ollut yhdyspintaa muihin alueen hankkeisiin. Sen sijaan seurattiin tiiviisti valtakunnallisten hankkeiden etenemistä, kuten Soteri-rekisterin syntyä ja THL:n kautta TOIVO-ohjelman alahankkeita (Virta- ja Valtava-hankkeet). Lisäksi seurattiin esim. Varsinais-Suomen Ylikunnallista valvontakeskushanketta, missä on määritelty ja testattu sähköisellä alustalla valvonnassa hyödynnettäviä tietosisältöjä. Yhteistyötä tehtiin myös OSSI-hankkeen (Osaamista sijaishuoltoon) kanssa, missä parannettiin sijaishuollon lastensuojelulakiin perustuvien toimenpiteiden osaamista ja arjessa käytettyjen toimintakäytäntöjen kehittymistä linkittyen myös Lasteriin. Hankkeessa nyt saavutettu jää ylläpitovaiheeseen odottamaan järjestelmän valtakunnallista omistajuusmääritystä. Ohjelmiston skaalattavuus muille palvelusektoreille olisi mahdollista. Jatko-omistajuuden epävarmuus tuottaa merkittävää haittaa Lasterin käyttöönoton laajentamiselle. Jatko-omistajan löytymistä hankaloittaa oman ohjaavan ja velvoittavan lainsäädännön puute.

Liitetiedostot ja linkit
Hankesuunnitelma (538.76 KB)
Budjetti (57.94 KB)
Keski-Uudenmaan sote -kuntayhtymä