Sote-tietojärjestelmien kriittisyysluokittelun työkalu

Luotu 19.04.2021
Sote-tietojärjestelmien kriittisyysluokittelun työkalu

Alustava idea

Työkalu ja malli, jonka avulla sosiaali- ja terveystoimialalla voidaan arvioida tietojärjestelmien kriittisyyttä. Kriittisyyden arvioiminen auttaa tunnistamaan ja priorisoimaan tietojärjestelmät joihin tulee kohdistaa erityisesti huomiota esimerkiksi muutostilanteessa.

Kohderyhmä

Ammattilaiset

Toimintamallin kuvaus

Ratkaistava ongelma tai haaste

Pohjois-Pohjanmaan  hyvinvointialue koostuu 30 kunnasta ja 19 sote-organisaatiosta. Jokaisella organisaatiolla on omat tietojärjestelmänsä, tietokantansa ja toimintamallinsa.

Hyvinvointialueen valmistelussa tai/ja alueellisen yhteistyön laajentuessa haasteeksi muodostuvat tietojärjestelmien sekä näiden välisten integraatioiden monimuotoisuus ja päällekkäisyydet. Lisäksi tietoa on kirjattu tietojärjestelmiin eri tavoin ja osin puutteellisesti alueen organisaatioiden yhdenmukaisen ohjeistuksen puuttuessa, mistä johtuen raportointia ja tiedolla johtamista ei ole voitu toteuttaa kaikilta osin laadukkaasti. Jotta tieto on luotettavaa, ajantasaista, eri ammattiryhmiä sekä sosiaali- ja terveydenhuollon asiakkaita palvelevaa, tarvitaan toimintatapojen ja tietojärjestelmien yhtenäistämistä. Resurssien kohdentamiseksi, työn suunnittelemiseksi ja muutoksiin varautumiseksi on pystyttävä arvioimaan sosiaali- ja terveydenhuollossa käytössä olevien tietojärjestelmien kriittisyysluokka ja vaikuttavuus toimintaan. Tähän POPsote-hankkeessa kehitetty tietojärjestelmien kriittisyysluokittelun työkalu toimii apuvälineenä.

 

Kehittämistarve eri näkökulmista

Lähtökohtana on tuleva, yhtenäinen Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialue. Alueen yhtenäisillä toimintatavoilla ja tietojärjestelmillä on positiivinen vaikutus niin tiedolla johtamisen, työvoiman liikkumisen kuin  taloudellisten näkökulmien kautta.

Tietojärjestelmien yhtenäistäminen on valtava, useita vuosia kestävä muutoshanke. Siirtymäaikana on turvattava perustoiminnot - työ ei saa  haitata toimintaa eikä vaarantaa potilasturvallisuutta. Tietojärjestelmien nykytilaa kartoitettaessa on kyettävä määrittämään kriittisyysluokittelu eri tietojärjestelmille.  Tämä auttaa tavoitetilan tietojärjestelmäkartan suunnittelussa ja toteutuksessa.

Tavoitellut muutokset ja vaikutukset

Tavoitteena on saada yhteismitallinen ja vertailukykyinen kriittisyysluokittelu Pohjois-Pohjanmaan sadoista sote-toimialasidonnaisista tietojärjestelmistä. Tähän tarvitaan helppokäyttöinen, ymmärrettävä ja luotettavan tuloksen antava työkalu ja arviointikeino.

Tavoitteiden saavuttaminen

Sote-tietojärjestelmien kriittisyysluokittelu auttaa suunnittelemaan ja toteuttamaan yhtenäisiä tietojärjestelmiä hyvinvointialueella.

Kriittisyysluokittelua varten toteutetaan kriittisyysluokittelun työkalu, jolla arvioidaan miten tietojärjestelmän eri pituiset käyttökatkot virka-aikaan ja sen ulkopuolella vaikuttavat

  • Potilasturvallisuuteen
  • Talouteen
  • Lakisääteisiin tehtäviin
  • Maineeseen

Työkalun on oltava helppokäyttöinen, helposti ymmärrettävä, luotettava. Työkalu on exeltaulukko, joka laskee annettujen kaavojen (kriteerien) perusteella luokittelun asteikolla 1-4.

Työkalua kehitetään ja vertaisarvioidaan yhteistyössä POPsote-hankkeen sote-ict -kokonaisuuden ja alueen asiantuntijoiden kanssa.

Kun työkalu on valmis otettavaksi käyttöön, käydään sitä yhdessä läpi alueiden organisaatioiden edustajien kanssa työpajoissa. Työkalusta saatava kriittisyysluokittelu tallennetaan lisätietona alueen tietojärjestelmäsalkkuun, jonka pohjalta voidaan edelleen suunnitella ja priorisoida jatkotoimenpiteitä.

Seuranta ja arviointi

Tietojärjestelmät saadaan arvioitua samalla mittarilla/työkalulla, jolloin tulokset ovat keskenään vertailukelpoisia.

  • Mittari 1: arvioitujen eli niiden tietojärjestelmien määrä, joille kriittisyysluokitus on tehty
  • Mittari 2: arvioiden vertailukelpoisuuden tarkastelu
  • Mittari 3: käyttäjien palaute työkalun käytettävyydestä 

Ratkaisun keskeinen sisältö

Toimintamallilla ja työkalulla voidaan yhteistyössä saada yhteismitallinen kriittisyysluokittelu sote-tietojärjestelmille. Työkalu auttaa tunnistamaan paremmin erityisen kriittiset tietojärjestelmät ja näiden riippuvuudet. Työkalun tuottaman tiedon perusteella voidaan huomioida paremmin muutosten vaikutukset toimintaan.

Sosiaali- ja terveydenhuolto on murroksessa. Sote-uudistuksen suunnittelu ja hyvinvointialueiden muodostaminen tuo haasteen sille, kuinka yhtenäistetään niin toimintatapoja kuin tietojärjestelmiä. Samaan aikaan alan digitalisaatio ja tarve älykkäille ratkaisuille kiihdyttää entisestään tietojärjestelmien ja näiden välisten integraatioiden määrää. Osalla järjestelmistä voi olla suora tai epäsuora vaikutus potilasturvallisuuteen, lainmukaisten tehtävien hoitamiseen ja taloudelliseen tehokkuuteen.

Asiakkaiden osallistuminen

Kohderyhmänä on Pohjois-Pohjanmaan alueen sote-organisaatioiden ict-asiantuntijat ja pääkäyttäjät.

Kriittisyysluokittelun arviointityökalua on kehitetty yhdessä työpajoissa, joita on järjestetty jokaiselle kuudelle POPsoten sotekeskusalueelle.

Ratkaisun kokeilu käytännössä

Ratkaisua tullaan testaamaan jatkossa alueellisissa työpajoissa ja yhteistyössä. Työkalua täydennetään ja käytetään alueiden sote-organisaatioiden tietojärjestelmäomistajien ja pääkäyttäjien kanssa.

Kokeilun tulokset ja välittömät vaikutukset

Aikaisemmin alueella ei ole ollut yhtenäistä tapaa luokitella tietojärjestelmiä, eikä tehdyissä luokitteluissa välttämättä ole aina otettu huomioon vaikutusta toimintaan. Joissain organisaatioissa kriittisyyttä ei välttämättä ole arvioitu ollenkaan.

Työkalun avulla kriittisyydet saadaan arvioitua laajasti. Luokitukset ovat yhteismitallisia ja vertailukelpoisia. Myös tietoisuus ja ymmärrys tietojärjestelmien vaikutuksesta itse toimintaan lisääntyy niin toiminnalle kuin ICT:lle.

Toimivuuden ja käyttöönoton edellytykset

Toimintamallia ja työkalua käydään aluksi läpi työpajassa alueittain kunkin alueen tietojärjestelmien pääkäyttäjien ja omistajien kanssa. Työkaluun perehdytetään ja käydään harjoituksenomaisesti läpi yhdessä tunnin tai kahden ajan.

Tämän jälkeen työkalua voidaan käyttää alueittain ja organisaatioittain itsenäisesti niin oman työn kehittämiseen, nykytilan kuvaamiseen ja laajempaan hyvinvointialueen suunnitteluun.

Kriittisyysluokittelut kerätään hyvinvointialueen yhteiseen tietojärjestelmäsalkkuun ja -arkkitehtuuriin.

Taustatiedot

Toimintaympäristö
POPsote, Sote-ICT. Pohjois-Pohjanmaan alueellisessa yhteistyössä ja suunnittelussa.
Rahoittaja
Sosiaali- ja terveysministeriö (STM)