Kotihoidon tuotteistaminen

Luotu 28.06.2023
Kotihoidon tuotteistaminen

Alustava idea

Tuotteistamisessa on kyse tuotettavien palveluiden paketoinnista. Prosessi käsittää palveluiden sisältöjen määrittelyn, täsmennykset, sekä profiloinnin. Lopputuotteena tavoitellaan tarkennettua kustannuslaskentaa.

Kohderyhmä

Ammattilaiset

Toimintamallin kuvaus

Ratkaistava ongelma tai haaste

Kuten tiedämme, sotepalveluiden tuottaminen on kallista, lisäksi resurssihaasteita on kautta maan ja väestön ikääntyessä näihin teemoihin liittyvät haasteet tulevat kasvamaan edelleen. On tärkeää, että sotepalvelut pystytään tuottamaan mahdollisimman laadukkaasti ja kustannustehokkaasti.

Tuotteistamistyön taustalla on mm. tarve selvittää kotihoitopalveluiden kustannusten rakennetta nykyistä tarkemmalla tasolla, lisätä laatutietoisuutta, sekä tuoda läpinäkyvyyttä ja vertailukelpoisuutta kotihoitopalveluiden tuottamiseen, johtamiseen, sekä mittarointiin. 

Tavoitellut muutokset ja vaikutukset

Tuotteistamistyön kautta tavoitellaan tuotettavien palveluiden palvelurakenteen selkeyttämistä, kustannustietoisuutta, sekä johtamisen tukea tulevaisuuteen katsovaan johtajuuteen. 

Tuotteistamistyön avulla voidaan tukea myös julkisen ja yksityisen palvelutuotannon yhteistyötä, monituottajuutta tukemaan (mm. toimiva palvelusetelikokonaisuus).

Tavoitteiden saavuttaminen

Etenimme kehittämistyössä tuotteistamisprosessimallin mukaisesti (soveltaen vaiheita sopimaan tämän kehittämistyön tarpeisiin) Tuotteistamisen prosessin vaiheet ovat olleet seuraavat: valmisteluvaihe, yksikön toiminnan määrittely, toiminta-analyysi, tuotteistaminen, kohdistustekijöiden määrittely, laskennan toteutus, sekä toimintojohtaminen- vaiheiden kautta.  Lopputuloksena on tavoitteena saada lasketuksi tarkkoja kotihoidon tuntihintoja.

 Alkuvaiheessa sovimme tavoittelevamme säännöllisen kotihoidon tuntihintaa raakatunnin, sekä järjestämisvastuun osalta. Prosessin aikana tuotteeksi muovautui yleisemmin kotihoitoasiakkaan raakatuntihinta, sekä järjestämisvastuun tuntihinta. Myöhemmin tuotteistamista on mahdollista tarkentaa esimerkiksi erotellen kotihoitotuotteista säännöllisen ja tilapäisen asiakkuuden kustannuslaskentaa. 

Tuotteistamistyön prosessi on monitasoinen ja vaiheinen. Alkuun oli tärkeää kirkastaa toteuttajille, sekä toimialueelle mitä kehittämistyöllä tavoitellaan ja tehdä tavoitteellinen suunnitelma. Väliarviointien tekeminen oli tärkeää. Yhteistä keskustelua toimialuejohdon kanssa tarvittiin myös tuotteistamistyön rajaamiseen, sekä tiettyjen valintojen tekemiseen joilla ohjattiin tuotteistamistyön etenemistä.

Tuotteistamisprosessin aikana kävimme läpi Pohjois-Karjalan hyvinvointialueen kotihoidon palvelukokonaisuuden. Tarkastimme tehtäväkuvaukset palvelujen muodostumisesta, sekä avasimme prosessikuvauksia kotihoidon asiakasprosesseista. Lisäksi tuotteistamisen prosessiin on kuulunut mm. kotihoitopalveluiden myöntämiskriteereiden ja RAI-arviointikriteereiden tarkastelua.

Tuotteistamistyössä päämääränä oli laskea kulurakennetta aiempaa tarkemmalla tasolla. Toteuttamissuunnitelma eli prosessin aikana johtuen raportoinnin tarkkuudesta, jolla ohjelmista oli nostettavissa luotettavasti dataa tuotteistamistyöhön. Henkilöstökulujen tarkentamiseksi tarkasteltiin palvelun tuottamiseen osallistuvien tahojen työtehtäviä, linjauksia vaati millä tasolla erilaisiin palveluihin jakautuvien työntekijöiden palkkakultu jaetaan kotihoidon kuluiksi. Prosessiin kuului ikäalueen sihteereiden työajan mittaus ja tulosten analyysi, koska ikäalueen sihteereiden työpanos jakautuu kotihoidon lisäksi myös asumisen, sekä tk-sairaaloiden palveluihin. Palveluverkkouudistus toi tarpeen myös johtamisrakenteen tarkasteluun. Tulevasta muutoksesta johtuen aluejohdosta siirrytään palvelujohtoon, ja tämän vuoksi johdon palkkakulut tulevat jakautumaan ensi vuoden alusta alkaen nykyistä selvemmin ja siksi työajanseurantaa ei johtamistasolle nähty tarpeelliseksi erotella.

 

Seuranta ja arviointi
  • Onko tuotteistamistyössä onnistuttu tarkentamaan aiempaa kustannusseurantaa? 
  • Onko hintatietoisuuden kasvu lisännyt kustannusten seurannan sujuvuutta? 
  • Onko raakatuntihinnan laskeminen helpottanut vertailukelpoisuutta palveluntuottajien kesken?
  • Onko tuotteistamistyö helpottanut yksikkötasoista kustannusten vertailukelpoisuutta? 
  • Onko palveluiden suunnittelutyössä hyödytty tuotteistamisessa kootusta datasta?
  • Onko tuotteistamisprosessi auttanut havaitsemaan onnistumisten kannalta kriittiset kohdat ja tarpeet, sekä havaitsemaan tuotteistettavien palveluiden tilaa ja mahdollisia muutostarpeita?
  • Onko tuotteistamisesta ollut muuta hyötyä, kuten verkostoituminen ja toimintojen tehostaminen?
  • Onko tuotteistamisen havaittu tukevan palvelutuotannon laatutyön kokonaisuutta?

Ratkaisun keskeinen sisältö

Sotepalveluiden tuottaminen tehokkaasti, laadukkaasti ja kustannustehokkaasti ovat tavoitteita, joihin ohjataan niin valtion ohjauksella, kuin hyvinvointialueen strategisella työllä (STM 2023, Pohjois-Karjalan hyvinvointialueen strategia 2023). On tärkeää löytää keinoja tuottaa sotepalveluita niin, että palvelut tuotetaan ja johdetaan tietoon perustuen. Tämä tuo laatua ja toimivuutta tuotettaviin palveluihin. (STM 2020) Yhtenä apukeinona tähän voidaan hyödyntää palvelujen tuotteistamista. 

Palvelujen tuotteistamisen avulla tavoitellaan läpinäkyvyyttä, vertailukelpoisuutta, sekä laatutietoutta. Tuotteistamisella voidaan saavuttaa myös johtamiselle tukea. (Sitra 2016) Tuotteistamisen prosessi on monitasoinen ja monivaiheinen kokonaisuus. Lopputuotteena kotihoidon tuotteistamisessa tavoitellaan tarkennettua tuntihintojen laskentaa. Tässä tuotteistamistyössä keskitytään alkuvaiheessa kotihoidon asiakastyön raakatunti- sekä järjestämisvastuuhintojen laskentaan.

Hankkeen toimintaympäristönä toimii Pohjois-Karjalan hyvinvointialue ja kehittämiskohteena on hyvinvointialueen kotihoitopalvelut. Pohjois-karjalan hyvinvointialueen kotihoidossa on vuonna 2022 1187 asiakasta ja kotihoidon palvelualueella on noin 800 työntekijää.  

STM suosittaa että kotona asuisi yli 75 vuotiaista vähintään 91%:ia. Alueen ikärakenne on voimakkaasti ikääntyvä (pohjoi-karjala.fi), kotiin annettavia palveluita tullaan jatkossa tarvitsemaan yhä enemmän. Kotihoidon palvelutarve kasvaa ikääntymisen myötä, etenkin säännöllisen kotihoidon palvelutarpeen kautta. (Kotihoito 2022 (julkari.fi) Kotihoitopalveluiden on tärkeää vastata alueen asiakastarpeisiin ja tämän vuoksi on tärkeää, että kotihoitopalveluita kehitetään jatkuvasti ja palveluiden tehokkuutta ja vaikuttavuutta seurataan aktiivisesti. 

 

Asiakkaiden osallistuminen

Tuotteistamisprosessia on tehty hyvinvointialueen ikäalueen palvelujohdon, TulKoti-hankkeen kehittämistyöntekijöiden, sekä controllerin kesken. Lisäksi tuotteistamistyöhön on haettu taustatukea valtakunnallisesti. Yhteistyötä on tehty myös julkisen ja yksityisen kotihoidon toimijoiden kesken. 

Tuotteistamisen työhön on haettu runsaasti ymmärrystä tutkimus- ja kirjallisuusmateriaalien avulla, sekä haastattelemalla tuotteistamistyön osaajia. Hyvinvointialueen kotihoidon data on oleellinen osa tuotteistamistyötä ja hyvinvointialueen ammattilaisia on osallistettu tuotteistamisen kokonaisuuteen tarpeen ja vaiheen mukaisesti. Esimerkiksi organisaation RAI-asiantuntijat ja controller ovat olleet projektissa mukana tarvittavin osin.

Kokeilun tulokset ja välittömät vaikutukset
  • Kehittämisjoukko: Tuotteistaminen vaatii niin osaamista, kuin aikaakin. Työtiimin on hyvä olla tiivis, mutta itseohjautuva. Tiimissä on myös tärkeää olla sekä teeman substanssiosaamista, että laskenta-ammattilaisia. On myös tärkeää, että tuotteistamistyössä on mukana johtoasemassa oleva, joka tukee ja tarvittaessa ohjaa prosessia edistäviä päätöksiä

    • Tuotteistamisen laajuus, tavoite suhteessa kehittäjäjoukkoon ja verkostoon

       

  • Tuotteistamisprosessin rajaaminen: Tuotteistamista voi tehdä hyvin monitasoisesti. Tavoitteen kirkastaminen on oleellista. Se linjaa tuotteistamisen kokonaisuutta ja laajuutta. Onnistunut tuotteistamistyö vaatii huolellista suunnittelua. Kaikkeen ei toki voi varautua ja on normaalia, että prosessin edetessä kokonaisuus tarkentuu ja jopa muuttuu. Kuitenkin tavoitteiden kautta asetetut rajaukset ja linjaukset tuotteistamistyön rajaamiseksi ohjaavat prosessia ja auttavat vastuuttamaan tarvittavat tahot prosessiin mukaan.

    • myös raportointiohjelmat voivat määrittää tuotteistamisen tarkkuutta -> tarvittaessa jatkosuunnittelu ja ICT yhteistyö

       

  • Aikataulutus: Huolellinen suunnittelutyö sujuvoittaa tuotteistamisprosessia ja auttaa tavoitteiden saavuttamista. Ennakoiva kalanterointi ja asetetut välietapit tukevat tehosta prosessin etenemistä ja sujuvoittavat kokonaisuutta.

     

Tuotteistamisella tavoitellaan monen tasoista hyötyä tuotteistettavalle palvelulle.  Tuotteistamisen avulla voidaan havaita onnistumisten kannalta kriittiset kohdat ja tarpeet, sekä havaita ja analysoida tuotteistettavien palveluiden tilaa ja mahdollisia muutostarpeita. Parhaimmillaan tuotteistaminen auttaa ohjaamaan palvelun tuottajan huomiota tarvittavaan suuntaan (Kuntaliitto 2017.) Tuotteistamisella voidaan myös tavoittaa yhteistyön tiivistämistä julkisen ja yksityisen puolen välillä, sekä lisätä yleisesti tehokkuutta, läpinäkyvyyttä, sekä laatutietoisuutta ja selkeyttää tuotteistettavan palvelun kokonaisuutta. Tuotteistamistyön avulla johtamisen tueksi on mahdollistettu tarjottu työvälinettä huomioida talouden seurannassa ja suunnittelussa nykytilan lisäksi tulevaisuuden tarpeet avaamalla kustannusten kokonaisuutta entistä tarkemmalle ja analyyttiselle tasolle.

Toimivuuden ja käyttöönoton edellytykset

Kehittämistyöhön on osallistettu moniammatillinen tiimi, eri asteisista johtotehtävistä hanketyöntekijöihin ja talouden ammattilaisiin. Prosessissa on mukana myös yksityisen kotihoidon toimijoita. Yksityisen kotihoidon osalta yhteistyö painottui vertailukelpoisen raakatuntihinnan laskentaan. Tavoitteena oli myös yhteistyön tiivistäminen sekä toimiajarajat ylittävä asiakashyöty.

 TulKoti- hanke toimii vuoden 2023 loppuun saakka ja tätä kehittämistyötä on tarkoitus toteuttaa hankepainotteisesti tämän vuoden loppuun saakka (kehittämistyö alkoi 5/23). Tavoitteena oli, että tuotteistamistyön laskennassa edettiin hankeaikana säännöllisen kotihoidon raakatuntihintaan, sekä järjestämisvastuuhintaan. Tuotteistamistyö rajattiin kotihoitopalveluiden sisäisten kustannusten laskentaan. (Kotihoitoasiakkaan asiakasprosessi yltää myös vireille tulo- vaiheeseen, ja jatkotyö voitaisiin laajentaa myös näihin kustannuksiin järjestämisvastuuhinnan osalta). Myöhemmin tuotteistamista voidaan laajentaa hyvinvointialueella myös muihin kotihoitotuotteisiin. 

Tuotteistamisprosessin vaiheiksi vahvistettiin seuraavat osiot: valmisteluvaihe, yksikön toiminnan määrittely, toiminta-analyysi, tuotteistaminen, kohdistustekijöiden määrittely, laskennan toteutus, sekä toimintojohtaminen. Tuotteistamisprosessiin kuului Pohjois-Karjalan hyvinvointialueen kotihoidon palvelukokonaisuuden läpileikkaava tarkastelu. Kirjoitimme auki tehtäväkuvaukset palvelujen muodostumisesta, sekä avasimme prosessikuvauksia kotihoidon asiakasprosesseista. Lisäksi tuotteistamisen prosessiin on kuulunut kotihoitopalveluiden myöntämiskriteereiden ja RAI-arviointikriteereiden tarkastelua. Toki tuotteistamisprosessin alkuvaiheeseen kuuluvia vaiheita oli jo kokonaisuutena kattavasti aukikirjoitettu organisaatiossa ja tältä osin tehtäväksemme jäi tarkastaa valmiiksi tuotettua materiaalia. 

Kehittämistyöhön on kuulunut myös ikäalueen sihteereiden työajan mittaus ja tulosten analyysi, koska ikäalueen sihteereiden työpanos jakautuu kotihoidon lisäksi myös asumisen, sekä tk-sairaaloiden palveluihin.

Taustatiedot

Maantieteellinen alue
Pohjois-Karjalan hyvinvointialue
Kehittäjäorganisaatiot
Pohjois-Karjalan hyvinvointialue
Toimintaympäristö
Pohjois-karjalan hyvinvointialue
Rahoittaja
Sosiaali- ja terveysministeriö (STM)