Seniorikeskusten palvelukeskukset ovat järjestäneet etäryhmiä jo pitkään. Koronan aikana etäryhmien määrä lisääntyi merkittävästi ja toimintamallit lähtivät eriytymään. Ryhmänohjaajilla ei ollut yhteisesti sovittuja käytäntöjä ja tavoitteita. Palvelukeskuksia oli 15 ja ryhmiä ohjaavia ammattilaisia oli vaihteleva määrä. Vuonna 2021 ryhmiä oli vuoden aikana n. 300. Ryhmien kesto on ollut n. 10-12 viikkoa, mutta asiakkaat usein jatkavat ryhmässä, kun uusi jakso alkaa. Osa asiakkaista on myös useammassa ryhmässä. Ryhmien täyttöasteissa oli hyvin suuret vaihtelut. Koronan aikana tunnistettiin, että ryhmien määrä laskee, kun lähipalvelut voivat jälleen toimia, mutta oli hankala ennustaa mikä on optimaalinen määrä ryhmiä. Myös sisältöjen osalta oli paljon vaihtelua ja myös päällekkäistä tarjontaa.
Alustava idea
Seniorikeskusten alaiset palvelukeskukset järjestävät etälaitteella ryhmiä asiakkaille, joilla on käytössään etälaite ja haasteita osallistua kodin ulkopuoliseen toimintaan. Ryhmillä tuetaan sosiaalista osallisuutta, toimintakykyä sekä aivoterveyttä.
Toimintamallin kuvaus
Kehittää palveluita ja hoitoa sekä niiden saatavuutta. Kehitetään ennaltaehkäisyä, ongelmien varhaista tunnistamista ja palvelujen oikea aikaisuutta tähdäten hoito-, kuntoutus- ja palveluvelan purkamiseen.
Kehittämällä kotona asumista tukevia palveluja estetään ja hidastetaan raskaimpiin palveluihin siirtymisen tarvetta. Hankkeella vastataan kaupunkistrategian tavoitteeseen huolehtia ikääntyvän väestön palvelutarpeista monipuolisesti.
Etäryhmätoiminnan kehittämisen painopisteenä on tavoitteellisen kuntouttavan sisällön vahvistaminen, omalla laitteella osallistumisen mallin luominen sekä ryhmänohjaajien kouluttaminen ja tukeminen sekä kirjaamiseen liittyvien asioiden edistäminen.
Kenelle?
Kotona asuville senioreille, joilla on käytössä etälaite. Palvelu on kohdistettu erityisesti niille asiakkaille, joilla on fyysisiä tai psyykkisiä esteitä osallistua lähipalveluihin. Etäryhmään ilmoittaa asiakkaan tunteva ammattilainen. Kehittämisen aikana ilmoittautumisjärjestelmä vaihtui ja sen avulla voitiin helpottaa ilmoittajien roolia sekä ryhmänohjaajien tehtävää. Tieto löytyy helpommin, raportteja saadaan paremmin ja käyttöoikeuksien hallinnointi on helpompaa.
Tavoite ja sisältö
Etäryhmien tavoitteena on vahvistaa fyysistä toimintakykyä ja vähentää yksinäisyyden tunnetta. Lisäksi ryhmissä voidaan tuottaa myös tietopainotteista sisältöä. Ryhmien sisältöä on kohdennettu niin, että eri tilanteissa ja toimintakyvyltään erilaiset asiakkaat saavat paremmin itselleen sopivaa etäryhmäpalvelua. Kulttuurinen vanhustyö on huomioitu ryhmien sisällöissä.
Liikuntaryhmät jakaantuvat tuolijumppaan ja seisten ja istuen tehtävään jumppaan.
Keskusteluryhmissä on vastavuoroiseen keskusteluun kykeneviä, jotka pystyvät tekemään vaikeampiakin aivojumppaharjoitteita sekä tuolijumppaharjoitteita. Keskusteluryhmien teemat voivat olla ns. yleisteemoja tai kulttuuri- tai luontopainotteisia.
Muistiryhmissä puhutaan muistiin liittyvistä asioista. Toisessa ryhmässä on helpompia aivojumppaharjoitteita ja liikuntaosuus. Toisessa ryhmässä aivojumppaharjoitteet on hyvin yksinkertaisia ja ryhmän sisältö on ohjaajavetoisempaa.
Lisäksi tavoitteena on tuottaa päihteitä käyttävien ryhmä sekä mielen hyvinvoinnin ryhmä, mutta niitä ei ole vielä toteutettu.
Kuka toteuttaa?
Etäryhmien tuottamista on keskitetty ja niitä toteuttaa 4 yksikköä ja n. 15 työntekijää (sosiaaliohjaajia, lähihoitajia, kulttuuriohjaajia, liikuntaohjaajia, fysioterapeutteja) osana muita perustehtäviään.
Seniorikeskusten palvelukeskukset järjestävät monipuolista maksutonta toimintaa kotona asuville senioreille. Kaikki eivät kuitenkaan pääse osallistumaan palvelukeskuksen toimintaan ja etäryhmät ovat mahdollisuus viedä palvelua kotiin. Etäryhmät toteutetaan etälaitteella, joka on käytössä mm. etähoidossa. Käytännössä asiakkaat ovat pääosin kotihoidon asiakkaita, joilla on vaikeuksia osallistua palvelukeskusten lähiryhmiin.
Kehittämisen kohteena on ollut erityisesti sisäiset prosessit ja osittain asiakkaille näkyvä palvelu. Asiakkaiden osallistuminen kehittämiseen on ollut haaste, koska heillä on rajalliset mahdollisuudet osallistua kodin ulkopuolella ja palaute ryhmissä on aina tyytyväistä, kun ohjaajat sitä kysyvät. Myös erillisten tiedonkeruulomakkeiden lähettäminen on hankalaa, koska osallistujilla voi olla vaikeuksia palauttaa niitä ja joillakin voi olla hankala yhdistää mihin lomake liittyy. Kehittämisessä on kerätty ja hyödynnetty hiljaista tietoa, jota on kertynyt ilmoittajille ja ryhmänohjaajille.
Kehittämiseen on osallistunut senioriasiakkaiden kanssa toimivia työntekijöitä, lisäksi on tehty yhteistyötä kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan kanssa, päällekkäisen palvelun vähentämisen ja yhteistyön vahvistamiseksi.
Keskittämisen myötä yhteisesti tunnistettuja haasteita on saatu ratkottua ja edistettyä:
- ryhmien määrää on voitu vähentää ilman, että sillä on ollut vaikutusta asiakkaiden saamaan palveluun (täyttöasteita on saatu nostettua) > kustannusvaikuttavuus
- tuottavien yksiköiden vähäisempi määrä vaikuttaa laitekuluihin sekä helpottaa yhteistä sopimista ja asioiden jalkauttamista sekä vähentää työntekijöiden etäryhmiin käytettyä yhteenlaskettua aikaa
- Ryhmien sisältöjen yhdenmukaistamisella voidaan helpottaa markkinointia, ryhmiin ilmoittavien tahojen työtä, ryhmänohjaajien työtä sekä vahvistaa tasalaatuisempaa palvelua
- Markkinointi on edelleen haaste, mutta sen edistämiseksi on luotu erilaisia välineitä: teams-infot ammattilaisille, kuukausitiedotteet, intrasivu.
- asiakasosallisuuden osalta on tunnistettu haasteeksi se, että asiakkailta harvoin saa palautetta ja jälkikäteiskyselyt voisivat olla hankalia palauttaa ja joillekin hämmentäviäkin. Osallisuutta pyritään huomioimaan jokaisella kerralla: asiakkailta kysytään mitä mieltä he ovat ja pyydetään ehdotuksia. Menetelmänä käytetään esim. peukutusta (peukku ylös, alas, sivulle).
- Kehittäminen jatkuu vielä.
Alussa on hyvä määritellä:
- Palvelun tavoite: kenelle tuotetaan? Mitä palvelulla tavoitellaan? Miten vältetään päällekkäinen tuotanto muiden toimijoiden kanssa?
- Palvelun sisältö
- Kuinka paljon on mahdollista toteuttaa? Mikä on riittävä taso? - resurssit
- Kuinka tuotetaan? Omalla laitteella vai etälaitteella? Saako laitteen vain etäryhmiin osallistumiseen?
- Onko palvelu maksullinen vai maksuton?
- Kirjataanko palvelusta vai ei?
- Kuka tuottaa? Keskitetty malli vai hajautettu? Kuinka monta työntekijää palveluun sidotaan?
- Miten asiakkaat pääsevät palveluun? Ilmoittautuminen?
- Markkinointi: miten tehdään, kuka tekee?
- Kuka /ketkä ovat vastuussa palvelun kehittämisestä ja seurannasta?