Käyttöönoton tietopaketti

1. Tunnista tarve ja tavoitteet: Ennen toimintamallin valintaa tulisi määritellä, mitä ongelmaa ollaan ratkaisemassa. Mitä esimerkiksi asiakkaat tarvitsevat tai minkälainen toimintamalli organisaatiosta puuttuu ja miksi se olisi tarpeen? Tavoitteet puolestaan ovat ikään kuin saavutettuja ratkaisuja tunnistettuihin tarpeisiin. Mitä vaikutuksia, tuloksia ja hyötyjä siis tavoitellaan, jotta voidaan sanoa, että tarpeeseen on vastattu ja ongelma ratkaistu?  
    
2. Valitse toimintamalli: Toimintamallia valittaessa kannattaa vertailla eri toimintamalleja ja arvioida, mikä niistä parhaiten vastaa tunnistettuihin tarpeisiin. Lisäksi on syytä varmistaa, että toimintamalli sopii paikalliseen kontekstiin. Onko toimintamallin perusidea esimerkiksi sellainen, että paikalliset toimijat voivat sen hyväksyä ja että tarvittavat resurssit voidaan järjestää? Joskus on olennaista, että asiakkaat voivat osallistua toimintamallin valintaan. Esimerkiksi asukasraatien ja kokemusasiantuntijoiden näkemyksiä voi olla tärkeää kuulla. 
    
3. Arvioi soveltamistarpeet: Kun muualla kehitettyä toimintamallia sovitetaan uuteen toimintaympäristöön, on kyse toimintamallin adaptaatiosta. Ennen käyttöönottoa onkin hyvä selvittää, tarvitseeko toimintamallia muokata jollakin tavoin, jotta se toimisi mahdollisimman hyvin uudessa toimintaympäristössä. Sovittaminen ei saa vaarantaa toimintamallin perusideaa ja ydinsisältöä. Näin varmistetaan se, että toimintamalli toimii ja vaikuttaa siten kuin sen on tarkoitus toimia ja vaikuttaa. 
    
4. Arvioi vanhojen toimintatapojen poistamisen tarve: Kun uusi toimintamalli otetaan käyttöön, on ehkä syytä luopua joistakin aikaisemmista työkäytännöistä. Ne voivat olla tehottomia, vanhentuneita tai päällekkäisiä uuden toimintamallin kanssa. Tällöin puhutaan deimplementaatiosta. Luopumalla tarpeettomista työkäytännöistä saadaan tilaa ja resursseja uudelle toimintamallille.   
    
5. Varmista resurssit ja johtamisvastuut: Toimintamallin oikeaoppinen käyttöönotto edellyttää resursseja, jotka on usein määritelty osana toimintamallin kuvausta. Toimintamallia valittaessa tulee varmistaa, että tarvittavat resurssit, kuten riittävä henkilöstö ja tilaratkaisut, ovat saatavilla. Johtamisvastuista sopimalla tiedetään, kuka vastaa resurssien riittävyydestä ja kohdentamisesta.

Tarkistuslista: olettehan varmistaneet seuraavat seikat?

1. Olemme määritelleet tarpeet ja tavoitteet selkeästi.    
2. Olemme valinneet toimintamallin yhdessä työntekijöiden ja sidosryhmien kanssa.    
3. Olemme perehtyneet toimintamalliin (materiaalit, keskustelut, työpajat).
4. Olemme tunnistaneet ja toteuttaneet käyttöönoton edellyttämät muutokset toimintamalliin.
5. Olemme tunnistaneet osaamistarpeet ja sidosryhmät.    
6. Olemme järjestäneet tarvittavat resurssit ja toimitilat.    
7. Olemme sopineet johtamisvastuista ja käyttöönoton vastuuhenkilöistä.    
8. Olemme laatineet alustavan käyttöönoton suunnitelman, jota päivitämme tarpeen mukaan.   

Tarkistuslista-työkalu

1. Laadi käyttöönoton suunnitelma: Kokonaisvaltainen toteutussuunnitelma toimii käyttöönoton ojauksen, arvioinnin ja seurannan välineenä. Aikataulu jäsentää työn etenemisen ja auttaa tunnistamaan kriittiset etenemispisteet. Roolien ja vastuiden tarkka määrittely vahvistaa ehkäisee päällekkäistä työtä.  
    
2. Laadi viestintä- ja osallisuussuunnitelma: Viestintä- ja osallisuussuunnitelma laaditaan osana käyttöönoton suunnitelmaa.  Suunnitelmassa määritellään, miten viestintää toteutetaan eri vaiheissa, ketkä vastaavat viestinnästä ja mitä kanavia hyödynnetään. Lisäksi täsmennetään, miten työntekijät, asiakkaat ja sidosryhmät osallistuvat käyttöönoton prosessiin.  
    
3. Tunnista riskit ja mahdollisuudet: Käyttöönoton riskien ja mahdollisuuksien tunnistaminen on osa käyttöönoton toteutussuunnitelmaa. Riskejä ja mahdollisuuksia tarkastelemalla voidaan ennakoida muutostarpeita, varautua haasteisiin ja tukea myönteistä muutosta. Riskiarvioinnissa tunnistetaan esimerkiksi mahdollisia resurssivajeita tai muutosvastarintaa. Mahdollisuuksina voidaan tunnistaa esimerkiksi sujuvammat palveluprosessit tai asiakaslähtöisempi työtapa.  Riskit ja mahdollisuudet tulee dokumentoida, priorisoida ja liittää konkreettisiin toimenpiteisiin. 
    
4. Varmista tukirakenteet: Onnistunut käyttöönotto edellyttää tukirakenteita, jotka kannattelevat toteutusta läpi muutosprosessin. Käyttöönoton tukirakenteet on hyvä kuvata toteutussuunnitelmassa. Perehdytys ja koulutus varmistavat, että työntekijät ymmärtävät toimintamallin sisällön ja toteuttavat sitä oikein. Organisaatio voi nimetä muutostiimin tai muutosagentteja, jotka opastavat ja vahvistavat osaamista arjen työssä.  

Tarkistuslista: olettehan varmistaneet seuraavat seikat?

1. Olemme tiedottaneet toimintamallin valinnasta ja käyttöönotosta.     
2. Olemme määritelleet käyttöönoton tukirakenteet, ja ne ovat otettavissa käyttöön.   
3. Olemme huolehtineet työntekijöiden, sidosryhmien ja asiakkaiden osallisuudesta.   
4. Olemme järjestäneet tarvittavan perehdytyksen ja koulutuksen toimintamallin käyttöönottoon.   
5. Olemme sopineet seurannan ja arvioinnin mittareista ja muista keinoista sekä aikataulusta.   
6. Olemme sopineet viestinnästä ja viestinnän tavoista.    
7. Olemme tunnistaneet toimintamallin käyttöönottoon liittyvät riskit ja keinot vaikuttaa niihin.   
8. Olemme päivittäneet käyttöönoton suunnitelmaa.    

Tarkistuslista-työkalu

1. Käynnistä käyttöönotto: Käyttöönotto aloitetaan toteutussuunnitelman mukaisella tavalla.  Mahdolliset alkuvaiheen hankaluudet pyritään tunnistamaan nopeasti ja löytämään niihin ratkaisut ennen kuin ne vaikeutuvat tai alkavat nakertaa innostusta ja kiinnostusta muutokseen.  
    
2. Järjestä perehdytys ja koulutus: Perehdytystä ja koulutusta järjestetään siten, että työntekijät osaavat soveltaa toimintamallia käytännössä ja sidosryhmät osaavat hyödyntää toimintamallia. Perehdytyksessä ja koulutuksessa käytetään toimintamallin omia koulutusmateriaaleja, mikäli niitä on saatavilla. 
    
3. Huolehdi jatkuvasta viestinnästä ja palautteesta: Avoin, jatkuva ja vuorovaikutteinen viestintä tukee muutoksen ymmärtämistä ja keskinäistä luottamusta. Asiakkailta, ammattilaisilta ja sidosryhmiltä on hyvä kerätä palautetta, jotta voidaan tunnistaa kehityskohteita ja puuttua muutoksen esteisiin heti, kun niitä ilmenee. Palaute on hyvä käsitellä avoimesti ja kertoa, mitä palautteen perusteella on tehty.  
    
4. Seuraa ja tue etenemistä: Linjajohdon tehtävänä on seurata käyttöönoton etenemistä ja varmistaa, että käyttöönotto etenee tavoitteiden mukaisesti ja suunnitellussa aikataulussa. Tarvittaessa voidaan järjestää lisätukea tai esimerkiksi järjestellä töitä uudelleen. Tuen tarjoaminen eri toimijoille, kuten lähiesihenkilöille, työntekijöille ja sidosryhmille, on keskeistä, jotta käyttöönotto voi onnistua.   

Tarkistuslista: olettehan varmistaneet seuraavat seikat?

1. Olemme varmistaneet, että linjajohto tukee käyttöönottoa aktiivisesti, näkyvästi ja johdonmukaisesti.   
2. Olemme ottaneet tarvittavat tukirakenteet käyttöön, ja ne vastaavat tarpeisiin.    
3. Olemme huolehtineet osallistavasta vuorovaikutuksesta työntekijöiden, sidosryhmien ja asiakkaiden kanssa.    
4. Toteutamme viestintää suunnitellusti, ajantasaisesti ja ymmärrettävästi.   
5. Olemme ottaneet palautejärjestelmän käyttöön, ja se toimii hyvin.   
6. Toteutamme seurantaa ja arviointia systemaattisesti siten, että se tuottaa tietoa toimintamallin vaikutuksista.   
7. Reagoimme riskeihin ja esiin nouseviin haasteisiin nopeasti ja ratkaisukeskeisesti.   
8. Seuraamme ja päivitämme käyttöönoton suunnitelmaa.  

Tarkistuslista-työkalu

1. Vakiinnuta johtamis- ja tukirakenteet: Toimintamallin vakiinnuttaminen edellyttää, että sen johtamis- ja tukirakenteet ovat pysyviä ja että ne on määritelty selkeällä tavalla. Keskeistä on varmistaa, että strateginen ohjaus, esihenkilötyö ja operatiivinen seuranta tukevat yhtenäisellä tavalla uuden toimintamallin käyttöä. Tukirakenteiden, kuten ohjausryhmien ja vastuuhenkilöiden, tulee vakiintua osaksi arkea, jotta toimintamalli ei jää yksittäisistä henkilöistä riippuvaiseksi. 
    
2. Turvaa resurssit ja toimintakulttuuri: Vakiintunut toimintamalli edellyttää riittäviä ja pysyviä resursseja. Tämä tarkoittaa muun muassa riittävää henkilöstöä ja tarkoituksenmukaisia toimitiloja. Lisäksi toimintamalli tule juurruttaa osaksi organisaation toimintaympäristöä ja -kulttuuria. Sen tulee sopia yhteen organisaation ja henkilöstön arvojen kanssa sekä rakentua arkiseksi osaksi toiminnallisia rakenteita, yhteistyöverkostoja ja työtekijöiden ammatillista osaamista.   
    
3. Huolehdi jatkuvasta arvioinnista ja seurannasta: Jatkuva seuranta varmistaa, että toimintamalli toimii, kuten sen tulee toimia, jolloin se voi tuottaa tavoiteltuja tuloksia ja hyötyjä. Laatua seuraamalla mahdollisiin laatupoikkeamiin voidaan puuttua nopeasti.  Arviointi tuottaa tietoa toimintamallin vaikutuksista, vaikuttavuudesta ja kustannustehokkuudesta. Siinä voidaan hyödyntää seurannan tuloksia ja muita tietolähteitä.  Seurannan ja arvioinnin on hyvä toteutua vuorovaikutuksessa eri toimijoiden kanssa. Esimerkiksi raporttien ja niiden pohjalta tehtävien jatkotoimien käsittely voi tapahtua yhdessä työntekijöiden, asiakkaiden ja sidosryhmien kanssa.  
    
4. Hyödynnä palautetta toiminnan kehittämisessä: Palaute on olennainen osa vakiinnuttamista ja toiminnan jatkuvaa parantamista, ja sitä tulee kerätä säännöllisesti työntekijöiltä, sidosryhmiltä ja asiakkailta. Palautteen keruu ja käsittely voidaan toteuttaa osana toimintamallin seurantaa ja arviointia. Palautteen käsittelyn tulee olla näkyvää siten, että palautteen antajat tietävät, mitä sen perusteella tapahtuu. Palautteen hyödyntäminen vahvistaa luottamusta ja yhteistä oppimista sekä varmistaa, että toimintamalli kehittyy tarpeita vastaavalla tavalla.  

Tarkistuslista: olettehan varmistaneet seuraavat seikat?

1. Varmistamme, että johtamisvastuut ovat selkeät ja vakiintuneet.
2. Varmistamme, että toimintamallin edellyttämät tukirakenteet toimivat ja ovat osa arjen toimintaa.
3. Olemme juurruttaneet osallisuuden osaksi toimintamallin toteuttamista.
4. Huolehdimme siitä, että viestintä on säännöllistä ja kiinteä osa toimintamallia.
5. Huolehdimme siitä, että seuranta ja arviointi tuottavat tietoa johtamisen, kehittämisen ja ylläpitämisen tueksi.
6. Huolehdimme siitä, että osallistava vuorovaikutus ja palautejärjestelmä toimivat läpi prosessin ja tukevat jatkuvaa parantamista.
7. Käymme läpi käyttöönoton suunnitelman ja varmistamme, että kaikki olennainen on otettu huomioon ja toteutettu.   

Tarkistuslista-työkalu

1. Dokumentoi kokemukset ja opit: Toimintamallin käyttöönoton jälkeen on tärkeää koota yhteen käyttöönotosta ja toteuttamisesta saatu kokemus- ja asiantuntijatietoa.  Dokumentointi voi sisältää esimerkiksi havaintoja arjen työstä, työntekijöiden ja asiakkaiden palautetta sekä seurannan ja arvioinnin tuloksia. Huolellinen dokumentointi tukee toimintamallin sekä tulevien käyttöönottoprosessien jatkokehittämistä. Kokemukset ja opit tarjoavat myös yleisempää tietoa ja ymmärrystä organisaation toimintakäytäntöjen, kuten osallisuuden toteutustapojen, viestinnän ja tukirakenteiden kehittämiselle. Kokemus- ja asiantuntijatiedon dokumentoinnin ohella myös tutkimuksen tekeminen toimintamallin vaikutuksista voi olla paikallaan.  
    
2. Tee tarvittaessa yhteistyötä toimintamallin kehittäjien kanssa: Jos alkuperäinen toimintamalli on kehitetty muualla, yhteistyö kehittäjien kanssa voi tuoda arvokasta tukea ja asiantuntemusta jatkokehitykseen. Lisäksi toimintamalliin tehdyt adaptaatioratkaisut on hyödyllistä käsitellä yhdessä toimintamallin alkuperäisten kehittäjien kanssa, jotta he voivat arvioida toimintamallin mahdollisia päivitystarpeita. Kehittäjillä on usein myös tietoa siitä, miten toimintamallia on mahdollisesti toteutettu muilla alueilla ja minkälaisia ratkaisuja niissä on toimintamallin suhteen tehty. Yhteistyön tavoitteena on varmistaa, että toimintamalli kehittyy muuttuvien tarpeiden ja olosuhteiden mukana mutta kuitenkin siten, että sen vaikutuksia tuottava ydinsisältö säilyy.  
    
3. Tue siirtoa muihin konteksteihin: Kun toimintamalli on vakiintunut ja osoittanut toimivuutensa, se voidaan ottaa käyttöön muualla organisaatiossa tai tukea sen leviämistä muihin organisaatioihin, kuntiin tai muille hyvinvointialueille. Jos siirto tapahtuu oman organisaation sisällä, jo olemassa oleva käyttöönoton toteutussuunnitelma on hyvä lähtökohta. Jos halutaan edistää toimintamallin siirtoa oman organisaation ulkopuolelle, voidaan uusille käyttöönottajille koota hyödyllinen vinkkilista, joka perustuu toteutussuunnitelmaan, seurannan ja arvioinnin raportteihin sekä dokumentoituihin oppeihin ja kokemuksiin. Hyvin tuettu toimintamallin siirto turvaa asianmukaisen siirron ja laadukkaan toteutuksen. Yhteistyö alkuperäisen toimintamallin kehittäjien kanssa voi olla tarpeen.  

Tarkistuslista: olettehan varmistaneet seuraavat seikat?

1. Jatkamme toimintamallin kehittämistä, tarvittaessa yhteistyössä alkuperäisten kehittäjien kanssa. 
2. Huolehdimme siitä, että linjajohto varmistaa laadukkaan ja kestävän toteutuksen edellytykset sekä riittävän tuen. 
3. Dokumentoimme seuranta-, arviointi- ja palautetiedon ja käsittelemme sitä säännönmukaisesti (esim. raportit). 
4. Teemme yhteistyötä mahdollista tieteellistä tutkimusta varten tutkimusorganisaatioiden kanssa. 
5. Edistämme hyvin toimivan toimintamallin levittämistä muihin tiimeihin, yksiköihin tai organisaatioihin.    

Tarkistuslista-työkalu

1. Osallista ja viesti: Linjajohdon aktiivinen ja johdonmukainen, kahdensuuntainen viestintä ja eri tahojen osallistumismahdollisuuksien turvaaminen tukee yhteistä ymmärrystä muutoksesta ja sen tavoitteista sekä ehkäisee väärinkäsityksiä. Keskeistä on määritellä vastuut, kohderyhmät ja kanavat sekä varmistaa, että palaute kulkee systemaattisesti takaisin kehittämistyöhön.  
    
2. Johda ja tue: Johtamalla luodaan rakenteet, jotka mahdollistavat toimintamallin sujuvan käyttöönoton. Lähijohtajat varmistavat käytännön toimeenpanon, kun taas strateginen johto vastaa resursoinnista, toimintojen yhteensovittamisesta ja yleisistä linjauksista.  Johdon tuki näkyy muun muassa selkeinä vastuunjakoina, päätöksenteon läpinäkyvyytenä ja muutosjohtamisen välineinä. Se poistaa epävarmuutta ja varmistaa, että työntekijöillä on edellytykset toimia uuden toimintamallin mukaisesti. 
    
3. Seuraa ja arvioi: Seurannalla varmistetaan, että käyttöönotto etenee suunnitelman mukaan ja tavoitteiden suuntaisesti. Arviointi tuottaa tietoa siitä, missä onnistutaan ja missä tarvitaan korjausliikkeitä. Keskeistä on sopia tavat, joilla seurantaa ja arviointia järjestelmällisesti toteutetaan. Tällöin tulee sopia esimerkiksi siitä, mitä mittareita, kyselyjä tai muita tiedonkeruun tapoja hyödynnetään ja kuka vastaa seurannan ja arvioinnin toteutuksesta ja raportoinnista. Seuranta ja arviointi tukevat resurssien tarkoituksenmukaista kohdentamista.