Videovastaanotot Päijät-Sote-sovelluksessa, Päijät-Hämeen hyvinvointialue, RRP, P4, I4
Päijät-Sote-sovelluksessa toteutettava videovastaanotto tuo sosiaali- ja terveyspalveluihin helppokäyttöisen, tietoturvallisen etäasiointikanavan, joka parantaa saavutettavuutta, tehostaa toimintaa ja tukee joustavaa, moniammatillista yhteistyötä.
Toimintamallin nimi
Päijät-Sote-sovelluksessa toteutettava videovastaanotto tuo sosiaali- ja terveyspalveluihin helppokäyttöisen, tietoturvallisen etäasiointikanavan, joka parantaa saavutettavuutta, tehostaa toimintaa ja tukee joustavaa, moniammatillista yhteistyötä.
Toimintamallin ydin – mistä on kyse?
Videovastaanotto on tietoturvallinen ja helppokäyttöinen etäasiointikanava, joka toteutetaan Päijät-Sote-sovelluksen (asiakkaat) ja BeePro-digialustan (ammattilaiset) kautta. Se mahdollistaa asiakkaan ja ammattilaisen välisen videoyhteyden, chatin, liitteiden jakamisen ja puolesta-asioinnin.
Ongelma, johon ratkaisu kehitetään
- Palvelujen saavutettavuus: Asiakkaat, erityisesti ikääntyneet, liikuntarajoitteiset ja pelkopotilaat, eivät aina pääse fyysisesti vastaanotolle. Videovastaanotto mahdollistaa asioinnin kotoa käsin, mikä parantaa yhdenvertaisuutta ja vähentää matkustamisen tarvetta.
- Ajan ja kustannusten säästö: Fyysiset käynnit vievät aikaa ja resursseja. Videovastaanotto vähentää matkakuluja ja ammattilaisten siirtymisiin kuluvaa työaikaa.
- Moniammatillisen yhteistyön haasteet: Verkostotapaamisten järjestäminen on usein hankalaa. Videovastaanotto tukee verkostoneuvotteluja ja ammattilaisten välistä konsultaatiota.
- Asiakaskokemuksen ja vuorovaikutuksen puutteet: Puhelinkontakti ei aina riitä asiakkaan tilanteen arviointiin. Videoyhteys mahdollistaa asiakkaan näkemisen, ilmeiden ja ympäristön havainnoinnin, mikä parantaa kohtaamista.
Kenelle toimintamalli on suunnattu?
- Asiakasryhmät: erityisesti iäkkäät ja heidän omaisensa, työssäkäyvät, pitkäaikaissairaat, lapsiperheet, opiskelijat, mielenterveys- ja päihdepalvelujen asiakkaat, sosiaalihuollon asiakkaat. Kaikki asiakkaat jotka haluavat ja kykenevät asioimaan digitaalisesti.
- Ammattilaiset: hoitajat, lääkärit, sosiaalityöntekijät ja -ohjaajat, terapeutit, asiakasohjaajat, moniammatilliset tiimit
Ratkaisu
- Videovastaanotto toteutetaan Päijät-Sote-alustalla, joka tukee vahvaa tunnistautumista, tietoturvallista viestintää ja monipuolisia toiminnallisuuksia. Ammattilaiset koulutetaan BeePro-digialustan käyttöön.
- Videovastaanottoja voi hyödyntää monenlaisissa tilanteissa: asiakkaan ja ammattilaisen väliset videovastaanotot, ryhmävideovastaanotot ja verkostoneuvottelut, ammattilaisten väliset konsultaatiot, kotikäynnit
- Asiakas voi asioida kotoa käsin ja ammattilainen voi toteuttaa vastaanoton mistä tahansa, mikä mahdollistaa etätyön tekemisen
Hyödyt
- Parantaa palvelujen saavutettavuutta ja joustavuutta
- Säästää aikaa ja kustannuksia
- Mahdollistaa palvelun saamisen myös harvaan asutuilla alueilla
- Tukee omahoitoa ja osallisuutta
- Vähentää eriarvoisuutta ja lisää digipalvelujen yhdenvertaista käyttöä
Toimintamallin tehtävät ja työvälineet
- Videovastaanotto Päijät-Sote-sovelluksessa/BeePro-alustalla
- Chat-viestintä ja liitteiden jako
- Puolesta-asiointi
- Käyttöönoton prosessi: esittely, käynnistytyöpaja, koulutus, pilotointi, palaute, jatkuva tuki
- Ammattilaisille verkkokurssit ja pikaohjeet
- Asiakkaille asiakasohjeet kirjallisesti ja videona
Miksi kiinnostua juuri tästä toimintamallista?
- Malli on jo käytössä kaikilla tulosalueilla ja saanut hyvää palautetta asiakkailta ja ammattilaisilta.
- Se tukee hyvinvointialueen strategisia tavoitteita: vaikuttavuutta, asiakaslähtöisyyttä ja resurssiviisautta.
- Toimintamalli on skaalattavissa eri yksiköihin ja asiakasryhmiin
Sijoittuminen organisaatiossa ja palveluverkossa
Videovastaanotot toteutetaan Päijät-Sote-sovelluksen kautta osana digipalvelujen kokonaisuutta. Sitä hyödynnetään kaikilla toimialoilla sosiaali- ja terveydenhuollossa. Toimintamalli tukee moniammatillista yhteistyötä ja on osa hyvinvointialueen digitaalisten palvelujen kehittämistä.
Ajankohtaiset ilmiöt ja kehityskulut
- Väestön ikääntyminen ja palvelutarpeen kasvu
- Digipalvelujen yleistyminen ja asiakkaiden odotukset joustavasta asioinnista
- Ammattilaisten työkuormitus ja resurssien niukkuus
- Tarve lisätä vaikuttavuutta ja hoidon jatkuvuutta
- Hyvinvointialueiden strategiat painottavat vaikuttavuutta ja asiakaslähtöisyyttä
- Palvelujen yhdenvertaisuus ja saavutettavuus korostuvat
- Mahdollistaa eri sidosryhmien osallistumisen hoitoon
- Vähentää liikkumistarvetta ja tukee kestävää kehitystä
Kohderyhmä
Toimintamalli koskee laajasti sosiaali- ja terveyspalveluiden asiakkaita ja ammattilaisia. Kohderyhmiä, jotka hyötyvät videovastaanotoista ovat erityisesti:
- Ikääntyneet asiakkaat ja heidän omaisensa
- Lasten ja nuorten perheet
- Mielenterveys- ja päihdepalveluiden asiakkaat
- Pitkäaikaissairaat
- Työssäkäyvät
Asiakasymmärrys ja lähtötilanteen kartoitus
Asiakasymmärrystä kerätään työpajoilla ja palautteen keräämisellä:
- Asiakkaat kokevat videovastaanoton helppokäyttöiseksi ja omaa arkea helpottavaksi.
- Ammattilaiset kokevat videovastaanoton sujuvaksi ja vaikuttavaksi työkaluksi, kun osaaminen on varmistettu ja käyttökohde on sopiva.
Vaikutukset
Toimintamalli pyrkii vaikuttamaan:
- Asiakkaisiin: lisää saavutettavuutta, mahdollistaa asioinnin kotoa, tukee omahoitoa ja osallisuutta.
- Työntekijöihin: sujuvoittaa työtä, vähentää siirtymiä, tukee digiosaamista ja mahdollistaa joustavan työotteen.
- Hyvinvointialueen toimintaan: edistää resurssiviisasta palvelutuotantoa, tukee strategisia tavoitteita ja digipalvelujen käyttöä
Juurruttaminen
Toimintamallin juurruttaminen osaksi arjen työtä edellyttää monipuolisia toimenpiteitä:
- Johtaminen: Tulosalueet ja yksiköt tekevät päätöksen käyttöönotosta ja nimeävät vastuuhenkilön
- Viestintä: Yleisesittelyt ja sisäiset Teams-keskustelut tukevat ymmärryksen lisäämistä
- Koulutus: Käyttökoulutukset, verkkokurssit ja yksikkökohtaiset työpajat
- Ammattilaisten sitouttaminen: Ensimmäisten videovastaanottojen toteutus tarvittaessa yhdessä yksikön kanssa, palautteen keruu ja hyödyn arviointi käyttöönoton jälkeen sekä 3–6 kk kuluttua
Resurssit
Toimintamallin käytäntöön vieminen vaatii:
- Aikaa: Käyttöönottoon varataan 1–2 kuukautta, sisältäen esittelyt, koulutukset ja ensimmäisen palautekeskustelun
- Henkilöstöä: Digipalveluiden edustaja, yksikön vastuuhenkilö ja työntekijät osallistuvat toteutukseen
- Osaamista: Ammattilaisille tarjotaan koulutusta ja tukea videovastaanoton toteuttamiseen ja asiakkaan ohjaamiseen sekä toimintamallien muotoiluun
Prosessin vaiheet ja toimenpiteet
- Markkinointi ja esittely
- Yksikölle esitellään toimintamalli ja tunnistetaan käyttöpotentiaali.
- Päätös käyttöönotosta
- Sovitaan aikataulusta ja nimetään vastuuhenkilö.
- Koulutus
- Toteutetaan käyttökoulutus (1,5–2 h) ja tarvittaessa ajanvaraus- ja asiakasohjauskoulutus.
- Pilotointi
- Ensimmäiset videovastaanotot toteutetaan tarvittaessa yhdessä yksikön kanssa.
- Palaute ja arviointi
- Kerätään palautetta ja arvioidaan hyödyt pian käyttöönoton jälkeen sekä 3–6 kk kuluttua
- Jatkuva tuki ja kehittäminen
- Tarjotaan teknistä tukea ja seurataan käyttöä. Päivitetään tavoitteita ja toimintatapoja tarpeen mukaan.
Miten tilanne on muuttunut?
Videovastaanottojen käyttöönoton myötä:
- Fyysisten käyntien tarve on vähentynyt, mikä on tuonut säästöjä ja lisännyt joustavuutta.
Yllättäviä vaikutuksia
- Videovastaanottoa on alettu hyödyntää myös ammattilaisten välisissä konsultaatiotilanteissa, mikä on helpottanut asiantuntijayhteistyötä tietyissä tilanteissa.
Arviointitavat ja mittarit
Toimintamallia on arvioitu:
- Käyttöönottoprosessin avulla yksiköissä, joissa on toteutettu pilotointijaksoja ja palautekeskusteluja.
- Eri lähteistä saatavan datan kautta, missä seurataan mm. videopuhelujen määrää ja asiakaspalautteita.
- Matka- ja aikasäästöpiloteilla
Asiakas- ja ammattilaiskokemukset
- Asiakkaat kokevat palvelun helppokäyttöiseksi ja joustavaksi. Esimerkiksi ikääntyneet ja lapsiperheet ovat hyötyneet mahdollisuudesta asioida kotoa käsin. Asiakas-NPS oli 71 (ajanjaksolla 5/2024-10/2025)
- Ammattilaiset kokevat videovastaanoton sujuvaksi ja vaikuttavaksi, kun tekniikka toimii, osaaminen on kunnossa ja käyttökohde on sopiva. Käyttöönoton jälkeinen pitkän aikavälin ammattilais-NPS oli 75 (ajanjaksolla 12/2024-10/2025)
Kehittämistyön tulokset
- Toimintamalli on vakiintunut osaksi arkea useilla tulosalueilla.
- Tulokset vastaavat hankesuunnitelman tavoitteita: saavutettavuus, kustannustehokkuus ja asiakaslähtöisyys ovat parantuneet.
- Alkudatan ja mittaamisdatan vertailu osoittaa selkeää muutosta: esimerkiksi videovastaanottojen määrä on kasvanut tasaisesti. Lähtötilanteessa heinäkuussa 2023 videovastaanottoja toteutettiin hyvinvointialueen omalla digialustalla 3 kpl. Lukema on sen jälkeen kasvanut koko ajan ja syyskuussa 2025 vastaava lukema oli 228 kpl kuukauden aikana.
- Yhden yksikön kanssa toteutettiin pilotti, missä arvioitiin ammattilaisilta säästyviä ajokilometrejä, työaikaa, kustannuksia sekä hiilidioksidipäästöjä. Datan perusteella arviointiin, että videovastaanottojen avulla säästettiin n. 28,3€/vastaanotto.
- Toisessa pilotissa geriatrilta säästyi työaikaa 67 minuuttia, kun vastaanotto toteutettiin videovälitteisesti. Tämä mahdollisti kaksi etävastaanottoa yhden fyysisen kotikäynnin sijaan.