Videovastaanotot Päijät-Sote-sovelluksessa, Päijät-Hämeen hyvinvointialue, RRP, P4, I4

Päijät-Sote-sovelluksessa toteutettava videovastaanotto tuo sosiaali- ja terveyspalveluihin helppokäyttöisen, tietoturvallisen etäasiointikanavan, joka parantaa saavutettavuutta, tehostaa toimintaa ja tukee joustavaa, moniammatillista yhteistyötä.

Oivalla ja ymmärrä

Toimintaympäristö

Sijoittuminen organisaatiossa ja palveluverkossa

Videovastaanotot toteutetaan Päijät-Sote-sovelluksen kautta osana digipalvelujen kokonaisuutta. Sitä hyödynnetään kaikilla toimialoilla sosiaali- ja terveydenhuollossa. Toimintamalli tukee moniammatillista yhteistyötä ja on osa hyvinvointialueen digitaalisten palvelujen kehittämistä.

Ajankohtaiset ilmiöt ja kehityskulut

Väestön ikääntyminen ja palvelutarpeen kasvu
Digipalvelujen yleistyminen ja asiakkaiden odotukset joustavasta asioinnista
Ammattilaisten työkuormitus ja resurssien niukkuus
Tarve lisätä vaikuttavuutta ja hoidon jatkuvuutta
Hyvinvointialueiden strategiat painottavat vaikuttavuutta ja asiakaslähtöisyyttä
Palvelujen yhdenvertaisuus ja saavutettavuus korostuvat
Mahdollistaa eri sidosryhmien osallistumisen hoitoon
Vähentää liikkumistarvetta ja tukee kestävää kehitystä

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Kohderyhmä

Toimintamalli koskee laajasti sosiaali- ja terveyspalveluiden asiakkaita ja ammattilaisia. Kohderyhmiä, jotka hyötyvät videovastaanotoista ovat erityisesti:

Ikääntyneet asiakkaat ja heidän omaisensa
Lasten ja nuorten perheet
Mielenterveys- ja päihdepalveluiden asiakkaat
Pitkäaikaissairaat
Työssäkäyvät

Asiakasymmärrys ja lähtötilanteen kartoitus

Asiakasymmärrystä kerätään työpajoilla ja palautteen keräämisellä:

Asiakkaat kokevat videovastaanoton helppokäyttöiseksi ja omaa arkea helpottavaksi.
Ammattilaiset kokevat videovastaanoton sujuvaksi ja vaikuttavaksi työkaluksi, kun osaaminen on varmistettu ja käyttökohde on sopiva.

Vaikutukset

Toimintamalli pyrkii vaikuttamaan:

Asiakkaisiin: lisää saavutettavuutta, mahdollistaa asioinnin kotoa, tukee omahoitoa ja osallisuutta.
Työntekijöihin: sujuvoittaa työtä, vähentää siirtymiä, tukee digiosaamista ja mahdollistaa joustavan työotteen.
Hyvinvointialueen toimintaan: edistää resurssiviisasta palvelutuotantoa, tukee strategisia tavoitteita ja digipalvelujen käyttöä

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Toimintamallin ydin – mistä on kyse?

Videovastaanotto on tietoturvallinen ja helppokäyttöinen etäasiointikanava, joka toteutetaan Päijät-Sote-sovelluksen (asiakkaat) ja BeePro-digialustan (ammattilaiset) kautta. Se mahdollistaa asiakkaan ja ammattilaisen välisen videoyhteyden, chatin, liitteiden jakamisen ja puolesta-asioinnin.

Ongelma, johon ratkaisu kehitetään

Palvelujen saavutettavuus: Asiakkaat, erityisesti ikääntyneet, liikuntarajoitteiset ja pelkopotilaat, eivät aina pääse fyysisesti vastaanotolle. Videovastaanotto mahdollistaa asioinnin kotoa käsin, mikä parantaa yhdenvertaisuutta ja vähentää matkustamisen tarvetta.
Ajan ja kustannusten säästö: Fyysiset käynnit vievät aikaa ja resursseja. Videovastaanotto vähentää matkakuluja ja ammattilaisten siirtymisiin kuluvaa työaikaa.
Moniammatillisen yhteistyön haasteet: Verkostotapaamisten järjestäminen on usein hankalaa. Videovastaanotto tukee verkostoneuvotteluja ja ammattilaisten välistä konsultaatiota.
Asiakaskokemuksen ja vuorovaikutuksen puutteet: Puhelinkontakti ei aina riitä asiakkaan tilanteen arviointiin. Videoyhteys mahdollistaa asiakkaan näkemisen, ilmeiden ja ympäristön havainnoinnin, mikä parantaa kohtaamista.

Kenelle toimintamalli on suunnattu?

Asiakasryhmät: erityisesti iäkkäät ja heidän omaisensa, työssäkäyvät, pitkäaikaissairaat, lapsiperheet, opiskelijat, mielenterveys- ja päihdepalvelujen asiakkaat, sosiaalihuollon asiakkaat. Kaikki asiakkaat jotka haluavat ja kykenevät asioimaan digitaalisesti.
Ammattilaiset: hoitajat, lääkärit, sosiaalityöntekijät ja -ohjaajat, terapeutit, asiakasohjaajat, moniammatilliset tiimit

Ratkaisu

Videovastaanotto toteutetaan Päijät-Sote-alustalla, joka tukee vahvaa tunnistautumista, tietoturvallista viestintää ja monipuolisia toiminnallisuuksia. Ammattilaiset koulutetaan BeePro-digialustan käyttöön.
Videovastaanottoja voi hyödyntää monenlaisissa tilanteissa: asiakkaan ja ammattilaisen väliset videovastaanotot, ryhmävideovastaanotot ja verkostoneuvottelut, ammattilaisten väliset konsultaatiot, kotikäynnit
Asiakas voi asioida kotoa käsin ja ammattilainen voi toteuttaa vastaanoton mistä tahansa, mikä mahdollistaa etätyön tekemisen

Hyödyt

Parantaa palvelujen saavutettavuutta ja joustavuutta
Säästää aikaa ja kustannuksia
Mahdollistaa palvelun saamisen myös harvaan asutuilla alueilla
Tukee omahoitoa ja osallisuutta
Vähentää eriarvoisuutta ja lisää digipalvelujen yhdenvertaista käyttöä

Toimintamallin tehtävät ja työvälineet

Videovastaanotto Päijät-Sote-sovelluksessa/BeePro-alustalla
Chat-viestintä ja liitteiden jako
Puolesta-asiointi
Käyttöönoton prosessi: esittely, käynnistytyöpaja, koulutus, pilotointi, palaute, jatkuva tuki
Ammattilaisille verkkokurssit ja pikaohjeet
Asiakkaille asiakasohjeet kirjallisesti ja videona

Miksi kiinnostua juuri tästä toimintamallista?

Malli on jo käytössä kaikilla tulosalueilla ja saanut hyvää palautetta asiakkailta ja ammattilaisilta.
Se tukee hyvinvointialueen strategisia tavoitteita: vaikuttavuutta, asiakaslähtöisyyttä ja resurssiviisautta.
Toimintamalli on skaalattavissa eri yksiköihin ja asiakasryhmiin

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Juurruttaminen

Toimintamallin juurruttaminen osaksi arjen työtä edellyttää monipuolisia toimenpiteitä:

Johtaminen: Tulosalueet ja yksiköt tekevät päätöksen käyttöönotosta ja nimeävät vastuuhenkilön
Viestintä: Yleisesittelyt ja sisäiset Teams-keskustelut tukevat ymmärryksen lisäämistä
Koulutus: Käyttökoulutukset, verkkokurssit ja yksikkökohtaiset työpajat
Ammattilaisten sitouttaminen: Ensimmäisten videovastaanottojen toteutus tarvittaessa yhdessä yksikön kanssa, palautteen keruu ja hyödyn arviointi käyttöönoton jälkeen sekä 3–6 kk kuluttua

Resurssit

Toimintamallin käytäntöön vieminen vaatii:

Aikaa: Käyttöönottoon varataan 1–2 kuukautta, sisältäen esittelyt, koulutukset ja ensimmäisen palautekeskustelun
Henkilöstöä: Digipalveluiden edustaja, yksikön vastuuhenkilö ja työntekijät osallistuvat toteutukseen
Osaamista: Ammattilaisille tarjotaan koulutusta ja tukea videovastaanoton toteuttamiseen ja asiakkaan ohjaamiseen sekä toimintamallien muotoiluun

Prosessin vaiheet ja toimenpiteet

Markkinointi ja esittely
- Yksikölle esitellään toimintamalli ja tunnistetaan käyttöpotentiaali.
Päätös käyttöönotosta
- Sovitaan aikataulusta ja nimetään vastuuhenkilö.
Koulutus
- Toteutetaan käyttökoulutus (1,5–2 h) ja tarvittaessa ajanvaraus- ja asiakasohjauskoulutus.
Pilotointi
- Ensimmäiset videovastaanotot toteutetaan tarvittaessa yhdessä yksikön kanssa.
Palaute ja arviointi
- Kerätään palautetta ja arvioidaan hyödyt pian käyttöönoton jälkeen sekä 3–6 kk kuluttua
Jatkuva tuki ja kehittäminen
- Tarjotaan teknistä tukea ja seurataan käyttöä. Päivitetään tavoitteita ja toimintatapoja tarpeen mukaan.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Videovastaanoton toimintamalli on sovellettavissa laajasti eri asiakasryhmille ja toimintaympäristöihin

Asiakasryhmät: ikääntyneet, opiskelijat, lapsiperheet, mielenterveys- ja päihdepalvelujen asiakkaat, pitkäaikaissairaat
Toimintaympäristöt: kaikki toimialat sosiaali- ja terveydenhuollossa

Soveltuvuus edellyttää asiakasryhmien digivalmiuksien tunnistamista ja yksilöllistä arviointia. Esimerkiksi ikääntyneiden kohdalla on tärkeää varmistaa, että asiakkaalla on tarvittavat taidot ja välineet.

Sudenkuopat

Liian laaja käyttöönotto ilman kohderyhmän arviointia voi johtaa tilanteisiin, joissa palvelu ei ole asiakkaalle saavutettava.
Ammattilaisten digiosaamisen taso tai käytettävissä olevan ajan puute voivat hidastaa mallin juurtumista.
Viestinnän puutteet voivat aiheuttaa epäselvyyksiä asiakkaalle ja ammattilaiselle.
Muutosjohtamisen puute, koska uuden palvelun käyttöönotto edellyttää mm. toimintamallien tarkastelua.

Toimintamallin toteuttaminen vaatii

Aikaa: käyttöönottoon varataan yleensä 1–2 kk, sisältäen esittelyt, käynnistystyöpajan ja koulutukset
Henkilöstöä: digipalveluiden pääkäyttäjän, yksikön vastuuhenkilöt, ammattilaiset.
Osaamista: ammattilaisille tarjotaan koulutusta ja tukea videovastaanoton toteuttamiseen ja asiakkaan ohjaamiseen
Teknisiä resursseja: laite, kamera, mikrofoni, riittävän vakaa verkkoyhteys

Eettiset näkökulmat ja riskit

Tietoturva ja yksityisyys: Päijät-Sote-alusta tukee vahvaa tunnistautumista ja suojattua yhteyttä. Lokitiedot ovat saatavilla tarvittaessa.
Asiakkaan suostumus ja ymmärrys: on varmistettava, että asiakas ymmärtää videovastaanoton luonteen ja antaa suostumuksensa sähköiseen asiointiin.
Yksinäisyyden kokemukset: erityisesti ikääntyneillä sekä mielenterveys- ja päihdeasiakkailla videovastaanotto ei saa korvata kokonaan tarpeellista fyysistä kohtaamista.
Digisyrjäytymisen riski: on tärkeää tunnistaa ne asiakkaat ja tilanteet, joissa videovastaanotto ei ole soveltuva vaihtoehto.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Miten tilanne on muuttunut?

Videovastaanottojen käyttöönoton myötä:

Fyysisten käyntien tarve on vähentynyt, mikä on tuonut säästöjä ja lisännyt joustavuutta.

Yllättäviä vaikutuksia

Videovastaanottoa on alettu hyödyntää myös ammattilaisten välisissä konsultaatiotilanteissa, mikä on helpottanut asiantuntijayhteistyötä tietyissä tilanteissa.

Arviointitavat ja mittarit

Toimintamallia on arvioitu:

Käyttöönottoprosessin avulla yksiköissä, joissa on toteutettu pilotointijaksoja ja palautekeskusteluja.
Eri lähteistä saatavan datan kautta, missä seurataan mm. videopuhelujen määrää ja asiakaspalautteita.
Matka- ja aikasäästöpiloteilla

Asiakas- ja ammattilaiskokemukset

Asiakkaat kokevat palvelun helppokäyttöiseksi ja joustavaksi. Esimerkiksi ikääntyneet ja lapsiperheet ovat hyötyneet mahdollisuudesta asioida kotoa käsin. Asiakas-NPS oli 71 (ajanjaksolla 5/2024-10/2025)
Ammattilaiset kokevat videovastaanoton sujuvaksi ja vaikuttavaksi, kun tekniikka toimii, osaaminen on kunnossa ja käyttökohde on sopiva. Käyttöönoton jälkeinen pitkän aikavälin ammattilais-NPS oli 75 (ajanjaksolla 12/2024-10/2025)

Kehittämistyön tulokset

Toimintamalli on vakiintunut osaksi arkea useilla tulosalueilla.
Tulokset vastaavat hankesuunnitelman tavoitteita: saavutettavuus, kustannustehokkuus ja asiakaslähtöisyys ovat parantuneet.
Alkudatan ja mittaamisdatan vertailu osoittaa selkeää muutosta: esimerkiksi videovastaanottojen määrä on kasvanut tasaisesti. Lähtötilanteessa heinäkuussa 2023 videovastaanottoja toteutettiin hyvinvointialueen omalla digialustalla 3 kpl. Lukema on sen jälkeen kasvanut koko ajan ja syyskuussa 2025 vastaava lukema oli 228 kpl kuukauden aikana.
Yhden yksikön kanssa toteutettiin pilotti, missä arvioitiin ammattilaisilta säästyviä ajokilometrejä, työaikaa, kustannuksia sekä hiilidioksidipäästöjä. Datan perusteella arviointiin, että videovastaanottojen avulla säästettiin n. 28,3€/vastaanotto.
Toisessa pilotissa geriatrilta säästyi työaikaa 67 minuuttia, kun vastaanotto toteutettiin videovälitteisesti. Tämä mahdollisti kaksi etävastaanottoa yhden fyysisen kotikäynnin sijaan.