Tiedonhaun selkeyttäminen – kohti sujuvampaa työskentelyä
Tiedonhaun selkeyttäminen – kohti sujuvampaa työskentelyä
Toimintamallissa selkeytettiin ja järjestettiin sähköistä tiedostokirjastoa työyksikön tarpeisiin sopivaksi. Tavoitteena oli parantaa materiaalien ja ohjeiden saavutettavuutta, jotta tiedonhakuun kuluva aika ja siitä aiheutuva kuormitus vähenee.
Toimintamallin nimi
Toimintamallissa selkeytettiin ja järjestettiin sähköistä tiedostokirjastoa työyksikön tarpeisiin sopivaksi. Tavoitteena oli parantaa materiaalien ja ohjeiden saavutettavuutta, jotta tiedonhakuun kuluva aika ja siitä aiheutuva kuormitus vähenee.
Toimintamallissa keskityttiin selkeyttämään ja yhtenäistämään työyksikön sähköistä tiedonhallintaa. Tavoitteena oli, että työntekijät löytävät ohjeet, materiaalit ja muut tarpeelliset dokumentit helposti ja nopeasti ilman ylimääräistä etsimistä. Tämä vähentää tiedonhakuun kuluvaa aikaa, parantaa työskentelyn sujuvuutta sekä vähentää tiedon hajanaisuuteen liittyvää turhautumista ja kuormitusta. Keskeistä oli tiedon järjestäminen loogiseen rakenteeseen, päällekkäisen ja vanhentuneen materiaalin poistaminen sekä yhteisistä käytännöistä sopiminen.
Työyksikössä ja organisaatiossa oli tehty selvityksiä, joista nousi esiin toistuvia haasteita. Yksikössä oli tapahtunut merkittäviä muutoksia esihenkilöstön vaihtuvuuden ja hyvinvointialueelle siirtymisen myötä. Uudet toimintamallit ja muuttuneet toimenkuvat sekä viestinnässä koetut haasteet olivat lisänneet henkilöstön kokemaa kuormitusta.
Työn palkitsevuus, koettu arvostus sekä päätöksenteon etäisyys arjesta ja vaikutusmahdollisuuksien vähäisyys vaikuttivat negatiivisesti työhyvinvointiin.
Organisaatiossa on käytössä mm. Microsoft 365-tuottavuusympäristö, itslearning-verkko-oppimisympäristö sekä IMS-ohjelmisto tiedon, prosessien ja ohjeiden jakamiseen. Tiedon hajanaisuus koettiin suureksi haasteeksi tiedonhaussa. Osana Microsoft 365-ympäristöä yksiköllä on oma Teams-tiimi, joka koettiin myös sekavaksi kokonaisuudeksi.
Kohderyhmänä on Kotikuntoutuskeskus 3:n henkilöstö.
Toimintamallin käyttöönotto edellytti suunnitelmallisia toimenpiteitä ja koko työyhteisön sitoutumista.
- Teams-kanavien siivous: vanhan, turhan ja päällekkäisen tiedon poistaminen
- Fyysinen siivous: vanhat paperit pois käytöstä
- Tiedon kokoaminen ja täydentäminen: ohjeiden ja materiaalien haku yhteistyötahoilta ja tarvittaessa sisäisten ohjeiden laatiminen
- Yhteinen ohjeistus: selkeä linjaus siitä, mikä tieto sijaitsee missäkin
- Arkeen jalkauttaminen: ohjeiden ja toimintatapojen käsittely yhteisesti, jotta ne tulevat osaksi käytäntöä
Resurssitarve oli maltillinen. Henkilöstön työaikaa kului alkuvaiheen siivoukseen ja järjestelyyn. Lisäksi esihenkilön tukea voitiin hyödyntää ohjeistuksen laatimisessa. Taloudellisia lisäresursseja ei tarvittu, mutta sitoutuminen ja aktiivinen viestiminen olivat olennaisia. Mallin vakiinnuttaminen tapahtuu toistojen ja arjen käytön kautta, kun sovitut rakenteet ja käytännöt juurtuvat osaksi jokapäiväistä työtä.
Tiedonhaku yksikön sisäisistä tiedostokirjastoista koetaan helpommaksi. Myös yksikön ulkoisista tiedostokirjastoista tieto koetaan hieman helpommin löydettäväksi. Tiedonhaun helpottumisen myötä yksikön sisällä yhteisten toimintatapojen noudattaminen koetaan kohentuneen, joskin muutos on vähäistä. Kaikkiaan voidaan kuitenkin todeta tiedonhausta johtuvan kuormituksen vähentyneen.
Numeerisesti arvioituna (Kokemuskysely):
- Löydän helposti työssäni tarvitsemat tiedot ja ohjeet yksikön omasta Teams-tiimistä (Kotikuntoutuskeskus 3): 3,00 (2/25), 4,00 (10/25)
- Löydän helposti työssäni tarvitsemat tiedot ja ohjeet muista tietolähteistä (esim. Varhan intranet, Varha Topa henkilökunta, Turku TOPA): 2,46 (2/25), 3,00 (10/25)
- Työyhteisössä noudatetaan yhteisiä toimintatapoja eri tiimeissä ja työntekijöiden välillä: 2,75 (2/25), 3,07 (10/25)
Vetoa pitoa valmennuksen myötä yksikön eNPS luku on noussut helmikuun mittauksesta (-4) lokakuun mittaukseen (20).