Tiedonhaun selkeyttäminen – kohti sujuvampaa työskentelyä

Toimintamallissa selkeytettiin ja järjestettiin sähköistä tiedostokirjastoa työyksikön tarpeisiin sopivaksi. Tavoitteena oli parantaa materiaalien ja ohjeiden saavutettavuutta, jotta tiedonhakuun kuluva aika ja siitä aiheutuva kuormitus vähenee.

Oivalla ja ymmärrä

Toimintaympäristö

Työyksikössä ja organisaatiossa oli tehty selvityksiä, joista nousi esiin toistuvia haasteita. Yksikössä oli tapahtunut merkittäviä muutoksia esihenkilöstön vaihtuvuuden ja hyvinvointialueelle siirtymisen myötä. Uudet toimintamallit ja muuttuneet toimenkuvat sekä viestinnässä koetut haasteet olivat lisänneet henkilöstön kokemaa kuormitusta.

Työn palkitsevuus, koettu arvostus sekä päätöksenteon etäisyys arjesta ja vaikutusmahdollisuuksien vähäisyys vaikuttivat negatiivisesti työhyvinvointiin.

Organisaatiossa on käytössä mm. Microsoft 365-tuottavuusympäristö, itslearning-verkko-oppimisympäristö sekä IMS-ohjelmisto tiedon, prosessien ja ohjeiden jakamiseen. Tiedon hajanaisuus koettiin suureksi haasteeksi tiedonhaussa. Osana Microsoft 365-ympäristöä yksiköllä on oma Teams-tiimi, joka koettiin myös sekavaksi kokonaisuudeksi.

Muutoksen mittaaminen

Toimenpiteiden tulosten mittaamiseksi luotiin ja toteutettiin kuukausittain yksikön sisäinen anonyymi Kokemuskysely. Kyselyssä työntekijät arvioivat väittämät asteikolla 1–5 (1=Täysin eri mieltä. 5= Täysin samaa mieltä). Lisäksi kyselyssä arvioitiin koettu työn mielekkyys asteikolla 0–10 (0= Ei lainkaan mielekkääksi, 10=Erittäin mielekkääksi).

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Kohderyhmänä on Kotikuntoutuskeskus 3:n henkilöstö.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Toimintamallissa keskityttiin selkeyttämään ja yhtenäistämään työyksikön sähköistä tiedonhallintaa. Tavoitteena oli, että työntekijät löytävät ohjeet, materiaalit ja muut tarpeelliset dokumentit helposti ja nopeasti ilman ylimääräistä etsimistä. Tämä vähentää tiedonhakuun kuluvaa aikaa, parantaa työskentelyn sujuvuutta sekä vähentää tiedon hajanaisuuteen liittyvää turhautumista ja kuormitusta. Keskeistä oli tiedon järjestäminen loogiseen rakenteeseen, päällekkäisen ja vanhentuneen materiaalin poistaminen sekä yhteisistä käytännöistä sopiminen.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Toimintamallin käyttöönotto edellytti suunnitelmallisia toimenpiteitä ja koko työyhteisön sitoutumista.

Teams-kanavien siivous: vanhan, turhan ja päällekkäisen tiedon poistaminen
Fyysinen siivous: vanhat paperit pois käytöstä
Tiedon kokoaminen ja täydentäminen: ohjeiden ja materiaalien haku yhteistyötahoilta ja tarvittaessa sisäisten ohjeiden laatiminen
Yhteinen ohjeistus: selkeä linjaus siitä, mikä tieto sijaitsee missäkin
Arkeen jalkauttaminen: ohjeiden ja toimintatapojen käsittely yhteisesti, jotta ne tulevat osaksi käytäntöä

Resurssitarve oli maltillinen. Henkilöstön työaikaa kului alkuvaiheen siivoukseen ja järjestelyyn. Lisäksi esihenkilön tukea voitiin hyödyntää ohjeistuksen laatimisessa. Taloudellisia lisäresursseja ei tarvittu, mutta sitoutuminen ja aktiivinen viestiminen olivat olennaisia. Mallin vakiinnuttaminen tapahtuu toistojen ja arjen käytön kautta, kun sovitut rakenteet ja käytännöt juurtuvat osaksi jokapäiväistä työtä.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Toimintamalli on pääosin sovellettavissa myös muiden tuottavuusympäristöjen ja ohjelmistojen käyttäjille.

Yksikön sisäisten tiedostokirjastojen siivouksen ohella työyksikössä käytiin yhteisesti läpi myös yksikön ulkoisia tietokirjastoja ja harjoiteltiin niiden käyttöä tiedonhaun helpottumiseksi. Tämä koettiin yksikössä hyödylliseksi, vaikka tiedostokirjastojen rakentumiseen ei voida yksikön sisäisin toimenpitein vaikuttaa.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Tiedonhaku yksikön sisäisistä tiedostokirjastoista koetaan helpommaksi. Myös yksikön ulkoisista tiedostokirjastoista tieto koetaan hieman helpommin löydettäväksi. Tiedonhaun helpottumisen myötä yksikön sisällä yhteisten toimintatapojen noudattaminen koetaan kohentuneen, joskin muutos on vähäistä. Kaikkiaan voidaan kuitenkin todeta tiedonhausta johtuvan kuormituksen vähentyneen.

Numeerisesti arvioituna (Kokemuskysely):

Löydän helposti työssäni tarvitsemat tiedot ja ohjeet yksikön omasta Teams-tiimistä (Kotikuntoutuskeskus 3): 3,00 (2/25), 4,00 (10/25)
Löydän helposti työssäni tarvitsemat tiedot ja ohjeet muista tietolähteistä (esim. Varhan intranet, Varha Topa henkilökunta, Turku TOPA): 2,46 (2/25), 3,00 (10/25)
Työyhteisössä noudatetaan yhteisiä toimintatapoja eri tiimeissä ja työntekijöiden välillä: 2,75 (2/25), 3,07 (10/25)

Vetoa pitoa valmennuksen myötä yksikön eNPS luku on noussut helmikuun mittauksesta (-4) lokakuun mittaukseen (20).