JOPA – jono- ja paikkahallintajärjestelmän kehittäminen, Helsinki (RRP, P4, I4)
Toimintamallin tavoitteena on kehittää sekä ottaa käyttöön tietoturvallinen JOPA-järjestelmä sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalveluihin. Se helpottaa ammattilaisten työtä pitkäaikaishoidon paikkojen hallinnassa ja tukee tiedolla johtamista.
Toimintamallin nimi
Toimintamallin tavoitteena on kehittää sekä ottaa käyttöön tietoturvallinen JOPA-järjestelmä sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalveluihin. Se helpottaa ammattilaisten työtä pitkäaikaishoidon paikkojen hallinnassa ja tukee tiedolla johtamista.
Kuva
Kuvateksti
Kuvassa esitetään JOPA-järjestelmän kehitysprosessi, joka etenee vaiheittain pilvenmuotoisissa elementeissä. Prosessi alkaa toimittajan valinnasta ja analyysivaiheesta, etenee vaatimusmäärittelyyn, testaukseen, käyttöönottoon, arviointiin sekä jatkuvan laadun kehittämiseen. Pilvet on sijoitettu kehämäisesti, mikä kuvastaa jatkuvaa parantamista ja iterointia. Jokaisessa vaiheessa on mukana käyttäjiä, jotka osallistuvat määrittelyyn, testaavat järjestelmää, antavat palautetta ja saavat tukea. Kuvan alaosassa näkyy palveluympäristö – sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelut – johon JOPA-järjestelmä liittyy. Kuvassa on mukana myös Helsingin ja Euroopan unionin NextGenerationEU-logot, jotka osoittavat projektin rahoituksen ja kontekstin.JOPA-projektissa rakennetaan konkreettinen jono- ja paikkahallintajärjestelmä hoitopaikkajonojen hallintaan, joka vahvistaa ja varmistaa ikääntyneiden henkilöiden hoidon oikea-aikaisuutta, hoitopaikkojen ja palveluiden joustavaa käyttöä, tiedonkulkua ja vahvistaa tiedolla johtamista.
Sote-ICT-kehittämiseen vaikuttavat vahvasti toimintaympäristön muutokset. Lainsäädännöllisesti kehitystä ohjaavat muun muassa digipalvelulaki, asiakastietolaki, tietosuojalaki sekä EU:n tekoälyasetus, jotka määrittävät digitaalisten ratkaisujen tietoturvaa, käyttöoikeuksia ja vastuukysymyksiä. Lainsäädäntö kehittyy jatkuvasti teknologian mukana, ja erityisesti tekoälyn hyödyntämiseen liittyvät oikeudelliset reunaehdot ovat tarkentumassa.
Yhteiskunnallisesti väestön ikääntyminen, hoivan tarpeen kasvu ja henkilöstöpula korostavat tarvetta tehokkaille ja kohdennetuille digipalveluille. Taloudellisesti hyvinvointialueiden tiukka rahoituskehys edellyttää kustannusvaikuttavia ratkaisuja. Lisäksi digipalvelujen käyttöönotto vaatii henkilöstöltä uudenlaista osaamista ja muutosvalmiutta, ja asiakkaiden digikyvykkyys vaihtelee. Kansalliset digistrategiat ja ohjausmekanismit tukevat kehittämisen pitkäjänteisyyttä ja vaikuttavuutta.
Asiakas ja ammattilaisen
Pitkäaikaissairaalle henkilölle ja hoivapaikkakoordinaattorille laadittiin asiakaspalvelupolut hahmottamaan prosessia asiakkaan ja työntekijän silmin sekä ymmärtämään prosessin vaiheiden kipukohtia. Asiakaspalvelupolut toimivat pohjana kehitystyölle ja selkeyttävät sidosryhmille viestintää kehitystyön alkaessa. Asiakaspalvelupolkuja tehtiin kaksi eri versiota samasta käyttötapauksesta:
Nykytila: Tämän hetkinen prosessi kipukohtineen pitkäaikaissairaan seniorin sekä hoivapaikkakoordinaattorin näkökulmasta
Tavoitetila: Ehdotettu tulevaisuuden ratkaisu nykytilan pohjalta molempiin näkökulmiin, minkä tarkoitus on ratkaista nykytilan kipukohdat järjestelmän ja prosessin osalta. Ehdotetun tavoitetilan ratkaisun ei tarvitse olla lopullinen versio, vaan siitä voi hyödyntää osia todellista ratkaisua hahmoteltaessa.
Organisaatio näkökulmasta: Tunnistettiin tarve jononhallintajärjestelmän kehittämiselle, joka parantaa heikossa ja haavoittuvassa asemassa olevien ikäihmisten hoitoketjuja ja palvelujen piiriin pääsyä sekä tarve järjestelmälle, joka tukee tiedolla johtamisen tarvetta ja nopeaa tiedonkulua. Haluttiin rakentaa järjestelmä tukemaan sosiaali- ja terveydenhuollon integraatiota ja eri toimijoiden yhteistyötä.
Yhteiskunta näkökulma: Sosiaali- ja terveyspalveluissa on usein käytössä erilaisia järjestelmiä ja tietokantoja, joiden välinen tiedonkulku voi olla haastavaa. Esiselvityksessä valituilla Microsoft Azure ja Power Platform ratkaisulla voidaan integroida eri järjestelmät saumattomasti yhteen, mikä helpottaa tiedon jakamista ja parantaa prosessien sujuvuutta:
- Esimerkiksi potilastietojen siirto eri toimijoiden välillä voi tapahtua helposti ja turvallisesti.
- Kokonaisuus tarjoaa analytiikkatyökaluja, joilla voidaan hyödyntää dataa ja tehdä parempia päätöksiä.
- Sosiaali- ja terveyspalveluissa kerätään valtava määrä tietoa, jota voidaan hyödyntää palveluiden suunnittelussa, resurssien optimoinnissa ja päätöksenteossa.
- Alustaratkaisulla voidaan analysoida ja visualisoida tietoa helposti ymmärrettävässä muodossa, mikä tukee päätöksentekoa ja parantaa palveluiden laadukkuutta.
Toimintamallin juurruttaminen ja ratkaisun levittäminen edellyttävät suunnitelmallista käyttöönottoa ja jatkuvaa tukea. Prosessi etenee seuraavasti:
- Valmisteluvaihe:
- Käyttöönoton suunnittelu
- Koulutusmateriaalien ja ohjeistusten laatiminen
- Tukipalveluiden ja pääkäyttäjäroolien määrittely
- Käyttöönotto:
- Järjestelmän hyväksyntä ja tekninen käyttöönotto
- Loppukäyttäjien koulutukset eri rooleille
- Tukipalveluiden käynnistäminen (esim. tukilinjat, pääkäyttäjätiimit)
- Juurruttaminen:
- Toimintamallien ja prosessien integrointi arjen työhön
- Jatkuvien palvelujen sopimus toimittajan kanssa (ylläpito, jatkokehitys)
- Palautteen keruu ja käytön seuranta
- Vakiinnuttaminen:
- Ratkaisun sisällyttäminen organisaation pysyviin toimintatapoihin
- Käytön tukeminen ja kehittäminen osana normaalia toimintaa
Käytännön toteutus vaatii seuraavia resursseja:
- Aikaa: suunnittelu, koulutukset, tukipalveluiden rakentaminen ja seuranta
- Henkilöstöä: projektitiimi, pääkäyttäjät, kouluttajat, tukihenkilöstö
- Rahoitusta: koulutusten, tukipalveluiden ja sopimusten kustannukset
- Osaamista: ICT-järjestelmäosaaminen, muutosjohtaminen, kouluttaminen, tiedolla johtaminen
Arviointi tulee vielä myöhemmin syksy 2025.
Kansikuva
