JOPA – jono- ja paikkahallintajärjestelmän kehittäminen, Helsinki (RRP, P4, I4)
JOPA-toimintamallissa kehitettiin digitaalinen järjestelmä, joka tukee hoitopaikkojen hallintaa Helsingin senioripalveluissa. Tavoitteena helpottaa ikääntyneiden hoitopaikan järjestämistä, tukea ammattilaisten työtä ja vahvistaa tiedolla johtamista.
Toimintamallin nimi
JOPA-toimintamallissa kehitettiin digitaalinen järjestelmä, joka tukee hoitopaikkojen hallintaa Helsingin senioripalveluissa. Tavoitteena helpottaa ikääntyneiden hoitopaikan järjestämistä, tukea ammattilaisten työtä ja vahvistaa tiedolla johtamista.
Kuva
Kuvateksti
JOPA-projektin kehityksen vaiheisiin kuului alkuanalyysi, sovelluksen ja integraatioiden määrittely, toteutus, testaus sekä käyttöönotto.Helsinki kehittää parhaillaan jono- ja paikkahallintajärjestelmää sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalveluiden (SKH) tarpeisiin. Tavoitteena on tarjota yhtenäinen ja tietoturvallinen ratkaisu ikäihmisten ja alle 65-vuotiaiden monisairaiden hoitopaikkojen hallintaan. Sovellus kokoaa kaikki pitkäaikaispaikat yhdelle alustalle – mukaan lukien kaupungin omat ja ostopalvelutuottajien paikat – ja tukee hoidon oikea-aikaisuutta, palveluiden joustavaa käyttöä sekä tiedolla johtamista tarjoamalla ajantasaista ja vertailukelpoista tietoa hoitopaikkatilanteesta.
JOPA-sovelluksessa on kaksi käyttöliittymää:
- JOPA-sovellus on suunnattu Helsingin SOTPE-toimialalle.
- JOPA-portaali on tarkoitettu ostopalvelutuottajille.
Järjestelmä on toteutettu Microsoft -teknologiolla ja asiakas- ja yksikkötiedot siirtyvät järjestelmään integraatioilla.
Kokonaisuuteen kuuluu järjestelmäkehitys, käyttöönotto sekä hallintamalli.
Ikääntyneiden ja monisairaiden henkilöiden ympärivuorokautisen hoidon paikkojen hallinta on Helsingissä hajanaista, eikä käytössä ole yhtenäistä järjestelmää. JOPA-projekti vastaa tähän tarpeeseen kehittämällä digitaalisen jono- ja paikkahallintaratkaisun, joka tukee hoitopaikan kohdentamista, prosessien digitalisointia ja tiedolla johtamista. Kyseessä on ammattilaisille suunnattu sovellus, joka parantaa palvelujen saatavuutta ja ohjautuvuutta.
Kehittämistyö pohjautuu Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan strategisiin linjauksiin, kuten Helsingin sairaalan toimintasuunnitelmaan ja "Helsingin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan digisuunnitelma 2023–2025".
Toimintaympäristöä muovaavat yhteiskunnalliset muutokset, kuten väestön ikääntyminen, hoidon tarpeen kasvu, henkilöstöpula ja hyvinvointialueiden tiukka rahoituskehys. Nämä tekijät lisäävät painetta kehittää digitaalisia ratkaisuja, jotka tukevat palvelujen oikea-aikaista kohdentamista, resurssien tehokasta käyttöä ja ammattilaisten työn sujuvuutta. Digipalvelujen käyttöönotto edellyttää henkilöstöltä uudenlaista osaamista ja muutosvalmiutta.
Orpon hallituksen ohjelmassa korostetaan digitalisaation merkitystä sosiaali- ja terveydenhuollon uudistamisessa. STM:n strategiassa "Digitaalisuus sosiaali- ja terveydenhuollon kivijalaksi Sosiaali- ja terveydenhuollon digitalisaation ja tiedonhallinnan strategia 2023–2035" painotetaan teknologian hyödyntämistä henkilöstön työn tukemisessa sekä tiedon tehokasta käyttöä palvelujen kehittämisessä ja johtamisessa.
Kehittämistä ohjaavat myös lait ja asetukset, kuten digipalvelulaki, asiakastietolaki, tietosuoja-asetus, tiedonhallintalaki sekä laki sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä. Ne määrittävät digitaalisten ratkaisujen tietoturvaa, käyttöoikeuksia ja vastuukysymyksiä.
Kansallisesti hyvinvointialueita tuetaan digikehittämisessä tarjoamalla ohjeistuksia ja viitekehyksiä, jotka auttavat huomioimaan lainsäädännön vaatimukset ja tukevat käytännön kehittämistyötä. Esimerkiksi "STM:n Yleisopas digitaalisten sosiaali- ja terveyspalvelujen kehittämiseen" korostaa käyttäjälähtöisyyttä, saavutettavuutta, tietoturvaa ja kokonaisarkkitehtuurin huomioimista.
Kehittämistyön kohderyhmänä ovat ammattilaiset, jotka käyttävät järjestelmää hoitopaikkojen kohdentamiseen ja asiakasprosessien sujuvoittamiseen. Tavoitteena on tukea heidän työtään siten, että ikääntyneet asiakkaat saavat oikea-aikaista hoitoa ja palvelut kohdentuvat tarkoituksenmukaisesti.
Asiakasymmärrystä on kerrytetty erityisesti ammattilaisten näkökulmasta, sillä he ovat järjestelmän ensisijaisia käyttäjiä ja työn toteuttajia.
Osallisuus on ollut keskeinen osa kehittämisprosessia, ja sen avulla on varmistettu, että ratkaisut vastaavat aidosti käyttäjien tarpeisiin, tukee toimintamallin omaksumista ja asiakaslähtöistä hoitoprosessia. Ammattilaisten osallisuus on varmistettu monipuolisesti projektin eri vaiheissa:
- haastatteluissa ja työpajoissa
- järjestelmäkehityksen katselmoinneissa
- loppukäyttäjien hyväksymistestauksissa
- tuotantoympäristön validoinneissa
- koulutuspalautteissa
- loppukäyttäjien tuen mallintamisessa
-
järjestelmän käyttökokemusten arvioinnissa
Teknisiä reunaehtoja, kuten tietoturvaa, integraatioita ja järjestelmän hallintaa, on huomioitu kehittämisessä tiiviissä yhteistyössä eri asiantuntijatahojen kanssa. Näitä kuvataan tarkemmin järjestelmäkehityksen ja käyttöönoton osioissa.
Järjestelmän käyttöönotto ei ole yksittäinen tapahtuma, vaan vaiheittainen prosessi, joka alkoi jo kehitystyön aikana. Toimintamallin juurtuminen edellytti huolellista suunnittelua, monialaista yhteistyötä sekä teknisten ja toiminnallisten edellytysten varmistamista. Alla kuvataan keskeiset toimenpiteet ja resurssit, jotka mahdollistavat ratkaisun käyttöönoton ja vakiinnuttamisen osaksi arjen toimintaa.
Toimenpiteet:
- Analyysi ja järjestelmäkehitys: käyttöliittymäsuunnittelu, arkkitehtuurikuvaus, tietovirtakuvaukset, toiminnalliset ja tekniset määrittelyt (JOPA-sovellus ja ostopalveluportaali), käyttötapauskuvaukset, järjestelmäluokittelu, tietoturva- ja tietosuojavaatimusten arviointi, testaus, validointi ja hyväksyntä tuotantoon.
- Käyttöönoton valmistelu: käyttöönoton suunnittelu, koulutusmateriaalien laadinta, tukipalveluiden ja pääkäyttäjäroolien määrittely, viestintä ja muutosjohtaminen.
- Käyttöönoton toteutus: viestintä ja muutosjohtaminen, pääkäyttäjien ja loppukäyttäjien koulutukset ja tukipalvelut, ylläpito- ja jatkosopimukset.
- Hallinta ja vakiinnuttaminen: toimintamallien integrointi arkeen, palautteen keruu, käytön seuranta, ratkaisun sisällyttäminen pysyviin toimintatapoihin, tiedolla johtamisen hyödyntäminen.
Resurssit:
- Aika: määrittelyt, toteutukset, testaukset, seuranta
- Henkilöstö: projektitiimi, ohjausryhmät, monialaiset kehitystiimit, pääkäyttäjät, testaajat
- Rahoitus: kehittämiskulut, jatkuvien palvelujen kustannukset (esim. tuottajat, sopimukset, lisenssit, integraatiot)
- Osaaminen: ICT-järjestelmäosaaminen, tietoturva, testaus, koulutus, tiedolla johtaminen, määrittelyosaaminen, arkkitehtuuri, sovelluskehitys
Ratkaisu on suunniteltu osaksi pysyvää toimintaa. Elinkaaren hallinta tukee jatkuvaa käyttöä, ylläpitoa ja kehittämistä, ja siihen liittyvät vastuut, sopimukset ja tekninen ylläpito on määritelty osana kehittämisprosessia.
Muokkautuu 10-12/ 2025
-
Tietoturvallinen järjestelmä vastaa käyttäjien tarpeisiin käytettävyydeltään ja toiminnallisuudeltaan.
Jono- ja paikkahallintajärjestelmän kaksi erillistä käyttöliittymää SOTEPE Helsingille ja ostopalvelutuottajille on kehitetty, hyväksytty, käyttöönotettu ja malli hallinnasta luotu. Päivittyy 2025.
SUS (System Usability Scale) käytettävyyden arvion pisteet 70-79 (tyydyttävä) tai isompi. Päivittyy 2025.
NPS 30 tai isompi. Päivittyy 2025.
Avoin palaute. Päivittyy 2025.
-
Ammattilaisten osaaminen vahvistuu uuden digitaalisen toimintatavan myötä.
Koulutuspalautteiden vastausprosentti oli 21 %. Koulutusten kokonaisarvio vastasi tavoitearvoa 4 / 5. Tyytyväisyys kouluttajan osaamiseen, koulutusmateriaaliin tai selkeyteen oli kauttaaltaan 4/5. NPS-tulos 12 jäi asetetusta tavoitearvosta NPS 20. Kehitysehdotukset olivat ratkaisukeskeisiä liittyen koulutuksen ennakkomateriaalien saamiseen, koulutuksen kestoon sekä toiveeseen saada selkeät ja täsmälliset järjestelmän käyttöohjeet. Palautteet ovat arvokkaita koulutusten jatkokehittämistä ajatellen. Päivittyy 2025.
Tukiklinikoilla FAQ aineisto on kyllääntynyt: Päivittyy 2025.
Käyttöönoton kattavuus ajalla 10-12/2025: Päivittyy 2025.
-
Ammattilaisten työ helpottuu ja tuottavuus paranee, kun paikkojen hallintaan käytettävä työaika lyhenee.
Hoivapaikkakoordinaattoreiden kahden viikon työaikaseuranta osoitti, että järjestelmän käyttöönotto lyhentää paikkahallintaan käytettyä työaikaa – säästö vastaa yhden kuukauden palkkaa vuodessa. Tämä parantaa työn tuottavuutta ja vapauttaa aikaa asiakastyöhön. Vaikka havainto koskee käyttäjäryhmää, joka käyttää järjestelmää intensiivisimmin, toimintamallin laajentuessa työajan säästöä voidaan odottaa myös muissa rooleissa ja yksiköissä, käyttötarpeen mukaan.
- Vapaiden paikkojen täyttöaste paranee järjestelmän käyttöönoton myötä, mikä tehostaa resurssien käyttöä ja mahdollistaa kustannussäästöjä sekä kattaa järjestelmän jatkuvien palvelujen kustannuksia. Päivittyy 2025.
Kansikuva
