JOPA – jono- ja paikkahallintajärjestelmän kehittäminen, Helsinki (RRP, P4, I4)
Toimintamallin tavoitteena on kehittää sekä ottaa käyttöön tietoturvallinen JOPA-järjestelmä sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalveluihin. Se helpottaa ammattilaisten työtä pitkäaikaishoidon paikkojen hallinnassa ja tukee tiedolla johtamista.
Sote-ICT-kehittämiseen vaikuttavat vahvasti toimintaympäristön muutokset. Lainsäädännöllisesti kehitystä ohjaavat muun muassa digipalvelulaki, asiakastietolaki, tietosuojalaki sekä EU:n tekoälyasetus, jotka määrittävät digitaalisten ratkaisujen tietoturvaa, käyttöoikeuksia ja vastuukysymyksiä. Lainsäädäntö kehittyy jatkuvasti teknologian mukana, ja erityisesti tekoälyn hyödyntämiseen liittyvät oikeudelliset reunaehdot ovat tarkentumassa.
Yhteiskunnallisesti väestön ikääntyminen, hoivan tarpeen kasvu ja henkilöstöpula korostavat tarvetta tehokkaille ja kohdennetuille digipalveluille. Taloudellisesti hyvinvointialueiden tiukka rahoituskehys edellyttää kustannusvaikuttavia ratkaisuja. Lisäksi digipalvelujen käyttöönotto vaatii henkilöstöltä uudenlaista osaamista ja muutosvalmiutta, ja asiakkaiden digikyvykkyys vaihtelee. Kansalliset digistrategiat ja ohjausmekanismit tukevat kehittämisen pitkäjänteisyyttä ja vaikuttavuutta.
Tällä hetkellä Helsingin kaupungilla ei ole yhtenäistä järjestelmää ikäihmisten ja alle 65-vuotiaiden monisairaiden ympärivuorokautisen hoidonpaikkojen hallintaan. Vanhojen, jo käytössä poistettujen järjestelmien kehittäminen ei ole enää kustannustehokasta eikä varteenotettava ratkaisu.
Vanhat järjestelmät eivät ole yhteensopivia Apotin kanssa eivätkä myöskään tue kokonaisuudessaan jononhallintaan liittyvää hoitopaikkojenhallintaa riittävällä laajuudella.
- Helsingin digistrategia - kijraa
- STM pavleurefomanssi - kijraa
- Kansallinen digistrategia - kirjaa
JOPA-järjestelmä on pilvipohjainen ratkaisu, joka tukee sosiaali- ja terveydenhuollon prosessien digitalisointia, hoitopaikan kohdentamista ja tiedolla johtamista. Järjestelmä hyödyntää nykyaikaisia teknologioita, kuten pilvipalveluita, integraatioita ja skaalautuvia sovelluskomponentteja, jotka on rakennettu eri pilviympäristöihin. Sen arkkitehtuuri perustuu asiakastietojärjestelmän integraatioihin, tiedon hyödynnettävyyteen ja teknologiseen ketteryyteen. Järjestelmä on laajennettavissa ja sovellettavissa organisaation sisällä eri palvelukokonaisuuksiin
JOPA projektin kehittämistyötä tehdään monitoimijaympäristössä ja useiden sidosryhmien kanssa. JOPA järjestelmän eri vaiheet järjestelmäkehityksessä nivoo yhteen useita eri asiantuntijoita niin substanssin kuin tekniseltä puolelta.
Toimijoita päätasolla ovat:
- Sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelut (SKH)
- Helsingin Seniorisäätiö ja muut ostopalvelutuottajat
- Sotepe Helsinki tietohallinto
- Digia OY
- DigiHelsinki
- Apotti
- Vantaan ja Keravan hyvinvointialue (VAKE)
- Helsingin kaupungin Kestävän kasvun -hanketuki
-
THL - tuki
Ydinryhmät / sidosryhmät
Järjestelmän säännölliset katselmoinnit:
- Sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalveluiden ammattilaiset
- Sotepe Helsingin tietohallinto
-
Digia
JOPA- kehitysryhmän rooli:
- JOPA kehitysryhmän koostuu sote asiantuntijoista ja ryhmä kokoontuu tarpeen mukaan n. 1 krt / kk vuosina 2024- 2025. Kehitysryhmälaiset ovat olleet suunnittelemassa järjestelmäkehityksen käyttöönottovaiheita kuten hyväksyntätestauksia, nimettyjä rooleja, mallia loppukäyttäjien tekniseen tukeen, koulutuksia ja viestintää.
- Työkaluina ja menetelminä on hyödynnetty porinapiiiriä, ideointityöpajaa, äänestystä, ennakkokyselyä, ennakkotehtäviä ja digitaalisian työkaluina mm. Seppo pelialusta, Miroa, Whiteboard, Jamboard, Forms sekä Teams Polls.
Pääkäyttäjien, hallinnon assistenttien sekä järjestelmävastaavan rooli:
- Viisi pääkäyttäjää nimetään jo projektin alkuvaiheessa, ja he osallistuvat aktiivisesti järjestelmän hyväksyntätestaukseen ja validointiin. Myös järjestelmävastaava sekä hallinnon assistentit nimetään projektin aikana.
- Pääkäyttäjät, hallinnon assistentit ja järjestelmävastaava tekevät tiivistä yhteistyötä muiden asiantuntijoiden kanssa suunnitellessaan ja mallintaessaan keskeisiä prosesseja, joita ei jono- ja paikkahallintajärjestelmän osalta ole valmiina. Näitä ovat esim. käyttäjähallinta, häiriöhallinta, toipumis- ja jatkuvuussuunnitelmat.
- Pääkäyttäjät osallistuvat järjestelmäkoulutukseen, laativat käyttöohjeita ja vastaavat loppukäyttäjien kouluttamisesta. Lisäksi he dokumentoivat pääkäyttäjien roolit ja vastuut sekä luovat rakenteita loppukäyttäjien tukemiseen, viestintään sekä muuhun yhteistyöhön.
JOPA tekninen järjestelmäkehitys monitoimijaympäristössä:
JOPA SOTEPE Helsingistä työryhmiin osallistuvat henkilöt, joiden työpanos kohdistuu enemmän järjestelmän omistajuuteen, projektipäällikkö / tuoteomistajuuteen, tekniseen kehitystyöhön, vaatimusmäärittelyihin, tietosuoja - ja turvatyöhön, käyttäjähallintaan, testaustukeen, tietovirtakuvausten ja arkkitehtuurikuvien laatimiseen sekä jatkuvien palvelujen sopimusneuvotteluihin.
- Omistaja Soili Partanen (Sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelut: arviointitoiminta).
- Projektipäällikkö / tuotevastaava Anne Tiihonen (RRP INV 4 - 04/24 asti), Henna Reponen (04/24 lähtien).
- Projektisuunnittelija Emmi Kettunen (RRP INV 4 - 12/24 asti), Pauliina Kuusisto (12/24 lähtien).
- KAM Nadia Partala (digitalisaatio- ja kehittäminen).
- Projektipäällikkö / integraatiot Janne Kettunen (digitalisaatio- ja kehittäminen).
- Ratkaisuarkkitehti Jussi Peltonen (digitalisaatio- ja kehittäminen 01/2025 lähtien).
- ICT-asiantuntija Jan Nygren ja Jere Hurmekoski (digitalisaatio- ja kehittäminen).
- Kehityspäällikkö Jaana Kärki (digitalisaatio- ja kehittäminen).
- Tietoturvapäällikkö Sakari Hulkkonen ja tietoturva - asiantuntija Tommi Lipsanen (jatkuvat palvelut ja sovellustuki).
- Tietosuojajuristi Heini Kettunen (lakiasiat ja päätöksenteon tuki).
- ICT - asiantuntija / lisenssit ja Azure AD Toni Saari (jatkuvat palvelut ja sovellustuki).
- ICT - asiantuntija / järjestelmävastaava Tarja Valkeapää (jatkuvat palvelut ja sovellustuki).
- Toiminnan suunnittelija Minna Schalin (talous ja suunnittelu).
- Talouden suunnittelija Nina Brounou (talouden ja toiminnan suunnittelu).
- Projektipäällikkö Leea Kallio (tietohallintoyksikkö)
-
ATK-suunnittelija Sari Korpi (tietohallintoyksikkö).
Yhteistyökumppaneina ja toimittajina: Apotti, Digia ja DigiHelsinki.
Yhteistyön toteutumisen muodot:
- Viestintä: JOPa teams, sähköpostit.
- JOPA järjestelmäkehityksen sprintti katselmoinnit.
-
Säännöllinen kokoontuminen sidosryhmien kanssa ja yhteiskehittäminen.
Henkilöstön näkökulmasta:
Johdon näkökulmasta:
Asiakkaiden näkökulmasta:
Organisaation näkökulmasta:
JOPA ratkaisu tulee tarjoamaan:
- Uuden tietoturvallisen julkipilviratkaisun SOTE-ympäristöön
- Konkreettisen työvälineen hoitopaikkajonojen hallintaan
- Välineen reaaliaikaiseen tiedolla johtamiseen
- Monipuoliset raportointimahdollisuudet postinumerotasolla sekä monilla suodatusmahdollisuuksilla
- Hoitopaikkajonotuksen lyhentyminen, prosessin tehostuminen ja sitä sen myötä kustannusten vähentyminen
- Iäkkäiden ja hauraiden ikäihmisten oikeuksien vahvistuminen.
- Manuaalisen työn ja työvaiheiden vähentyminen
- Kustannuslaskurin, joka mittaa jonotuksen hintaa
- Ketterä ja monipuolinen raportointi
Järjestelmän arvioinnin mittareina ovat:
- Kehittämiskustannukset
- Jatkuvien palvelujen kustannukset
- Käyttökokemus ja käytettävyys palaute
- Työajanseuranta
- Täyttöasteiden tehostuminen
- Prosessien, ohjeiden ja mallien uudistaminen
Asiakas ja ammattilaisen
Pitkäaikaissairaalle henkilölle ja hoivapaikkakoordinaattorille laadittiin asiakaspalvelupolut hahmottamaan prosessia asiakkaan ja työntekijän silmin sekä ymmärtämään prosessin vaiheiden kipukohtia. Asiakaspalvelupolut toimivat pohjana kehitystyölle ja selkeyttävät sidosryhmille viestintää kehitystyön alkaessa. Asiakaspalvelupolkuja tehtiin kaksi eri versiota samasta käyttötapauksesta:
Nykytila: Tämän hetkinen prosessi kipukohtineen pitkäaikaissairaan seniorin sekä hoivapaikkakoordinaattorin näkökulmasta
Tavoitetila: Ehdotettu tulevaisuuden ratkaisu nykytilan pohjalta molempiin näkökulmiin, minkä tarkoitus on ratkaista nykytilan kipukohdat järjestelmän ja prosessin osalta. Ehdotetun tavoitetilan ratkaisun ei tarvitse olla lopullinen versio, vaan siitä voi hyödyntää osia todellista ratkaisua hahmoteltaessa.
Organisaatio näkökulmasta: Tunnistettiin tarve jononhallintajärjestelmän kehittämiselle, joka parantaa heikossa ja haavoittuvassa asemassa olevien ikäihmisten hoitoketjuja ja palvelujen piiriin pääsyä sekä tarve järjestelmälle, joka tukee tiedolla johtamisen tarvetta ja nopeaa tiedonkulua. Haluttiin rakentaa järjestelmä tukemaan sosiaali- ja terveydenhuollon integraatiota ja eri toimijoiden yhteistyötä.
Yhteiskunta näkökulma: Sosiaali- ja terveyspalveluissa on usein käytössä erilaisia järjestelmiä ja tietokantoja, joiden välinen tiedonkulku voi olla haastavaa. Esiselvityksessä valituilla Microsoft Azure ja Power Platform ratkaisulla voidaan integroida eri järjestelmät saumattomasti yhteen, mikä helpottaa tiedon jakamista ja parantaa prosessien sujuvuutta:
- Esimerkiksi potilastietojen siirto eri toimijoiden välillä voi tapahtua helposti ja turvallisesti.
- Kokonaisuus tarjoaa analytiikkatyökaluja, joilla voidaan hyödyntää dataa ja tehdä parempia päätöksiä.
- Sosiaali- ja terveyspalveluissa kerätään valtava määrä tietoa, jota voidaan hyödyntää palveluiden suunnittelussa, resurssien optimoinnissa ja päätöksenteossa.
- Alustaratkaisulla voidaan analysoida ja visualisoida tietoa helposti ymmärrettävässä muodossa, mikä tukee päätöksentekoa ja parantaa palveluiden laadukkuutta.
Jono- ja paikkahallintajärjestelmä (JOPA) -projektissa hyödynnetään Innokylän toimintamalleja. Innokylä tarjoaa arvokasta tietoa ja käytännön esimerkkejä, joita voidaan soveltaa projektin eri vaiheissa kuten testauksissa, käyttöönotoissa, viestinnässä ja käyttöpalautteissa.
JOPA-järjestelmän ideointi käynnistyi tarpeesta kehittää ratkaisu, joka tukee ympärivuorokautisen pitkäaikaishoidon hoitopaikan kohdentamista asiakkaille sekä mahdollistaa tiedolla johtamisen raportointia. Kehitystyön alkuvaiheessa tunnistettiin, että pelkkä tekninen toteutus ei riitä – tarvitaan myös toiminnallisia ratkaisuja, jotka tukevat käyttäjiä arjen työssä.
Tämä tarkoittaa esimerkiksi:
- selkeitä ja helppokäyttöisiä käyttöliittymiä
- sujuvia kirjautumis- ja uloskirjausprosesseja
- automaattista tiedonsiirtoa eri järjestelmien välillä
- raportointityökaluja, jotka vastaavat käytännön tarpeisiin
Lisäksi huomioitiin, että käyttäjät tarvitsevat tukea käyttöönotossa – kuten koulutusta, ohjeistusta ja viestintää – jotta uusi järjestelmä saadaan osaksi päivittäistä työtä mahdollisimman sujuvasti.
Analyysin pohjalta luotiin kehitysbacklogi, joka kuvasi järjestelmän teknisen toteutuksen tarpeet, toiminnalliset vaatimukset ja tekniset reunaehdot. Asiakas- ja yksikkötietojen välitystä varten suunniteltiin integraatiot potilastietojärjestelmien kanssa.
Tietosuoja ja tietoturva tunnistettiin alusta alkaen keskeisiksi kehityskohteiksi. Ideointivaiheessa hahmoteltiin eri testaustasoja, kuten yksikkötestaukset, integraatiotestaukset ja loppukäyttäjien hyväksyntätestaukset, jotka tukevat järjestelmän laadunvarmistusta.
Ideoinnissa tunnistettiin, että järjestelmän hallintaan ja käyttöön liittyvät prosessit tuli kuvata selkeästi, dokumentaatiot tuottaa ja vastuut nimetä. Erityistä huomiota kiinnitettiin mm. tietosuoja-arvioihin, RACI-vastuumatriisiin, järjestelmäkuvauksiin, tietovirta- ja arkkitehtuurikuvauksiin, pääkäyttäjärooleihin sekä jatkuvuuden ja laadunhallinnan varmistamiseen. Näihin liittyvät myös käyttäjähallinta, häiriötilanteiden hallinta ja jatkuvien palvelujen sopimukset, jotka tukevat järjestelmän pitkäaikaista toimivuutta ja käytön sujuvuutta.
Projektin toteutusympäristö on monitoimijainen: mukana ovat mm. Digia, Apotti, DigiHelsinki, Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveystoimiala (tietohallinto, arviointi-, kuntoutus- ja hoivapalvelut) sekä ostopalvelutuottajat. Tämä edellytti projektimallin suunnittelua, jossa hyödynnetään Scrum-viitekehystä ja iteratiivista prosessimallia. Näin varmistetaan kehitystyön joustavuus, jatkuva priorisointi ja sidosryhmien koordinointi sekä osallistuminen.
JOPA-kehitysryhmän jäsenet ovat olleet aktiivisesti mukana ideoimassa sekä muotoilemassa loppukäyttäjien tukimallia, käyttöönottovaiheen viestintää sekä koulutusten suunnittelua. Loppukäyttäjien osallistuminen kehittämiseen tukee järjestelmän juurtumista arjen käytäntöihin ja parantaa käyttöönoton sujuvuutta.
Kuva
JOPA-järjestelmän testiympäristön testausprosessi toteutettiin vaiheittain ajalla 01–08/2025. Testaus sisälsi useita tasoja, kuten Apotti–JOPA-integraatiotestaukset (02–05/2025), tuoteluettelon ja koodistopalvelimen testaukset (01–08/2025), tietoturva- ja tekniset testaukset sekä lokitustestaukset (05–08/2025), ja loppukäyttäjien hyväksyntätestaukset (01–08/2025).
Kaikista testaustasoista laadittiin erilliset toteutussuunnitelmat, joiden mukaan testaukset toteutettiin. Esimerkiksi loppukäyttäjien hyväksyntätestauksen toteutussuunnitelmassa määriteltiin testauksen tavoitteet ja laajuus, kriteerit testauksen aloitukseen, aikataulu, riskiarvion, testauskäytäntöjen kuvauksen ja hyväksymiskriteerit.
Testausprosessi oli vaiheittain etenevä ja toistuva eli iteratiivinen: testauksia toteutettiin useassa erässä, ja niiden tulosten perusteella tehtiin järjestelmään parannuksia ennen seuraavaa testauskierrosta. Tämä mahdollisti järjestelmän kehittämisen asteittain kohti toimivampaa ja käyttäjien tarpeita vastaavaa kokonaisuutta.
Resursseina:
- Kustannusresursseja: lisenssi- ja asiantuntijakulut
-
Henkilöstö- ja aika resurssit: toimittajat, integraatioasiantuntijat, tietoturva- ja tekniset asiantuntijat sekä loppukäyttäjien edustajat sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalveluiden sekä ostopalvelutuottajien testaajat.
Testaukset tehtiin ensin JOPA:n testiympäristössä. Kun kaikki sovelluksen ja integraatioiden osat oli testattu ja varmistettu toimiviksi, eikä niihin enää tullut muutoksia, aloitettiin tuotantoympäristön rakentaminen tuotantovalidointia varten. JOPA tuotantoympäristö validoitiin integraatioiden, tietoruvatoimenpiteiden ja sovelluksen osalta ennen käyttöönottoja 09/2025.
Kuva
Kuva
Eri testaustasot varmistavat järjestelmän teknisen toimivuuden, laadun ja luotettavuuden ennen tuotantokäyttöä. Tavoitteena oli todentaa erityisesti asiakas- ja yksikkötietojen tiedonsiirto, jota varten suunniteltiin ja testattiin tarvittavat integraatiot eri järjestelmien välillä.
Tietoturvatarkistuksen osalta päätettiin hyödyntää ulkopuolista teknistä tarkistusta, ja tavoitteena oli todentaa asiakastietolain sekä muiden asetusten ja määräysten vaatimukset. Loppukäyttäjien hyväksyntätestauksen tavoitteena oli varmisti, että järjestelmä toimii odotetusti ja tukee sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisten käytännön tarpeita.
Testausprosessit osoittautuivat resursoinniltaan vaativammiksi kuin alun perin arvioitiin. Etukäteen ei voitu täysin ennakoida, kuinka paljon virheitä löytyisi korjattavaksi, eikä virhemäärää osattu arvioida riittävän tarkasti. Tämä johti useisiin asiantuntijapalavereihin monitoimijaympäristössä, joissa ratkaisukeskeisyys, osaaminen ja sinnikkyys korostuivat.
JOPA-järjestelmä toteutetaan monitoimijaympäristössä, mikä toi haasteita aikataulujen yhteensovittamiseen. Esimerkiksi testiympäristön tuli olla riittävästi testattu ja valmis, jotta ulkoistettu tietoturvatarkistus ja tekninen testaus voitiin toteuttaa laadukkaasti. Lisäksi vastaavanlaisen järjestelmän kehittämisestä tai testauksesta ei ollut aiempaa kokemusta, mikä loi omat haasteensa kokonaistestaukseen.
Toisaalta löydetyt ja korjatut virheet eivät ainoastaan parantaneet järjestelmän teknistä toimivuutta, vaan niillä oli suora vaikutus siihen, miten hyvin järjestelmä tukee sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisten työtä, mahdollistaa sujuvat palveluprosessit ja edistää parempaa henkilöstö- ja asiakaskokemusta. Testausvaihe oli opettavainen, ja mukana olleet asiantuntijat kartuttivat osaamispääomaa, josta on hyötyä tulevissa kehittämisprojekteissa.