JOPA – jono- ja paikkahallintajärjestelmän kehittäminen, Helsinki (RRP, P4, I4)
JOPA-toimintamallissa kehitettiin digitaalinen järjestelmä, joka tukee hoitopaikkojen hallintaa Helsingin senioripalveluissa. Tavoitteena helpottaa ikääntyneiden hoitopaikan järjestämistä, tukea ammattilaisten työtä ja vahvistaa tiedolla johtamista.
Ikääntyneiden ja monisairaiden henkilöiden ympärivuorokautisen hoidon paikkojen hallinta on Helsingissä hajanaista, eikä käytössä ole yhtenäistä järjestelmää. JOPA-projekti vastaa tähän tarpeeseen kehittämällä digitaalisen jono- ja paikkahallintaratkaisun, joka tukee hoitopaikan kohdentamista, prosessien digitalisointia ja tiedolla johtamista. Kyseessä on ammattilaisille suunnattu sovellus, joka parantaa palvelujen saatavuutta ja ohjautuvuutta.
Kehittämistyö pohjautuu Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan strategisiin linjauksiin, kuten Helsingin sairaalan toimintasuunnitelmaan ja "Helsingin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan digisuunnitelma 2023–2025".
Toimintaympäristöä muovaavat yhteiskunnalliset muutokset, kuten väestön ikääntyminen, hoidon tarpeen kasvu, henkilöstöpula ja hyvinvointialueiden tiukka rahoituskehys. Nämä tekijät lisäävät painetta kehittää digitaalisia ratkaisuja, jotka tukevat palvelujen oikea-aikaista kohdentamista, resurssien tehokasta käyttöä ja ammattilaisten työn sujuvuutta. Digipalvelujen käyttöönotto edellyttää henkilöstöltä uudenlaista osaamista ja muutosvalmiutta.
Orpon hallituksen ohjelmassa korostetaan digitalisaation merkitystä sosiaali- ja terveydenhuollon uudistamisessa. STM:n strategiassa "Digitaalisuus sosiaali- ja terveydenhuollon kivijalaksi Sosiaali- ja terveydenhuollon digitalisaation ja tiedonhallinnan strategia 2023–2035" painotetaan teknologian hyödyntämistä henkilöstön työn tukemisessa sekä tiedon tehokasta käyttöä palvelujen kehittämisessä ja johtamisessa.
Kehittämistä ohjaavat myös lait ja asetukset, kuten digipalvelulaki, asiakastietolaki, tietosuoja-asetus, tiedonhallintalaki sekä laki sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä. Ne määrittävät digitaalisten ratkaisujen tietoturvaa, käyttöoikeuksia ja vastuukysymyksiä.
Kansallisesti hyvinvointialueita tuetaan digikehittämisessä tarjoamalla ohjeistuksia ja viitekehyksiä, jotka auttavat huomioimaan lainsäädännön vaatimukset ja tukevat käytännön kehittämistyötä. Esimerkiksi "STM:n Yleisopas digitaalisten sosiaali- ja terveyspalvelujen kehittämiseen" korostaa käyttäjälähtöisyyttä, saavutettavuutta, tietoturvaa ja kokonaisarkkitehtuurin huomioimista.
JOPA-projektin kehittämistyötä tehtiin monitoimijaympäristössä ja useiden sidosryhmien kanssa. Järjestelmäkehitys nivoi yhteen asiantuntijoita sekä substanssin että teknisen toteutuksen puolelta. Lisäksi kehittämisessä tarvittiin erityisasiantuntemusta muun muassa tietosuoja- ja tietoturva-asioihin, viestintään sekä sopimus- ja hankintakysymyksiin, jotta ratkaisu vastaa sekä toiminnallisiin että hallinnollisiin vaatimuksiin.
JOPA projektin kestävän kasvun -hankkeen tiimi:
- Omistaja arviointitoiminnan johtaja
- Projektipäällikkö
- Projektisuunnittelija
- Viisi pääkäyttäjää
Helsingin sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelut:
- Osto- ja laadunhallinta
- Arviotoiminnan yhteiset palvelut; keskitetty asiakasohjaus
- Seniorikeskukset
- Sairaalapalvelut
Helsingin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan yhteiset palvelut:
- Tietojohtaminen - ja tiedonhallintapalvelut
- Henkilöstö- ja kehittämispalvelut
- Hankinta- ja sopimuspalvelut
- Talous-, strategia- ja suunnittelupalvelut
- Laki-, valvonta- ja yleishallintopalvelut
Muut yhteistyökumppanit:
- Ostopalvelutuottajat
- Digia
- Apotti
- DigiHelsinki
JOPA-ratkaisun myötä hoitopaikkojen hallinta digitalisoituu tietoturvallisesti. Ammattilaiset saavat konkreettisen työvälineen hoitopaikkajonojen hallintaan ja reaaliaikaiseen tiedolla johtamiseen. Manuaalinen työ vähenee, prosessit tehostuvat ja resurssien käyttö paranee. Järjestelmä tukee asiakasohjautuvuutta, vahvistaa iäkkäiden oikeuksia ja tuo näkyväksi jonotuksen kustannusvaikutuksia. Raportointi tukee päätöksentekoa.
Tavoiteltujen muutosten saavuttamista seurataan hyötytavoitteiden ja arviointikysymysten ja mittareiden avulla.
1. Onko järjestelmä otettu käyttöön tietoturvallisesti ja käyttäjälähtöisesti?
Hyötytavoite: Tietoturvallinen järjestelmä vastaa käyttäjien tarpeisiin käytettävyydeltään ja toiminnallisuudeltaan.
Mittarit:
- Järjestelmä kehitetty ja hyväksytty
- Hallinta- ja ylläpitosuunnitelma luotu
- Dokumentaatio valmis
- Järjestelmä käyttöönotettu
- SUS-käytettävyysarvio (tavoite: 70–79)
- NPS (tavoite: 30 tai enemmän)
- Lokitietojen kertyminen.
2. Vahvistuuko ammattilaisten osaaminen ja muutosvalmius?
Hyötytavoite: Ammattilaisten osaaminen vahvistuu uuden digitaalisen toimintatavan myötä.
Mittarit:
- Koulutuspalautteet (kokonaisarvosana 4/5, NPS 20 tai enemmän
- Tukiklinikkapalautteet FAQ kylläntyy.
- Käyttöönoton kattavuus ajalla 10–12/2025 70 %
3. Vähentääkö järjestelmä manuaalista työtä ja parantaako se työn tuottavuutta?
Hyötytavoite: Ammattilaisten työ helpottuu ja tuottavuus paranee, kun paikkahallintaan käytettävä työaika lyhenee.
Mittarit:
-
Työajan säästö hoivapaikkakoordinaattoreiden työaikaseurannassa.
4. Parantaako järjestelmä hoitopaikkojen täyttöastetta ja tehostaako se resurssien käyttöä sekä kattaako jatkuvien palvelujen kustannuksia?
Hyötytavoite: Vapaiden paikkojen täyttöaste paranee järjestelmän käyttöönoton myötä, mikä tehostaa resurssien käyttöä ja mahdollistaa kustannussäästöjä sekä kattaa jatkuvien palvelujen kulut.
Mittarit:
- Jatkuvien palvelujen kustannukset.
- Jonotuksen keskimääräinen vrk / hinta ja jonotuspäivien väheneminen vuodessa.
- Ympärivuorokautisen laitos- ja palveluasumisen vapaana oleva käyttöasteen tehostuminen.
- Arvio hyöty-ja laatumittareiden kattavuudesta jatkuvien palvelujen kustannuksiin nähden.
Kehittämistyön kohderyhmänä ovat ammattilaiset, jotka käyttävät järjestelmää hoitopaikkojen kohdentamiseen ja asiakasprosessien sujuvoittamiseen. Tavoitteena on tukea heidän työtään siten, että ikääntyneet asiakkaat saavat oikea-aikaista hoitoa ja palvelut kohdentuvat tarkoituksenmukaisesti.
Asiakasymmärrystä on kerrytetty erityisesti ammattilaisten näkökulmasta, sillä he ovat järjestelmän ensisijaisia käyttäjiä ja työn toteuttajia.
Osallisuus on ollut keskeinen osa kehittämisprosessia, ja sen avulla on varmistettu, että ratkaisut vastaavat aidosti käyttäjien tarpeisiin, tukee toimintamallin omaksumista ja asiakaslähtöistä hoitoprosessia. Ammattilaisten osallisuus on varmistettu monipuolisesti projektin eri vaiheissa:
- haastatteluissa ja työpajoissa
- järjestelmäkehityksen katselmoinneissa
- loppukäyttäjien hyväksymistestauksissa
- tuotantoympäristön validoinneissa
- koulutuspalautteissa
- loppukäyttäjien tuen mallintamisessa
-
järjestelmän käyttökokemusten arvioinnissa
Teknisiä reunaehtoja, kuten tietoturvaa, integraatioita ja järjestelmän hallintaa, on huomioitu kehittämisessä tiiviissä yhteistyössä eri asiantuntijatahojen kanssa. Näitä kuvataan tarkemmin järjestelmäkehityksen ja käyttöönoton osioissa.
JOPA-järjestelmä kehitettiin omana, uniikkina ratkaisunaan tunnistettuun tarpeeseen hoivapaikkojen kohdentamisen ja tiedolla johtamisen tueksi. Projektissa ei ollut suoraan sovellettavissa olevia valmiita toimintamalleja, vaan ratkaisu muotoutui kehitysryhmän asiantuntemuksen ja käytännön tarpeiden pohjalta.
Kehittämistyössä jouduttiin ratkomaan useita järjestelmäkehityksen osa-alueita, kuten tietoturva-arvioita, elinkaaren hallintaa ja rajapintojen määrittelyä, ilman valmiita malleja. Tämä teki kehittämisestä uudenlaista ja vaati tiivistä yhteistyötä eri asiantuntijoiden välillä yhdistäen substanssiosaamisen, teknisen toteutuksen ja käyttäjälähtöisen suunnittelun.
Analyysivaihe toteutettiin omana hankintana. Siinä laadittiin järjestelmäkuvaus ja muodostettiin ensimmäinen backlog loppukäyttäjien kanssa. Työpajoissa tarkasteltiin nykyistä paikkahallinnan prosessia eri ammattiryhmien näkökulmasta ja määriteltiin tarpeet, joista syntyi backlog ja toteutuksen toimitussopimus.
Toteutusvaiheessa kehitys eteni Scrum-viitekehyksellä iteratiivisesti. Monitoimijaympäristössä laadittiin tarkentavia määrityksiä:
- Toiminnallisia (käyttötapaukset)
- Teknisiä (integraatiot, sovellusratkaisut, tietoturva sekä dokumentaatio, kuten arkkitehtuuri- ja tietovirtakuvaukset)
Loppukäyttäjät osallistuivat ideointiin erityisesti tukimallin, käyttöönoton suunnittelun ja loppukäyttäjätestausten valmistelun osalta. Elinkaariajattelulla huomioitiin myös jatkuvan palvelun hallintaan liittyvät prosessit, kuten käyttäjähallinta, häiriötilanteiden hallinta, tiketöintijärjestelmä sekä jatkuvien palvelujen sopimusasiat.
Kuva
JOPA-järjestelmän testaus toteutettiin vaiheittain vuoden 2025 aikana. Testaus sisälsi useita tasoja, kuten erilaisten integraatioiden testausta, tietoturvatarkistuksia, lokitietojen testauksia sekä loppukäyttäjien hyväksyntätestaukset.
Testaustasoista laadittiin erilliset toteutussuunnitelmat, joiden mukaan testaukset toteutettiin. Esimerkiksi loppukäyttäjien hyväksyntätestauksen suunnitelmassa määriteltiin tavoitteet, laajuus, aikataulu, riskiarvio, testauskäytännöt ja hyväksymiskriteerit.
Testausprosessi eteni vaiheittain ja iteratiivisesti: testauksia tehtiin useassa erässä, ja niiden tulosten perusteella järjestelmää parannettiin ennen seuraavaa kierrosta. Tämä mahdollisti järjestelmän kehittämisen asteittain kohti toimivampaa ja käyttäjien tarpeita vastaavaa kokonaisuutta.
Resursseina:
- Kustannusresursseja: lisenssi- ja asiantuntijakulut
- Henkilöstö- ja aika resurssit: toimittajat, integraatioasiantuntijat, tietoturva- ja tekniset asiantuntijat sekä loppukäyttäjien edustajat sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalveluiden sekä ostopalvelutuottajien testaajat.
Kun kaikki sovelluksen ja integraatioiden osat oli testattu ja varmistettu toimiviksi, aloitettiin tuotantoympäristön rakentaminen. Myös JOPA tuotantoympäristö validoitiin ja varmistettiin ennen käyttöönottoa integraatioiden, tietosuojatoimenpiteiden ja sovelluksen osalta.
Kuva
Kuva
Kokeilun tavoitteena oli varmistaa JOPA-järjestelmän tekninen toimivuus, laatu ja luotettavuus ennen tuotantokäyttöä. Erityisesti haluttiin todentaa asiakas- ja yksikkötietojen tiedonsiirto integraatioiden kautta sekä varmistaa, että järjestelmä tukee ammattilaisten käytännön työtä.
Testaus sisälsi eri tasoja, kuten loppukäyttäjien hyväksyntätestauksen ja ulkoistetun tietoturvatarkistuksen, joiden avulla arvioitiin järjestelmän toimivuutta, säädöstenmukaisuutta ja käyttökokemusta.
Testaus osoittautui resursoinniltaan vaativammaksi kuin alun perin arvioitiin. Virhemäärää ei voitu ennakoida tarkasti, joten on hyvä varautua useisiin asiantuntijapalavereihin monitoimijaympäristössä. Ratkaisukeskeisyys, osaaminen ja sinnikkyys korostuivat prosessin aikana.
Monitoimijaympäristö toi haasteita aikataulujen yhteensovittamiseen. Esimerkiksi testiympäristön tuli olla riittävästi testattu ennen ulkoistettua tietoturvatarkistusta. Vastaavanlaisen järjestelmän kehittämisestä sekä testauksesta ei ollut suoraa aiempaa kokemusta, mikä vaikutti kokonaistestaukseen.
Korjatut virheet paransivat järjestelmän teknistä toimivuutta ja vaikuttivat suoraan siihen, miten hyvin järjestelmä tukee ammattilaisten työtä ja sujuvia palveluprosesseja. Testausvaihe oli opettavainen, ja mukana olleet asiantuntijat kartuttivat osaamista, josta on hyötyä tulevissa kehittämishankkeissa.