HR:n kumppanuusmallin rakentaminen ja käyttöönotto
HR:n kumppanuusmallin rakentaminen ja käyttöönotto
Tavoitteena on asiakaslähtöinen HR-palvelu.
Toimintamallin nimi
Tavoitteena on asiakaslähtöinen HR-palvelu.
HR:n kumppanuusmalli konseptikuvaus, painottuen onnistuneeseen HR-viestintään ja ohjeistukseen
HR-kumppanuusmalli tarjoaa sote-organisaation johdolle ja esihenkilöille selkeän, saavutettavan ja ennakoivan HR-tuen. HR toimii esihenkilöille tukena arjen moninaisissa tilanteissa ja huolehtii keskitetysti HR-palveluista. Tavoitteena on, että ohjeet ja prosessikuvaukset löytyvät helposti yhdestä paikasta ja esihenkilön on tarvittaessa helppo ottaa yhteyttä HR-henkilöstöön selkeästi määriteltyjen kanavien kautta, sähköpostilla ja jatkossa mahdollisesti myös botin tukemana. HR:n kumppanuusmalli varmistaa, että HR on lähellä asiakasta, tukee johtamista ja edistää sujuvaa, hyvinvoivaa ja turvallista sote-arkea.
Työelämää ohjaavat lait (esim. työsopimuslaki, tietosuoja, tasa-arvolainsäädäntö) sekä poliittiset päätökset työvoimapolitiikasta ja maahanmuutosta vaikuttavat HR-toimintojen reunaehtoihin sekä osaajien saatavuuteen. Työmarkkinatilanne ja organisaation taloudellinen tilanne ohjaavat HR:n resursointia ja strategisia valintoja ja voivat vaikuttaa esim. palkitsemisjärjestelmiin ja sitouttamiseen. Ikääntyvä väestö ja työelämän monimuotoisuus lisäävät tarpeita osaamisen johtamiseen ja yhdenvertaisiin käytäntöihin ja toimintatapoihin. Työn merkityksellisyys, työhyvinvointi ja joustavuus työn ja vapaa-ajan yhteensovittamisessa ovat yhä tärkeämpiä työntekijöille.
Joustavuus, itseohjautuvuus ja monimuotoisuus vaativat uudenlaista johtamista ja HR:n vahvaa kumppaniasemaa. Vastuullisuus ja vihreät arvot näkyvät työelämässä ja vaikuttavat HR:n käytäntöihin, kuten etätyöhön, matkustamiseen ja työpaikan ekologisuuteen.
Kohderyhmänä HR:n kumppanuusmallin kehittämisessä ovat ensisijaisesti organisaation sisäiset asiakkaat, joihin kuuluvat johto, esihenkilöt eri tasoilla, HR-ammattilaiset sekä koko henkilöstö. Näiden lisäksi laajempana kohderyhmänä voidaan pitää myös työyhteisön muita sidosryhmiä, kuten henkilöstön edustajia ja mahdollisia yhteistyökumppaneita.
Asiakasymmärrystä on kartutettu monipuolisesti eri menetelmin. Tiedonkeruu on sisältänyt kyselyitä ja työpajoja, joissa on selvitetty asiakkaiden nykyisiä kokemuksia HR:n palveluista, odotuksia, haasteita ja kehitystarpeita. Lisäksi on hyödynnetty aiempaa henkilöstötutkimusten dataa sekä palautetta, joka liittyy esihenkilöiden ja henkilöstön johtamisen tukeen. Näin on saatu kokonaisvaltainen kuva siitä, miten HR:n roolia ja toimintaa voitaisiin kehittää palvelemaan paremmin organisaation toimintaa ja henkilöstöä.
Asiakkaiden osallistaminen on toteutettu aktiivisella dialogilla ja osallistavilla työskentelymuodoilla. Kehittämisprosessiin on kutsuttu edustajia kaikista keskeisistä kohderyhmistä, jotka ovat osallistuneet työpajoihin, yhteiskehittämiseen ja pilottikokeiluihin. Tämä on lisännyt sitoutumista, tuonut arvokasta käytännön tietoa kehittämiseen ja varmistanut, että malli vastaa aidosti asiakkaiden tarpeita ja odotuksia. Lisäksi avoin viestintä ja palautekanavat ovat mahdollistaneet jatkuvan vuorovaikutuksen kehitysprosessin aikana.
HR-kumppanuusmalli juurrutetaan osaksi arjen toimintaa
Juurruttamistyössä on tärkeää pitää yhteinen kehittämisen suunta ja jatkuvan parantamisen malli aktiivisesti käytössä. On tärkeää, että jo toteutettuja kehittämistoimia, kuten HR:n roolien kirkastaminen sekä viestinnän ja ohjeiden yhtenäistäminen, huomioidaan edelleen ja malleja kehitetään tarpeen mukaan.
Juurrutuksessa esihenkilöiden ja HR:n koulutus tulee myös huomioida. Jatketaan HR:n kehittämistyötä yhdessä asiakkaiden (esihenkilöt, päälliköt, johto) kanssa esimerkiksi yhteiskehittämisen työpajojen avulla. Järjestetään esihenkilökoulutuksia tarpeen mukaan, esimerkiksi rekrytointiin, resurssihallintaan tai työhyvinvointiin liittyen. Tiedotetaan HR:n toiminnasta ja muutoksista säännöllisesti ja tuetaan esihenkilöitä muutoksessa.
Pilotointia voidaan toteuttaa aikaisempaa enemmän; eli toteutetaan pilotteja ja pieniä kokeiluja HR-kumppanuusmallin hengessä rajatulla alueella/yksiköissä, kerätään palautteet ja tehdään parannukset. Tästä esimerkkinä uusien ohjeiden laatiminen; pyydetään muutamalta esihenkilöltä palaute ja muokataan ohjetta palautteen perusteella ennen julkaisua. Organisaation toimintatapaan liittyy vahvasti henkilöstönedustajien osallistaminen muutosprosesseissa, joten heidän mukaanotto esimerkiksi henkilöstöä koskeviin ohjeistuksien laatimiseen, on osana kehittämistyötä.
Jatkuvan parantamisen näkökulmasta, kerätään palautetta säännöllisesti vuosittaisella kyselyllä ja seurataan mittareita (kyselyt, vasteajat, HR:n saavutettavuus) ja pyydetään palautetta toiminnasta arkisissakin tilanteissa. Näiden lisäksi tarjotaan tarvittaessa sparrausta ja päivitetään ohjeita ja palveluita tarpeen mukaan.
Käyttöönotto vaatii sekä ajallisia, henkilöstöön liittyviä, taloudellisia että osaamiseen perustuvia resursseja. Aikaa tarvitaan noin 6–12 kuukauden juurrutusjakso, johon sisältyvät pilotointia, koulutuksia ja aktiivista viestintää.
Henkilöstöresursseihin tarvitaan HR-palveluiden edustajia sekä tarvittaessa viestinnän tukea, ja lisäksi johdon osallistuminen päätöksentekoon ja viestintään on välttämätöntä. Taloudelliset resurssit kohdistuvat pääosin koulutuksiin, materiaaleihin sekä mahdollisiin järjestelmäpäivityksiin. Osaamisvaatimukset painottuvat HR:n muutosjohtamiseen, viestintään, palvelumuotoiluun ja prosessien kehittämiseen, mutta myös esihenkilöiltä edellytetään vahvaa johtamisosaamista ja valmiutta omaksua uusia toimintatapoja.
HR-kumppanuusmallin käyttöönotto on alkanut tuoda organisaatioon positiivisia muutoksia. Vaikka malli on vielä osittain kehitteillä, näkyvissä on jo selkeyttä viestinnässä ja roolijaoissa, mikä helpottaa esihenkilöiden ja johdon arkea. HR:n saavutettavuutta on pyritty parantamaan, ja yhteydenottokanavia selkeytetään, ja tavoitteena on vähentää aiempaa epävarmuutta siitä, mistä taholta tukea saa. Ensi vuoden palautekyselyn pohjalta voimme arvioida tuloksien vaikuttavuutta pidemmällä ajanjaksolla.