HR:n kumppanuusmallin rakentaminen ja käyttöönotto
HR:n kumppanuusmallin rakentaminen ja käyttöönotto
Tavoitteena on asiakaslähtöinen HR-palvelu.
Työelämää ohjaavat lait (esim. työsopimuslaki, tietosuoja, tasa-arvolainsäädäntö) sekä poliittiset päätökset työvoimapolitiikasta ja maahanmuutosta vaikuttavat HR-toimintojen reunaehtoihin sekä osaajien saatavuuteen. Työmarkkinatilanne ja organisaation taloudellinen tilanne ohjaavat HR:n resursointia ja strategisia valintoja ja voivat vaikuttaa esim. palkitsemisjärjestelmiin ja sitouttamiseen. Ikääntyvä väestö ja työelämän monimuotoisuus lisäävät tarpeita osaamisen johtamiseen ja yhdenvertaisiin käytäntöihin ja toimintatapoihin. Työn merkityksellisyys, työhyvinvointi ja joustavuus työn ja vapaa-ajan yhteensovittamisessa ovat yhä tärkeämpiä työntekijöille.
Joustavuus, itseohjautuvuus ja monimuotoisuus vaativat uudenlaista johtamista ja HR:n vahvaa kumppaniasemaa. Vastuullisuus ja vihreät arvot näkyvät työelämässä ja vaikuttavat HR:n käytäntöihin, kuten etätyöhön, matkustamiseen ja työpaikan ekologisuuteen.
Organisaation HR-toiminta on tällä hetkellä pääosin operatiivista ja keskittyy hallinnollisiin tehtäviin. HR:n toiminnat tapahtuvat eri tiimeissä vaihtelevin tavoin, mikä heikentää vaikuttavuutta ja yhtenäisyyttä. HR:n monikanavainen viestintä ja ohjeistus aiheuttaa myös epäselvyyttä asiakkaissa, mihin tahoon HR:stä tulee olla milloinkin yhteydessä.
Samaan aikaan toimintaympäristö muuttuu nopeasti: työelämän odotukset kasvavat, osaajapula kiristyy ja vastuullisuus sekä muutoskyvykkyys nousevat keskeisiksi kilpailutekijöiksi. Näihin haasteisiin vastaaminen vaatii HR:ltä strategisempaa roolia ja tiiviimpää kumppanuutta johdon, päällikkötason sekä esihenkilöiden kanssa.
HR:n kumppanuusmalli vastaa tähän tarpeeseen rakentamalla selkeän, yhtenäisen ja ennakoivan HR-toimintamallin. Malli tukee organisaation strategisia tavoitteita – kuten kilpailukyvyn vahvistamista, osaamisen johtamista, työhyvinvoinnin parantamista ja toiminnan sujuvuuden parantamista, sekä luo perustan muutoskykyiselle ja henkilöstöä arvostavalle organisaatiokulttuurille. HR-kumppanuusmallin yksi päätavoite on luoda entistä parempaa ja toimivampaa esihenkilötukea.
Kehittäjäjoukkoon kuuluvat:
- HR-johto, joka vastaa mallin strategisesta suunnasta, resurssien kohdentamisesta ja varmistaa johdon sitoutumisen.
- HR-asiantuntijat ja -koordinaattorit, jotka tuovat arjen kokemuksen, ehdottavat uusia toimintatapoja ja toimivat linkkinä yksiköiden ja henkilöstön suuntaan.
Kumppanuusmallin tuotokseen osallistuvat myös:
- Esihenkilöiden edustus eri yksiköistä, joiden avulla varmistetaan mallin käytännön soveltuvuus ja toimivuus eri tilanteissa.
- Henkilöstön edustajat (esim. luottamushenkilöt tai työryhmien jäsenet), jotka tuovat mukaan henkilöstön äänen ja osallistavat laajemmin organisaatiota.
- Mahdollisesti ulkopuolinen fasilitaattori tai asiantuntija, joka tukee prosessia objektiivisesti ja tuo näkemystä parhaista käytännöistä.
Kehitettävän HR:n kumppanuusmallin avulla tavoitellaan merkittäviä muutoksia niin toimintatavoissa kuin organisaation tuloksissa. Ensinnäkin mallin myötä HR siirtyy entistä vahvemmin strategiseksi kumppaniksi, mikä tarkoittaa tiiviimpää yhteistyötä liiketoimintajohdon kanssa ja paremmin kohdennettua tukea henkilöstön johtamiseen ja kehittämiseen. Tämä muutos lisää HR:n vaikuttavuutta ja auttaa organisaatiota reagoimaan nopeammin muuttuviin olosuhteisiin.
Toiminnallisella tasolla kumppanuusmalli selkeyttää rooleja ja vastuita, yhdenmukaistaa käytäntöjä ja parantaa viestintää eri sidosryhmien välillä. Näin varmistetaan, että henkilöstön tarpeet tulevat paremmin kuulluiksi ja palvelut toteutuvat tehokkaammin.
Tuloksellisesti tavoitteena on vahvistaa osaamista, lisätä henkilöstön sitoutumista ja työhyvinvointia sekä parantaa esihenkilöiden johtamisvalmiuksia. Nämä parannukset heijastuvat organisaation kilpailukykyyn, tuottavuuteen ja kykyyn houkutella sekä pitää osaajia. Pitkällä aikavälillä kumppanuusmalli tukee kestävää organisaatiokulttuuria, jossa muutoskyvykkyys ja vastuullisuus ovat keskeisiä vahvuuksia.
Kehittämisen tuloksena syntyy joustavampi, ennakoivampi ja strategisempi HR-toiminto, joka toimii aidosti johdon, esihenkilöiden ja henkilöstön kumppanina.
Kohderyhmänä HR:n kumppanuusmallin kehittämisessä ovat ensisijaisesti organisaation sisäiset asiakkaat, joihin kuuluvat johto, esihenkilöt eri tasoilla, HR-ammattilaiset sekä koko henkilöstö. Näiden lisäksi laajempana kohderyhmänä voidaan pitää myös työyhteisön muita sidosryhmiä, kuten henkilöstön edustajia ja mahdollisia yhteistyökumppaneita.
Asiakasymmärrystä on kartutettu monipuolisesti eri menetelmin. Tiedonkeruu on sisältänyt kyselyitä ja työpajoja, joissa on selvitetty asiakkaiden nykyisiä kokemuksia HR:n palveluista, odotuksia, haasteita ja kehitystarpeita. Lisäksi on hyödynnetty aiempaa henkilöstötutkimusten dataa sekä palautetta, joka liittyy esihenkilöiden ja henkilöstön johtamisen tukeen. Näin on saatu kokonaisvaltainen kuva siitä, miten HR:n roolia ja toimintaa voitaisiin kehittää palvelemaan paremmin organisaation toimintaa ja henkilöstöä.
Asiakkaiden osallistaminen on toteutettu aktiivisella dialogilla ja osallistavilla työskentelymuodoilla. Kehittämisprosessiin on kutsuttu edustajia kaikista keskeisistä kohderyhmistä, jotka ovat osallistuneet työpajoihin, yhteiskehittämiseen ja pilottikokeiluihin. Tämä on lisännyt sitoutumista, tuonut arvokasta käytännön tietoa kehittämiseen ja varmistanut, että malli vastaa aidosti asiakkaiden tarpeita ja odotuksia. Lisäksi avoin viestintä ja palautekanavat ovat mahdollistaneet jatkuvan vuorovaikutuksen kehitysprosessin aikana.
Mallin kehittämisessä olemme hyödyntäneet erilaisia menetelmiä:
- asiakasymmärrystä on kerätty kyselyjen avulla,
- HR:n sisäistä osaamista ja prosesseja on työstetty työpajatyöskentelyn kautta ja
- kehittämistä on edistetty yhteiskehittämisen työpajoissa yhdessä asiakkaiden eli esihenkilöiden, päälliköiden ja johdon kanssa.
Ratkaisuksi olemme kehittäneet HR:n kumppanuusmallia, jonka ytimessä on tiivis yhteistyö HR:n ja organisaation esihenkilöiden, päälliköiden sekä johdon välillä. Työpajojen aikana nousi esiin tarve selkeyttää HR:n rooleja ja vastuita sekä kehittää saavutettavaa ja ymmärrettävää viestintää. Erityisesti korostettiin, että viestinnän ja ohjeistuksen tulee olla helposti löydettävää ja käytännönläheistä, jotta esihenkilöt voivat saada nopeasti apua arjen henkilöstöhaasteisiin.
Yhteiskehittämisen työpajoissa asiakkaat toivat esille tarpeen selkeille yhteydenottokanaville, kuten sähköpostille, ja kiinnostusta uusien digitaalisten ratkaisujen, esimerkiksi chatbotin, käyttöön tukemassa nopeaa tiedon saantia. Lisäksi esihenkilöt ja johto painottivat, että HR-kumppanuusmallin tulee olla joustava ja sovellettavissa eri yksiköiden erityispiirteisiin.
Työpajojen tuloksena syntyi myös konkreettisia ideoita koulutusten ja sparrausten toteuttamiseksi, joissa HR ja esihenkilöt voivat yhdessä kehittää käytännön osaamista ja vahvistaa luottamusta kumppanuuteen. Mallin juurruttamista tukevat selkeät prosessikuvaukset ja yhteiset pelisäännöt, jotka helpottavat arjen yhteistyötä ja parantavat henkilöstöjohtamisen laatua.
Ideamme keskiössä on tehdä HR-viestinnästä saavutettavaa ja selkeää siten, että kaikki ohjeet ja tuki löytyvät helposti yhdestä paikasta. Selkeä roolitus varmistaa, että HR:n asiakkaat tietävät, keneltä saada apua missäkin asiassa. Tämä nopeuttaa tiedon saantia, vähentää epäselvyyksiä ja tukee sujuvaa henkilöstöjohtamista arjessa.
Asiakkailta saatu palaute työpajoissa on ollut positiivista ja kannustavaa. He arvostavat, että heitä on osallistettu ja kuultu aktiivisesti kehitystyön aikana ja että HR todella haluaa parantaa toimintaa yhdessä heidän kanssaan. Asiakkaat kokevat, että yhteiskehittäminen lisää sitoutumista ja tekee muutoksista aidosti heidän tarpeisiinsa vastaavia.
Palaute on myös auttanut HR:ää ymmärtämään, kuinka tärkeää on pitää viestintä selkeänä ja ohjeet helposti löydettävissä, sekä varmistaa, että HR:n roolit ja vastuut ovat jokaiselle asiakasryhmälle ymmärrettäviä. Tämän perusteella muokkaamme ideaa niin, että viestintäkanavat ja ohjemateriaalit suunnitellaan entistä käyttäjäystävällisemmiksi ja roolit tuodaan näkyväksi eri tilanteissa. Näin varmistamme, että HR-kumppanuusmalli palvelee asiakkaita entistä paremmin ja käytännön arki helpottuu.
Kokeilumme keskeisenä tavoitteena on kehittää asiakaslähtöisempää HR-toimintaa, joka vastaa paremmin esihenkilöiden, päälliköiden ja johdon tarpeisiin. Haluamme varmistaa, että HR-palvelut ovat helposti saavutettavissa, viestintä on selkeää ja ohjeet nopeasti löydettävissä, jolloin asiakkaat saavat oikea-aikaista, tarvitsemaansa tukea. Tavoitteena on myös selkeyttää HR:n roolit ja vastuut niin, että yhteistyö sujuu joustavasti ja tehokkaasti eri toimijoiden välillä. Kaiken kaikkiaan kokeilu tähtää HR:n roolin vahvistamiseen kumppanina ja arjen tukena, mikä parantaa henkilöstöjohtamisen laatua ja edistää organisaation menestystä.
Kokeilun aikana opimme, kuinka tärkeää on huomioida monipuoliset näkökulmat ja syvällinen asiakasymmärrys. Huomasimme, että asiakkailla voi olla erilaisia tarpeita kuin mitä HR alun perin oletti. Tämä korostaa kuuntelun ja yhteiskehittämisen merkitystä, jotta ratkaisut vastaavat aidosti käyttäjien arkea ja haasteita.
Lisäksi opimme, että selkeä viestintä ja roolien kirkastaminen ovat keskeisiä onnistuneen yhteistyön ja toimintamallin juurruttamisen kannalta. Kokeilu vahvisti myös, että jatkuva palaute ja aktiivinen kehittäminen ovat välttämättömiä, jotta malli palvelee organisaatiota tehokkaasti.