| Innokylä

* Toimintamallin julkaisemiseksi riittää minimissään perustietolomakkeen tähdellä merkittyjen kohtien täyttäminen. Suosittelemme kuitenkin, että kuvaatte toimintamallin laajemmin hyödyntäen kehittämisen polun eri vaiheita.

Markup - Hero - Basic information

Perustiedot

Toteutuspaikka

Etelä-Karjalan hyvinvointialueen HR

Markup - Required info - Realise and understand

** Kaikkien tähdellä merkittyjen kenttien sisällöt tulevat näkyviin toimintamallin kuvauksessa. Täytettyänne vähintään nämä kentät voitte merkitä toimintamallin valmiiksi Kuvaa ja jaa -lomakkeen lopussa olevalla toiminnolla.

Markup - Hero - Realise and understand

Oivalla ja ymmärrä

Kehittäkää tarvelähtöisesti huomioimalla eri toimijoiden näkökulmat ja tarpeet. Ottakaa kehitettävän asian kannalta merkitykselliset toimijat ja kumppanit mukaan heti kehittämisprosessin alusta alkaen. Ohjatkaa ja fasilitoikaa muutosta.

Toimintaympäristö

Työelämää ohjaavat lait (esim. työsopimuslaki, tietosuoja, tasa-arvolainsäädäntö) sekä poliittiset päätökset työvoimapolitiikasta ja maahanmuutosta vaikuttavat HR-toimintojen reunaehtoihin sekä osaajien saatavuuteen. Työmarkkinatilanne ja organisaation taloudellinen tilanne ohjaavat HR:n resursointia ja strategisia valintoja ja voivat vaikuttaa esim. palkitsemisjärjestelmiin ja sitouttamiseen. Ikääntyvä väestö ja työelämän monimuotoisuus lisäävät tarpeita osaamisen johtamiseen ja yhdenvertaisiin käytäntöihin ja toimintatapoihin. Työn merkityksellisyys, työhyvinvointi ja joustavuus työn ja vapaa-ajan yhteensovittamisessa ovat yhä tärkeämpiä työntekijöille.

Joustavuus, itseohjautuvuus ja monimuotoisuus vaativat uudenlaista johtamista ja HR:n vahvaa kumppaniasemaa. Vastuullisuus ja vihreät arvot näkyvät työelämässä ja vaikuttavat HR:n käytäntöihin, kuten etätyöhön, matkustamiseen ja työpaikan ekologisuuteen.

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Organisaation HR-toiminta on tällä hetkellä pääosin operatiivista ja keskittyy hallinnollisiin tehtäviin. HR:n toiminnat tapahtuvat eri tiimeissä vaihtelevin tavoin, mikä heikentää vaikuttavuutta ja yhtenäisyyttä. HR:n monikanavainen viestintä ja ohjeistus aiheuttaa myös epäselvyyttä asiakkaissa, mihin tahoon HR:stä tulee olla milloinkin yhteydessä.

Samaan aikaan toimintaympäristö muuttuu nopeasti: työelämän odotukset kasvavat, osaajapula kiristyy ja vastuullisuus sekä muutoskyvykkyys nousevat keskeisiksi kilpailutekijöiksi. Näihin haasteisiin vastaaminen vaatii HR:ltä strategisempaa roolia ja tiiviimpää kumppanuutta johdon, päällikkötason sekä esihenkilöiden kanssa.

HR:n kumppanuusmalli vastaa tähän tarpeeseen rakentamalla selkeän, yhtenäisen ja ennakoivan HR-toimintamallin. Malli tukee organisaation strategisia tavoitteita – kuten kilpailukyvyn vahvistamista, osaamisen johtamista, työhyvinvoinnin parantamista ja toiminnan sujuvuuden parantamista, sekä luo perustan muutoskykyiselle ja henkilöstöä arvostavalle organisaatiokulttuurille. HR-kumppanuusmallin yksi päätavoite on luoda entistä parempaa ja toimivampaa esihenkilötukea.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Asiakasnäkökulma (esihenkilöt ja liiketoiminta)
Kenelle: Sisäisille asiakkaille eli esihenkilöille, päälliköille ja johdolle
Mihin: HR:n tuen laatuun, saatavuuteen ja asiakaslähtöisyyteen
Miksi: Jotta organisaatio saa oikea-aikaista, ennakoivaa ja vaikuttavaa HR-tukea päätöksentekoon, henkilöstön johtamiseen ja muutosten läpivientiin.

Ammattilaisen näkökulma (henkilöstö ja HR-asiantuntijat/koordinaattorit)
Kenelle: Kaikille työntekijöille ja HR:n omalle henkilöstölle
Mihin: Selkeisiin toimintamalleihin, osaamisen kehittämiseen ja roolitukseen
Miksi: Työntekijät tarvitsevat tukea urapolkuun, jaksamiseen ja kehitykseen. HR-asiantuntijat hyötyvät roolin selkeytymisestä ja yhteistyön tiivistymisestä liiketoiminnan kanssa.

Organisaation näkökulma
Kenelle: Koko organisaatiolle ja sen johdolle
Mihin: HR:n strategiseen asemaan, yhtenäisiin prosesseihin ja päätöksenteon tukeen
Miksi: Jotta organisaatio voi reagoida ketterästi muutoksiin, vahvistaa osaamista ja rakentaa kilpailukykyä henkilöstön kautta.

Yhteiskunnan näkökulma
Kenelle: Laajemmalle työelämälle ja yhteiskunnalle
Mihin: Työelämän kehittämiseen, yhdenvertaisuuteen ja osaamisen jatkuvuuteen
Miksi: HR:llä on merkittävä rooli monimuotoisen, kestävän, reilun ja osaamispohjaisen työelämän rakentamisessa, mikä hyödyttää koko yhteiskuntaa.

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Kehittäjäjoukkoon kuuluvat:

HR-johto, joka vastaa mallin strategisesta suunnasta, resurssien kohdentamisesta ja varmistaa johdon sitoutumisen.
HR-asiantuntijat ja -koordinaattorit, jotka tuovat arjen kokemuksen, ehdottavat uusia toimintatapoja ja toimivat linkkinä yksiköiden ja henkilöstön suuntaan.

Kumppanuusmallin tuotokseen osallistuvat myös:

Esihenkilöiden edustus eri yksiköistä, joiden avulla varmistetaan mallin käytännön soveltuvuus ja toimivuus eri tilanteissa.
Henkilöstön edustajat (esim. luottamushenkilöt tai työryhmien jäsenet), jotka tuovat mukaan henkilöstön äänen ja osallistavat laajemmin organisaatiota.
Mahdollisesti ulkopuolinen fasilitaattori tai asiantuntija, joka tukee prosessia objektiivisesti ja tuo näkemystä parhaista käytännöistä.

Tavoiteltu muutos

Kehitettävän HR:n kumppanuusmallin avulla tavoitellaan merkittäviä muutoksia niin toimintatavoissa kuin organisaation tuloksissa. Ensinnäkin mallin myötä HR siirtyy entistä vahvemmin strategiseksi kumppaniksi, mikä tarkoittaa tiiviimpää yhteistyötä liiketoimintajohdon kanssa ja paremmin kohdennettua tukea henkilöstön johtamiseen ja kehittämiseen. Tämä muutos lisää HR:n vaikuttavuutta ja auttaa organisaatiota reagoimaan nopeammin muuttuviin olosuhteisiin.

Toiminnallisella tasolla kumppanuusmalli selkeyttää rooleja ja vastuita, yhdenmukaistaa käytäntöjä ja parantaa viestintää eri sidosryhmien välillä. Näin varmistetaan, että henkilöstön tarpeet tulevat paremmin kuulluiksi ja palvelut toteutuvat tehokkaammin.

Tuloksellisesti tavoitteena on vahvistaa osaamista, lisätä henkilöstön sitoutumista ja työhyvinvointia sekä parantaa esihenkilöiden johtamisvalmiuksia. Nämä parannukset heijastuvat organisaation kilpailukykyyn, tuottavuuteen ja kykyyn houkutella sekä pitää osaajia. Pitkällä aikavälillä kumppanuusmalli tukee kestävää organisaatiokulttuuria, jossa muutoskyvykkyys ja vastuullisuus ovat keskeisiä vahvuuksia.

Kehittämisen tuloksena syntyy joustavampi, ennakoivampi ja strategisempi HR-toiminto, joka toimii aidosti johdon, esihenkilöiden ja henkilöstön kumppanina.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Kohderyhmänä HR:n kumppanuusmallin kehittämisessä ovat ensisijaisesti organisaation sisäiset asiakkaat, joihin kuuluvat johto, esihenkilöt eri tasoilla, HR-ammattilaiset sekä koko henkilöstö. Näiden lisäksi laajempana kohderyhmänä voidaan pitää myös työyhteisön muita sidosryhmiä, kuten henkilöstön edustajia ja mahdollisia yhteistyökumppaneita.

Asiakasymmärrystä on kartutettu monipuolisesti eri menetelmin. Tiedonkeruu on sisältänyt kyselyitä ja työpajoja, joissa on selvitetty asiakkaiden nykyisiä kokemuksia HR:n palveluista, odotuksia, haasteita ja kehitystarpeita. Lisäksi on hyödynnetty aiempaa henkilöstötutkimusten dataa sekä palautetta, joka liittyy esihenkilöiden ja henkilöstön johtamisen tukeen. Näin on saatu kokonaisvaltainen kuva siitä, miten HR:n roolia ja toimintaa voitaisiin kehittää palvelemaan paremmin organisaation toimintaa ja henkilöstöä.

Asiakkaiden osallistaminen on toteutettu aktiivisella dialogilla ja osallistavilla työskentelymuodoilla. Kehittämisprosessiin on kutsuttu edustajia kaikista keskeisistä kohderyhmistä, jotka ovat osallistuneet työpajoihin, yhteiskehittämiseen ja pilottikokeiluihin. Tämä on lisännyt sitoutumista, tuonut arvokasta käytännön tietoa kehittämiseen ja varmistanut, että malli vastaa aidosti asiakkaiden tarpeita ja odotuksia. Lisäksi avoin viestintä ja palautekanavat ovat mahdollistaneet jatkuvan vuorovaikutuksen kehitysprosessin aikana.

Markup - Hero - Imagine and try

Kuvittele ja kokeile

Hyödyntäkää jo kehitettyjä malleja ja ratkaisuja. Kokeilkaa rohkeasti uusia ideoita. Oppikaa yhdessä kokeilusta ja parantakaa ratkaisua vähitellen.

Muiden kehittämien ratkaisujen hyödyntäminen

Mallin kehittämisessä olemme hyödyntäneet erilaisia menetelmiä:

asiakasymmärrystä on kerätty kyselyjen avulla,
HR:n sisäistä osaamista ja prosesseja on työstetty työpajatyöskentelyn kautta ja
kehittämistä on edistetty yhteiskehittämisen työpajoissa yhdessä asiakkaiden eli esihenkilöiden, päälliköiden ja johdon kanssa.

Ideointi

Ratkaisuksi olemme kehittäneet HR:n kumppanuusmallia, jonka ytimessä on tiivis yhteistyö HR:n ja organisaation esihenkilöiden, päälliköiden sekä johdon välillä. Työpajojen aikana nousi esiin tarve selkeyttää HR:n rooleja ja vastuita sekä kehittää saavutettavaa ja ymmärrettävää viestintää. Erityisesti korostettiin, että viestinnän ja ohjeistuksen tulee olla helposti löydettävää ja käytännönläheistä, jotta esihenkilöt voivat saada nopeasti apua arjen henkilöstöhaasteisiin.

Yhteiskehittämisen työpajoissa asiakkaat toivat esille tarpeen selkeille yhteydenottokanaville, kuten sähköpostille, ja kiinnostusta uusien digitaalisten ratkaisujen, esimerkiksi chatbotin, käyttöön tukemassa nopeaa tiedon saantia. Lisäksi esihenkilöt ja johto painottivat, että HR-kumppanuusmallin tulee olla joustava ja sovellettavissa eri yksiköiden erityispiirteisiin.

Työpajojen tuloksena syntyi myös konkreettisia ideoita koulutusten ja sparrausten toteuttamiseksi, joissa HR ja esihenkilöt voivat yhdessä kehittää käytännön osaamista ja vahvistaa luottamusta kumppanuuteen. Mallin juurruttamista tukevat selkeät prosessikuvaukset ja yhteiset pelisäännöt, jotka helpottavat arjen yhteistyötä ja parantavat henkilöstöjohtamisen laatua.

Idean valinta

Ideamme keskiössä on tehdä HR-viestinnästä saavutettavaa ja selkeää siten, että kaikki ohjeet ja tuki löytyvät helposti yhdestä paikasta. Selkeä roolitus varmistaa, että HR:n asiakkaat tietävät, keneltä saada apua missäkin asiassa. Tämä nopeuttaa tiedon saantia, vähentää epäselvyyksiä ja tukee sujuvaa henkilöstöjohtamista arjessa.

Idean testaus asiakkaalla

Asiakkailta saatu palaute työpajoissa on ollut positiivista ja kannustavaa. He arvostavat, että heitä on osallistettu ja kuultu aktiivisesti kehitystyön aikana ja että HR todella haluaa parantaa toimintaa yhdessä heidän kanssaan. Asiakkaat kokevat, että yhteiskehittäminen lisää sitoutumista ja tekee muutoksista aidosti heidän tarpeisiinsa vastaavia.

Palaute on myös auttanut HR:ää ymmärtämään, kuinka tärkeää on pitää viestintä selkeänä ja ohjeet helposti löydettävissä, sekä varmistaa, että HR:n roolit ja vastuut ovat jokaiselle asiakasryhmälle ymmärrettäviä. Tämän perusteella muokkaamme ideaa niin, että viestintäkanavat ja ohjemateriaalit suunnitellaan entistä käyttäjäystävällisemmiksi ja roolit tuodaan näkyväksi eri tilanteissa. Näin varmistamme, että HR-kumppanuusmalli palvelee asiakkaita entistä paremmin ja käytännön arki helpottuu.

Kokeilun tavoitteet

Kokeilumme keskeisenä tavoitteena on kehittää asiakaslähtöisempää HR-toimintaa, joka vastaa paremmin esihenkilöiden, päälliköiden ja johdon tarpeisiin. Haluamme varmistaa, että HR-palvelut ovat helposti saavutettavissa, viestintä on selkeää ja ohjeet nopeasti löydettävissä, jolloin asiakkaat saavat oikea-aikaista, tarvitsemaansa tukea. Tavoitteena on myös selkeyttää HR:n roolit ja vastuut niin, että yhteistyö sujuu joustavasti ja tehokkaasti eri toimijoiden välillä. Kaiken kaikkiaan kokeilu tähtää HR:n roolin vahvistamiseen kumppanina ja arjen tukena, mikä parantaa henkilöstöjohtamisen laatua ja edistää organisaation menestystä.

Kokeilussa opittua

Kokeilun aikana opimme, kuinka tärkeää on huomioida monipuoliset näkökulmat ja syvällinen asiakasymmärrys. Huomasimme, että asiakkailla voi olla erilaisia tarpeita kuin mitä HR alun perin oletti. Tämä korostaa kuuntelun ja yhteiskehittämisen merkitystä, jotta ratkaisut vastaavat aidosti käyttäjien arkea ja haasteita.

Lisäksi opimme, että selkeä viestintä ja roolien kirkastaminen ovat keskeisiä onnistuneen yhteistyön ja toimintamallin juurruttamisen kannalta. Kokeilu vahvisti myös, että jatkuva palaute ja aktiivinen kehittäminen ovat välttämättömiä, jotta malli palvelee organisaatiota tehokkaasti.

Markup - Hero - Describe and share

Kuvaa ja jaa

Jakakaa kehittämistuloksia ja arviointitietoa avoimesti muiden hyödynnettäväksi. Vakiinnuttakaa uusi toimintatapa osaksi strategiaa tai organisaation toimintaa, palvelukokonaisuutta tai ketjua. Kertokaa, miten se tapahtuu ja mitä se vaatii.

Markup - Required info - Describe and share

Ratkaisun perusidea

HR:n kumppanuusmalli konseptikuvaus, painottuen onnistuneeseen HR-viestintään ja ohjeistukseen

HR-kumppanuusmalli tarjoaa sote-organisaation johdolle ja esihenkilöille selkeän, saavutettavan ja ennakoivan HR-tuen. HR toimii esihenkilöille tukena arjen moninaisissa tilanteissa ja huolehtii keskitetysti HR-palveluista. Tavoitteena on, että ohjeet ja prosessikuvaukset löytyvät helposti yhdestä paikasta ja esihenkilön on tarvittaessa helppo ottaa yhteyttä HR-henkilöstöön selkeästi määriteltyjen kanavien kautta, sähköpostilla ja jatkossa mahdollisesti myös botin tukemana. HR:n kumppanuusmalli varmistaa, että HR on lähellä asiakasta, tukee johtamista ja edistää sujuvaa, hyvinvoivaa ja turvallista sote-arkea.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

HR-kumppanuusmalli juurrutetaan osaksi arjen toimintaa

Juurruttamistyössä on tärkeää pitää yhteinen kehittämisen suunta ja jatkuvan parantamisen malli aktiivisesti käytössä. On tärkeää, että jo toteutettuja kehittämistoimia, kuten HR:n roolien kirkastaminen sekä viestinnän ja ohjeiden yhtenäistäminen, huomioidaan edelleen ja malleja kehitetään tarpeen mukaan.

Juurrutuksessa esihenkilöiden ja HR:n koulutus tulee myös huomioida. Jatketaan HR:n kehittämistyötä yhdessä asiakkaiden (esihenkilöt, päälliköt, johto) kanssa esimerkiksi yhteiskehittämisen työpajojen avulla. Järjestetään esihenkilökoulutuksia tarpeen mukaan, esimerkiksi rekrytointiin, resurssihallintaan tai työhyvinvointiin liittyen. Tiedotetaan HR:n toiminnasta ja muutoksista säännöllisesti ja tuetaan esihenkilöitä muutoksessa.

Pilotointia voidaan toteuttaa aikaisempaa enemmän; eli toteutetaan pilotteja ja pieniä kokeiluja HR-kumppanuusmallin hengessä rajatulla alueella/yksiköissä, kerätään palautteet ja tehdään parannukset. Tästä esimerkkinä uusien ohjeiden laatiminen; pyydetään muutamalta esihenkilöltä palaute ja muokataan ohjetta palautteen perusteella ennen julkaisua. Organisaation toimintatapaan liittyy vahvasti henkilöstönedustajien osallistaminen muutosprosesseissa, joten heidän mukaanotto esimerkiksi henkilöstöä koskeviin ohjeistuksien laatimiseen, on osana kehittämistyötä.

Jatkuvan parantamisen näkökulmasta, kerätään palautetta säännöllisesti vuosittaisella kyselyllä ja seurataan mittareita (kyselyt, vasteajat, HR:n saavutettavuus) ja pyydetään palautetta toiminnasta arkisissakin tilanteissa. Näiden lisäksi tarjotaan tarvittaessa sparrausta ja päivitetään ohjeita ja palveluita tarpeen mukaan.

Käyttöönotto vaatii sekä ajallisia, henkilöstöön liittyviä, taloudellisia että osaamiseen perustuvia resursseja. Aikaa tarvitaan noin 6–12 kuukauden juurrutusjakso, johon sisältyvät pilotointia, koulutuksia ja aktiivista viestintää.

Henkilöstöresursseihin tarvitaan HR-palveluiden edustajia sekä tarvittaessa viestinnän tukea, ja lisäksi johdon osallistuminen päätöksentekoon ja viestintään on välttämätöntä. Taloudelliset resurssit kohdistuvat pääosin koulutuksiin, materiaaleihin sekä mahdollisiin järjestelmäpäivityksiin. Osaamisvaatimukset painottuvat HR:n muutosjohtamiseen, viestintään, palvelumuotoiluun ja prosessien kehittämiseen, mutta myös esihenkilöiltä edellytetään vahvaa johtamisosaamista ja valmiutta omaksua uusia toimintatapoja.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

HR-kumppanuusmallin käyttöönotto on alkanut tuoda organisaatioon positiivisia muutoksia. Vaikka malli on vielä osittain kehitteillä, näkyvissä on jo selkeyttä viestinnässä ja roolijaoissa, mikä helpottaa esihenkilöiden ja johdon arkea. HR:n saavutettavuutta on pyritty parantamaan, ja yhteydenottokanavia selkeytetään, ja tavoitteena on vähentää aiempaa epävarmuutta siitä, mistä taholta tukea saa. Ensi vuoden palautekyselyn pohjalta voimme arvioida tuloksien vaikuttavuutta pidemmällä ajanjaksolla.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Toimintamallin soveltaminen käytännössä vaatii riittävät resurssit, selkeän osaamisen ja vahvan sitoutumisen kaikilta osapuolilta. Keskeistä on, että organisaatiolla on käytettävissä tarpeeksi aikaa mallin juurruttamiseen, mukaan lukien pilotointi, koulutukset ja jatkuva viestintä. Henkilöstön osalta tarvitaan HR-henkilöstöä, palvelutiimejä, viestinnän ja ICT:n tukea sekä aktiivista johdon osallistumista, joka varmistaa muutoksen etenemisen. Osaamisen osalta korostuvat muutosjohtamisen kyvyt, palvelumuotoilu ja prosessien kehittäminen, mutta myös esihenkilöiden johtamistaito ja valmius omaksua uusia toimintatapoja ovat välttämättömiä.

Sudenkuoppina kannattaa välttää liian nopeaa käyttöönottoa ilman riittävää valmistelua ja viestintää, sillä se voi aiheuttaa epäselvyyttä. Myös roolien epäselvyys tai päällekkäisyydet vaikeuttavat mallin toimivuutta ja asiakaspalvelun sujuvuutta. Jatkuva palaute ja kehittäminen ovat välttämättömiä, jotta malli pysyy ajan tasalla ja vastaa aidosti organisaation tarpeisiin.

Markup - Methods info - Realise and understand

VINKKI: Hyödynnä Oivalla ja ymmärrä -vaiheen tueksi koottuja menetelmiä ja työkaluja!

Markup - Methods info - Imagine and try

VINKKI: Hyödynnä Kuvittele ja kokeile -vaiheen tueksi koottuja menetelmiä ja työkaluja!

Markup - Methods info - Describe and share

VINKKI: Hyödynnä Kuvaa ja jaa -vaiheen tueksi koottuja menetelmiä ja työkaluja!

Kehittämisen vaihe

Valmis

Markup - Development phase info

Merkitse valmiiksi

Tarkistakaa vielä, että olette varmasti täyttäneet kaikki tähdillä (**) merkityt kohdat, ennen kuin merkitsette toimintamallin valmiiksi. Näiden kohtien täyttäminen takaa sen, että toimintamallista löytyvät ne tiedot, jotka edistävät mallin käyttöönottoa ja leviämistä.