| Innokylä

Toimintaympäristö

Vaikuttavuusperusteisen ohjauksen kehittäminen sosiaalihuollossa kytkeytyy laajoihin yhteiskunnallisiin ja poliittisiin tavoitteisiin, kuten tiedolla johtamisen vahvistamiseen, palvelujen yhdenvertaisuuden edistämiseen ja kustannusvaikuttavuuden parantamiseen. Kehittämistyössä asiakasryhmät on valittu selkeiden kriteerien pohjalta: suurivolyymisyys, sektorirajat ylittävä palveluketju, näyttöön perustuva vaikuttavuuspotentiaali, ammattilaisten valmius, käytännölliset mittarit sekä johdon vahva sitoutuminen. Näiden perusteella hyvinvointialueen johdon kanssa valittiin kolme suurta palvelukokonaisuutta piloteiksi, joista yksi on aikuissosiaalityön asiakkaan palvelun järjestäminen.

Toimintaympäristöön vaikuttavat myös lainsäädännölliset velvoitteet, kuten sosiaalihuoltolain ja lastensuojelulain mukaiset asiakassuunnitelmat, joiden toteutumisessa on havaittu puutteita. Esimerkiksi Varsinais-Suomen kunnista kerätyn tiedon mukaan sijoitetun lapsen vanhemmalle tehtävä asiakassuunnitelma toteutuu vain harvoin, mikä osoittaa selkeää palveluvajetta. Tämän perusteella pilotin erityiseksi kohderyhmäksi valikoituivat sijoitettujen lasten vanhemmat ja heidän tukemisensa.

Kulttuurisesti ja sosiaalisesti toimintaympäristöä määrittävät asiakkaiden moninaiset elämäntilanteet, palvelujen saavutettavuus sekä ammattilaisten osaaminen ja työskentelykulttuuri. Vaikuttavuuden arvioinnin kehittäminen edellyttää muutosta sekä rakenteissa että toimintatavoissa. Keskeinen osa tätä muutosta on kirjaamiskäytäntöjen kehittäminen: vaikuttavuuden arviointi edellyttää laadukasta, systemaattista ja tarkoituksenmukaista kirjaamista, joka tukee sekä asiakastyötä että tiedolla johtamista. Tämä vaatii pitkäjänteistä sitoutumista niin johdolta kuin käytännön työn tekijöiltä.

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Pilotin alussa sosiaalihuollon vaikuttavuuden mittaaminen ja mittareiden käyttö olivat vielä vähäisiä ja satunnaista, ja tietopohjan kehittäminen oli alkuvaiheessa. Pilotin aikana hyvinvointialueella on otettu käyttöön yhtenäinen asiakastietojärjestelmä sekä kehitetty toimintamalleja ja tiedon systemaattista hyödyntämistä.

Vaikuttavuuspilotit ovat osa hyvinvointialueen strategian toimeenpanoa. Ne kuuluvat kärkiohjelmaan Muotoilemme palvelujamme asiakaslähtöisiksi ja vaikuttaviksi ja tarkemmin toimenpidekokonaisuuteen Vaikuttavuus ja tuottavuus.

AVAIN-mittari sisältyy kansallisiin asiakasasiakirjarakenteisiin ja tulee käyttöön osana työikäisten palvelujen asiakassuunnitelmaa. AVAIN-mittarin tietosisällöt eivät kuitenkaan ole pakollisia kohtia asiakirjassa, vaan niiden käyttö perustuu edelleen vapaaehtoisuuteen. Varsinais-Suomen hyvinvointialueella AVAIN-mittarin tietosisällöt otetaan käyttöön osana työikäisten palvelujen asiakassuunnitelmaa ja tavoite on kirjattu vuoden 2025 työikäisten palvelujen käyttösuunnitelmaan.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Tiedolla johtaminen ja vaikuttavuusperusteinen ohjaus edellyttävät selkeitä vaikuttavuustavoitteita, toimivia mittareita ja vahvaa tietopohjaa. Sosiaalityön osalta tietopohja on kuitenkin vielä hyvin puutteellinen, mikä vaikeuttaa palvelujen suunnittelua, arviointia ja kehittämistä. Yhteiskunnalliset muutokset, kiristyvät taloudelliset paineet ja kasvavat odotukset vaikuttavuuden osoittamisesta lisäävät vaikuttavuustiedon merkitystä erityisesti johtamisessa ja resurssien kohdentamisessa. Näihin tarpeisiin vastaaminen on kehitystyön keskiössä.

Vaikuttavuusperusteinen ohjaus ja vaikuttavuuden mittaaminen parantavat sosiaalihuollon laatua varmistamalla, että asiakkaat saavat yksilöllisempää ja paremmin toimivaa tukea. Asiakkaiden kokemukset ja tulokset ohjaavat palveluiden kehittämistä, mikä lisää osallisuutta ja luottamusta. Asiakastyössä vaikuttavuustieto tekee työn tulokset näkyviksi, tukee ammattilaisten päätöksentekoa ja auttaa kohdentamaan työtä vaikuttavalla tavalla. Kirjaamisen kehittäminen on keskeinen osa tätä muutosta, sillä laadukas ja tarkoituksenmukainen kirjaaminen mahdollistaa vaikuttavuuden arvioinnin ja tukee sekä asiakastyötä että tiedolla johtamista.

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Toimintamallin suunnittelu ja toteutus tehdään tiiviissä yhteistyössä Varsinais-Suomen hyvinvointialueen tietojohtamisen palvelujen, johtamismallin kehittämisen ja vaikuttavuusperusteisen ohjauksen valmistelun kanssa. Kirjaamisen yhdenmukaistaminen on edellytys laadukkaalle tietojohtamiselle. Kansalliset tavoitteet ja suositukset ohjaavat työtä ja kansallinen yhteensopivuus varmistetaan osallistumalla tiiviisti STM:n ja THL:n verkostoyhteistyöhön sekä Vaikuttavuuskeskus-valmisteluun.

Tavoiteltu muutos

Kehittämistyön myötä pyritään vahvistamaan käytännön edellytyksiä tiedolla johtamiseen, esimerkiksi parantamalla vaikuttavuustiedon keräämistä, analysointia ja käyttöä osana arjen johtamista ja suunnittelua. Pilotin aikana pyritään lisäämään vaikuttavuuden ymmärrystä, vahvistamaan sosiaalihuollon tietopohjaa ja luomaan edellytyksiä tietoon perustuvan johtamisen kehittämiselle. Tavoitteena on tukea vaikuttavampaa asiakastyötä, parantaa palvelujen laatua ja edistää asiakaslähtöisyyttä. Muutoksella pyritään siihen, että sosiaalityön tulokset ovat näkyvämpiä, kirjaaminen tukee vaikuttavuuden arviointia ja palvelut kehittyvät asiakastarpeiden mukaisesti.

Pilotissa on samalla rakennettu pohjaa jatkokehittämiselle: käytännön kokemusten, mittarien ja yhteistyörakenteiden avulla luodaan edellytyksiä vaikuttavuusperusteisen ohjauksen laajentamiselle ja juurtumiselle osaksi sosiaalihuollon arkea.

Muutoksen mittaaminen

Pilotissa muutosta mitataan seuraavien tuotosten kautta:

- AVAIN-mittari on otettu käyttöön prosessin avainkohdissa ja siitä on saatu käyttökokemusta.

Kuinka moni on suorittanut koulutuksen
Kuinka moni käyttää aktiivisesti työssään
Käyttökokemusten kerääminen

- On tunnistettu, onko olemassa sellaisia realistisia mittareita, jotka soveltuvat niihin avainkohtiin, joihin AVAIN-mittari ei sovellu. Jos tällaisia on, niiden tietopoimintaa on pilotoitu.

Selvitys tehty
Valittu pilotoitava mittari
Toteutettu pilotti ja kerätty käyttäjäkyselyt

- Tiedolla johtamisen ratkaisut tukevat määriteltyjen mittareiden avulla tehtävää vaikuttavuuden seurantaa.

- Vertaiskehittäminen verkostoissa on käynnistynyt.

Toteutussuunnitelma

Tavoitellun muutoksen saavuttamiseksi toteutetaan seuraavat toimenpiteet:

Pilotointiin valittujen mittareiden käyttöönotto ja testaus käytännön asiakastyössä, jotta saadaan kokemusta mittareiden soveltuvuudesta, käytettävyydestä ja vaikuttavuuden arvioinnin tukemisesta eri toimintaympäristöissä.
Työntekijöiden kouluttaminen mittareiden käyttöön, kirjaamiseen ja vaikuttavuusajatteluun, jotta vaikuttavuustieto juurtuu osaksi arjen työtä.
Vaikuttavuusymmärryksen lisääminen eri tasoilla – asiakastyössä, johdossa ja järjestäjätasolla – tukemaan yhteistä kehittämisotetta.
Tietopohjan vahvistaminen yhtenäistämällä kirjaamiskäytäntöjä ja laatimalla ohjeistuksia, jotka tukevat vaikuttavuuden arviointia ja tiedolla johtamista.
Tietojärjestelmien kehittäminen siten, että asiakasasiakirjat vastaavat Sosmetan vaatimuksia ja tukevat vaikuttavuustiedon keruuta ja hyödyntämistä.

Näiden toimenpiteiden avulla rakennetaan pohjaa vaikuttavuusperusteisen ohjauksen laajentamiselle ja sosiaalihuollon tietopohjan vahvistamiselle.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Kohderyhmä on ammattilaiset

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Toimintamallin tavoitteena on vahvistaa sosiaalihuollon vaikuttavuuden arviointia ja tietopohjaa systemaattisesti. Pilotin alkuvaiheessa vaikuttavuuden mittaaminen oli hajanaista, ja mittareita hyödynnettiin vain vähän. Kehittämistyön aikana on tuettu AVAIN-mittarin käyttöönottoa ja järjestetty siihen liittyvää koulutusta, määritelty vaikuttavuuden tietotarpeita sekä pilotoitu ZekkiPro/3X10D-elämäntilannemittaria lastensuojelun sijaishuollossa ja perhekuntoutuksessa. Lisäksi on mallinnettu yhteistyötä lastensuojelun ja työikäisten palvelujen välillä yhdessä palvelutuotannon kanssa. Osana kokonaisuutta on myös osallistuttu sosiaalihuollon tietopohjan ja kirjaamiskäytäntöjen kehittämiseen. Nämä toimenpiteet muodostavat perustan sosiaalihuollon vaikuttavuuden arvioinnin ja tietopohjan pitkäjänteiselle kehittämiselle.

Sosiaalihuollon palveluprosessikuvaus toimii jo itsessään työkaluna, jonka avulla voidaan jäsentää asiakasprosessin keskeiset kohdat eli ns. hotspotit, niihin liittyvät vaikuttavuuden tavoitteet ja mittarit sekä tiedon lähdejärjestelmät.

Lisäksi vaikuttavuuspiloteissa on kehitetty työväline vaikuttavuustavoitteiden ja -mittareiden määrittelyn tueksi:

Vaikuttavuustavoitteiden ja mittareiden määrittelyn työväline

Vaikuttavuustavoitteiden ja mittareiden määrittelyn työväline on konkreettinen kehittämistyökalu, joka tukee sosiaali- ja terveyspalveluiden vaikuttavuusperusteista tiedolla johtamista. Työväline auttaa palveluiden vaikuttavuustavoitteiden jäsentämisessä, mittareiden määrittelyssä sekä seurannan suunnittelussa. Sen avulla voidaan systemaattisesti arvioida, mitä vaikutuksia palveluilla tavoitellaan, miten niitä mitataan ja miten mittaustuloksia hyödynnetään toiminnan kehittämisessä.

Määrittele vaikuttavuustavoite
Määrittele, mitä vaikuttavuutta halutaan mitata ja miksi – esimerkiksi hyvinvointi, toimintakyky tai palvelun oikea-aikaisuus. Mittaamisen kohteiden tulee linkittyä organisaation strategiaan, käyttösuunnitelmiin ja muihin ohjaaviin asiakirjoihin, jotta arviointi tukee tavoitteellista kehittämistä.
Määrittele mittari, mitä konkreettisesti mitataan
Kirjaa konkreettinen asia/mittari, jonka avulla voidaan arvioida vaikuttavuustavoitteen toteutumista. Kirjaamiskattavuutta tulee seurata jatkuvasti mittarin tulosten rinnalla, jotta voidaan tehdä perusteltuja päätelmiä tulosten luotettavuudesta ja hyödynnettävyydestä.
Aseta lähtötaso ja tavoitetaso
Määrittele nykytila (lähtötaso) ja haluttu muutos (tavoitetaso). Tämä auttaa konkretisoimaan, mitä muutosta tavoitellaan ja mahdollistaa kehityksen seuraamisen.
Määritä seurantatiheys ja seurannan taso
Päätä, kuinka usein vaikuttavuutta seurataan (esim. kuukausittain, vuosittain) ja millä tasolla (esim. yksilö-, tiimi-, organisaatio- tai alueellinen taso).
Nimeä vastuutaho
Mittarin kehittämisestä, seurannasta ja siihen liittyvistä toimenpiteistä vastaa nimetty vastuutaho. Tämän tahon tehtävänä on varmistaa, että mittari kytkeytyy tiiviisti osaksi käytännön toimintaa ja että sen tuottamaa tietoa hyödynnetään aktiivisesti toiminnan kehittämisessä. Erityisen tärkeää on, että mittarin tulosten perusteella tehdään tarvittavat korjaavat toimenpiteet – ei vain tunnisteta kehittämiskohteita, vaan myös reagoidaan niihin konkreettisesti. Näin varmistetaan, että mittaaminen johtaa vaikuttavaan ja asiakaslähtöiseen toiminnan parantamiseen.

Liitteeksi laajennetut diat + prosessipolku.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Aikuissosiaalityön vaikuttavuuden tavoitteita ja mittareita voidaan jalkauttaa käytäntöön vaikuttavuusperusteisen ohjausmallin avulla. Vaikuttavuusperusteinen ohjausmalli tarjoaa rakenteet, joiden kautta vaikuttavuustietoa voidaan hyödyntää palvelujen suunnittelussa, johtamisessa ja kehittämisessä. Vaikuttavuusperusteisen ohjausmallin tarkempi kuvaus on saatavilla Innokylässä [https://innokyla.fi/fi/toimintamalli/vaikuttavuusperusteinen-ohjausmalli-varsinais-suomen-hva-rrp-p4-i3].

Käytännön toteutus edellyttää sovittuja toimintamalleja ja rakenteita, jotka tukevat mittaamisen juurtumista arkeen.

Tavoitteiden ja mittareiden määrittelyssä apuna toimii konkreettinen työkalu, joka on kuvattu kohdassa "Ratkaisun perusidea".

Vinkit toimintamallin soveltajille

Keskeiseksi kehittämiskohteeksi on noussut kirjaamisen laatu ja kattavuus, jotka vaikuttavat suoraan vaikuttavuustiedon saatavuuteen ja hyödynnettävyyteen. Implementoinnin yhteydessä on tunnistettu myös haasteita, kuten mittareiden juurtuminen osaksi arjen työtä ja tiedonkeruun yhdenmukaisuus eri palveluissa. Näiden haasteiden ratkaiseminen edellyttää jatkuvaa tukea, koulutusta ja rakenteiden kehittämistä.

Toimintamallin vahvuutena on sen laajennettavuus: se on sovellettavissa kaikkiin sosiaalipalveluihin, mikä mahdollistaa vaikuttavuuden arvioinnin ja tietopohjan kehittämisen yhtenäisesti koko sosiaalihuollon kentällä. Tämä kokonaisuus muodostaa perustan vaikuttavuuden arvioinnin pitkäjänteiselle ja rakenteita vahvistavalle kehittämiselle.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Toimintamallin tavoitteena on vahvistaa sosiaalihuollon vaikuttavuuden arviointia ja tietopohjaa systemaattisesti. Pilotin alkuvaiheessa vaikuttavuuden mittaaminen oli hajanaista, ja mittareita hyödynnettiin vain vähän. Kehittämistyön aikana on tuettu AVAIN-mittarin käyttöönottoa ja järjestetty siihen liittyvää koulutusta, määritelty vaikuttavuuden tietotarpeita sekä pilotoitu ZekkiPro/3X10D-elämäntilannemittaria. Käytettyjen mittareiden osalta on opittu niiden soveltuvuudesta eri asiakasryhmille sekä siitä, miten mittarit toimivat osana asiakaskohtaamista sekä miten ne voivat tukea asiakastyön tavoitteiden asettamista ja arviointia.

Vaikka yhtenäisen asiakastietojärjestelmän käyttöönotto ei ole suoraan pilotin ansiota, on kehittämistyössä edistetty Sosmetan mukaista kirjaamiskäytäntöä yhteistyössä hyvinvointialueen kanssa. Tämä on vahvistanut sosiaalihuollon tietopohjaa ja mahdollistanut vaikuttavuuden arvioinnin kannalta keskeisten tietojen systemaattisemman kirjaamisen. Kirjaamiskäytäntöjen kehittäminen on ollut olennainen osa kokonaisuutta, ja sen myötä on tuettu tiedon laadun ja hyödynnettävyyden parantamista.

Vaikuttavuusperusteisen ohjauksen kehittämistä tukevat pilotit, Aikuissosiaalityön pilotti, Varsinais-Suomen HVA (RRP, P4, I3)