Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

Kotihoidon koordinaatiokeskus, Satakunnan hyvinvointialue (RRP, P4, I1)

Kotihoidon koordinaatiokeskus, Satakunnan hyvinvointialue (RRP, P4, I1)

Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

Koordinaatiokeskus ohjaa hälytystehtävät suoraan tarkoituksenmukaiselle kotihoidon työntekijälle toiminnanohjausjärjestelmän reaaliaikaisen tilannekuvan avulla. Toimintamalli on suunnattu Sata-alueen ikääntyneiden kotiin annettaviin palveluihin.

Toimintaympäristö

Satakunnan hyvinvointialueen asukasmäärä on noin 212 000. Tulevaisuudessa väestön ikärakenteen muutosten myötä kotihoidon palveluita tarvitsevien iäkkäiden määrä tulee kasvamaan. Kotiin annettavien palveluiden tavoitteena on tukea ikääntyneitä asumaan omassa kodissaan mahdollisimman pitkään. Kotihoidon lisäksi asiakkaalle voidaan myöntää muita kotona asumista tukevia palveluita. Ikääntyneiden palveluntarpeen kasvu edellyttää kotiin annettavien palveluiden kehittämistä ja henkilöstöresurssien tehokasta käyttöä. 

Poliittiset tekijät

  • Hyvinvointialueiden päätökset palveluiden järjestämisestä ja resurssien kohdentamisesta.
  • Valtakunnalliset sosiaali- ja terveyspolitiikan linjaukset (esim. digitalisaation, etäpalveluiden ja teknologian hyödyntäminen kotihoidossa).

Yhteiskunnalliset tekijät

  • Väestön ikääntyminen ja kasvava kotihoidon tarve.
  • Kaupungistuminen vs. harvaan asuttujen alueiden palveluiden järjestäminen.
  • Kansalaisten odotukset palveluiden laadusta, saatavuudesta ja turvallisuudesta.

Lainsäädännölliset tekijät

  • Asiakastietolaki ja tietosuoja-asetukset reaaliaikaisen tiedon käsittelyssä.
  • Potilasturvallisuutta ja hoidon laatua koskevat säädökset.
  • Työaikalainsäädäntö ja työhyvinvointiin liittyvät säädökset, jotka vaikuttavat työn organisointiin.

Taloudelliset tekijät

  • Julkisen talouden tilanne ja hyvinvointialueiden rahoitus.
  • Teknologian hankinta- ja ylläpitokustannukset suhteessa saavutettuihin säästöihin.
  • Henkilöstöresurssien aiheuttamat kustannuspaineet.

Kulttuuriset tekijät

  • Suhtautuminen kotihoidon digitalisaatioon sekä henkilöstön että asiakkaiden keskuudessa.
  • Sukupolvien erot teknologian käytössä ja hyväksynnässä.
  • Perheiden ja omaisten rooli hoivassa eri kulttuurisissa konteksteissa.
  • Erilaisten toimintakulttuurien vaikutukset.

Sosiaaliset tekijät

  • Työntekijöiden työhyvinvointi, kuormitus ja työssä pysyminen.
  • Asiakkaiden yksinäisyys ja sosiaalisen tuen tarve.
  • Henkilöstön ja asiakkaiden välinen luottamus teknologian hyödyntämisessä.

Ympäristötekijät

  • Henkilöstöresurssin ja -reitityksen optimoinnin merkitys päästöjen vähentämisessä.
  • Kestävä kehitys osana julkisia hankintoja ja palveluiden järjestämistä.
  • Sään ja poikkeustilanteiden (esim. myrskyt, pandemiat) vaikutukset kotihoidon järjestämiseen.
Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Ennen pilotissa käyttöönotettua koordinaatiokeskuksen toimintamallia, kotihoidon kentällä työskentelevät hoitotyön ammattilaiset selvittivät ja organisoivat akuutteja auttamiskäyntejä työvuorossa oleville hoitajille, usein asiakastyön lomassa. Hälytysten ja niihin liittyvien asiakastietojen käsittely kotihoidon kentällä työskennellessä lisäsi riskiä virheille ja vaaratilanteille.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Asiakasymmärrys

Toimintamalli vastaa kotona asuvien iäkkäiden keskeiseen tarpeeseen saada apua oikea-aikaisesti ja luotettavasti. Ratkaisu parantaa palvelun laatua vähentämällä odotusaikaa ja tukemalla palveluiden oikea-aikaisuutta. Luotettava ja turvallinen palvelu tukee ikääntyneiden mahdollisuutta asua kotona pidempään. 

Kotihoidon asiakkaat

  • Säännöllistä kotihoitoa tarvitsevat
  • Tilapäistä apua tarvitsevat (esim. sairastumisen tai leikkauksen jälkeen).
  • Kuntouttavalla arviointijaksolla olevat asiakkaat.
  • Turvapuhelin- ja etähoitopalveluiden käyttäjät.

Sosiaali- ja kriisipäivystyksen arvion perusteella äkillistä kotihoidon apua tarvitsevat

  • Akuuttiapua tarvitsevat (hälytystilanteet, kriisit).

Kotihoidon henkilöstö ja resurssien hallinta

  • Hoitajat, jotka tekevät asiakaskäyntejä.
  • Koordinaatiokeskuksen työntekijät, jotka vastaavat suunnittelusta ja optimoinnista.
  • Turvapuhelinkeskuksen työntekijät, jotka vastaanottavat ja välittävät turvapuhelinauttamiskäyntejä.

Läheiset ja omaiset

  • Epäsuorasti mukana palvelun käyttäjinä ja tukijoina, erityisesti turvapuhelin- ja kriisitilanteissa.
Ratkaisun perusidea

Kotihoidon koordinaatiokeskuksen toimintamallia pilotoidaan Satakunnan hyvinvointialueen kotihoidon eteläisen alueen kunnissa: Harjavalta, Huittinen, Kokemäki, Nakkila, Eura ja Säkylä. Kotihoidon koordinaatiokeskus ottaa  tiedon auttamis- ja hälytyskäyntien tarpeesta yhteistyötahoilta. Koordinaatiokeskus luo käynnin toiminnanohjausjärjestelmässä ja valitsee käynnin suorittavan hoitajan reaaliaikaisesta päivänkulku-näkymästä.

Toimintamallissa kotihoidon koordinaatiokeskuksen tavoitteena on:

  • Luoda reaaliaikainen kokonaiskuva kotihoidosta
  • Tehostaa resurssien käyttöä, jolloin tarkoituksenmukainen hoitaja vastaa asiakkaan palveluntarpeeseen.
  • Turvata asiakkaiden oikea-aikaiset palvelut: säännöllisen kotihoidon sekä akuuttien käyntien suunnittelu.
  • Häiriötilanteissa koordinoi kotihoidon eri toimintoja ja tilanteen kokonaiskuvaa.
  • Vähentää keskeytyksiä ja päällekkäistä työtä kotihoidon kentällä: hoitajat voivat keskittyä hoitotyöhön, kun hälytykset ohjautuvat koordinaatiokeskukseen.
  • Vähentää kotihoidon kentän häiriöviestintää ja varmistaa, että sisäinen viestintä on tietoturvallista.
  • Mahdollistaa tiedolla johtaminen: reaaliaikainen tieto tukee päätöksentekoa, ennakointia ja toiminnan kehittämistä.

Asiakasnäkökulma

  • Ratkaisu varmistaa, että asiakkaiden tarpeet tulevat huomioiduksi oikea-aikaisesti ja turvallisesti riippumatta siitä, onko kyse säännöllisestä, tilapäisestä vai akuuttipalvelusta.
  • Asiakkaiden hoito ja palvelut ovat luotettavia, ennakoitavia ja häiriöttömiä.
  • Teknologian (etähoito, turvapuhelin) avulla palvelua voidaan laajentaa ja muokata yksilöllisiin tarpeisiin.

Organisaation näkökulma

  • Ratkaisu tukee resurssien joustavaa liikuttelua, mikä on välttämätöntä työvoimapulan ja kasvavan palvelutarpeen oloissa.
  • Koordinaatiokeskus toimii myös häiriönhallinnan ja kriisitilanteiden selkärankana, jolloin palveluiden jatkuvuus turvataan.
  • Toimintamalli yhdistää optimoinnin, resursoinnin ja koordinoinnin, joten yksiköt eivät toimi irrallaan vaan yhtenä kokonaisuutena.
Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot
  • Toiminnanohjausjärjestelmä (optimointi): Kotihoidossa täytyy olla käytössä toiminnanohjausjärjestelmä, jonka avulla käynnit ja työtehtävät voidaan jakaa reaaliaikaisesti hoitajille. Toiminnanohjausjärjestelmän avulla voidaan saavuttaa kotihoidon reaaliaikainen kokonaiskuva.
  • Keskitetty hälytysten käsittely: Kaikki hälytykset ja ilmoitukset tulee ohjata koordinaatiokeskukselle, joka vastaa niiden käsittelystä ja hoitajien valinnasta. 
  • Teknologian ja laitteiden toimivuus: Puhelimet, soitonsiirrot ja järjestelmien hälytysohjausten pitää olla teknisesti toimivia ja testattuja. 
  • Käyttöoikeudet ja tunnukset: Henkilöstöllä tulee olla tarvittavat käyttöoikeudet eri järjestelmiin, ja niiden hallinta pitää olla sujuvaa. 
  • Toimivat viestintäkanavat: Tiedonkulun varmistamiseksi tarvitaan selkeät ohjeet tiedottamiseen. Käytössä tulee olla henkilöstön ajantasaiset puhelinnumerot, koska työntekijät tulee tavoittaa hälytystehtävää siirtäessä, sillä käytössä olevat järjestelmät eivät aina päivity automaattisesti.
  • Yhtenäiset toimintatavat: Toimintamallit ja ohjeistukset tulee olla yhtenäistetty koko pilotin alueella, jotta hälytykset ja tehtävät ohjautuvat oikeille henkilöille, oikeaan aikaan.
  • Koulutus ja perehdytys: Henkilöstölle tulee tarjota riittävä koulutus ja selkeät toimintaohjeet järjestelmien ja toimintamallin käyttöön.
Vinkit toimintamallin soveltajille
  • Varaa suunnittelulle ja käyttöönotolle riittävästi aikaa.
  • Arvioi etukäteen järjestelmiin tarvittavien muutosten laajuus sekä käyttäjätunnusten, ohjelmistojen ja sovellusten hallintaan liittyvät yksityiskohdat.
  • Tee pilotin suunnittelu tiiviissä yhteistyössä palveluntarjoajien asiantuntijoiden kanssa.
  • Panosta viestintään eri osapuolten välillä koko suunnittelu- ja käyttöönottojakson ajan.
Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Koordinaatiokeskuksen pilotti toteutettiin ajalla 22.9-2.11.2025. Pilotin lyhyen kokeilujakson vuoksi asiakaskokemusta ei kerätty.

Koordinaatiokeskuksen pilotin aikana saavutettuja keskeisiä tuloksia olivat hälytyksien ja yhteydenottojen kohdentaminen yhteen koordinaatiokeskuksen puhelinnumeroon (pl. Eura yö). Aiemmin turvapuhelinauttamiskäynnit sekä sosiaali- ja kriisipäivystyksen nostotehtävät soitettiin kotihoitojen tiimipuhelimiin, josta auttamiskäynnit välitettiin eteenpäin. Evondos-lääkeautomaattien hälytykset sekä Vivago mobile-sovelluksen ilmoitukset ohjautuivat jokaisen pilottialueen kotihoidon tiimissä työskentelevän hoitajan työpuhelimeen. Pilotin myötä auttamiskäyntien tarpeet ja laitteiden tuottamat ilmoitukset ohjautuvat keskitetysti kotihoidon koordinaatiokeskukselle. Hälytysten keskittäminen vähensi päällekkäisen työn tekemistä ja lisäsi näin työn tehokkuutta. Hälytysten keskitetty koordinointi vähensi välikäsien määrää ja lisäsi viestinnän luotettavuutta. Lisäksi käytetyt viestintäkanavat olivat tarkoituksenmukaisia. Kotihoidon kentän työt jakautuivat tasaisesti, mikä vähensi yksittäisten työntekijöiden kuormitusta. Koordinaatiokeskus mahdollisti nopean viestimisen kotihoidon tiimeihin häiriötilanteessa. 

Puhelinhankinnan ja yöaikaisen soitonsiirron kustannusvaikutus oli merkittävä aiempaan käytäntöön verrattuna, jossa puhelimia olisi jouduttu kuljettamaan kotihoidon alueiden välillä.  Laskelmien mukaan kotihoidon työntekijä olisi joutunut ajamaan vähintään kerran viikossa pilottialueen sisällä, jotta puhelin saataisiin oikeaan tiimiin hälytysten vastaanottoa varten. Pilotin aikana puhelimen kuljettamiseen olisi kulunut työaikaa arvioilta 11 tuntia ja ajomatkaa kertynyt noin 500 km.

Koordinaatiokeskuksen pilotin tuloksena voidaan nähdä myös esiin nousseet kotihoidon ja koordinaatiokeskuksen jatkokehittämistarpeet. Keskeisin tulos on kuitenkin se, että koordinaatiokeskuksen toimintamallin myötä työtehtävät on kohdennettu tarkoituksenmukaisesti. Turvapuhelinkeskus saa tehokkaasti siirrettyä auttamiskäynnit koordinaatiokeskukselle, eikä aikaa kuulu kotihoidon tiimien tavoitteluun. Kotihoidossa työskentelevät hoitajat pystyvät keskittymään hoitotyöhön sen sijaan, että aikaa kuluisi hälytysten vastaanottoon ja töiden organisointiin hoitotyön ohessa. 

Pilotin vaikuttavuutta arvioitiin useilla mittareilla. Henkilöstökokemusta kerättiin Webropol-kyselyllä, johon saatiin 12 vastausta. Haipro-ilmoituksia tehtiin yksi pilotin aikana. Excel-taulukossa seurattiin hälytyskäyntien viiveitä ja reagointiaikoja. Pilotin ajan Excel-taulukkoa täyttivät yhteistyössä turvapuhelinkeskus ja koordinaatiokeskus. Evondos-järjestelmästä saatiin tilastotietoa hälytyksistä.

Henkilöstökokemus

Henkilöstökokemusta kerättiin koko pilotin ajalta. Koordinaatiokeskuksen henkilöstökokemukseen vastanneista 14 % oli osittain samaa mieltä siitä, että pilotin aikana käyttöön otetut työkalut ja menetelmät tukevat työn sujuvuutta. Ei samaa, eikä eri mieltä oli 57 % vastanneista. Väittämän kanssa täysin eri mieltä oli 29 % koordinaatiokeskuksen roolissa vastanneista. Kotihoidon henkilöstökokemukseen vastanneista 60 % oli täysin tai osittain samaa mieltä siitä, että pilotin aikana käyttöön otetut työkalut ja menetelmät tukevat työn sujuvuutta. Väittämän kanssa osittain eri mieltä oli loput 40 % kotihoidon roolissa vastanneista.

Koordinaatiokeskuksen henkilöstökokemukseen vastanneista 14 % oli täysin sitä mieltä, että pilotoitua toimintamallia tulisi jatkaa tulevaisuudessa. Täysin eri mieltä tai osittain eri mieltä toimintamallin jatkamisesta oli 86 % koordinaatiokeskuksen roolissa vastanneista. Kotihoidon henkilöstökokemukseen vastanneista 60 % oli täysin tai osittain samaa mieltä siitä, että pilotoitua toimintamallia tulisi jatkaa tulevaisuudessa. Vastanneista 20 % ei ollut eri, eikä samaa mieltä. Kotihoidon roolissa vastanneista 20 % oli osittain eri mieltä toimintamallin jatkamisesta.

Kotihoidon kentällä työskenteleville oli suunnattu kysymys hoitotyön keskeytysten vähentymisestä pilotin aikana. Vastanneista 60 % oli täysin tai osittain samaa mieltä. Ei samaa, eikä eri mieltä oli loput 40 % vastaajista.

Webropol-kyselyyn oli myös mahdollista antaa avointa palautetta. Onnistumisina koettiin se, että hälytys on saatu pois kotihoidon kentältä, mikä on lisännyt työrauhaa. Koordinaatiokeskus on saanut tiedon mahdollisista poissaoloista jo illalla, ja näin heillä on ollut enemmän aikaa reagoida tarvittaviin muutoksiin työn suunnittelussa. Optimointiohjelman ääressä on ilta-aikaan henkilö, joka on pystynyt auttamaan kenttätyöntekijöitä esiin nousseissa haasteissa. Onnistumisena on koettu myös se, että työn kuormitus jakautuu nyt tasaisemmin, kun hälytykset ohjautuvat koordinaatiokeskukseen ja siellä suunnitellaan hoitaja, jolla on paras edellytys suorittaa auttamiskäynti.

Webropol-kyselyn avoimesta palautteesta nousi esiin myös kehitettäviä asioita. Vastausten mukaan turvapuhelinhälytysten käsittelyssä ja reagoinnissa on alueellisia eroja. Asiakkaiden avainten hallinta on aiheuttanut haasteita, ja osaltaan hidastanut auttajan saapumista asiakkaan luokse. Pilotin aikana on koettu myös puuttuneen tarvittavia ohjeita ja tunnuksia. Webropol -palautteen kautta esiin nousi myös tarve ohjeistukselle häiriö- ja poikkeustilanteessa toimimiseen. Lisäksi palautteessa kyseenalaistettiin iltavuorojen tarvetta, etenkin, jos hälytyksiä tulee vain muutama.

Excel-seurantataulukko

Pilotin aikana kerätty seurantataulukko kuvasi prosessia hälytyksistä auttamiskäynnin suorittamiseen. Case-tyyppinen tarkastelu toi esiin havaintoja onnistumisista: Hälytyksiin reagoitiin useissa tapauksissa erittäin nopeasti. Käynnit pystyttiin yhdistämään jo suunniteltuihin asiakaskäynteihin, mikä vähensi ylimääräistä ajoa ja tehosti resurssien käyttöä. Koordinaatiokeskus tunnisti ja koordinoi käynnille tarkoituksenmukaisen työntekijän, mikä paransi työn laatua ja asiakasturvallisuutta. Koordinaatiokeskus priorisoi kiireettömiä auttamiskäyntejä, mikä rauhoitti kentän työskentelyä.

Esiin nousi myös kehittämiskohteita. Joissakin tapauksissa ei ollut onnistuttu valitsemaan tarkoituksenmukaista hoitajaa käynnille. Joissakin tapauksissa viive käynnin toteutuksessa oli pitkä ja avainasioiden hallinta aiheutti viivettä joissakin tilanteissa, mikä korostaa avainkäytäntöjen kehittämisen tärkeyttä. Kehittämiskohteiksi nousi lisäksi yhtenäisten ohjeiden ja toimintamallien rakentaminen.

Lisäksi Excel-taulukosta seurattiin:

  • Auttamiskäyntien määrä ja alueellinen jakautuminen
  • Viive asiakkaan turvapuhelinhälytyksestä kotihoidon auttamiskäyntiin
  • Viive turvapuhelinhälytyksestä sen siirtoon koordinaatiokeskukselle
  • Viive auttamiskäynnin siirtämisestä tarkoituksenmukaiselle työntekijälle
  • Viive tarkoituksenmukaisen hoitajan saamasta tiedosta auttamiskäynnin aloitukseen

Arviointi

Koordinaatiokeskuksen toimintamallin pilotti onnistuttiin toteuttamaan olemassa olevilla resursseilla järjestelemällä työtehtäviä uudelleen. Tiedonkulku oli pääosin sujuvaa ja virheiden määrä pilotin aikana pysyi maltillisena, vaikka toimintamallin käyttöönotto edellytti lukuisia muutoksia eri järjestelmiin. Pilotin aikana esiin tulleet haasteet pystyttiin ratkaisemaan yhteistyöllä ja nopeilla toimenpiteillä. Henkilöstö toi esiin toiveen osallistamisesta kehitystyöhön, mutta mahdollisuuden tultua osallistuminen jäi vähäiseksi. Kotihoidon kokonaisuudessa sisäistä yhteistyötä onnistuttiin tehostamaan.

Koordinaatiokeskuksen toimintamallin pilotin aikana kotihoidossa otettiin käyttöön uusi tehtävänjakotaulukko, joka osaltaan vaikutti pilotin vastaanottoon.