HR-tiimin yhteisen toiminnan vakiointi ja tiedonkulun varmistaminen
HR-tiimin yhteisen toiminnan vakiointi ja tiedonkulun varmistaminen
Tavoitteena on
- saavuttaa HR:n selkeä kokonaiskuva tehtävistä
- tunnistaa HR:n kumppanit, jotka edistävät tehtävien toteuttamista
- tuottaa vaikuttavia HR-palveluja
- HR:n tiedonkulku on suunnitelmallista ja ennakoimattomien toimeksiantojen määrä vähenee.
Toimintamallin nimi
Tavoitteena on
- saavuttaa HR:n selkeä kokonaiskuva tehtävistä
- tunnistaa HR:n kumppanit, jotka edistävät tehtävien toteuttamista
- tuottaa vaikuttavia HR-palveluja
- HR:n tiedonkulku on suunnitelmallista ja ennakoimattomien toimeksiantojen määrä vähenee.
Kyse on HR-tiimin yhteisen toiminnan vakioinnista ja tiedonkulun varmistamisesta, jotta HR-palvelut ovat selkeitä, saavutettavia ja asiakaslähtöisiä ja tiimin hyvinvoinnin vahvistamisesta. Malli luo yhtenäiset käytännöt, vähentää päällekkäistä työtä ja parantaa viestinnän läpinäkyvyyttä. Ratkaisu, tavoite ja lopputulos on se, että toteutamme omien tehtäviemme selkeyttämisen itsellemme ensin ja sen jälkeen voimme päivittää ja muotoilla HR-prosessit asiakkaan suuntaan sujuvammaksi.
Etelä-Karjalan hyvinvointialueen omasta arvopohjasta heijastuva tavoite Suomen onnellisempina työntekijöinä, vaikuttaa myös HR-tiimin sisäiseen työhyvinvointiin sekä erityisesti sen aktiiviseen kehittämiseen. Hyvinvointialueemme strategisena kärkenä on henkilöstöön panostaminen ja uskommekin siihen, että hyvinvoiva henkilöstö tekee oikeita asioita oikealla tavalla ja asiakastaan palvellen. HR:n rooli esihenkilöiden kumppanina voi jäädä usein ympäröivien toimialueiden varjoon "tukipalveluna", mutta haluamme rakentaa toimintamallin HR:n sisäisen työhyvinvoinnin parantamiseen sekä voimavarojen kehittämiseen.
Digitalisaatio ja tekoäly vaikuttavat jatkossa yhä enemmän HR:n toimintamalleihin, viestintään ja prosessien kehittämiseen.
Etätyö vaatii uudenlaista johtamista ja työyhteisön yhteistyön tukemista.
Taloudellisesti haastavassa tilanteessa, sisäisten resurssien hyödyntäminen on keskeistä kustannustehokkuuden varmistamiseksi.
Prosessien sujuvoittaminen ja päällekkäisyyksien vähentäminen parantavat resurssien kohdentamista.
- Asiakasymmärryksen kerryttäminen (HR)
- Asiakasymmärrystä on kartutettu seuraavin keinoin:
- Työyhteisöselvitys (TTL, 05–06/2024): Tunnistettiin kiireellisten tehtävänantojen vaikutus työn ennakointiin ja yhteistyön haasteet tiimien välillä.
- Mitä kuuluu -kysely (01–02/2024): Tunnistettiin tarve vahvistaa yhteisöllisyyttä. Työpaineet ja palautumisen heikentyminen nousivat esiin huolenaiheina.
- Palautteet ja keskustelut HR:n kokouksissa: Tunnistettiin arjen haasteet, kuten työtehtävien ennakoimattomuus ja tiedonkulun puutteet.
- Asiakasymmärrystä on kartutettu seuraavin keinoin:
- Asiakkaiden osallistaminen
- HR-yksikön työntekijöitä on osallistettu kehittämiseen seuraavin tavoin:
- Valmennukseen osallistuu 7 henkilöä eri tiimeistä, mukaan lukien henkilöstöjohtaja ja tiimipäälliköt.
- Kehittämistiimiin valittiin asiantuntijoita edustamaan eri tiimejä, jotta näkökulmat ovat monipuolisesti mukana.
- Työpajatyöskentely ja ideapajat: Yhteinen keskustelu tiimien vahvuuksista ja kehittämiskohteista, kumppanuusmallin ideointi.
- Pilotointi ja yhteiskehittäminen: Viestintäkanavien ja prosessien kehittäminen yhdessä HR:n sisällä.
- Esihenkilöiden osallistaminen
- Esihenkilöille järjestettiin kaksi työpajaa.
- HR-yksikön työntekijöitä on osallistettu kehittämiseen seuraavin tavoin:
- Yhtenäiset ohjeet ja kanavat:
- HR-ohjeet keskitetään yhteen paikkaan (IMS + linkitys intraan), ja ajankohtaisviestintä hoidetaan yhden Teams-kanavan kautta.
- Selkeä viestintärakenne:
- Ajankohtaisviestintä toteutetaan reaaliaikaisesti Teamsissa, koosteet uutiskirjeessä ja keskustelutilaisuuksissa.
- Tiedonkulun varmistaminen: Kanavat, aikataulut ja vastuut määritellään selkeästi -> tieto on oikea-aikaista ja helposti löydettävää.
- Asiakaslähtöisyys:
- Ohjeet kirjoitetaan ymmärrettävästi välttäen HR-kieltä, nimet tukevat löydettävyyttä, ja viestintä on kaksisuuntaista vuoropuhelua.
- Selkeys ja yhdenmukaisuus:
- HR-ohjeet löytyvät yhdestä paikasta, mikä vähentää päällekkäistä työtä ja nopeuttaa tiedonhakua.
- Ajantasainen viestintä:
- Yksi Teams-kanava ja uutiskirjeet varmistavat, että tieto kulkee reaaliaikaisesti ja systemaattisesti.
- Työn sujuvuus:
- HR-tiimin sisäinen koordinointi paranee, mikä vapauttaa aikaa asiakastyöhön.
- HR:n tiimien välinen yhteistyö on parantunut tehtävien selkeyttämisen myötä.
- Asiakaskokemus:
- Asiakkaat kokevat ohjeet selkeämpinä ja helpommin löydettävinä.
- Kehittämiskokonaisuuden myötä asiakasosallisuus on huomioitu paremmin sekä havaittu selkeitä parannusehdotuksia omassa toiminnassamme esimerkiksi viestinnällisissä seikoissa.