HR-tiimin yhteisen toiminnan vakiointi ja tiedonkulun varmistaminen
HR-tiimin yhteisen toiminnan vakiointi ja tiedonkulun varmistaminen
Tavoitteena on
- saavuttaa HR:n selkeä kokonaiskuva tehtävistä
- tunnistaa HR:n kumppanit, jotka edistävät tehtävien toteuttamista
- tuottaa vaikuttavia HR-palveluja
- HR:n tiedonkulku on suunnitelmallista ja ennakoimattomien toimeksiantojen määrä vähenee.
Etelä-Karjalan hyvinvointialueen omasta arvopohjasta heijastuva tavoite Suomen onnellisempina työntekijöinä, vaikuttaa myös HR-tiimin sisäiseen työhyvinvointiin sekä erityisesti sen aktiiviseen kehittämiseen. Hyvinvointialueemme strategisena kärkenä on henkilöstöön panostaminen ja uskommekin siihen, että hyvinvoiva henkilöstö tekee oikeita asioita oikealla tavalla ja asiakastaan palvellen. HR:n rooli esihenkilöiden kumppanina voi jäädä usein ympäröivien toimialueiden varjoon "tukipalveluna", mutta haluamme rakentaa toimintamallin HR:n sisäisen työhyvinvoinnin parantamiseen sekä voimavarojen kehittämiseen.
Digitalisaatio ja tekoäly vaikuttavat jatkossa yhä enemmän HR:n toimintamalleihin, viestintään ja prosessien kehittämiseen.
Etätyö vaatii uudenlaista johtamista ja työyhteisön yhteistyön tukemista.
Taloudellisesti haastavassa tilanteessa, sisäisten resurssien hyödyntäminen on keskeistä kustannustehokkuuden varmistamiseksi.
Prosessien sujuvoittaminen ja päällekkäisyyksien vähentäminen parantavat resurssien kohdentamista.
Kehitettävän toimintamallin taustalla on mm. se, että HR-tiimin koetaan olevan etäällä toisistaan, työhyvinvoinnissa on yksilötasolla kehitettävää, emme ole saaneet viestittyä ulkoisesti omista tehtävistämme asiakkaalle riittävällä tasolla ja tehtäväkuvat eivät olleet ajantasaiset. HR-tiimi oli mukana Työterveyslaitoksen työyhteisöselvityksessä keväällä 2024. Työyhteisöselvityksessä nousi esille HR:n eri tiimien välisen yhteistyön vahvistaminen ja työnjaon selkeyttäminen.
Strategisesti kehitettäväksi noussut asia linkittyy henkilöstöön panostamiseen koko organisaation laajana strategisena kärkenä.
- HR-tiimien yhteisen toiminnan vakioinnilla ja tiedonkulun varmistamisella pyritään ratkaisemaan sisäisen yhteistyön epäselvyydet, päällekkäinen työnteko, roolien ja vastuunjaon epäselvyys sekä viestinnän hajanaisuus.
- Tavoitteena on luoda yhtenäinen toimintakulttuuri, jossa HR-tiimit toimivat saumattomasti ja tukevat organisaation strategisia tavoitteita.
- Kehittämistyö tukee organisaation tavoitetta 'Suomen onnellisimmista työntekijöistä' sekä henkilöstöön panostamista työhyvinvoinnin, työkyvyn ja osaamisen kehittämisen kautta.
- HR:n rooli selkeiden ja asiakaslähtöisten prosessien sekä toimivien yhteistyömallien rakentajana on keskeinen strategian toteutumisessa.
Toimintamallin kehittämisen päävastuulliset:
- HR-johtaja
- henkilöstöjohtajana toimii koko organisaation henkilöstöasioiden johtajana, mutta johtaa esihenkilönä HR-tiimiä
- HR-päälliköt
- omien tiimien vastuuhenkilöt sekä oman vahvuusalueensa myötä kehittämistyössä asiantuntijaroolissa
- Kehittäjätiimi
- osallistuu kehittämisryhmään, valmennuksiin sekä taustatyöhön, tiedottamisvastuu ja -rooli muulle HR-tiimille
- lisäksi osallistaen HR:n muut työntekijät.
Toimijajoukon innostamiseen ja motivoimiseen hyödynnämme yhteisiä koko HR-tiimin kokoontumisia sekä avointa ja turvallista keskusteluympäristöä.
Tiedonkulun varmistaminen ajantasaisesti. Vakioitu palvelutuotanto.
Yhteistyön sujuvoittaminen
- HR-tiimien välinen yhteistyö selkeytyy. Roolit ja vastuunjako määritellään selkeästi, mikä parantaa työnhallinnan tunnetta.
Tiedonkulun parantaminen
- Viestintäkanavat ja -foorumit kehitetään toimivammiksi ja selkeämmiksi.
- Tiedonkulku HR:n sisällä ja suhteessa linjajohtoon ja palvelutuotantoon tehostuu.
Prosessien selkiyttäminen
- HR-prosessit kuvataan ja kehitetään asiakaslähtöisiksi ja ennakoitaviksi.
- Esihenkilöt saavat parempia työkaluja ja tukea arjen johtamiseen.
Työhyvinvoinnin vahvistaminen
- Työntekijöiden kokemus työn hallinnasta ja palautumisesta paranee.
- Työkuormitus tasaantuu ja yhteisöllisyyden tunne vahvistuu.
Työtyytyväisyyskyselyillä (Pulssi ja Mitä kuuluu?)
- HR-tiimien yhteistyön sujuvoittaminen
- Arviointikysymykset:
- Onko HR-tiimien prosessit määritelty?
- Ovatko HR:n tehtäväkuvat kirkastettu?
- Onko HR-tiimin hyvinvoinnin kokemuksessa tapahtunut muutosta?
- Arviointikriteerit ja indikaattorit:
- Prosessit on määritelty
- Tehtäväkuvat on kirkastettu
- Työhyvinvointikyselyn tulos
- Menetelmät:
- Mitä kuuluu -kyselyt
- Pulssi-kysely
- Tiimien itsearvioinnit ja palautekeskustelut
- Arviointikysymykset:
- HR-prosessien selkiyttäminen
- Arviointikysymykset:
- Ovatko HR-prosessit selkeämpiä ja helpommin ymmärrettäviä?
- Onko häiriökysynnän määrä vähentynyt?
- Arviointikriteerit ja indikaattorit:
- Dokumentoitujen prosessien määrä ja laatu
- Esihenkilöiden tyytyväisyys HR:n tukeen (kyselytulokset)
- HR:n reagointiaika esihenkilöiden kyselyihin ja pyyntöihin
- Menetelmät:
- Esihenkilökyselyt ja palautekanavat
- Prosessikuvaukset
- HR:n palvelulupauksen toteutumisen seuranta
- Arviointikysymykset:
- Viestintäkanavien ja tiedonkulun parantaminen
- Arviointikysymykset:
- Onko tiedonkulku HR:n sisällä ja organisaation suuntaan parantunut?
- Ovatko viestintäkanavat selkeitä ja toimivia?
- Arviointikriteerit ja indikaattorit:
- Viestintäkanavien käyttöaste ja käyttäjätyytyväisyys
- Viestintään liittyvien epäselvyyksien ja kyselyiden määrä
- Viestintätyökalujen soveltuvuus
- Menetelmät:
- Sisäiset kyselyt ja käyttäjäpalautteet
- Viestintäkanavien analytiikka
- Pilotointien tulokset ja arvioinnit
- Arviointikysymykset:
- Työhyvinvoinnin ja työnhallinnan vahvistaminen
- Arviointikysymykset:
- Onko työnhallinnan tunne vahvistunut?
- Onko työhyvinvointi parantunut?
- Arviointikriteerit ja indikaattorit:
- Työhyvinvointikyselyjen tulokset (esim. palautuminen, kuormitus)
- Sairauspoissaolojen määrä ja syyt
- Henkilöstön kokemus työn hallinnasta ja tuen riittävyydestä
- Menetelmät:
- Mitä kuuluu -kyselyt
- Arviointikysymykset:
- Yhteistyön sujuvoittaminen
- Määritellään tiimien roolit ja vastuut selkeästi.
- Luodaan yhteiset toimintamallit tiimien väliseen yhteistyöhön.
- Järjestetään säännöllisiä tiimirajat ylittäviä yhteistyöpalavereja.
- Otetaan käyttöön HR-kumppanuusmalli ja kehitetään sitä yhdessä.
- Tiedonkulun parantaminen
- Arvioidaan ja kehitetään nykyisiä viestintäkanavia.
- Sovitaan HR:n yhteisten palaverien kokouskäytännöt ja rakenne.
- Varmistetaan tiedon kulku johdolta HR-tiimeille.
- Kiireelliset toimeksiannot HR-johdon yhteiselle alustalle.
- HR:n vuosikellon laadinta.
- Esihenkilöiden vuosikellon laadinta.
- Prosessien selkiyttäminen
- Kuvataan keskeiset HR-prosessit.
- Kehitetään prosesseja asiakaslähtöisesti esihenkilöiden tarpeisiin.
- Asiakasymmärryksen kerryttäminen (HR)
- Asiakasymmärrystä on kartutettu seuraavin keinoin:
- Työyhteisöselvitys (TTL, 05–06/2024): Tunnistettiin kiireellisten tehtävänantojen vaikutus työn ennakointiin ja yhteistyön haasteet tiimien välillä.
- Mitä kuuluu -kysely (01–02/2024): Tunnistettiin tarve vahvistaa yhteisöllisyyttä. Työpaineet ja palautumisen heikentyminen nousivat esiin huolenaiheina.
- Palautteet ja keskustelut HR:n kokouksissa: Tunnistettiin arjen haasteet, kuten työtehtävien ennakoimattomuus ja tiedonkulun puutteet.
- Asiakasymmärrystä on kartutettu seuraavin keinoin:
- Asiakkaiden osallistaminen
- HR-yksikön työntekijöitä on osallistettu kehittämiseen seuraavin tavoin:
- Valmennukseen osallistuu 7 henkilöä eri tiimeistä, mukaan lukien henkilöstöjohtaja ja tiimipäälliköt.
- Kehittämistiimiin valittiin asiantuntijoita edustamaan eri tiimejä, jotta näkökulmat ovat monipuolisesti mukana.
- Työpajatyöskentely ja ideapajat: Yhteinen keskustelu tiimien vahvuuksista ja kehittämiskohteista, kumppanuusmallin ideointi.
- Pilotointi ja yhteiskehittäminen: Viestintäkanavien ja prosessien kehittäminen yhdessä HR:n sisällä.
- Esihenkilöiden osallistaminen
- Esihenkilöille järjestettiin kaksi työpajaa.
- HR-yksikön työntekijöitä on osallistettu kehittämiseen seuraavin tavoin:
HR työpajat:
-> Keskustelu käyttöön otettavista prosessialustoista, esimerkiksi Loop tai Planner.
-> Viestintä-valmennus ja viestintäkanavien valinta tulossa.
HR vuosikello ja esihenkilön vuosikello työn alla
HR johtotiimin viestintä tapahtuu nyt yhdellä alustalla, joka selkeyttää toimintaa.
Esihenkilöiden työpajat:
-> Prosessialusta valinta ideaksi, jota lähdetään edistämään
Prosessialusta:
Yksi näkymä keskeneräisiin prosesseihin, mikä helpottaa prosessin vaiheiden seurantaa ja näyttää vastuuhenkilöt.
Tällä hetkellä HR tiimillä on käytössä Planner-työkalu. Haasteena on ollut työkalun näkymä, ei näytä selkeästi kokonaiskuvaa. Planner ei työkaluna auttanut keskeneräisten prosessien seurantaa.
Alusta on ollut HR-tiimin käytössä, ei asiakasrajapintaa.