Digitaalisten palveluiden käyttöönotto ja laajentaminen (Etelä-Savon hyvinvointialue, RRP2, P4, I1)
Digitaalisten palveluiden käyttöönotto ja laajentaminen (Etelä-Savon hyvinvointialue, RRP2, P4, I1)
Toimintamallikuvauksessa digitaalisten palveluiden käyttöönottojen ja laajentamisen malli sekä otteita onnistumisista koko hyvinvointialueen laajuisesti, monialaisesti ja -ammatillisesti sekä asiakaslähtöisesti.
Etelä-Savon hyvinvointialueen digitaalisten palveluiden kehittämiseen vaikuttavat useat tekijät:
- Poliittiset ja lainsäädännölliset: Kansalliset sote-uudistukset ja digitalisaatiostrategiat ohjaavat palvelujen saavutettavuutta ja kustannustehokkuutta. Tietosuoja- ja tietoturvalainsäädäntö (GDPR) sekä mahdolliset tulevat säädökset tekoälyn käytöstä asettavat reunaehtoja. Digitaalisten palvelujen tulisi olla ensisijaisia niissä palveluissa ja niille henkilöille, joille ne sopivat.
- Yhteiskunnalliset ja sosiaaliset: Väestön ikääntyminen lisää palvelutarvetta. Digitaalinen eriarvoisuus edellyttää tukipalveluja. Ammattilaisten työkuorman kasvu luo painetta ratkaisuille, jotka tehostavat työtä, mutta säilyttävät asiakaslähtöisyyden.
- Taloudelliset: Niukat taloudelliset resurssit haastavat arvioimaan resurssien käytön ja kohdentamisen uudelleen ja etsimään uusia, tehokkaampia tapoja tehdä työtä.
- Kulttuuriset: Asiakaslähtöisyys ja saavutettavuus ovat keskeisiä arvoja. Organisaatiokulttuurin muutos kohti digitaalisuutta vaatii henkilöstön sitouttamista ja osaamisen kehittämistä.
- Teknologiset: Digikyvykkyydet kasvavat, mutta tarve jatkuvalle digituelle säilyy. Uudet teknologiat (tekoäly, automaatio, etäpalvelut) tarjoavat mahdollisuuksia, mutta vaativat hallittua käyttöönottoa. Ammattilaisten perehdytys ja koulutus sekä digitaalisten ratkaisujen käytettävyys ovat avainasemassa käyttöönottojen onnistumisessa.
- Ympäristötekijät: Pitkät etäisyydet ja julkisen liikenteen puutteet korostavat etäpalvelujen merkitystä. Digiratkaisut voivat vähentää liikkumistarvetta ja hiilijalanjälkeä, tukien kestävän kehityksen tavoitteita.
Etelä-Savon hyvinvointialueella digitaalisten palvelujen tarjonta oli ennen hyvinvointialueen perustamista hajanaista ja osin epäyhtenäistä. Asiakkaat joutuivat käyttämään useita eri kanavia ja järjestelmiä, mikä heikensi palvelujen saavutettavuutta ja asiakaskokemusta. Lisäksi digitaalisten palvelujen käyttöaste oli matala erityisesti ikääntyneissä ja digitaalisesti heikommassa asemassa olevissa asiakasryhmissä, mikä lisäsi eriarvoisuutta palvelujen saatavuudessa.
Nykyinen toimintaympäristö edellyttää ratkaisua, joka tukee asiakaslähtöisiä hoitopolkuja, vähentää päällekkäisyyksiä ja parantaa tiedonkulkua. Tavoitteena on luoda yhtenäinen, helppokäyttöinen ja saavutettava digitaalinen palvelukokonaisuus, joka tukee sekä asiakkaiden että ammattilaisten tarpeita ja mahdollistaa sujuvan asioinnin.
Kehittämistyö linkittyy vahvasti Etelä-Savon hyvinvointialueen strategisiin tavoitteisiin: asiakaslähtöisyyteen, yhdenvertaisuuteen ja digitalisaation edistämiseen. Hyvinvointialueen strategiassa korostetaan palvelujen saavutettavuutta ja kustannustehokkuutta, joita digitaalisten ratkaisujen laajentaminen tukee. Lisäksi hanke on linjassa kansallisten sote-uudistuksen tavoitteiden kanssa, joissa painotetaan palvelujen integraatiota, tiedon yhteiskäyttöä ja digitaalisten palvelujen kehittämistä.
Kehittämistyö tukee myös hyvinvointialueen omaa digitalisaatio-ohjelmaa, jonka tavoitteena on tarjota asiakkaille yhden luukun periaatteella toimivia palveluja ja vähentää hallinnollista kuormitusta. Ratkaisu edistää asiakaslähtöisiä hoitopolkuja, parantaa tiedonkulkua ja vahvistaa alueen kykyä vastata kasvaviin palvelutarpeisiin kustannustehokkaasti.
- Digitaalisten terveyspalveluiden tulosaluepäällikkö; hyvinvointialueelle hankitun digitaalisen asiointialustan toiminnallinen omistajuus. Tukee koko hyvinvointialuetta digitalisaation toteutumisessa, auttaa hahmottamaan palvelujen kokonaisuuksia ja yhteisiä rajapintoja, organisoi digikehittämistä yhdessä tietohallinnon edustuksen kanssa.
- Digitaalisten terveyspalveluiden asiantuntija; auttaa yksiköitä toimintamallien suunnittelussa ja muutoksissa, auttaa tunnistamaan tarpeita ja kehittämään ratkaisuja, auttaa yksiköiden avainhenkilöitä edistämään yksikkötason digitalisaatiota.
- Sosiaalihuollon digikehittäjä; sosiaalihuollon digitalisaation kehittäminen ja digiasioinnin käyttömahdollisuuksien selvittäminen sosiaalipalveluissa, palvelualueiden avustaminen digiasioinnin käyttöönotossa kiireettömissä sosiaalihuollon palveluissa (Chat palvelun kehittäminen ja käynnistäminen), tilastointi ja tilastojen seuraaminen, uusien toimintamallien kehittäminen yhdessä sosiaalihuollon palvelualueiden kanssa sekä toimintamallien kuvaaminen, kotisivu-uudistukseen osallistuminen, raportointi
- Digitaalisten terveyspalveluiden hybridityöntekijät, joilla osa työajasta digikehittämistä ja osa hoidon tarpeen arvioinnin työtä puhelimitse ja chatissa (sairaan- ja terveydenhoitajia, lääkäreitä); sanoittavat kehittämistarpeita työstä käsin, auttavat suunnittelemaan, toteuttamaan ja perehdyttämään muutoksia, toimivat digitaalisen asiointialustan pääkäyttäjinä.
- Avoterveydenhuollon vastaanottojen hybridityöntekijät, joilla osa työajasta digikehittämistä ja osa vastaanottotyötä (sairaan- ja terveydenhoitajia, lääkäreitä, fysioterapeutteja); sanoittavat kehittämistarpeita työstä käsin, auttavat suunnittelemaan, toteuttamaan ja perehdyttämään muutoksia, toimivat työssään suunnannäyttäjinä ja perehdyttäjinä.
- Muut sosiaali- ja terveyspalveluiden tulosaluepäälliköt sekä ylempi johto; tuki digitalisaation edistämiselle, yleiset linjaukset ja rajaukset mitä kohti ollaan menossa ja halutaan kehittyä.
- Digitaalisten terveyspalveluiden ja avoterveydenhuollon palveluesihenkilöt ja vastaavat sairaanhoitajat; edistävät kukin tahoillaan ylemmän johdon linjausten toteutumista sekä osallistavat ja sitouttavat henkilöstöä muutoksiin, huolehtivat digikehittämiseen liittyvästä resursoinnista palveluissaan sekä koordinoivat omien vastuidensa osalta muutosten toteuttamista.
- Muutosagentit; useilta eri tulosalueilta ja eri yksiköistä muodostuva digitaalisista palveluista ja niiden kehittämisestä sekä käytöstä kiinnostunut joukko, joka saa etulinjassa tietoa tulevista ratkaisuista sekä syvempää ymmärrystä olemassa olevista. Toimivat muun henkilöstön tukena ja arjen auttajina, auttavat sanoittamaan ja löytämään kehitystarpeita sekä voivat edistää niitä yhteistyössä toiminnan ja teknisten pääkäyttäjien kanssa.
- Tietohallinto; tiivis yhteistyö toiminnan kanssa, jolloin saadaan rakennettua aikaa, toimintaa ja muutoksia kestävää digitaalista asiointia. Tietohallinnossa digitaalisen asiointialustan kuin myös muiden järjestelmien tekninen omistajuus, tekninen rakennustyö ja käytön tuki.
YTA-yhteistyötä digitaalisten palveluiden kehittämiseksi sekä tiedon jakamiseksi eri hyvinvointialueiden välillä on tehty laajasti erilaisissa isommissa ja pienemmissä yhteistyötapaamisissa. Yhteistyötapaamisiin on osallistettu työntekijöitä eri tasoilta, ei pelkästään hanketyötä tekeviä.
SuomiSote yhteistyö samaa digitaalista asiointialustaa käyttävien hyvinvointialueiden kanssa on ollut merkittävässä roolissa niin yhteiskehittämisessä kuin digitaalisen asiointialustan kehitystarpeiden tunnistamisessa ja priorisoinnissa. Yhteistyö niin palveluiden suunnittelussa, ideoiden ja sisältöjen jakamisessa sekä yhteisten haasteiden selvittämisessä on edistänyt digitaalista kehitystä isoin harppauksin.
Tavoitteena on vahvistaa toiminnan roolia digitaalisten palveluiden ideoinnissa, suunnittelussa ja toteutuksessa. Kehittämisessä pyritään siirtymään tietojärjestelmälähtöisestä mallista kohti toimintalähtöistä, asiakas- ja ammattilaislähtöistä tapaa rakentaa digitaalisia ratkaisuja. Tämä edellyttää tiivistä ja saumatonta yhteistyötä tietohallinnon ja toiminnan välillä sekä yhteistä ymmärrystä siitä, millaisia muutoksia ja tuloksia tavoitellaan.
Kehittämisen myötä halutaan varmistaa, että uudet digitaaliset palvelut vastaavat todellisiin tarpeisiin, ovat tehokkaita ja asiakaslähtöisiä sekä tukevat ammattilaisten työtä ilman päällekkäisyyksiä. Palveluiden tulee kytkeytyä luontevasti osaksi kokonaisasiointia ja muodostaa yhtenäinen palvelukokemus. Lopputuloksena tavoitellaan toimintamallia, jossa digitalisaatio ei ole erillinen osa, vaan luonnollinen ja saumaton osa palvelutuotantoa.
Tavoiteltujen muutosten toteutumista seurataan sekä organisaatio- että yksikkötasolla koko kehittämisen ajan. Organisaatiotasolla tarkastellaan muun muassa digitaalisten palveluiden määrää, käyttöastetta ja käytön laajuutta sekä asiakkaiden että ammattilaisten keskuudessa. Lisäksi arvioidaan asiakas- ja potilastyytyväisyyttä, henkilöstön kokemuksia ja työtyytyväisyyttä sekä yleistä asennetta digitalisaatiota kohtaan.
Yksikkötasolla seurataan tiettyjen palveluiden käyttö- ja käyttäjämääriä sekä tyytyväisyyttä niin asiakkaiden kuin ammattilaisten näkökulmasta. Palvelukohtaisesti tarkastellaan myös sitä, miten digitaalisten palveluiden käyttö vaikuttaa läsnäpalveluiden käyttöön, esimerkiksi käyntimäärien muutoksina. Seuranta toteutetaan hyödyntämällä kyselyjä, käyttödata-analyysiä ja raportointia sekä vertaamalla tilannetta ennen ja jälkeen käyttöönoton. Lisäksi kerätään palautetta työpajoissa ja keskusteluissa, jotta voidaan varmistaa, että kehitys etenee kohti asetettuja tavoitteita.
Kohderyhmänä ovat koko Etelä-Savon hyvinvointialueen asukkaat sekä sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaiset. Asiakasymmärrystä on kerätty käytännön työn kautta ja tiiviissä yhteistyössä niiden kanssa, joiden arkeen digitaaliset palvelut vaikuttavat. Kehittämisessä on hyödynnetty moniammatillisia tiimejä, joissa toiminta ja tietohallinto työskentelevät yhdessä. Asiakkaita ja ammattilaisia on osallistettu muun muassa työpajoissa, keskusteluissa ja pilottipalveluiden kokeiluissa, jotta ratkaisut vastaavat todellisiin tarpeisiin ja ovat helppokäyttöisiä. Näin varmistetaan, että palvelut tukevat sekä asiakkaiden asiointia että ammattilaisten työtä saumattomasti.
YTA ja SuomiSote yhteistyön avulla on jaettu sekä ideoita että sisältöä eri ratkaisujen taustalta, joka on auttanut kaikkia osapuolia rakentamaan oman hyvinvointialueen tarpeisiin sopivimpia palveluita sekä digitaalisia kokonaisuuksia.
Sosiaalihuollon digikehittäjä on toteuttanut seurantaa ja koontia koskien chat-yhteydenottoja ja niiden syitä työikäisten palveluissa. Hän toteutti vertailua eri hyvinvointialueiden välillä siitä, missä palvelussa ja mitä asiointikanavaa käyttäen eri asioita hoidetaan. Tulosten valossa chatin aukioloaikaa on lisätty ja ns. walk-in palvelua vähennetty.