Digiajanvaraus vastaanottopalveluissa: ROKOTUKSET | Etelä-Pohjanmaan HVA (RRP, P4, I1)

Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueella otettiin käyttöön digitaalinen ajanvaraus rokotuspalveluihin. Ajan voi varata (siirtää tai perua) kausirokotuksiin, rokotusten suunnitteluun puhelimitse, aikuisten perusrokotuksiin ja matkailijoiden rokotuksiin.

Oivalla ja ymmärrä

Toimintaympäristö

Yhtenäiseen ajanvarausjärjestelmään siirryttiin Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueella maaliskuussa 2023. Digitaalisen ajanvarauksen käyttöönotto edellyttää, että palvelut ovat alueella yhdenmukaiset. Tämä mahdollistaa sujuvamman asioinnin ja parantaa palvelujen saavutettavuutta. Rokotusten digitaalinen ajanvaraus otettiin käyttöön vastaanottopalveluissa koko alueella.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Kohderyhmänä olivat perustason vastaanottopalvelujen rokotuksia toteuttavat hoitajat sekä lisäksi asukkaat, joilla on mahdollisuus asioida digitaalisen palvelukanavan kautta. Digitaalisen ajanvarauksen kehittämistyötä tehdään mm. asukkailta ja ammattilaisilta saatujen palautteiden mukaan.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Digitaalisen ajanvarauksen kehittäminen on keskeinen osa hyvinvointialueen digistrategiaa ja se on asiakkaiden toivotuin sähköinen palvelu. Strategian mukaisesti digitaalinen ajanvaraus otetaan käyttöön kaikissa terveydenhuollon palveluissa, joissa ei tarvita hoidon- tai palvelutarpeen arviointia.

Digitaalinen ajanvaraus määriteltiin kattamaan eri kausirokotukset sekä matkailijoiden rokotukset ja siihen liittyvän puhelinajan. Jokaiselle ajanvarausvaihtoehdolle lisättiin tarkennetekstit, jotka selkeyttävät, mitä kukin aika koskee. Näin varmistetaan oikea ohjautuvuus ja helpotetaan asiakkaan valintaa sopivan vastaanottoajan varaamisessa.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Digitaalisen ajanvarauksen kehittämistyössä rokotuksia toteuttavilla hoitajilla ja lähiesihenkilöillä oli tärkeä rooli sopivien palveluiden tunnistamisessa sekä uuteen toimintatapaan sitoutumisessa. Käyttöönotto edellytti palvelujen yhtenäistämistä erityisesti vastaanottojen keston ja kuvausten osalta. Tämä osoittautui prosessin työläimmäksi vaiheeksi, sillä hyvinvointialueen vastaanottopalveluissa ei vielä tässä vaiheessa ollut yhtenäisiä käytäntöjä. Yhtenäistäminen oli kuitenkin välttämätöntä, jotta digitaalinen ajanvaraus voitiin toteuttaa asiakkaille selkeästi ja yhtenäisesti. Kun tarvittavat taustatyöt oli tehty tietohallinnon ja esihenkilöjen yhteistyönä oli ajanvarausten avaaminen digitaaliseen järjestelmään lopulta itse ammattilaisille vaivatonta.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Digitaalinen ajanvaraus mahdollistaa asioinnin ajasta ja paikasta riippumatta, mikä parantaa palvelujen saavutettavuutta ja asiakaskokemusta. Kun asiakkaat voivat varata aikoja sähköisesti, ajanvaraukseen liittyvät puhelut vähenevät. Samalla peruuttamattomien käyntien määrä pienenee, kun asiakkaat voivat itse hallinnoida varauksiaan ja peruutuksia. Tämä vapauttaa ammattilaisten resursseja ajanvaraustyöstä muihin tehtäviin ja tukee hyvinvointialueen digistrategian tavoitteita.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Digitaalisen ajanvarauksen kehittäminen vaati aktiivista keskustelua ja kehittämistyötä vastaanottoa toteuttavien hoitajien ja heidän esihenkilöjen kanssa. Yksi yhteinen potilastietojärjestelmä mahdollisti järjestelmän tasolta yhtenäisen toimintatavan. Digitaalisen ajanvarauksen kehittäminen vaati moniammatillista ja saumatonta yhteistyötä hoitajien, lähiesihenkilöjen, tietohallinnon ja hankkeen välillä.