Digiajanvaraus vastaanottopalveluissa: DIABETESHOITAJAT | Etelä-Pohjanmaan HVA (RRP, P4, I1)

Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueella käyttöönotettiin 6/2024 digitaalinen ajanvaraus diabeteshoitajan määräaikaisseurantaan ja puhelinaikaan. Palvelukuvaus ohjeistaa asiakasta käymään laboratoriokokeissa ja tekemään omaseurantaa ennen vastaanottoa

Oivalla ja ymmärrä

Toimintaympäristö

Yhtenäiseen ajanvarausjärjestelmään siirryttiin Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueella maaliskuussa 2023. Digitaalisen ajanvarauksen käyttöönotto edellyttää, että palvelut ovat alueella yhdenmukaiset. Tämä mahdollistaa sujuvamman asioinnin ja parantaa palvelujen saavutettavuutta. Diabeteshoitajien digitaalinen ajanvaraus otettiin käyttöön vastaanottopalveluissa koko alueella.

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Etelä-Pohjanmaan digistrategia ohjaa digitaalisen ajanvarauksen kehittämistyötä. Strategian mukaan kaikkiin niihin palveluihin, joihin ei tarvita hoidon- tai palvelutarpeen arviointia tulee asukkaalle mahdollistaa digitaalinen ajanvaraus. Diabeteshoitajalle digitaalinen ajanvaraus määriteltiin koskemaan määräaikaisseurantoja (kasvotusten ja etänä) sekä puhelinaikaa.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Kohderyhmänä olivat kaikki perustason vastaanottopalvelujen diabeteshoitajat sekä lisäksi asukkaat, joilla on mahdollisuus asioida digitaalisen palvelukanavan kautta. Digitaalisen ajanvarauksen kehittämistyötä tehdään mm. asukkailta ja ammattilaisilta saatujen palautteiden mukaan.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Digitaalisen ajanvarauksen kehittäminen on keskeinen osa hyvinvointialueen digistrategiaa ja se on asiakkaiden toivotuin sähköinen palvelu. Strategian mukaisesti digitaalinen ajanvaraus otetaan käyttöön kaikissa terveydenhuollon palveluissa, joissa ei tarvita hoidon- tai palvelutarpeen arviointia.

Diabeteshoitajalle digitaalinen ajanvaraus määriteltiin koskemaan määräaikaisseurantoja joko kasvotusten tai etänä (videovastaanotto), sekä puhelinaikaa. Diabeteshoitaja tarjoaa tukea ja seurantaa diabeteksen hoitoon eri muodoissa. Digitaalisessa ajanvarauksessa asiakas ohjeistetaan mm. seuraaviin asioihin:

Ensimmäisellä yhteydenotolla suositellaan varaamaan ensin puhelinaika
Ennen seurantavastaanottoa asiakkaan tulee käydä laboratoriokokeissa ja tehdä verensokerin sekä verenpaineen omaseuranta
Etävastaanotto edellyttää laitetta, jossa on mikrofoni ja kamera
Puhelinaika soveltuu kiireettömään ohjaukseen ja tuen tarpeeseen

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Digitaalisen ajanvarauksen kehittämistyössä diabeteshoitajilla ja heidän lähiesihenkilöillä oli tärkeä rooli sopivien palveluiden tunnistamisessa sekä uuteen toimintatapaan sitoutumisessa. Digitaalisen ajanvarauksen käyttöönotto vaati palvelujen yhtenäistämisen (palvelun keston ja kuvauksen osalta), joka oli työläin osa prosessia. Ammattilaiselle digitaalisen ajanvaraukseen aikojen avaaminen on vaivatonta, kun vaadittavat taustatyöt on tietohallinnon ja esihenkilöiden välillä on tehty. Digitaalinen ajanvaraus oli yksi diabeteshoitajien toimintamalliin yhtenäistetyistä toimintatavoista.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Digitaalinen ajanvaraus mahdollistaa asioinnin ajasta ja paikasta riippumatta, mikä parantaa palvelujen saavutettavuutta ja asiakaskokemusta. Kun asiakkaat voivat varata aikoja sähköisesti, ajanvaraukseen liittyvät puhelut vähenevät. Samalla peruuttamattomien käyntien määrä pienenee, kun asiakkaat voivat itse hallinnoida varauksiaan ja peruutuksia. Tämä vapauttaa ammattilaisten resursseja ajanvaraustyöstä muihin tehtäviin ja tukee hyvinvointialueen digistrategian tavoitteita.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Digitaalisen ajanvarauksen kehittäminen vaati aktiivista keskustelua ja kehittämistyötä diabeteshoitajien ja heidän esihenkilöjen kanssa. Yksi yhteinen potilastietojärjestelmä mahdollisti järjestelmän tasolta yhtenäisen toimintatavan. Digitaalisen ajanvarauksen kehittäminen vaati moniammatillista ja saumatonta yhteistyötä diabeteshoitajien, lähiesihenkilöjen, tietohallinnon ja hankkeen välillä.