Yhteydenottokartoituksen raportoinnin kehittäminen, Pirkanmaan HVA (RRP, P1,I1)

Pirkanmaan hyvinvointialueella toteutettavan yhteydenottokartoituksen tulosten raportointia kehitettiin ja automatisoitiin. Automatisointi säästää tulosten esittämiseen käytettävää resurssia sekä toimii ajantasaisemmin tiedolla johtamisen tukena.

Oivalla ja ymmärrä

Toimintaympäristö

Pirkanmaan hyvinvointialue on asukasmäärältään Suomen suurin hyvinvointialue. Alueella asuu yli puoli miljoonaa asukasta. Pirkanmaan hyvinvointialue toimii 23 kunnan alueella ja siellä on yhteensä yli 30 sote-asemaa, sote-keskusta tai lähiasemaa.

Pirkanmaan hyvinvointialueella yhteydenottokartoituksen raportoinnin kehittämisessä korostui palveluiden vaikuttavuuden ja asiakaskokemuksen parantaminen. Kehitystyössä huomioitiin tiukka taloustilanne, lainsäädännön vaatimukset sekä väestön monimuotoisuus. Digitaalisten raportointityökalujen käyttöönotto ja tiedon reaaliaikainen hyödyntäminen mahdollistivat tarkemman seurannan päätöksenteon tueksi. Tavoitteena oli luoda selkeä, asiakaslähtöinen ja tehokas raportointimalli, joka tukee Pirkanmaan sote-palveluiden kehitystä ja resurssien kohdentamista.

Tavoiteltu muutos

Raportoinnin koostaminen oli työlästä, aikaa vievää ja sen koostamiseen liittyi inhimillisiä virhelähteitä. Kokonaisuutta pyrittiin kehittämään yksinkertaisemmaksi, sujuvammaksi ja aikaa säästäväksi kaikkien osapuolten: sote-ammattilaisten, sote-palvelujen kehittäjien ja data-analyytikoiden osalta.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Yhteydenottokartoitukseen osallistuvat kaikki sote-asemilla, Pirkanmaan päivystysavussa ja Digiklinikassa työskentelevät hoitajat. Tavoitteena oli saattaa kartoituksen tulokset kaikkien esihenkilöiden ja kentällä työskentelevien ammattilaisten saataville.

Kartoituksista saatava tieto on sellaista, jota potilastietojärjestelmistä ei vielä tällä hetkellä saada ja sen vuoksi merkityksellistä seurata. Tämä tieto antaa pohjan uusien toimintamallien kehittämiseen ja niiden vaikuttavuuden seuraamiseen.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Sote-asemien yhteydenottojen laatua kuvaavia yhteydenottokartoituksia on toteutettu Pirkanmaan hyvinvointialueella vuodesta 2023 alkaen, myöhemmin kartoitukseen lisättiin myös Digiklinikka ja Päivystysapu. Kartoituksen tavoitteet ovat tarkentuneet ja kysymyksiä on muokattu saadun palautteen pohjalta. Saatujen tulosten analyysi ja niiden esityskuntoon saattaminen on ollut aikaa vievää ja siksi prosessia haluttiin automatisoida. Yhteydenottokartoituksen on päätetty jäävän säännölliseksi osaksi Pirhan jatkuvaa kehittämistä, jolloin tulostenkin on tärkeä olla helposti saatavilla ja vertailtavissa.

Kartoitus toteutetaan Microsoft Forms-lomakkeella, jonka ammattilaiset täyttävät jokaisen yhteydenoton jälkeen. Yhteydenottotapoja joista lomake täytetään ovat puhelu, chat ja asiointi paikan päällä. Kartoitus toteutetaan viikon ajan keväisin ja syksyisin.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Kartoituksen kyselylomaketta yksinkertaistettiin aiemmista ja kysymysten haarautumisia pyrittiin välttämään. Lomakkeelta poistettiin myös avoimet vastausvaihtoehdot. Näiden muutosten myötä saatiin vastausten siirtyminen Tableau-raportointityökaluun automatisoitua. Forms-lomakkeelta saatava Excel-taulukko toimii datalähteenä Tableau-raportille. Tämä mahdollistaa datan päivittymisen Tableauhun automaattisesti ja lähes reaaliaikaisesti.

Yhteydenottokartoitus raporttinäkymä.pdf (486.01 KB)

Vinkit toimintamallin soveltajille

Kyselylomaketta tulee testata useita kertoja, jotta voidaan varmistua vastausvaihtoehtojen kattavuudesta. Forms-lomakkeen vastausvaihtoehtoja ei tule muokata enää kun lomake on käytössä, sillä Forms ei tunnista vastausvaihtoehtoa enää samaksi muokkaamisen jälkeen. Tällöin vastaukset vääristyvät myös Tableaussa. Vaikka vastausvaihtoehtoja ei voi muokata, voidaan kysymyksen lisätietoihin kirjoittaa tarkennuksia myös lomakkeen ollessa käytössä. Tämän lisäksi vastausvaihtoehtoja voidaan lisätä. Näin teimme myös kevään 2025 kartoituksessa. Tällä tavalla tulokset eivät vääristy niin paljon ja Forms tunnistaa edelleen aiemmat vastaukset. Tuleva syksyn kartoitus toteutetaan samoilla lomakkeilla kuin kevään kartoitus, jolloin tulokset ovat vertailtavissa.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Raportti saatiin julkaistua kaikille Pirhan ammattilaisille heti yhteydenottokartoituksen jälkeen. Pienempiä toimipaikkoja yhdistettiin isompiin, jotta pienten toimipaikkojen vastaukset eivät ole henkilöitävissä. Raportin käyttöä ja tulkintaa esiteltiin esihenkilöille infotilaisuuksissa, joissa myös käytiin tuloksia läpi heidän kanssaan. Raportti ei täysin poistanut esitysmateriaalin teon tarvetta, mutta vähensi sitä huomattavasti. Lisäksi tulokset ovat nyt kaikkien saatavilla lähes reaaliaikaisesti ja työryhmän aikaa säästyy kun tuloksia ei tarvitse saattaa esityskuntoon.

Tableaussa on yleisnäkymä sote-asemien tuloksista, sekä omat raporttinsa Digiklinikan ja Päivystysavun tuloksista. Sote-asemien omia tuloksia pystyy suodattamaan klikkaamalla kyseistä asemaa. Tällöin käyttäjä voi verrata oman asemansa tuloksia toisiin. Tämä ei ollut mahdollista aiemmin, jolloin jokaiseen yksikköön toimitettiin kyseisen yksikön tulokset PowerPoint-muodossa. Lisäksi tulokset koottiin aiemmin Pirha-tasoisesti PowerPoint-dioille.