| Innokylä

Toimintaympäristö

Tässä työyhteisövalmennuksessa muutoskyvykkyyttä vahvistamalla edistetään hoitotakuun toteutumista ja kustannusvaikuttavuutta. Itse muutoskyvykkyyttä on vahvistettu lisäämällä vastavuoroista vuorovaikutusta, dialogisuutta. Valmennuksen toimenpiteet kohdistuvat esihenkilötoimintaan, toimintakulttuuriin ja johtamiseen.

Muutoskyvykkyys on meille ihmisille menestyksen mahdollistaja ja päivän pelastaja. Muutoskyvykkäänä toimintakyky säilyy haasteellisista tilanteista huolimatta. Sopeutuminen uusiin tilanteisiin helpottuu ja nykytilanteen analysointi selkiytyy. Kykenemme valitsemaan selkeän suunnan ja tavoitteet toiminnallemme sekä suunnittelemaan ratkaisuja ja etenemistapoja tavoitteidemme saavuttamiseksi.

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Kainuun hyvinvointialueelle siirryttäessä on tullut isoja muutoksia organisaatiossa ja koronan aiheuttamaa palveluvelkaa, jotka ovat vaikuttaneet palvelujen saatavuuteen. Muutokset haastavat työyhteisöjen jäsenten toimijuutta. Uudenlaiset ajattelu- ja toimintatavat vaativat tietoa ja aikaa vuorovaikutukselle yhteisymmärryksen syntymiseksi.

Tulevaisuuden imussa työyhteisövalmennus on tukitoimi työyksiköiden jäsenten muutoskyvykkyyden vahvistamiseksi, jotta tasa-arvoinen palvelujen piiriin pääsy toteutuu koko Kainuun hyvinvointialueella.

Muutoskyvykkyyden valmennus on Kestävän kasvun Kainuu II –hanketta ja sen kehittämistoimenpiteet kohdistuvat koko Kainuun hyvinvointialueelle hankkeen kohderyhmänä oleviin yksiköihin.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Asiakas: Asiakkaat saavat sosiaali- ja terveydenhuollon palvelut yhdenvertaisesti, helposti, kynnyksettömästi sekä monikanavaisesti.

Työyhteisö: Johtamiskulttuuri on muuttumassa kontrolloivasta valmentavaksi, työyhteisönjäseniltäkin edellytetään työntekijätaitojen muuttumista. Rooli on muuttunut ja muuttamassa yhä enemmän oppivaksi ja innovatiiviseksi yhteiskehittäjäksi. Työyhteisötaidoissa korostuvat työyhteisöviestinnän taidot ja psykologisen turvallisuuden äärellä yhteisöllisyys ja ennen kaikkea muutoskyvykkyys.

Organisaatio ja johtaminen: Työelämän laatuun panostamalla vahvistetaan organisaation toimintaa ja sillä on taloudellisesti positiivisia vaikutuksia. Valmennuksen tukitoimet kohdentuvat QWL:n ja muutoskyvykkyyden analyysin pohjalta tässä toimintamallissa työyksiköiden toimintakulttuuriin. Valmennus on osa systemaattisen työelämän laadun tiedolla johtamisen toimintamallia ja sillä saadaan aikaan ennakoivaa työelämän laatua parantavaa yhteistoimijuutta.

Tämän työyhteisövalmennuksen perustana on QWL- henkilöstökysely, mikä mittaa työelämän laatua. Sen tärkeimpänä asiana on tuottaa organisaation muutoskyvykkyyden analyysi, jonka pohjalta tarkentuvat tämänkin valmennuksen kohderyhmät. Koska työntekijät nähdään organisaation voimavarana, QWL-metodi perustuu työntekijöiden kuuntelemiseen ja työntekijäymmärryksen lisäämiseen.

Tällä hetkellä työelämässä tarvitaan kaikilta toimijoilta halua ja kykyä tehdä kestävää, reilua ja innostavaa tulevaisuutta yhdessä. Muutoksessa on merkityksellistä sitoutua organisaation arvoihin ja tässä mallissa ne ovat olleet vastuullisuus, avoimuus, luotettavuus ja oikeudenmukaisuus.

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Mukana valmennuksessa on ollut Kainuun hyvinvointialueen työyksiköitä. Esihenkilösparraukset kuuluvat tärkeänä osana valmennukseen, joten esihenkilöt toimivat esimerkkikehittäjinä. He ovat järjestäneet kehittämiselle aikaa ja raamittaneet aikataulut sopiviksi. Heidän kehittäjämyönteisyys on toiminut kannustimena muillekin. Yhteiskehittämisessä on pidetty yllä rentoa ja huumorinkin täytteistä turvallista ilmapiiriä. Tavoitteena on, että matalankynnyksen tilaisuudet selkeine ohjeineen ja osallisuuteen innostavat dialogiset menetelmät motivoivat yhteiskehittämisen äärelle.

Tavoiteltu muutos

Tavoitteena valmennuksessa ovat myönteiset muutokset, jotka tukevat hyvää työelämän laatua. Toimintakulttuurissa nämä tarkoittavat tämän valmennuksen osalta avointa ja luottamuksellista vuorovaikutusta, toimivia prosesseja, välittävää ja valmentavaa johtamista. Yhteiskehittämisessä muodostunut yhteisymmärrys työelämän laadusta edistää työn tehokkaampaa tekemistä ilman kiirettä, lisää työssä koettua hyvinvointia ja vapauttaa aikaa asiakaskohtaamisiin.

Muutoksen mittaaminen

Mittareina ovat toimineet osallistujien palauteet ja työelämän laatu (QWL).

Toteutussuunnitelma

Alkukartoitus: Työelämän laadun kyselyn tulosten ja siitä saadun muutoskyvykkyyden analyysin tarkastelu ja tukitoimien kohdentaminen.

Yhteydenotot: Alkukartoituksen jälkeen työyhteisön esihenkilöön otetaan yhteys ja tarjotaan työyksikköön voimavarakeskeistä työyhteisövalmennusta yksilöiden muutoskyvykkyyden ja työyhteisön yhteistoimijuuden tukemiseksi. Käydään yhdessä läpi QWL- kyselyn ja muutoskyvykkyyden analyysin tuloksia. Tapaamisessa annetaan tietoa valmennuksen tavoitteista ja sisällöistä esitteen ja prosessikaavion avulla. Kerrotaan valmennuksen esihenkilösparrauksista. Käydään esihenkilön kanssa läpi yhdessä tavoitteet, jotka valmennuksella pyritään saavuttamaan.

Aikataulu: Sovitaan valmennuskertojen aikataulut ja kalenteroidaan ne yhdessä esihenkilön kanssa. Sovitaan valmennuspaikat, jos se on jo tässä vaiheessa mahdollista. Muutoin valmentaja huolehtii niistä.

Ennakkoinfo työyhteisölle: Sähköpostilla viesti valmennuksesta, esite, prosessikuvaus ja infovideo, jolla pyritään tuomaan esille valmennuksen tarkoitus, tavoitteet ja toteutus. Samalla osallistujat saavat tutustua valmentajaan ja valmennuksen voimavarakeskeiseen työotteeseen. Tavoitteena infolla on motivoida osallisuuteen jo ennen varsinaista aloitusta.

Valmennuksien toteutus: Valmennus toteutetaan suunnitelman mukaan.

Arviointi ja seuranta: Jokaisesta valmennuksesta kerätään tietoa, kokemuksia ja palautetta. Tällä saadulla tiedolla pyritään vastaamaan osallistujien tarpeeseen paremmin ja sparraamaan esihenkilöä lähijohtamisessa sekä kehittämään valmennuksen sisältöjä. Muutoskyvykkyyttä ja hyvää työelämän laatua arvioidaan ja seurataan säännöllisesti organisaatiossa toteutettavan QWL-kyselyn avulla.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Kohderyhmänä valmennuksessa ovat työyhteisöt, joissa työelämän laatu on alhainen ja muutoskyvykkyyden analyysin perusteella työyhteisö tarvitsee tukea ryhmäytymiseen (QWL- kysely).

Kuvittele ja kokeile

Muiden kehittämien ratkaisujen hyödyntäminen

Taustana toimintamallissa on Lapin yliopiston dosentin Marko Kestin työelämän laadun tutkimuksen tieto.

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Valmennus suunniteltiin työelämänlaadun kyselyn (QWL-kysely) analyysin pohjalta yksiköihin, joissa oli alhainen muutoskyvykkyys ja ei-ryhmäytyneitä tiimejä. Tavoitteena parantaa muutoskyvykkyyttä vahvistamalla vuorovaikutusta ja siihen liittyvää psykologista turvallisuutta sekä työyhteisön yhteistoiminnallista kehittämistä työn arjessa.

Valmennus suunniteltiin määrämittaiseksi, toteutus 3 valmennuskertaa 3kk sisällä, joissa teemoina:

Dialogisuus luo voimavaroja
Yhdessä ymmärrykseen
Positiivinen sykli

Valmennuksiin osallistuivat kaikki työyhteisöön kuuluvat henkilöt. Lisäksi oli 4 kertaa esihenkilöille kohdennettuja valmennuksia; 1)Alkukartoitus, tavoitteet ja sisältö, 2)Esihenkilötuki valmennusten välissä 2 kertaa sekä 3)Palautepalaveri, opit ja kopit kehittämiseen.

Valmennuskokonaisuuden rakentamisessa huomioitiin kustannusvaikutukset eli työaikaresurssin käyttö à90min/valmennuskerta sekä à30-60min/esihenkilöille erillisinä kohdennetut valmennukset.

Tarkka ennakkosuunnittelu facilitoinnin suunnitteluineen todettiin toimivaksi. Ensimmäinen ja kolmas valmennuskerta toteutettiin läsnä tilaisuutena, käytännössä aina lähimaastossa poissa työpaikalta, mikä selkeästi lisäsi irrottautumista arkityöstä kehittämisen ja ideoinnin äärelle. Toinen valmennuskerta toteutettiin osallistavana etävalmennuksena. Jo ensimmäisen pilotin aikana mahdottomalta tuntunut tehtävä irrottaa 50 henkilön työryhmä (hoitajia, lääkäreitä, esihenkilöitä) valmennukseen pois omasta arkityöstä saatiin toimimaan tarkan ennakkosuunnittelun avulla. Kyseisessä pilotissa valmennus jaettiin saman päivän aikana 3 ryhmään à90min x 3.

Valmennuksen tuotoksina yksiköihin perustettiin työyhteisön jäsenistä kehittämisen Kehry-tiimi, jolle luotiin työyhteisöön toimintamalli: vastuut, rooli ja suunnitelma yhteisestä työajankäytöstä esim. 1 tunti/kk.

Työkaluina kehittämiseen, osallistamiseen ja työn näkyväksi tekemiseen kokeiltiin ja juurrutettiin työkaluja:

Voimavarataulu, työyhteisön vahvuuksien ja positiivisen potentiaalin korostamiseen,

Kanban taulu, jonka avulla kehittämiskohteita, toimenpiteitä, vastuita on helppo seurata,

Ideaparkki, johon työyhteisön jäsenet voivat kirjata ideoita ja ajatuksia, mikä tukee työyhteisön luovuutta ja innovatiivisuutta sekä

Vuosikello, mikä suunnittelutyökaluna auttaa jäsentämään ja aikatauluttamaan keskeisiä toimenpiteitä ja kehittämistä sekä lisää työyhteisön toiminnan avoimuutta yhteisesti saatavilla olevalla alustalla.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Valmennus vaatii koordinointia ja vahvaa facilitointia, että työyhteisön kaikki jäsenet saadaan mukaan kehittämiseen. Lisäksi esihenkilöille kohdennetut valmennusten osiot vaativat johtamisosaamista ja kokemusta esihenkilötyön kehittämisestä.

Kehittämiskulttuurin vahvistuminen vaatii työajan käytön suunnittelua esihenkilösparrauksiin, kehittäjätiimille sekä koko työyhteisön osallisuudelle. Tulee luoda foorumeita ja ottaa käyttöön työkaluja, joiden kautta kehittäminen juurtuu osaksi arkityötä.

Johdon sitoutuminen, seuranta ja tuki on ratkaisevaa valmennuksiin osallistumisessa, sitoutumisessa ja uusien toimintatapojen juurtumisessa arkikäytännöksi. Lisäksi kehittämisen tulee olla avointa ja läpinäkyvää, mahdollistaa tiedon jakaminen sekä vastavuoroinen viestintä kaikille osallisille.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Toimintamalli ja siinä käytetyt työkalut ovat sujuvasti sovellettavissa monenlaisten työyhteisöjen työelämän laadun kehittämiseen, mikä vahvistaa yksilöiden ja ryhmän muutoskyvykkyyttä.

Esihenkilöiden sparraukset kannattaa suunnitella hyvin, koska tutkimukset osoittavat, että esihenkilötoimintaa kehittämällä saadaan aikaan merkittäviä tuloksia muutoskyvykkyyden edistämisessä ja hyvän työelämän laadun kehittämisessä.

Rohkeasti kannattaa uskaltaa lähteä kehittämään työyhteisöjen toimintakulttuuria ja pyytää organisaation johdossa olevia mukaan viestintään.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Valmennusryhmien työelämän laadun indeksi on noussut jokaisessa työyksikössä. Indeksi nousu on ollut 4,8%- 14,9% välillä. Yhteistoimijuus on edistynyt uudenlaisen toimintakulttuurin myötä, jossa sisäiset uudistajat ja kehittäjä tiimi työskentelevät yhdessä esihenkilötyön tukena. Kehittäminen on suunnitelmallista ja sitä seurataan QWL- kyselyn kautta.

TULEVAISUUDEN IMUSSA : voimavarakeskeinen työyhteisövalmennus muutoskyvykkyyden edistäjänä, Kainuun hyvinvointialue (RRP, P4, I1)

TULEVAISUUDEN IMUSSA : voimavarakeskeinen työyhteisövalmennus muutoskyvykkyyden edistäjänä, Kainuun hyvinvointialue (RRP, P4, I1)