Tiedonhallintamallin kehittäminen ja käyttöönotto, Etelä-Savon hyvinvointialue (RRP2, P4, I3)
Tiedonhallintamallin kehittäminen ja käyttöönotto, Etelä-Savon hyvinvointialue (RRP2, P4, I3)
Etelä-Savon hyvinvointialueen tiedonhallintamalli kuvaa tietojärjestelmät, varannot ja prosessit sekä sisältää periaatteet tiedon elinkaaren hallintaan, vastuihin, tietoturvaan ja tiedon laadun varmistamiseen.
Tiedonhallintaa ja kokonaisarkkitehtuurityötä on Etelä-Savon hyvinvointialueella (myöh. Eloisassa) tehty vähän aikaa, vaikka tiedonhallintalaki (Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019) tuli voimaan jo 1.1.2020. Tiedonhallintalain 5§:n 2 momentissa on kerrottu mitä tiedonhallintamallin on vähintään sisällettävä. Eloisan hallintosäännön 56§:ssä on määritelty tiedonhallintatehtävät ja vastuut eri toimijoille (digijohtaja, asianhallintapäällikkö ja pääarkkitehti). Tiedonhallintamallia tarvitaan siksi, että tiedonhallintayksikössä on ylläpidettävä sen toimintaympäristön tiedonhallintaa määrittelevää ja kuvaavaa tiedonhallintamallia. Tulevaisuudessa tiedonhallintamallin kehittämiseen vaikuttavat mm. poliittiset uudistukset, digitalisaation ja datatalouden strategiat, lainsäädäntö kuten GDPR ja tiedonhallintalaki, taloudelliset resurssit sekä organisaatiokulttuurin muutos.
Tietojohtamiseen liittyy tiedonhallinta, eikä tietojohtamista voi olla ilman tiedonhallinnan osaamista. Tiedonhallinta vaikuttaa tiedon organisointiin, käyttöön ja saatavuuteen sekä siihen, miten käyttäjä on vuorovaikutuksessa tiedon kanssa. Tiedonhallintaan vaikuttavat strategia tai viitekehys, jotka ohjaavat tiedon suunnittelua ja käyttöä. Tiedonhallintastrategia ohjaa tietojärjestelmien toimintaa, mutta kokonaisarkkitehtuurin puutteellinen taso voi heikentää tiedonhallinnan yhtenäisyyttä ja kehittämistä. Tiedon lisääntyvä käyttö korostaa mittaamisen merkitystä, sillä tapa, jolla organisaatio hallitsee tietojaan, vaikuttaa suoraan sen toimintaan. Operatiivinen tiedonhallinta varmistaa järjestelmien jatkuvuuden, kun taas strateginen tiedonhallinta suunnittelee kehittämistä pitkällä aikavälillä. Tavoitteena on organisaation tietoresurssien ja -valmiuksien maksimaalinen hyödyntäminen.
Heti alkuvaiheessa kehittämistyöhön kutsuttiin mukaan avainhenkilöitä digitaalisista ja tietopalveluista sekä yhteisistä palveluista asianhallinnan osaajia. Heidän roolinsa tukevassa tiedonhallintamallissa ovat seuraavat ja he tarkastelevatkin tiedonhallintamallin kehittämistä lähinnä omasta roolistaan:
- digijohtaja vastaa aluehallituksen tiedonhallintamallin valmistelusta ja täytäntöönpanosta
- digijohtaja ja asianhallintapäällikkö ohjaavat ja kehittävät hyvinvointialueen tiedonhallintaa
- pääarkkitehti edistää tietojärjestelmien ja tietovarantojen yhteen toimivuutta ja varmistaa tietoturvallisuuden toteutumisen hyvinvointialueen toiminnassa
- asianhallintapäällikkö vastaa hyvinvointialueen käyttämien tietoaineistojen ajantasaisuudesta, virheettömyydestä ja siitä, että käyttökelpoisuus käyttötarkoitukseensa on varmistettu
- digijohtaja ja asianhallintapäällikkö laativat hyvinvointialueen tiedonhallinnan ajantasaiset ohjeet ja valvovat, että tehtävät hoidetaan annettujen ohjeiden mukaisesti sekä huolehtivat tiedonhallintaan liittyvästä koulutuksesta ja neuvonnasta.
Varsinaisen kehittämistyön organisoinnista kokonaisvastuun kantoi kuitenkin kehittämisasiantuntija ja työelämätohtori Pirjo Hilama, joka koordinoi kehittämistoimintaa kokonaisuudessaan. Tukena kehittämisessä oli Eloisan asiantuntijoita, Itäisen YTA -alueen kehittäjäverkostoa, jotka toteuttivat tai olivat toteuttaneet omilla hyvinvointialueillaan vastaavanlaista tiedonhallintamallin rakentamista.
Lisäksi hyödynnettiin ostopalveluna asiantuntijatyötä tiedonhallintamallin rakentamisessa sekä tekninen että sisällöllinen kumppani, joka on tukenut mallin suunnittelua, sisällöntuotantoa, järjestelmävalintoja, koulutusta ja käyttöönottoa. Yhteistyö jatkuu mallin kehittämisen ja ylläpidon tukena.
Yhtenäinen ja ajantasainen tiedonhallinta
- Tavoitteena on, että organisaatiolla on selkeä, ajantasainen ja kattava kuvaus toimintaympäristönsä tiedonhallinnasta. Tämä mahdollistaa tietomäärien hallinnan, riskien ennakoinnin sekä tietojärjestelmien ja tietovarantojen yhteentoimivuuden.
2. Vastuiden ja johtamisen selkeyttäminen
- Tiedonhallinnan johtaminen on tällä hetkellä pirstaleista. Tavoiteltu muutos on, että vastuut ja roolit määritellään selkeästi, jolloin tiedonhallintaa voidaan johtaa koordinoidusti ja tehokkaasti koko organisaatiossa.
3. Yhteinen ymmärrys ja osaamisen kasvu
- Tavoitteena on lisätä organisaation sisällä ymmärrystä siitä, mitä tiedonhallinta ja tietojohtaminen tarkoittavat. Tämä mahdollistaa tiedonhallintamallin hyödyntämisen arjen työssä ja päätöksenteossa.
4. Lainmukaisuus ja laadun varmistaminen
- Tiedonhallintamallin avulla varmistetaan, että toiminta täyttää tiedonhallintalain vaatimukset ja että tiedon laatu, saatavuus ja turvallisuus ovat korkealla tasolla.
5. Tiedonhallinnan mittaaminen ja jatkuva kehittäminen
- Mallin käyttöönotto mahdollistaa tiedonhallinnan tilan ja kehityksen seuraamisen mittareiden avulla. Näin voidaan tunnistaa kehityskohteita ja varmistaa tavoitteiden saavuttaminen.
6. Kulttuurimuutos ja muutosjohtaminen
- Tavoiteltu muutos on myös kulttuurinen: tiedonhallinta nähdään strategisena ja päivittäisenä työkaluna, jonka kehittämiseen ja ylläpitoon sitoutuvat kaikki toimialat ja henkilöstö.
Varsinaisesti kehittämisvaiheessa ei muutosta mitata, vaan mittaaminen tapahtuu, kun tiedonhallintamallin on ollut käytössä jo esimerkiksi kaksi vuotta. Mittareita, joilla seurataan tiedonhallinnan tilaa ja kehitystä on jaoteltu eri osa-alueisiin:
1. Tietojen saatavuus ja käytettävyys
- Saatavuusprosentti: Kuinka usein tiedot ovat saatavilla käyttäjille
- Vastausaika: Kuinka nopeasti käyttäjät saavat tarvitsemansa tiedot
- Käyttäjätyytyväisyys: Kuinka tyytyväisiä käyttäjät ovat tiedon saatavuuteen ja käytettävyyteen
2. Tietojen turvallisuus
- Tietoturvaloukkaukset: Tapahtuneiden tietoturvaloukkausten määrä ja vakavuus
- Tietojen eheys: Kuinka hyvin tietojen eheys on säilytetty (tiedot eivät ole muuttuneet luvattomasti)
- Käyttäjien pääsynvalvonta: Kuinka hyvin pääsy tietoihin on hallittu ja valvottu
3. Tietojen hallinnan tehokkuus
- Automaatioaste: Kuinka suuri osa tiedonhallintaprosesseista on automatisoitu
- Prosessien kesto: Kuinka kauan tietojen hallintaan liittyvät prosessit kestävät
- Resurssien käyttö: Kuinka paljon resursseja (aika, raha, henkilötyöpanos) käytetään tiedonhallintaan
4. Lainsäädännön ja säädösten noudattaminen
- Vaatimustenmukaisuus: Kuinka hyvin organisaation tiedonhallinta noudattaa lainsäädäntöä ja säädöksiä (esim. GDPR)
- Auditoinnit: Kuinka usein ja onnistuneesti suoritetaan tiedonhallinnan auditointeja
1. Projektin käynnistäminen ja organisointi
- Projektin alussa määritellään projektiorganisaatio, roolit ja vastuut. Projektipäällikkö ja koordinoija vastaavat projektin johtamisesta, aikataulutuksesta ja resurssien hallinnasta.
2. Nykytilan kartoitus ja taustatyö
- Selvitetään, mitä tiedonhallinnan osalta on jo tehty ja mitä puutteita on olemassa. Hyödynnetään aiempia arviointeja, työpajojen muistiota ja olemassa olevia dokumentaatioita.
3. Tiedonhallintamallin rakenteen ja sisällön suunnittelu
- Määritellään tiedonhallintamallin rakenne (toiminta, tietojärjestelmät, tiedot) ja varmistetaan, että malli täyttää lain vaatimukset. Hyödynnetään Arter ARC -järjestelmää mallin kuvaamiseen.
4. Työpajat ja osallistaminen
- Järjestetään työpajoja, joissa avainhenkilöt osallistuvat mallin suunnitteluun ja kehittämiseen. Työpajoissa käsitellään mm. tavoitteet, vastuut, prosessit ja järjestelmät.
5. Mallin kuvaaminen ja dokumentointi
- Rakennetaan tiedonhallintamallin perusrunko ja dokumentoidaan se Arter ARC -järjestelmään. Dokumentoinnissa huomioidaan prosessit, tietovarannot, tietojärjestelmät ja tietoturva.
6. Viestintä ja koulutus
- Laaditaan viestintäsuunnitelma ja järjestetään koulutuksia henkilöstölle. Viestinnän tavoitteena on lisätä ymmärrystä tiedonhallinnan merkityksestä ja mallin hyödyistä.
7. Mallin hyväksyntä ja käyttöönotto
- Tiedonhallintamalli hyväksytään johtoryhmässä ja aluehallituksessa. Mallin ensimmäinen versio otetaan käyttöön ja siitä tiedotetaan organisaatiolle.
8. Ylläpito ja jatkuva kehittäminen
- Mallin ajantasaisuus varmistetaan säännöllisillä tarkistuksilla ja vuosikellon mukaisilla päivityksillä. Ylläpidosta vastaavat nimetyt henkilöt ja työryhmät.
9. Seuranta ja mittaaminen
- Seurataan mallin toimivuutta ja kehitystä mittareiden avulla. Mittareilla arvioidaan mm. tiedon laatua, saatavuutta, turvallisuutta ja vaatimustenmukaisuutta.
Tiedonhallintamallin kohderyhmä muodostuu kaikista niistä henkilöistä ja ryhmistä, joiden tehtävänä on organisaation tiedonhallinnan suunnittelu, toteutus, ylläpito ja kehittäminen. Kohderyhmään kuuluvat erityisesti:
- Johto ja esihenkilöt:
Johto vastaa tiedonhallinnan linjauksista, ohjeistuksista ja mallin hyväksymisestä. Esihenkilöt ja prosessien omistajat ovat vastuussa oman toimintonsa tiedonhallinnan toteutuksesta ja kehittämisestä.
Tiedonhallintamallin ylläpitäjät ja ARC-järjestelmän pääkäyttäjät vastaavat mallin operatiivisesta ylläpidosta, käytöstä ja kehittämisestä. Toimialakohtaiset mallintajat osallistuvat mallin ajantasaisuuden varmistamiseen. - Tietojärjestelmien ja tietovarantojen vastuuhenkilöt:
Henkilöt, jotka vastaavat tietojärjestelmien, tietovarantojen ja tietoaineistojen hallinnasta, ylläpidosta ja tietoturvasta. - Koko henkilöstö:
Tiedonhallinta on osa jokaisen työarkea, ja jokainen työntekijä on vastuussa tiedon laadusta, käytettävyydestä ja tietoturvasta omassa työssään. Tiedonhallintamallin tavoitteena on tukea henkilöstöä tiedon hyödyntämisessä, rekisteröinnissä ja säilyttämisessä.
Ulkoiset sidosryhmät, kuten palveluntuottajat, yhteistyöorganisaatiot ja viranomaiset, joiden kanssa tiedonhallintaa kehitetään ja joiden tarpeet huomioidaan mallin rakentamisessa.