Tiedon keruu ja tiedolla johtaminen Etelä-Karjalan hyvinvointialueella Aikuisten monialaisissa palveluissa(RRP, P4, I1)
Tiedon keruu ja tiedolla johtaminen Etelä-Karjalan hyvinvointialueella Aikuisten monialaisissa palveluissa(RRP, P4, I1)
Etelä-Karjalan hyvinvointialueen Aikuisten monialaisissa palveluissa kerätään tietoa menetelmien ja palveluiden vaikutuksesta ja tietoa käytetään arkijohtamisessa. Kokonaisuuteen liittyy myös vertaiskehittäminen.
Etelä-Karjalan hyvinvointialueen Tiedon keruu ja tiedolla johtamisen prosessiin vaikuttaa sotepalveluissa lisääntynyt tarve saada tietoa toiminnan vaikutuksista ja vaikuttavuudesta.
Perusajatuksena palveluiden toteuttamisessa on, että oikea hoito oikealle ihmiselle oikeaan aikaan → tuottaa todellisen muutoksen hyvinvoinnissa → joka taas johtaa resurssien järkevä käyttöön. Vaikuttavat mielenterveyspalvelut: → auttavat asiakasta voimaan paremmin, toimimaan paremmin ja palaamaan omaan arkeensa. Lisäksi palvelut ovat oikea-aikaisia, tutkimusnäyttöön perustuvia, asiakaslähtöisiä ja jatkuvuuden turvaavia.
Etelä-Karjalan hyvinvointialueen strategiassa yhtenä painopistealueena on tiedolla johtaminen. Tämän painopisteen mukaisesti Aikuisten monialaisissa palveluissa haluttiin saada entistä paremmin vaikuttavuustietoa palveluista, jotta voidaan järjestää ja kehittää sellaisia palveluja, jotka vastaavat asiakkaiden tarpeisiin ja ovat mahdollisimman vaikuttavia.
Selvityksessä todettiin, että nykyisestä potilastietojärjestelmästä ei saada haettua kaikkea tarvittavaa tietoa, kuten hoidon vaikuttavuuteen liittyviä mittareita. Tämän vuoksi tiedon systemaattinen kerääminen koettiin tärkeäksi. Kun saadaan tietoa hoidon vaikutuksesta asiakkaan palveluntarpeeseen ja voinnin muutokseen, voidaan tätä vaikuttavuustietoa hyödyntää päivittäisessä johtamisessa ja toiminnan kehittämisessä. Tavoitteena on kerätyn tiedon avulla arvioida käytettyjen hoitomenetelmien vaikutusta sekä saada kokonaiskuvaa asiakkaiden oirekuvasta ja palvelutarpeista.
Esihenkilöiden on helpompi johtaa päivittäistä työtä ja sen sisältöä, kun käytettävissä on tietoa esimerkiksi eri hoitomenetelmien vaikuttavuudesta. Tiedon saaminen auttaa myös henkilöstöä arvioimaan palveluiden toimivuutta ja kehittämistarpeita. Samalla henkilöstön tekemä työ ja sen tulokset tulevat näkyviksi tiedonkeruun kautta.
Jotta tiedonkeruu toteutuu ja on luonteva osa henkilöstön työnkuvaa, tarvitsee henkilöstö tukea esihenkilöiltä ja terapiakoordinaattorilta. Tuen avulla varmistetaan, ettei erillinen tiedonkeruu kuormita liiallisesti. Henkilöstöllä tulee olla selkeä käsitys siitä, miten tiedonkeruu tukee heidän työtään ja miksi se on tärkeää osana palvelujen kehittämistä.
Tiedonkeruun tukemiseen sekä tiedolla johtamisen ylläpitoon ja arviointiin tarvitaan koordinaatiota. Koordinaatioon sisältyy säännöllistä arviointia, kerätyn tiedon (esimerkiksi hoitoonohjaukseen ja hoitotapahtumiin liittyvän tiedon sekä asiakaspalautteiden) läpikäymistä yhdessä henkilöstön kanssa sekä tiedonkeruun käytäntöjen jatkuvaa kehittämistä yhteistyössä työntekijöiden kanssa.
Aikuisten monialaisten palveluiden työntekijät toteuttavat tiedonkeruuta erilliskeruuna Forms-lomakkeiden avulla. Erilliskeruun avulla on saatu tietoa siitä, miten käytössä olevat menetelmät ja palvelut vaikuttavat asiakkaiden vointiin oirepisteiden sekä jatkohoidon tarpeen perusteella. Esihenkilöt ja työntekijät ovat saaneet tietoa miten palvelut ovat vaikuttaneet asiakkaiden vointiin myönteisesti. Samalla saadaan tietoa mahdollisista haasteista erilaisten asiakkaiden kohdalta. Tuotettu tieto tukee työntekijöiden työssä oppimista.
Lisäksi tiedonkeruuta tehdään asiakaspalautteiden kautta, joiden avulla saadaan asiakkaiden arvioita käytetyistä menetelmistä ja palveluista. Asiakaspalautteen kyselylomake pohjautuu Terveyden ja hyvinvointilaitoksen asiakaspalautteen kansallisen keräämisen yhtenäistämisen suosituksiin.
Kuva
Tiedon keruu ja tiedolla johtamisen -toimintamallissa alussa määriteltiin miten ja mitä tietoa kerätään palveluista. Tiedon keruu toteutetaan erilliskeräyksenä Forms-lomakkeilla hoitoonohjaus- ja hoitotapahtumalomakkeilla. Tietoa keräävät työntekijät esihenkilöiden ja terapiakoordinaattorin tukemana. Forms-lomakkeista saatu tietoa on linkitetty PowerBI- työkaluun Etelä-Karjalan hyvinvointialueen Raportointi ja analytiikka – yksikön avulla. PowerBI-työkalu koostaa kerätyt tiedot visuaaliseen näkymään esihenkilöiden käyttöön. Tietoa kerätään myös asiakaspalautteiden kautta. Kerätyt tiedot käydään työyksiköissä läpi esihenkilöiden toimesta. Lisäksi kerätty tieto käydään läpi palveluiden johtoryhmässä neljä kertaa vuodessa.
Tiedon keruuseen ja tiedolla johtamiseen on esihenkilöiden kanssa tehty prosessikuvaus, jota arvioidaan säännöllisesti 4 kertaa vuodessa. Terapiakoordinaattori ohjaa toimintamallin prosessia ja muokkaa Forms-lomakkeiden sisältöä. Esihenkilöt käyvät säännöllisesti läpi tietoa omissa yksiköissään.
Kuva
