Terveydenhuollon kirjaamisen kehittämisen työryhmä, Lapin hva (RRP, P4, I3)
Terveydenhuollon kirjaamisen kehittämisen työryhmä, Lapin hva (RRP, P4, I3)
Yhteisen kirjaamisen työryhmä edistää kansallista rakenteista kirjaamista, yhtenäistä ja laadukasta kirjaamista Lapin hyvinvointialueella. Työryhmä kokoaa eri palveluiden asiantuntijoita luomaan yhteisiä käytäntöjä kansallisten linjausten mukaisesti.
Kansalliset ohjaukset ja lainsäädäntö (esim. hoitotakuulaki, kirjaamisen rakenteet, FinCC-luokitukset) ohjaavat yhä vahvemmin yhtenäistä ja rakenteista tiedontuotantoa. Näillä on suora vaikutus myös hyvinvointialueen rahoitukseen (esim. HYTE-kerroin, tarveperusteinen rahoitus). Tietopohjainen johtaminen ja vaikuttavuuden arviointi edellyttävät laadukasta, yhdenmukaista kirjaamista. Tällä hetkellä alueella ei ole yhteistä rakennetta tai vastuutahoa, mikä aiheuttaa hajanaisuutta ja kuormittaa yksiköitä. Tulevaisuudessa kirjaamisen merkitys korostuu entisestään palveluiden kehittämisessä, kansallisissa tietotarpeissa ja vaikuttavuuden seurannassa.
Lapin hyvinvointialueelta on puuttunut yhtenäinen rakenne rakenteisen ja laadukkaan kirjaamisen ohjaamiselle ja kehittämiselle. Yksiköistä tulee paljon hajanaisia yhteydenottoja kirjaamiseen liittyen, ja ohjeet jäävät usein yksikkö- tai toimintokohtaisiksi. Tämä aiheuttaa resurssikuormaa, epäyhtenäistä kirjaamista ja vaikeuttaa kansallisten tietovaatimusten täyttämistä. Järjestelmäasiantuntijoiden tuottama ohjeistus ei juurru käytäntöön ilman koordinoitua rakennetta.
Työryhmän perustaminen linkittyy Lapin hyvinvointialueen strategisiin tavoitteisiin yhtenäisten toimintamallien luomisesta, tiedolla johtamisen vahvistamisesta ja palveluiden vaikuttavuuden kehittämisestä. Se tukee myös kansallisia digikehittämisen ja tiedontuotannon linjauksia (esim. RRP, P4, I3).
Kehittäjäjoukko muodostetaan eri palvelualueiden ja toimintojen nimeämistä asiantuntijoista, joilla on kokonaiskuva omasta toimialastaan sekä mandaatti tehdä linjauksia kirjaamiskäytäntöihin. Mukaan kutsutaan Lapin hva:n tukipalveluista, kuten järjestelmäpalveluiden ja tiedolla johtamisen asiantuntijoita.
Roolit ja tehtävät:
- Tuoda esiin oman palvelualueen kirjaamisen tarpeet ja käytännöt
- Osallistua yhteisten rakenteiden ja ohjeiden luomiseen
- Toimia yhdyshenkilöinä omaan toimialaan
- Varmistaa, että sovitut käytännöistä tieto valuu omaan palveluun ja varmistaa että mallit juurtuvat käytäntöön
Yhteiskehittäminen ja innostaminen:
Yhteinen työskentely käynnistetään työpajalla, jossa rakennetaan jaettua ymmärrystä ja asetetaan yhteiset tavoitteet, sekä selkeytetään yhdyshenkilöiden roolia ja työryhmän toimintatapaa. Innostusta vahvistetaan konkretian, vaikuttavuuden ja osallistamisen kautta – kehittäjät pääsevät vaikuttamaan aidosti alueelliseen kirjaamisen rakenteeseen. Yhteinen tavoite selkeyttää työn merkitystä ja lisää sitoutumista.
Kirjaamisen työryhmän toiminnalla tavoitellaan yhtenäistä, laadukasta ja tiedolla johtamista tukevaa kirjaamiskäytäntöä koko Lapin hyvinvointialueella. Tavoitteena on varmistaa, että tieto on rakenteisesti ja yhdenmukaisesti kirjattua, helposti hyödynnettävää ja tukee sekä ammattilaisten työtä että palvelujen kehittämistä. Työryhmä edistää kirjaamisen jatkuvaa kehittämistä, osaamisen vahvistamista ja yhteistyötä eri toimijoiden välillä.
Kirjaamisen kehittämistyön vaikuttavuutta ja tavoitteiden toteutumista ei ole vielä määritelty mitattavien suureiden tai indikaattorien tasolla. Arviointikriteerit ja seurantamenetelmät tullaan tarkentamaan hankkeen päättymisen jälkeen osana työryhmän jatkotyötä.
Kirjaamisen työryhmän tavoitteiden saavuttamiseksi toimintaa jatketaan hankkeen päättymisen jälkeen pysyvänä rakenteena. Työryhmä tarkentaa YT-neuvotteluiden keskellä edelleen toimintatapojaan ja vastuunjakoaan sekä määrittelee konkreettiset askeleet kirjaamisen yhtenäisen mallin luomiseksi ja jalkauttamiseksi. Toimenpiteisiin kuuluu:
- työryhmän ja sen pienryhmien roolien ja vastuiden selkeyttäminen,
- kirjaamisen kehittämisprosessin ja tiedonkulun mallintaminen,
- yhtenäisen kirjaamiskäytännön kuvaaminen
- ammattilaisten perehdytyksen ja tuen suunnittelu sekä
- jatkuvan seurannan ja arvioinnin käytäntöjen valmistelu.
Keinoina käytetään säännöllisiä kokouksia, osallistavia menetelmiä, johdon tukea ja tiivistä yhteistyötä viestinnän ja tietojohtamisen kanssa.
Kirjaamisen työryhmän kohderyhmänä ovat Lapin hyvinvointialueen terveydenhuollon ammattilaiset ja kirjaamista hyödyntävät toimijat, kuten johto, tietojohtaminen ja talouspalvelut. Asiakasymmärrystä on kerrytetty työpajojen, moniammatillisen yhteistyön ja käytännön työn kokemusten kautta. Ammattilaisia on osallistettu aktiivisesti työryhmän toimintaan, jossa heidän näkemyksensä kirjaamisen kehittämistarpeista, haasteista ja ratkaisuista on otettu kehittämistyön perustaksi.
Työryhmän työn käynnistämisessä ja työryhmän kokoamisessa on hyödynnetty kerättyä tietoa THL:n ylläpitämän SOTE-kirjaamisen verkoston jäseniltä. THL:n infograafia Kirjaamisen olosuhteiden rakentaminen yhteistyössä on käytetty havainnollistamaan yhdyshenkilöille kirjaamisen monialaisuutta.
Ensimmäisessä työpajassa osallistujat kokivat kirjaamisen työryhmän toiminnan tärkeäksi ja odotukset sen suhteen olivat korkealla. Keskusteluissa nousi esiin, että ajatus Lapin hyvinvointialueen yhtenäisestä kirjaamisen kehittämisestä oli osalle osallistujista vielä hahmottumaton, ja yhteistä ymmärrystä jouduttiin avaamaan. Myös esihenkilöstön tasolla ilmeni epäselvyyttä yhdyshenkilön roolista, siitä, että heidän tulisi edustaa koko toimialaa ja ei vain omaa yksikköään. Tämä havainto auttoi tunnistamaan tarpeen selkeyttää rooleja, vastuita ja tiedonkulkua sekä varmistaa, että jatkossa työryhmään osallistuvat henkilöt, joilla on kokonaisnäkemys omasta palvelualueestaan ja sen kirjaamisen tarpeista.
Kirjaamisen työryhmän ideana on luoda Lapin hyvinvointialueelle yhtenäinen ja rakenteinen tapa kehittää ja toteuttaa sosiaali- ja terveydenhuollon kirjaamista. Työryhmä kokoaa eri toimialojen asiantuntijat yhteen varmistamaan, että kirjaaminen tukee laadukasta palvelua, tietojohtamista ja kansallisia tavoitteita. Tavoitteena on, että kirjaamisen käytännöt, prosessit ja ohjeet ovat selkeitä, yhdenmukaisia ja jalkautuvat aidosti käytäntöön – tuottaen tasalaatuista ja vertailukelpoista tietoa Lapista myös kansalliseen käyttöön.
Ensimmäisten kokoontumisten ja työpajojen perusteella on opittu, että kirjaamisen kehittäminen vaatii laaja-alaista yhteistyötä ja yhteistä ymmärrystä kirjaamisen merkityksestä eri toiminnoissa. On havaittu, että kirjaamiskäytäntöjen kehittäminen ei onnistu pelkästään ohjeistuksilla, vaan tarvitaan selkeät roolit, vastuut ja jatkuvaa vuoropuhelua eri ammattiryhmien välillä. Lisäksi on opittu, että esihenkilöiden ja eri yksiköiden sitouttaminen on keskeistä, jotta työryhmän työ jalkautuu arkeen. Työpajojen aikana osallistujat kokivat toiminnan tärkeäksi ja innostavaksi, mutta yhteinen käsitys kirjaamisen kokonaisuudesta vaatii vielä vahvistamista ja koordinaation selkeyttämistä.