| Innokylä

Oivalla ja ymmärrä

Toimintaympäristö

Poliittiset tekijät:

Sosiaali- ja terveydenhuollon uudistus: Kainuun hyvinvointialueen ICT-muutosvalmistelussa toteutetaan sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen järjestelmien muutokset vastaamaan hyvinvointialueen tarpeita. Tämä uudistus on osa laajempaa kansallista sosiaali- ja terveydenhuollon uudistusta, joka vaikuttaa merkittävästi toimintaympäristöön.

Yhteiskunnalliset tekijät:

Digitalisaation edistäminen: Kainuun hyvinvointialueen strategiana on lisätä digitaalista asiointia osana palvelujaan. Tämä parantaa digitaalista asiointia ja helpottaa sekä asiakkaiden että ammattilaisten arkea ottamalla Suomi.fi-palvelu käyttöön terveyspalveluissa.

Lainsäädännölliset tekijät:

Tietoturva ja tietosuoja: Suomi.fi-viestien käyttöönotto edellyttää tiukkojen tietoturva- ja tietosuojavaatimusten noudattamista. Tämä varmistaa, että kaikki viestit toimitetaan turvallisesti ja luottamuksellisesti
Ilmoittajansuojelulaki: Tämä laki antaa suojaa eräiden väärinkäytösten ilmoittajille, jotka työnsä yhteydessä havaitsevat Euroopan unionin tai kansallisen oikeuden rikkomista.

Taloudelliset tekijät:

Kustannussäästöt: Digitaalinen viestintä vähentää paperipostin tarvetta ja siihen liittyviä kustannuksia, kuten postituskuluja ja hallinnollista työtä.

Kulttuuriset tekijät:

Avoimuus ja luotettavuus: Kainuun hyvinvointialueen toiminnassa korostetaan avoimuutta ja luotettavuutta. Palveluista ja muutoksista tiedotetaan avoimesti, ja asiakassuhteiden perustana on luottamus.

Sosiaaliset tekijät:

Asiakaskokemus: Parantamalla digitaalista viestintää ja vähentämällä paperipostia, asiakaskokemus paranee. Tämä mahdollistaa nopeamman ja tietoturvallisen viestinnän asiakkaiden kanssa.

Ympäristötekijät:

Kestävä kehitys: Digitaalinen viestintä tukee kestävää kehitystä vähentämällä paperinkulutusta ja siihen liittyviä ympäristövaikutuksia.

Nämä tekijät yhdessä muodostavat toimintaympäristön, jossa Suomi.fi-viestien integrointi LifeCare-ohjelmistoon Kainuun hyvinvointialueella tapahtuu.

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Lähtötilanne toimintaympäristössä: Kainuun hyvinvointialueella on tunnistettu tarve parantaa digitaalista viestintää ja vähentää paperipostin käyttöä. Nykyinen viestintäjärjestelmä on osittain manuaalinen ja riippuvainen paperipostista, mikä aiheuttaa viiveitä ja lisää hallinnollista työtä. Tämä tilanne heikentää asiakaskokemusta ja lisää kustannuksia. Lisäksi tietoturva- ja tietosuoja-asioiden hallinta on haastavaa manuaalisissa prosesseissa.

Ratkaistava ongelma:

Paperipostin vähentäminen: Vähentää paperipostin käyttöä ja siihen liittyviä kustannuksia.
Digitaalisen viestinnän parantaminen: Parantaa viestinnän nopeutta ja tietoturvaa.
Hallinnollisen työn tehostaminen: Vähentää manuaalista työtä ja virheiden mahdollisuutta.
Asiakaskokemuksen parantaminen: Tarjota asiakkaille nopeampi ja turvallisempi viestintäkanava.

Strategiset liittymäkohdat:

Digitalisaation edistäminen: Tämä projekti on osa Kainuun hyvinvointialueen strategiaa lisätä digitaalista asiointia ja parantaa palvelujen saatavuutta. Se tukee myös kansallista Digi ensin -hanketta, jonka tavoitteena on edistää digitaalista asiointia julkishallinnossa.
Tietoturva ja tietosuoja: Integroimalla Suomi.fi-viestit LifeCare-ohjelmistoon varmistetaan, että viestintä on tietoturvallista ja noudattaa tietosuojalainsäädäntöä.
Kestävä kehitys: Vähentämällä paperinkulutusta projekti tukee kestävän kehityksen tavoitteita ja ympäristöystävällisiä toimintatapoja.

Tämä toimintamalli linkittyy Kainuun hyvinvointialueen laajempaan strategiseen kokonaisuuteen, joka keskittyy digitaalisten palvelujen kehittämiseen ja hallinnollisen tehokkuuden parantamiseen.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Kehitystyön lähtökohtana oli useasta näkökulmasta tunnistettu tarve muuttaa ajanvaraus- ja kutsuviestinnän toimintatapaa.

Asiakkaiden näkökulmasta paperiposti on hidas ja epävarma viestintäkanava, joka aiheuttaa viiveitä ajanvarauksiin, lisää riskiä tiedon katoamiseen ja heikentää mahdollisuuksia reagoida ajoissa. Tarve kohdistui selkeämpään, nopeampaan ja tietoturvalliseen viestintään, joka tukee myös asiakkaiden puolesta asioivien henkilöiden roolia.

Ammattilaisten näkökulmasta nykyinen toimintamalli kuormitti arkea. Ajanvarauskirjeiden tulostaminen, liitteiden käsittely ja postitus veivät aikaa perustehtävältä ja lisäsivät virheiden mahdollisuutta. Lisäksi käytännöt vaihtelivat yksiköittäin, mikä aiheutti epäselvyyttä ja lisätyötä. Tarve kohdistui yhtenäisiin, selkeisiin toimintatapoihin ja viestinnän automatisointiin.

Organisaation näkökulmasta paperipostiin perustuva viestintä oli kallista, tehotonta ja vaikeasti hallittavaa. Digitaalisen viestintäkanavan olemassaolosta huolimatta sitä ei hyödynnetty systemaattisesti, mikä esti strategisten digitalisaatiotavoitteiden toteutumista. Tarve kohdistui kustannusten hallintaan, prosessien yhdenmukaistamiseen ja tietoturvallisten ratkaisujen laajempaan käyttöön.

Yhteiskunnan näkökulmasta muutos vastaa kansallisiin digitalisaatiotavoitteisiin, kestävän kehityksen periaatteisiin ja julkisen hallinnon velvoitteeseen edistää sähköistä asiointia ensisijaisena vaihtoehtona. Muutos oli tarpeen, jotta hyvinvointialue pystyy tarjoamaan ajantasaisia, saavutettavia ja vastuullisia palveluja muuttuvassa toimintaympäristössä.

Tavoiteltu muutos

Kehitettävän asian myötä tavoitellaan seuraavia muutoksia ja tuloksia:

Paperipostin vähentäminen:
- Suomi.fi-viestien integrointi LifeCare-ohjelmistoon vähentää merkittävästi paperipostin tarvetta, mikä johtaa kustannussäästöihin ja ympäristöystävällisempään toimintaan.
Digitaalisen viestinnän parantaminen:
- Parannetaan viestinnän nopeutta ja tietoturvaa tarjoamalla asiakkaille ja ammattilaisille turvallinen ja tehokas digitaalinen viestintäkanava.
Hallinnollisen työn tehostaminen:
- Vähennetään manuaalista työtä ja virheiden mahdollisuutta automatisoimalla viestien lähetys ja vastaanotto. Tämä vapauttaa resursseja muihin tärkeisiin tehtäviin.
Asiakaskokemuksen parantaminen:
- Tarjotaan asiakkaille nopeampi ja turvallisempi viestintäkanava, mikä parantaa asiakaskokemusta ja lisää tyytyväisyyttä.
Tietoturvan ja tietosuojan parantaminen:
- Varmistetaan, että kaikki viestit ja tiedot käsitellään tietoturvallisesti ja noudattaen tietosuojalainsäädäntöä.
Kestävä kehitys:
- Vähennetään paperinkulutusta ja siihen liittyviä ympäristövaikutuksia, mikä tukee kestävän kehityksen tavoitteita.

Näiden muutosten ja tulosten avulla pyritään parantamaan Kainuun hyvinvointialueen digitaalista viestintää ja tehostamaan hallinnollista työtä, samalla kun tarjotaan asiakkaille parempaa palvelua ja edistetään kestävää kehitystä.

Muutoksen mittaaminen

Mittarina Suomi.fi viestin käyttöönotto yksiköissä.

Vaikuttavuuden mittarina jatkossa työajan säästö viestien lähettämisessä vs. manuaalisten kirjeiden postitus.

Toteutussuunnitelma

Kehittämisessä yhtenäistetään ajanvarausviestit ja liitteet ja rakennetaan toimintamalli suomi.fi -viestien kautta lähetettäviin ajanvarauskirjeisiin.
Selvitetään nykytila ja yksiköiden yhtenäistettävät liitteet, jotka viedään sähköiseen muotoon Lifecareen.
Toteutetaan ja testataan Lifecare ja suomi.fi-viesti integraatio.
Toteutetaan käyttöönotot kaikissa yksiköissä, joista lähetetään ajanvarauskutsukirjeitä erikoissairaanhoidossa.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Toimintamallin ensisijainen kohderyhmä ovat Kainuun hyvinvointialueen terveydenhuollon yksiköt, jotka lähettävät asiakkaille ajanvaraus- ja kutsukirjeitä, kuten poliklinikat, kuvantamisen palvelut, psykiatria ja suun terveydenhuolto. Välillinen kohderyhmä ovat näiden palvelujen asiakkaat sekä asiakkaiden asioita hoitavat valtuutetut, kuten omaiset ja edunvalvojat, joille viestit toimitetaan Suomi.fi-palvelun kautta lainsäädännön mukaisesti.

Asiakasymmärrystä on kertynyt erityisesti valmisteluvaiheessa käytyjen yksikkökohtaisten keskustelujen, kirjepohjien ja liitteiden tarkastelun sekä palautteen kautta. Työn aikana tunnistettiin, että asiakkaiden näkökulmasta viestinnän selkeys, ajantasaisuus ja luotettavuus ovat keskeisiä, ja että paperiposti aiheuttaa viiveitä ja epävarmuutta erityisesti ajanvarauksiin liittyvissä tilanteissa. Samalla havaittiin, että kaikilla asiakkailla ei ole valmiuksia tai mahdollisuutta käyttää sähköisiä palveluja, minkä vuoksi vaihtoehtoiset lähetyskanavat on säilytettävä.

Asiakkaiden osallistaminen on tapahtunut pääosin epäsuorasti palvelujen arjesta kertyneen palautteen ja ammattilaisten havaintojen kautta. Kirjepohjien sisältöjä ja rakennetta on muokattu siten, että viestit ovat ymmärrettäviä myös sähköisessä muodossa ja soveltuvat erilaisille asiakasryhmille. Toimintamallissa on huomioitu mahdollisuus asioida sähköisesti tai perinteisesti asiakkaan valinnan ja valmiuksien mukaan, mikä on ollut keskeinen osa asiakaslähtöistä suunnittelua.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Toimintamallin perusidea on siirtää terveydenhuollon ajanvaraus- ja kutsuviestintä paperipostista hallitusti sähköiseen muotoon integroimalla Suomi.fi-viestit potilastietojärjestelmä LifeCaren osaksi. Kyse ei ole pelkästä teknisestä ratkaisusta, vaan koko viestintäprosessin yhtenäistämisestä ja digitalisoinnista: ajanvarauskirjeet ja liitteet päivitetään sähköiseen muotoon, lähettämiskäytännöt yhdenmukaistetaan ja yksiköt valmistellaan käyttöönottoon ennen teknistä aktivointia. Ratkaisu vähentää manuaalista työtä ja paperipostia, nopeuttaa asiakasviestintää ja varmistaa tietoturvallisen viestinnän, samalla tehden näkyväksi käyttöönoton kriittiset edellytykset, kuten digitaalisen vastauskanavan tarpeen.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Kainuun hyvinvointialueella on toteutettu laaja valmistelukokonaisuus Suomi.fi-viestien käyttöönoton edistämiseksi ajanvaraus- ja kutsuprosesseissa. Työssä on kehitetty ja jalkautettu digitaalinen toimintamalli, joka yhtenäistää viestien lähettämisen prosessit eri yksiköissä ja varmistaa valmiuden siirtyä sähköiseen asiointiin. Toimenpiteet ovat kohdistuneet poliklinikoihin, kuvantamisen palveluihin, psykiatriaa ja suun terveydenhuoltoa palveleviin yksiköihin sekä muihin toimijoihin, jotka käyttävät ajanvarausviestintää.

Valmistelujen tavoitteena on ollut varmistaa yksiköiden valmius Suomi.fi-viestien aktivointiin, päivittää ajanvarauskirjeet ja liitteet digitaaliseen viestintään sopiviksi, varmistaa LifeCare-järjestelmän tekninen yhteensopivuus Suomi.fi-palvelun kanssa sekä tuottaa selkeä ja yhdenmukainen ohjeistus organisaatiolle. Valmistelut etenivät suunnitelmallisesti, ja yksiköiden valmiuksia saatiin parannettua merkittävästi.

Selvitystyön aikana huomattiin, että jo organisaatiossa ollutta digitaalista asiointi kanavaa ei ollut hyödynnetty kattavasti vaan yksiköissä oli paljon manuaalisesti tulostettuja ja lähetettäviä lomakkeita ja liitteitä.

Varsinaisten käyttöönottojen osalta aikataulu viivästyi, koska digitaalisen vastauskanavan rakentaminen ulkopuolisen toimijan toimesta siirtyi resurssipuutteen vuoksi. Kaikki sisäiset valmistelut saatiin kuitenkin tehtyä ajallaan.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Toimintamallin soveltaminen vaatii ennen kaikkea riittävän ajan ja vastuun osoittamisen valmistelutyöhön. Suurin työ ei ole tekninen integraatio, vaan yksiköiden kirjeiden, liitteiden ja toimintatapojen läpikäynti ja yhtenäistäminen. Tämä edellyttää sekä toiminnan että tietojärjestelmien tuntemusta, tiivistä yhteistyötä yksiköiden kanssa ja selkeää koordinaatiota. Ilman nimettyä vastuuhenkilöä ja sovittuja aikatauluja eteneminen hidastuu helposti.

Mallia voidaan soveltaa eri erikoisalojen ja palvelujen käyttöön, mutta sisältö ei ole sellaisenaan siirrettävissä yksiköstä toiseen. Jokaisessa toimintaympäristössä on huomioitava yksikkökohtaiset liitteet, prosessit ja asiakkaiden tarpeet. Erityisesti liitteet, joissa on ammattilaisen täytettäviä osuuksia tai kolmansien osapuolten materiaaleja, muodostavat usein pullonkaulan sähköiseen viestintään siirryttäessä.

Keskeinen sudenkuoppa on aliarvioida digitaalisen vastauskanavan merkitys. Ilman toimivaa ja testattua vastauskanavaa Suomi.fi-viestien laajamittainen käyttöönotto ei ole mahdollista, vaikka muu valmistelu olisi tehty huolellisesti. Toinen riski on edetä liian nopeasti tekniseen aktivointiin ilman, että yksiköiden sisällöt ja toimintamallit ovat valmiita. Kokemusten perusteella käyttöönotto kannattaa rakentaa vaiheittain ja hyväksyä se, että osa yksiköistä tarvitsee enemmän aikaa ja tukea kuin toiset.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Tavoitteiden toteutumista seurattiin muun muassa yksiköiden toimittamien päivitettyjen kirjepohjien ja liitteiden perusteella, teknisten testien ja LifeCaren määritysten etenemisen kautta sekä seuraamalla viestinnän tavoittavuutta ja yksiköiden palautteita. Arvion perusteella huomattava osa yksiköistä saatiin valmiiksi, mutta osa jäi kesken henkilöstön rajallisten resurssien ja lomakauden vuoksi. LifeCaren tekninen valmius eteni odotusten mukaisesti, mutta vastauskanavan puuttuminen esti lopulliset aktivoinnit.

Työn tuotoksina syntyivät yksiköille suunnatut ajantasaiset ohjeistukset, tarkistuslistat ja vaatimukset, kattava tilannekuva yksiköiden digivalmiuksista sekä käyttöönoton aikataulun ja jalkautuksen suunnitelma seuraavalle vuodelle. Kokonaisuus tuotti selkeitä hyötyjä: yksiköt saivat konkreettisen käsityksen sähköisen viestinnän edellytyksistä, ajanvarausdokumenttien epäselvyydet ja puutteet löydettiin ja korjattiin ennakkoon, ja käyttöönottoon liittyvät riskit pystyttiin tunnistamaan ajoissa. Nämä toimenpiteet luovat vahvan pohjan sujuville käyttöönottojen jatkamiselle vuoden 2026 aikana.

Suomi.fi viestien käyttöönotto, Kainuun hyvinvointialue (RRP, P4, I1b)

Suomi.fi viestien käyttöönotto, Kainuun hyvinvointialue (RRP, P4, I1b)