Sosiaalihuollon kirjaamiskäytäntöjen kehittäminen -työpaketti, Varsinais-Suomen hyvinvointialue (RRP, P4, I3)
Sosiaalihuollon kirjaamiskäytäntöjen kehittäminen -työpaketti, Varsinais-Suomen hyvinvointialue (RRP, P4, I3)
Varsinais-Suomen hyvinvointialueelle luodaan kirjaamisen kehittämisen ja koulutuksen malli sekä kirjaamisen verkostot. Tavoitteena on kirjaamisen kehittäminen ja yhtenäistäminen kansallisten suositusten mukaisesti tiedon laadun parantamiseksi.
Sosiaalihuollon kirjaamisen lainsäädäntö muuttui 1.1.2024 Lain sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (703/2023) tultua voimaan. Lain mukaisesti sosiaalihuollossa asiakasasiakirjojen tietorakenteiden tulee mahdollistaa sähköisten asiakasasiakirjojen ja asiakastietojen käyttöoikeuksien kohdistaminen, käyttö, luovuttaminen, säilyttäminen ja suojaaminen sekä hyödyntäminen. Lisäksi tietorakenteiden tulee mahdollistaa asiakastietojen hyödyntäminen myös toissijaisissa käyttötarkoituksissa 65 §:ssä tarkoitettujen valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen sekä palvelunantajien muiden tietojärjestelmien avulla. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos antaa määräykset asiakasasiakirjojen tietorakenteista ja tietosisällöistä sekä tietorakenteissa valtakunnallisesti hyödynnettävistä koodistoista, mistä THL antoikin uuden määräyksen vuonna 2024. Lisäksi sosiaalihuollon liittyminen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon ja OmaKannan käyttöönotto sosiaalihuollossa muuttaa sosiaalihuollon tiedonhallinnan ja kirjaamisen toimintaympäristöä merkittävästi.
Kun kehittämiseen lähdettiin, Varsinais-Suomen hyvinvointialue oli juuri käynnistynyt. Sosiaalihuollon kirjaamiskäytänteet vaihtelivat, 27 eri kunnasta tuli erilaisia kirjaamiskäytäntöjä sekä useita eri järjestelmiä. Vuonna 2025 Varhalle saatiin käyttöön yksi yhteinen asiakastietojärjestelmä, mutta kirjaamiskäytännöt olivat edelleen osittain varhatasoisiksi muotoutumattomia. Tietojohtamiseen ja tilastoihin tarvittava tieto ollut rikkinäistä. Terveydenhuoltotaustaisilla sosiaalihuollon palveluissa toimivilla ei ole ollut riittävää osaamista nimenomaan sosiaalihuollon kirjaamisesta ja sote-yhdyspinnan kirjauskäytännöt ovat olleet muotoutumattomia. Varsinais-Suomen hyvinvointialueen sosiaalihuollon kirjaamisen koulutus ja kehittäminen on ollut hajanaista ja rakenteetonta eikä siihen ole ollut resursseja.
Varhan Sosiaalihuollon kirjaamisasiantuntijoiden verkosto perustettiin syksyllä 2023. Käynnistyessään verkostossa oli 103 jäsentä. Ensimmäinen verkoston teams-tapaaminen oli 14.12.2023. Kirjaamisasiantuntijan rooliin kuuluu:
- osallistua verkoston tapaamisiin
- tiedottaa omassa yksikössä kirjaamisen asioista
- tuoda verkostolle/kirjaamistiimille omasta yksiköstä esiin nousseet kirjaamisen kysymykset
- muistuttaa yksikössä, missä kirjaamisohjeet ovat ja mistä tukea saa
- perehtyä kirjaamiseen: Kanta-verkkokoulut
Vuoden 2025 syksyllä verkostoa laajennettiin siten, että siihen liitettiin myös Lifecare Sosiaalihuollon vastuukäyttäjät.
Kuva
Toimintamallin tavoitteena on
- Hyvinvointialueen tiedontuotannon yhdenmukaistanen sosiaalihuollon osalta
- toimintakäytäntöjen yhdenmukaistaminen asiakkaiden palveluissa
- vertailukelpoisen tiedon tuottamisen toisiokäyttöön, kuten johtamis- ja tutkimustarkoituksiin
- sosiaalihuollon työntekijöiden ymmärrys rakenteisesta kirjaamisesta on lisääntynyt
- Sosiaalihuollon työntekijöiden kirjaamisen sisällöllinen laatu, tekninen yhdenmukaisuus sekä osaaminen asiakkaan osallisuuden lisäämiseen ovat parantuneet.
- Toimintakäytännöiltään yhtenäisempi kirjaaminen tukee asiakaskohtaista ja monialaista asiakastyötä.
- Sosiaalihuollon asiakkaan ymmärrystä ja osallisuus omissa asioissaan on lisääntynyt.
- Sosiaalihuollon työntekijöiden ja kirjaamisasiantuntijoiden tukena toimii kirjaamisen koulutusmalli ja kirjaamista kehittävä organisaatio.
Kuva
Mittareina toimintamallin osalta käytetään seuraavia:
- Hyvinvointialueella on otettu käyttöön kansalliset kirjaamisohjeet (kyllä/osittain/ei)
- Sosiaalihuollon työntekijät ovat tietoisia kansallisista kirjaamisohjeista (kyllä/osittain/ei)
- Jokaisessa palvelutehtävässä on aktiivisia kirjaamisasiantuntijoita (kyllä/osittain/ei)
- Hyvinvointialueella käynnistettävät kirjaamisen kehittämisen verkostot ovat toiminnassa (kyllä/osittain/ei)
- Hyvinvointialueella on otettu käyttöön pysyvä kirjaamisen koulutuksen ja kehittämisen malli (kyllä/osittain/ei)
- Sosiaalihuollon kirjaamisen kehittämisen ja koulutuksen toimintamallin kehittäminen ja pilotointi.
- Sosiaalihuollon kirjaamisasiantuntijaverkoston perustaminen ja toiminnan käynnistäminen, yhteiskehittäminen ja vakiinnuttaminen.
- Sosiaalihuollon kirjaamisen ohjausryhmän perustaminen ja toiminnan käynnistäminen ja vakiinnuttaminen.
- Sosiaalihuollon kirjaamistiimin/-tiimien perustaminen ja toiminnan käynnistäminen, pilotointi ja vakiinnuttaminen.
- Sosiaalihuollon kirjaamisen työryhmien perustaminen ja toiminnan käynnistäminen, pilotointi ja vakiinnuttaminen.
- Sosiaalihuollon kirjaamisen vision ja mission määrittely sekä niiden yhdistäminen osaksi poikkiorganisatorisia johtamismalleja.
- Kirjaamisen kouluttamisen mallin kehittäminen, pilotointi ja vakiinnuttaminen osaksi perehdytystä sekä jatkuvaa toimintaa niin koko sosiaalihuollon henkilöstön kuin kirjaamisasiantuntijoiden ja esihenkilöidenkin osalta.
- Valtakunnallisten kirjaamisen käytäntöjen ja ohjeiden käyttöönotto.
- Tietojärjestelmäriippumattoman rakenteisen kirjaaminen ja hyvän kirjaamisen käytäntöjen ymmärryksen lisääminen - viikottaiset kirjaamisklinikat eri teemoista.
- Kirjaamisasiantuntijoiden ja esihenkilöiden tukeminen käytäntöjen haltuunotossa omissa tiimeissä - viikottaisten kirjaamisklinikoiden materiaalien saatavuus hyödynnettäväksi esim. tiimipalavereissa ja kehittämispäivissä.
- Osana kirjaamistiimin/-tiimien toimintaa keskeisten kirjaamisohjeiden tuottaminen ja yksiköiden/palveluiden kirjaamisohjeiden tuottamisessa tukeminen.
- Osana kirjaamistiimin/-tiimien toimintaa sosiaalihuollon päätöksenteon yleisten fraasien luominen ja päivittäminen käytäntöjen yhdenmukaistamiseksi sekä kansallisten käytäntöjen varmistamiseksi.
- Säännöllisen koulutuksen tuottaminen keskeisistä kirjaamisen teemoista.
Kuva
Kuva
Kuva
Ensisijaisena kohderyhmänä Varhan sosiaalihuollon ammattilaiset. Lisäksi heistä on koottu erilaisia verkostoja, joista keskeisimpänä Sosiaalihuollon kirjaamisasiantuntijoiden verkosto.
Ammattilaisia on osallistettu mm.
- Varhan yhteiseen asiakastietojärjestelmään vietävien fraasien kehittämisessä, palautekysely koko sosiaalihuollon henkilöstölle keväällä 2024
- Varhan Sosiaalihuollon kirjaamisen perehdytyskurssin yhteydessä kysely lisätuen tarpeista kaikille kurssin käyneille (934 vastausta suomeksi ja 14 vastausta ruotsiksi 19.12.2025 mennessä)
- Kymmenien koulutusten yhteydessä, joissa on ollut mahdollisuus kysyä kirjaamiseen liittyviä kysymyksiä sekä ennakkoon, että itse tilaisuuksissa. Läsnä on ollut satoja ammattilaisia.
Kirjaamisasiantuntijaverkostoa on osallistettu mm.
- Verkoston perustamiseen liittyvässä taustakysely kirjaamisasiantuntijoille syksyllä 2023, jolla kartoitettiin mm. tuen tarpeita
- THL:n vetämän kansallisen Sosiaalihuollon tiedonhallinnan asiantuntijaverkoston kehittämiseen liittyviin keskusteluihin kysymällä asiantuntijoiden mielipiteitä ja välittämällä niitä THL:lle 2023-2025
Varhalla lähdettiin v. 2024 kokeilemaan kirjaamistiimi-mallia, jossa tuotannosta nimetään kirjaamistiimeihin edustajat eri palvelutehtävistä.
Sosiaali- ja vammaispalvelujen kirjaamistiimi ja ikääntyneiden kirjaamistiimi käynnistävät toimintansa vuoden 2024 alussa. Tiimit koordinoivat kirjaamisen kehittämistä ja niiden toimintaa vetää kirjaamiskoordinaattori. Tiimit valmistelevat erilaisia kirjaamiseen liittyviä ohjeita sekä vastaavat mm. päätöksenteon fraasien valmistelusta ja päivittämisestä. Tiimien jäsenet toimivat tiimeissä oman toimen ohella.
Tiimit käynnistävät myös palvelutehtäväkohtaisia tai yhdistettyjä kirjaamisen työryhmiä yhteiskehittämisen tueksi. Kirjaamisen käytäntöjen muutoksista tiedotetaan esihenkilöille sähköpostitse ja kirjaamisasiantuntijoille heidän verkostonsa kautta. Lisäksi kirjaamistiimit organisoivat sosiaalihuollon kirjaamiseen liittyviä koulutuksia.
Tiimit tukevat myös Varhan kirjaamisasiantuntijoita koordinoimalla kirjaamisasiantuntijaverkoston toimintaa. Kirjaamisasiantuntijaverkostossa on jäseniä jo yli 100! Kirjaamisasiantuntijaverkosto päivittää osaamistaan ja tukee toisiaan Kirjaamisasiantuntijoiden omalla Teams-kanavalla. Verkosto myös kokoontuu neljä kertaa vuodessa ajankohtaisten aiheiden pariin.
Kirjaamistiimiin ei saatu tuotannosta nimettyä kaikista palvelutehtävistä edustajia. Edustajien työaika työskentelylle oli rajallista, eikä tiimissä pystytty edistämään laajoja kokonaisuuksia työtehtäviä jakamalla. Palvelutehtäväkohtaisia kirjaamisen työryhmiä ei voitu käynnistää puutteellisen resurssin vuoksi. Kirjaamistiimi-pilotointi toi kuitenkin esiin sen, että resurssia tarvitaan, työlle on tarvetta pysyvässä toiminnassa ja lisäksi käytiin arvokasta keskustelua mm. sote-yhteisten palveluiden kirjaamisen teemoista. Kirjaamistiimi-pilotin kautta syntyi myös arvokasta verkostoyhteistyötä.
Vuoden 2024 lopulla päädyttiin siihen, että varhatasoiseen kirjaamisen tukeen tarvitaan terveydenhuollon mallia vastaavasti pysyvää resurssia myös sosiaalihuoltoon. Vuodelle 2025 tietojohtamisen tiimiin saatiin 3 henkilötyövuotta sosiaalihuollon kirjaamisen suunnittelijoille.
Varhalle on lisätty Kirjaamistiimin vakituista sosiaalihuollon kirjaamisen suunnittelun henkilöstöä (3 htv). Kirjaamistiimi vastaa mm. varhatasoisesta kirjaamisen ohjeistuksesta sekä tiedon oikeellisuuden, ajantasaisuuden ja yhtenäisyyden varmistamisesta ja varmistavat datanhallinnan ja kirjaamisen käytäntöjen vastaavan kansallisia vaatimuksia. Kirjaamistiimin sosiaalihuollon suunnittelijat toimivat tiiviissä yhteistyössä terveydenhuollon kirjaamisen suunnittelijoiden kanssa sekä tietojärjestelmän pääkäyttäjien ja tietojohtamisen kanssa. Kirjaamistiimi vetää Varhan Sosiaalihuollon kirjaamisasiantuntijaverkostoa. Kirjaamisasiantuntijat ja tietojärjestelmän vastuukäyttäjät tukevat esihenkilöitä kirjaamisen ohjeiden jalkauttamisessa ja yksiköiden/työntekijöiden kirjaamisen tuessa. Sosiaalihuollon kirjaamisen ohjausryhmän kokoontuu 10-11 kertaa vuodessa ja linjaa varhatasoisia kirjaamisen ja datanhallinnan asioita. Ohjausryhmän puheenjohtajana toimii asiakastietorekisteristä vastaava viranhaltija ja sen esittelijänä toimii sosiaalihuollon kirjaamistiimi.
Kuva
Kuva
Hankkeessa tunnistettujen tarpeiden johdosta Varhalle on lisätty Kirjaamistiimin vakituista sosiaalihuollon kirjaamisen suunnittelun resurssia 3 henkilötyövuotta. Sosiaalihuollon kirjaamisen suunnittelijoilla on laaja sosiaalihuollon tiedonhallinnan ja kirjaamisen, tietojohtamisen, johtamisen, suunnittelun, organisoinnin ja substanssin tuntemus.
Kirjaamisasiantuntijaverkosto ja kirjaamisen ohjausryhmä jatkavat toimintaansa. Samoin hyviksi todetut toimintamallit, kuten Sosiaalihuollon kirjaamisen perehdytyskurssi jää pysyväksi toimintamalliksi. hankkeessa mallinnettua Sosiaalihuollon kirjaamisen ohjetta täydennetään ja kehitetään jatkossakin kirjaamistiimin toimesta.
Kirjaamisen ja kirjaamiskattavuuden näkyvyys on parantunut. Toimenpiteitä ja tukea pystytään kohdentamaan aiempaa paremmin. Tuessa pystytään huomioimaan myös tietojärjestelmäkohtaiset näkökulmat yhteistyössä pääkäyttäjien kanssa. Tuotannon toimintamallien muutos etenkin kansallisiin tiedonhallinnan mallien osalta on vielä kesken, mutta sitä tuetaan. Toimintamalleja on luotu hankkeen aikana ja jatkossa niitä on helpompi kehittää tai muokata tarpeiden perusteella.
Hyvinvointialueella on otettu käyttöön kansalliset kirjaamisohjeet siltä osin, mitä käytössä oleva asiakastietojärjestelmä sen mahdollistaa. Lisäksi kirjaamisen ohjeessa on kuvattu myös tulevia muutoksia. Sosiaalihuollon työntekijät ovat tietoisia kansallisista kirjaamisohjeista, heitä on koulutettu niistä ja esimerkiksi Sosiaalihuollon kirjaamisen perehdytyskurssin on Varhalla käynyt yhteensä 6 854 henkilöä (suomeksi 6609 ja ruotsiksi 254). Jokaisessa palvelutehtävässä on aktiivisia kirjaamisasiantuntijoita ja lisäksi tietojärjestelmän vastuukäyttäjiä. Hyvinvointialueelle hankkeen aikana käynnistetyt kirjaamisen kehittämisen verkostot ovat toiminnassa ja niiden toiminta jatkuu hankkeen jälkeen. Varhalla on otettu käyttöön pysyvä kirjaamisen koulutuksen ja kehittämisen malli osana kirjaamistiimin toimintaa ja johtamismallia, ja sitä kehitetään jatkossakin vastaamaan organisaation tarpeita.