Sosiaalihuollon kirjaamisen AI-assistentti, Satakunnan hyvinvointialue (RRP, P4, I4)
Tekoälyavusteinen kirjaamisen assistentti sosiaalihuollon asiakastyön tukena. Tavoitteena on sujuvoittaa työprosesseja, parantaa kirjausten ajantasaisuutta ja laatua sekä asiakaskokemusta ja henkilöstön työtyytyväisyyttä.
Sosiaalihuollon kirjaaminen on muutoksessa. Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastietovarantoon tallennettavat rakenteiset asiakasasiakirjat otetaan käyttöön. Asiakkaat voivat lukea itseään koskevia kirjauksia OmaKannasta. Rakenteinen kirjaaminen perustuu THL:n määrittelemiin asiakasasiakirjarakenteisiin ja edellyttää yhtenäistä tiedon rakennetta kaikissa sosiaalihuollon tietojärjestelmissä. Muutos vaikuttaa merkittävästi ammattilaisten työhön ja tietojärjestelmien kehittämiseen. Rakenteisten asiakirjojen käyttö on lakisääteisesti velvoittavaa 1.9.2026 alkaen, jolloin kaikki sosiaalihuollon asiakastiedot tulee tallentaa Kanta-palveluihin. Lähde: Sosiaalihuollon kirjaamisohjeet - THL
Kansallisella tasolla korostetaan tiedolla johtamista ja palveluiden vaikuttavuuden arviointia. Nämä edellyttävät rakenteista ja laadukasta kirjaamista. Sosiaalihuollon henkilöstövaje ja resurssipaine luovat tarpeen etsiä työtä helpottavia ja ajankäyttöä tehostavia ratkaisuja. Kirjaamisen tekoälyavusteinen tuki voi vähentää hallinnollista kuormitusta ja vapauttaa aikaa asiakkaiden kohtaamistyöhön. Sosiaalihuollossa on vahva asiakasosallisuuden ja eettisen kirjaamisen kulttuuri. Myös sosiaalialan ammattilaisten työhyvinvoinnin tukeminen on keskeistä.
Satakunnassa tunnistetaan samat haasteet kuin kansallisella tasollakin.
Lastensuojelun jälkihuollossa asiakkaat ovat noin 18-23 -vuotiaita. Vastuutyöntekijät tapaavat asiakkaita kahdestaan sekä erilaisissa moniammatillisissa kokoonpanoissa. Lisäksi nuoret ottavat vastuutyöntekijöihin yhteyttä puheluin ja viestein eri kanavia hyödyntäen. Sosiaalihuollossa tapaamiset ja yhteydenotot tulee olennaisilta osin kirjata viivytyksettä asiakastietojärjestelmään. Kirjaaminen vie ammattilaisilta paljon aikaa, päivittäin keskimäärin 3 tuntia ja 14 minuuttia (lähde: STM:n selvitys tuo uutta tietoa sote-ammattilaisten kirjaamisen ongelmista ja kehittämiskohteista - Sosiaali- ja terveysministeriö)
Sosiaalityöntekijät ja -ohjaajat kirjaavat tapaamiset ja yhteydenotot rakenteiseen asiakirjamalliin "Merkintä tapaamisesta/yhteydenotosta" (Sosmeta). Erityisen kuormittavaksi koetaan palvelutarpeen arviointiin sekä asiakassuunnitelmiin liittyvä kirjaaminen, joka vie sosiaalityöntekijöiltä paljon aikaa. Ajankäyttö ei ole tasaista, sitä selittävät mm. ammattiryhmäkohtaiset erot työnkuvissa. (Lähde: STM: Selvitys kirjaamisen kuormittavuudesta ja hyötykäytöstä hyvinvointialueiden kokemana )
Satakunnan hyvinvointialueen strategiassa 2023–2025 painotetaan henkilöstöresurssien kohdentamista ja työnjaon kehittämistä siten, että ne tukevat palvelujen sujuvaa tuottamista. Strategisia arvoja ovat ammatillisuus, vastuullinen uudistuminen, yhdenvertaisuus ja inhimillinen kohtaaminen.
Tekoälyn hyödyntäminen perustuu hyvinvointialueen strategiaan 2023–2025 sekä Digivisioon 2028.
Kirjaamisen assistentin kokeiluun lähti mukaan kuusi lastensuojelun jälkihuollon ammattilaista, joista viisi oli sosiaalityöntekijää ja yksi sosiaaliohjaaja. Heille järjestettiin tunnin käyttökoulutus, jonka jälkeen työkalu oli valmis käytettäväksi. Ennen käyttöönottokoulutusta hankekoordinaattori kävi lyhyet keskustelut kunkin osallistujan kanssa odotuksista ja mahdollisista kysymyksistä työkaluun liittyen.
Kokeilua varten tehtiin oma teams-kanava, joka toimi tiedotuksen ja kokemusten vaihdon areenana. Käyttäjätapaamisia järjestettiin noin kahden viikon välein. Tapaamisista tehtiin dokumentaatiota.
Kun kokeilua oli takana kuukausi, esiteltiin käyttökokemukset ICT-projektiryhmälle.
- Työaikaa enemmän asiakaskohtaamisiin kuin kirjaamiseen
- Laadukkaat ja ajantasaiset kirjaukset asiakastietojärjestelmään
- Työhyvinvoinnin lisääntyminen
- Asiakaskokemuksen koheneminen
- Työkalun käytön analytiikka-tiedot
- Kokeiluun osallistuvien työntekijöiden haastattelu, laadullinen arviointiaineisto
Kokeilujakson jälkeen työkalun ottaminen tuotantokäyttöön, asian valmistelu
Kokeilun kohderyhmänä ovat jälkihuollon sosiaalityöntekijät ja -ohjaajat sekä heidän asiakkaansa.
- Asiakkaille kerrotaan ammattilaisten käyttämästä työkalusta.
- Asiakkailta pyydetään joka kerta suullinen suostumus työkalun käyttöön
- Asiakkailla on mahdollisuus nähdä kirjausluonnos
- Ammattilaiset kysyvät asiakkailta kokemuksia työkalun käyttämisestä