Sosiaalihuollon asianhallinnan ja palvelujen saatavuuden seurannan kehittäminen, RRP, P4, I1

Sosiaalihuollon saatavuustietojen luotettava tilastointi edellyttää oikeellista ja yhteismitallista asianhallintaa. Tämä on edellyttänyt yhteistä näkemystä, yhteisiä linjauksia, yhteisiä kirjaamisohjeita ja niiden implementointia organisaatiossa.

Oivalla ja ymmärrä

Toimintaympäristö

Sosiaalihuollon palveluiden järjestämiseen vaikuttavat kansalliset ja alueelliset päätökset, hyvinvointialueen strategiat sekä Euroopan unionin ohjeistukset. Julkisen talouden paineideet, kustannusten hallinnan tarve ja hyvinvointialueiden nykyinen rahoitusmalli korostavat ajanatasaisen, oikean ja luotettavan tiedon merkitystä päätöksenteossa. Lisäksi asukkaiden kasvavat odotukset ja lisääntynyt tietoisuus vahvistavat tarvetta avoimelle ja selkeälle viestinnälle - ihmiset haluavat ymmärtää palveluita ja niiihin liittyviä ratkaisuja.

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Aiemmin asiakas- ja potilastietojärjestelmistä ei ole saatu kaikkia sosiaalihuollon seurantaan tarvittavia tietoja ja tiedonkeruu on vaihdellut merkittävästi hyvinvointialueiden välillä. Tämä on vaikeuttanut palveluiden saatavuuden ja laadun kokonaisvaltaista arviointia ja vertailua.

Koska RRP-hankeen yhtenä tavoitteena on nopeuttaa hoitoon- ja palveluihin pääsyä, on välttämätöntä, että saatavuudesta kerättävä tieto on ajantasaista, yhtenäistä ja luotettavaa. Kansallisella tasolla tämä on tunnistettu kehityskohteeksi ja yhtenäisistä ratkaisuista on annettu ohjeistuksia.

Päätimme Pohjanmaan hyvinvointialueella keskittyä ensivaiheessa sosiaalihuollon asianhallinnan yhtenäistämiseen. Tämä oli strateginen ratkaisu, sillä asianhallinta muodostaa perustan sosiaalihuollon saatavuuden seurannalle ja luotettavalle raportoinnille. Yhtenäinen asianhallinta tukee tiedon laadun paarantamista, mahdollistaa vertailukelpoiset mittarit ja edistää kansallisten tavoitteiden toteutumista.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Avoin tieto odotusajoista lisää asikakkaan luottamusta palvelujärjestelmään. Asiakas kokee silloin, että palvelu on hallittua ja ennkoitavaa, mikä parantaa kokonaiskokemusta.

Sosiaalihuollon uuden yhtenäisen asiakastietojärjestelmän käyttöönotto toi esiin tarpeen yhtenäisille linajuksille, prosessien laatimiselle sekä kirjaamiskäytäntöjen kehittämiselle. Selkeä ja yhtenäinen ohjeistus helpottaa ammattilaisen työtä, kun kirjaamiseen löytyy vakiintuneet toimintamallit. Tämä vähentää epäselvyyksiä ja lyhentää kirjaamiseen kuluvaa aikaa.

Lisäksi toiminnan läpinäkyvyys paranee, kun odotusajoista ja asiakasmääristä on mahdollista saada raportteja. Organisaation toiminnan seuranta helpottuu ja tiedon avulla voidaan tunnistaa epäkohtia ja suunnitella palveluja tarkemmin. Kansallisella tasolla tämä mahdollistaa vertailukelpoisen tiedon tuottamisen, mikä tukee laajempaa kehittämistyötä.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Kohderyhmänä toimivat välillisesti sosiaalihuollon asiakkat, joille halutaan välittää tietoa sosiaalipalveluiden odotusajoista. Lisäksi tieto odotusajoista palvelee johtoa, kunnallispäättäjiä ja laajemmin myös kansallisella tasolla. Kirjaamisen yhtenäistetäminen sekä standardien luominen ja määrittely mahdollistavat hyvinvointialueiden palvelujen vertailun keskenään.

Kuvittele ja kokeile

Muiden kehittämien ratkaisujen hyödyntäminen

https://innokyla.fi/fi/toimintamalli/sosiaalihuollon-asianhallinnan-kayttonottomallin-kehittaminen-tulsote

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Sosiaalihuollon odotus- ja käsittelyaikojen kirjaamisen ylätason toimintamalli kokoaa yhteen Pohjanmaan hyvinvointialueen asiakastietojärjestelmässä toteuttettavat sosiaalihuollon palveluprosessien vaiheet - yhteydenotosta päätöksentekoon - yhdeksi selkeäksi dokumentiksi. Mallin perustana ovat asianhallinnan ja kirjaamisen käytännöt, jotka on yhtenäistetty ja linjattu alueen toiminnan tueksi.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Toimintamalli perustuu kansallisiin ohjeisiin, jotka on räätälöity Pohjanmaan hyvinvointialueen tarpeisiin ja käytössä olevaan asiakastietojärjestelmään. Uuden asiakastietojärjestelmän käyttöönotto on edellyttänyt prosessien suunnittelua ja kehittämistä siten, että ne soveltuvat järjestelmän rakenteisiin ja toiminnallisuuksiin.

Toimintamallin eri osat on koulutettu ammattilaisille vaiheittain projektin aikana. Juurruttaminen on toteutettu osallistavalla tavalla, ammattilaiset ovat olleet mukana kehitystyössä alusta lähtien ja myös johto on tiiviisti sitoutunut prosessiin.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Koska kyseessä on Pohjanmaan hyvinvointialueelle räätälöity toimintamalli ja siellä käytössä olevaan asiakastietojärjestelmään liittyvä ratkaisu, mallia ei välttämättä voida sellaisenaan soveltaa kaikille muille hyvinvointialueille. Perusajatus asianhallinnan yhtenäistämisestäja yhteisistä linjauksisista on kuitenkin tärkeää huomioida, kun lähdetään kehittämään palveluiden ja odotusaikojen seurantaa.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Muuttunut ja yhtenäinen kirjaamiskäytäntö on mahdollistanut tiedon saamisen Pohjanmaan hyvinvointialueen odotusajoista. Raportointia on kehitetty ja tietoa käsittelyajoista sekä palveluihin liittyvistä odotusajoista on nyt saatavilla lähes kaikista sosiaalihuollon palveluista. Tietojen laadussa on edelleen parannettavaa, mutta kehitystyötä, lisäkoulusta ja ohjeistusta tehdään jatkuvasti. Ensimmäiset tiedot sosiaalihuollon odotusajoista julkaistaan hyvinvointialueen intranetissä joulukuussa 2025 ja vuoden 2026 alussa tavoitteena on myös julkaista ne julkisella verkkosivulla.