Sosiaalihuollon saatavuustietojen luotettava tilastointi edellyttää oikeellista ja yhteismitallista asianhallintaa. Tämä on edellyttänyt yhteistä näkemystä, yhteisiä linjauksia, yhteisiä kirjaamisohjeita ja niiden implementointia organisaatiossa.
* Toimintamallin julkaisemiseksi riittää minimissään perustietolomakkeen tähdellä merkittyjen kohtien täyttäminen. Suosittelemme kuitenkin, että kuvaatte toimintamallin laajemmin hyödyntäen kehittämisen polun eri vaiheita.
** Kaikkien tähdellä merkittyjen kenttien sisällöt tulevat näkyviin toimintamallin kuvauksessa. Täytettyänne vähintään nämä kentät voitte merkitä toimintamallin valmiiksi Kuvaa ja jaa -lomakkeen lopussa olevalla toiminnolla.
Kehittäkää tarvelähtöisesti huomioimalla eri toimijoiden näkökulmat ja tarpeet. Ottakaa kehitettävän asian kannalta merkitykselliset toimijat ja kumppanit mukaan heti kehittämisprosessin alusta alkaen. Ohjatkaa ja fasilitoikaa muutosta.
Sosiaalihuollon palveluiden järjestämiseen vaikuttavat kansalliset ja alueelliset päätökset, hyvinvointialueen strategiat sekä Euroopan unionin ohjeistukset. Julkisen talouden paineideet, kustannusten hallinnan tarve ja hyvinvointialueiden nykyinen rahoitusmalli korostavat ajanatasaisen, oikean ja luotettavan tiedon merkitystä päätöksenteossa. Lisäksi asukkaiden kasvavat odotukset ja lisääntynyt tietoisuus vahvistavat tarvetta avoimelle ja selkeälle viestinnälle - ihmiset haluavat ymmärtää palveluita ja niiihin liittyviä ratkaisuja.
Aiemmin asiakas- ja potilastietojärjestelmistä ei ole saatu kaikkia sosiaalihuollon seurantaan tarvittavia tietoja ja tiedonkeruu on vaihdellut merkittävästi hyvinvointialueiden välillä. Tämä on vaikeuttanut palveluiden saatavuuden ja laadun kokonaisvaltaista arviointia ja vertailua.
Koska RRP-hankeen yhtenä tavoitteena on nopeuttaa hoitoon- ja palveluihin pääsyä, on välttämätöntä, että saatavuudesta kerättävä tieto on ajantasaista, yhtenäistä ja luotettavaa. Kansallisella tasolla tämä on tunnistettu kehityskohteeksi ja yhtenäisistä ratkaisuista on annettu ohjeistuksia.
Päätimme Pohjanmaan hyvinvointialueella keskittyä ensivaiheessa sosiaalihuollon asianhallinnan yhtenäistämiseen. Tämä oli strateginen ratkaisu, sillä asianhallinta muodostaa perustan sosiaalihuollon saatavuuden seurannalle ja luotettavalle raportoinnille. Yhtenäinen asianhallinta tukee tiedon laadun paarantamista, mahdollistaa vertailukelpoiset mittarit ja edistää kansallisten tavoitteiden toteutumista.
Kohderyhmänä toimivat välillisesti sosiaalihuollon asiakkat, joille halutaan välittää tietoa sosiaalipalveluiden odotusajoista. Lisäksi tieto odotusajoista palvelee johtoa, kunnallispäättäjiä ja laajemmin myös kansallisella tasolla. Kirjaamisen yhtenäistetäminen sekä standardien luominen ja määrittely mahdollistavat hyvinvointialueiden palvelujen vertailun keskenään.
Hyödyntäkää jo kehitettyjä malleja ja ratkaisuja. Kokeilkaa rohkeasti uusia ideoita. Oppikaa yhdessä kokeilusta ja parantakaa ratkaisua vähitellen.
https://innokyla.fi/fi/toimintamalli/sosiaalihuollon-asianhallinnan-kayttonottomallin-kehittaminen-tulsote
Jakakaa kehittämistuloksia ja arviointitietoa avoimesti muiden hyödynnettäväksi. Vakiinnuttakaa uusi toimintatapa osaksi strategiaa tai organisaation toimintaa, palvelukokonaisuutta tai ketjua. Kertokaa, miten se tapahtuu ja mitä se vaatii.
** Kaikkien tähdellä merkittyjen kenttien sisällöt tulevat näkyviin toimintamallin kuvauksessa. Täytettyänne vähintään nämä kentät voitte merkitä toimintamallin valmiiksi Kuvaa ja jaa -lomakkeen lopussa olevalla toiminnolla.
Sosiaalihuollon odotus- ja käsittelyaikojen kirjaamisen ylätason toimintamalli kokoaa yhteen Pohjanmaan hyvinvointialueen asiakastietojärjestelmässä toteuttettavat sosiaalihuollon palveluprosessien vaiheet - yhteydenotosta päätöksentekoon - yhdeksi selkeäksi dokumentiksi. Mallin perustana ovat asianhallinnan ja kirjaamisen käytännöt, jotka on yhtenäistetty ja linjattu alueen toiminnan tueksi.
Toimintamalli perustuu kansallisiin ohjeisiin, jotka on räätälöity Pohjanmaan hyvinvointialueen tarpeisiin ja käytössä olevaan asiakastietojärjestelmään. Uuden asiakastietojärjestelmän käyttöönotto on edellyttänyt prosessien suunnittelua ja kehittämistä siten, että ne soveltuvat järjestelmän rakenteisiin ja toiminnallisuuksiin.
Toimintamallin eri osat on koulutettu ammattilaisille vaiheittain projektin aikana. Juurruttaminen on toteutettu osallistavalla tavalla, ammattilaiset ovat olleet mukana kehitystyössä alusta lähtien ja myös johto on tiiviisti sitoutunut prosessiin.
Muuttunut ja yhtenäinen kirjaamiskäytäntö on mahdollistanut tiedon saamisen Pohjanmaan hyvinvointialueen odotusajoista. Raportointia on kehitetty ja tietoa käsittelyajoista sekä palveluihin liittyvistä odotusajoista on nyt saatavilla lähes kaikista sosiaalihuollon palveluista. Tietojen laadussa on edelleen parannettavaa, mutta kehitystyötä, lisäkoulusta ja ohjeistusta tehdään jatkuvasti. Ensimmäiset tiedot sosiaalihuollon odotusajoista julkaistaan hyvinvointialueen intranetissä joulukuussa 2025 ja vuoden 2026 alussa tavoitteena on myös julkaista ne julkisella verkkosivulla.
VINKKI: Hyödynnä Oivalla ja ymmärrä -vaiheen tueksi koottuja menetelmiä ja työkaluja!
VINKKI: Hyödynnä Kuvittele ja kokeile -vaiheen tueksi koottuja menetelmiä ja työkaluja!
VINKKI: Hyödynnä Kuvaa ja jaa -vaiheen tueksi koottuja menetelmiä ja työkaluja!
Tarkistakaa vielä, että olette varmasti täyttäneet kaikki tähdillä (**) merkityt kohdat, ennen kuin merkitsette toimintamallin valmiiksi. Näiden kohtien täyttäminen takaa sen, että toimintamallista löytyvät ne tiedot, jotka edistävät mallin käyttöönottoa ja leviämistä.