| Innokylä

Toimintaympäristö

Toimintojen digitalisointi ja kehittäminen ovat investointeja, jotka tuovat monia hyötyjä organisaatiossa.

Tehokkuuden parantaminen: Digitaalisten työkalujen avulla voidaan automatisoida manuaalisia ja aikaa vieviä tehtäviä ja prosesseja. Tämä vähentää virheiden määrää, yhtenäistää toiminnan kulkua ja vapauttaa työntekijöiden aikaa keskittymään arvoa tuottaviin tehtäviin.
Kustannussäästöt: Automaatio ja tehokkaampi työnkulku auttavat säästämään kustannuksia vähentämällä työvoimakustannuksia, vähentämällä materiaalin hävikkiä ja optimoimalla resursseja.
Parempi tiedon hallinta: Digitaalisissa järjestelmissä tieto on keskitettyä, helpommin saatavilla ja analysoitavissa. Tämä parantaa päätöksentekoa, koska käytettävissä on ajantasaista ja tarkkaa tietoa hyödynnettävissä.

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Kainuun hyvinvointialueen strategiassa yhtenä osa-alueena halutaan kehittää digipalveluita sekä asiakkaille, että ammattilaisille.

Kainuun hyvinvointialueella käytössä olevan SBM (Solution Business Manager)-toimintaprosessien automatisointijärjestelmän käyttöä halutaan laajentaa tukemaan organisaation asiakasvirran hallintaa digitaalisesti. Kyseinen järjestelmä on jo organisaatiossa käytössä perusterveydenhuollossa, erikoissairaanhoidossa, ikäihmisten palveluissa ja vammaispalveluissa sujuvoittamassa yksittäisen ammattilaisen, sekä yksiköiden välistä työtä mm. raportoinnissa, seurannassa, prosessien hallinnassa ja asiakkaiden palveluohjauksessa.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Hyvinvointialueen kuntoutuspalveluissa, tarkkaan ottaen kotikuntoutuksessa on noussut tarve muuttaa manuaalista asiakkuuksien ja asiakkuusprosessien hallintaa digitaaliseen muotoon. Uusi ammattilaisten digitaalinen työväline, SBM-kotikuntoutussovellus, on otettu käyttöön kuntoutuspalveluissa. Tavoitteena on ollut saada työntekijöille yksi yhtenäinen väylä asiakkuuksien lähettämiseen, vastaanottoon ja hallinnointiin, sekä omien, että koko tiimin asiakkuuksien, että resurssin ylläpitoon. Lisäksi kyseisien prosessien hallinnointi digitaalisesti sovelluksella tuo myös johdolle ja organisaatiolle raportit analysoitavaksi, helpottaen näin tiedolla johtamista.

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Kehittäjäjoukkomme koostuu pienestä ydinryhmästä:

1) tulevia käyttäjiä kuntoutuspalveluista, keiden tehtävänä on ollut kuvata tämän hetkinen toimintamalli, sekä tuoda tarpeet uuden sovelluksen sisällöstä

2) ohjelman tuottajista ja asiantuntijasta, joiden tehtävänä on ollut luoda tulevien käyttäjien tarpeita kuunnellen uusi sovellus, sekä tuoda uusia sovelluksen mahdollistamia näkökulmia ja toimintapatoja esiin

3) projektin suunnittelijasta, jonka tehtävänä on ollut projektin käytännön organisointi

Innostus kehittämiseen tulee tulevien käyttäjien tarpeesta ja siitä, että sovellus on luotu juuri heidän tarpeitaan kuunnellen.

Muutoksen mittaaminen

Järjestelmän käyttö on laajentunut organisaatiossa. Selvitetään käyttäjiltä uuden sovelluksen myötä prosessien- ja asiakkuushallinnan sujuvuutta kyselyllä 2025.

Toteutussuunnitelma

Kotikuntoutussovellus on tarkoitettu digitaaliseksi työkaluksi kotikuntoutukseen lähettäjille, sekä kotikuntoutuksen työntekijöille.

Lähettäjien näkökulmasta lähettäminen tapahtuu jatkossa yhdestä kanavasta, sovelluksen kautta, jolloin ei enää tarvitse epäillä kenelle soittaa tai laittaa viestiä, tai onko lähete mennyt varmasti perille. Sovelluksen kautta lähettäessä lähettäjälle aukeaa merkittävimmät kysymykset lähetteeseen liittyen joko alasvetovalikkona tai lyhyellä vapaa sana- kentällä. Näin asiakkaat saadaan samanarvoiseen asemaan ja tiedot raportoituvat samalla lailla.
Kotikuntoutuksen työntekijöille sovelluksessa näkyy oma, sekä tiimin kalenterin tilanne, omat asiakkaat, sekä kotikuntoutuspyynnöt, jonossa olevat asiakkaat, mahdolliset herätteet asiakkaista. Sovelluksen kautta ammattilaiset hallitsevat asiakkaan koko kotikuntoutusprosessia lähetteestä kuntoutuksen päätökseen. Näin sekä työntekijöille, että esihenkilöille jää raportit tapahtuneista töistä.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Kohderyhmänä on hyvinvointialueen kuntoutuspalveluiden kotikuntoutuksen muutama yksikkö. Olemme tehneet sovellusta tiiviissä yhteistyössä tulevien käyttäjien kanssa juuri heidän tarpeitaan kuunnellen.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Kainuun hyvinvointialueen strategiassa yhtenä osa-alueena halutaan kehittää digipalveluita sekä asiakkaille, että ammattilaisille.

Kainuun hyvinvointialueella käytössä olevan SBM (Solution Business Manager)-toimintaprosessien automatisointijärjestelmän käyttöä halutaan laajentaa tukemaan organisaation asiakasvirran hallintaa digitaalisesti. Kyseinen järjestelmä on jo organisaatiossa käytössä perusterveydenhuollossa, erikoissairaanhoidossa, ikäihmisten palveluissa ja vammaispalveluissa sujuvoittamassa yksittäisen ammattilaisen, sekä yksiköiden välistä työtä mm. raportoinnissa, seurannassa, prosessien hallinnassa ja asiakkaiden palveluohjauksessa.

Hyvinvointialueen kuntoutuspalveluissa, tarkkaan ottaen kotikuntoutuksessa on noussut tarve muuttaa manuaalista asiakkuuksien ja asiakkuusprosessien hallintaa digitaaliseen muotoon. Uusi ammattilaisten digitaalinen työväline, SBM-kotikuntoutussovellus, on otettu käyttöön kuntoutuspalveluissa. Tavoitteena on ollut saada työntekijöille yksi yhtenäinen väylä asiakkuuksien lähettämiseen, vastaanottoon ja hallinnointiin, sekä omien, että koko tiimin asiakkuuksien, että resurssin ylläpitoon. Lisäksi kyseisien prosessien hallinnointi digitaalisesti sovelluksella tuo myös johdolle ja organisaatiolle raportit analysoitavaksi, helpottaen näin tiedolla johtamista.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Uuden toimintamallin käyttöönottoon on määritetty tavoitteet, johto on sitoutunut muutokseen, työntekijät ovat osallistettu alusta asti ja kehittäminen on tehty heidän kanssaan, heidän tarpeitaan kuunnellen, sekä heidän palautteen mukaan toteutettu muutoksia. Lopuksi koulutus, pilotointi ja mahdollinen hienosäätö.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Kotikuntoutussovellus on luotu vastaamaan juuri kyseisen kuntoutuspalvelun käyttäjäryhmän tarpeita. Kun organisaatioon kehitetään järjestelmää organisaation omista tarpeista lähtien ilman valmista rakennetta edellyttää se kehittämisen resursseja toiminnan tuntevalta henkilöstöltä asiakasorganisaatiosta. Tällaisessa kehittämisessä järjestelmäntoimittajan työmäärän arviointi voi olla hyvin suuntaa antavaa ja kehittämistyö voi viivästyä, jos resursseja ei kehittämiseen ole varattu riittävästi järjestelmän kehittäjällä. Järjestelmäkehittämisessä merkityksellistä on järjestelmä testaaminen ja tiivisvuoropuhelu järjestelmän toimittajan kanssa.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Järjestelmän kehittämisessä ei päästy toimivaan loppu tulokseen ja organisaatiossa päätettiin luopua tästä projektista.

Asiakasvirranhallintaa on mietittävä muunlainen automatisoitu työkalu tehostamaan ammattilaisten työtä.

SBM-järjestelmän käytön laajentaminen, Kainuun hyvinvointialue (RRP, P4, I4)

SBM-järjestelmän käytön laajentaminen, Kainuun hyvinvointialue (RRP, P4, I4)