Palveluseteli-ostopalveluiden hallinnan digitaalinen toimintamalli, Kainuun hyvinvointialue (RRP, P4, I1b)
Palveluseteli-ostopalveluiden hallinnan digitaalinen toimintamalli, Kainuun hyvinvointialue (RRP, P4, I1b)
Palveluseteli- ja ostopalveluja hallintaprosessissa käytetään kattavasti digitaalista toimintamallia, jossa hyödynnetään Palveluseteli-ostopalvelu-järjestelmää (PSOP).
Hyvinvointialueella voi oman palvelutuotannon lisäksi tarjota asiakkaille palveluita myöntämällä palvelusetelin muiden tarjoamiin palveluihin tai toteuttaa asiakkaan palvelun asiakasostoina.
Omasta palvelutuotannosta järjestäjä saa tietoa tuotannosta, jonka pohjalta palveluita johdetaan vaikuttavasti. Digitaalinen toimintamalli mahdollistaa järjestäjälle myös ostopalvelujen tiedolla johtamisen samanveroisesti kuin omasta tuotannosta. Hyvinvointialueen palvelut koostuvat sekä omista että ostopalveluista, joten tämän kokonaisuuden hallinta edellyttää tietoa molemmista tuotantotavoista.
Ostopalveluiden hallintaprosessi on osa esihenkilöiden ja sihteerien työtä. Digitaalinen toimintamalli parantaa kustannusvaikuttavuutta, koska ammattilaisten resursseja vapautuu ostolaskujen käsittelystä muuhun työhön.
Kainuun hyvinvointialueella ovat palvelusetelit ja osa ostopalveluista jo digitaalisen hallinnan piirissä organisaatioon hankitun palveluseteli-ostopalvelu-järjestelmän avulla. Osalla palvelualueita ostopalveluita hallinnoidaan manuaalisesti ja laskut käsitellään Rondo-laskutusprosessin kautta. Manuaalisesti toteutetusta prosessista järjestäjä ei saa tietoa ostopalvelujen mm. käyttäjämääristä.
Jokaisen palvelualueen PSOP käyttöönottoon kootaan alueen sihteereistä ja avainhenkilöistä käyttöönoton työryhmä.
- PSOP käyttöönotto edellyttää palvelun rakentamisen järjestelmään eli pääkäyttäjän, jonka työtä tuetaan järjestelmän toimittajan toimesta.
- Yhteistyötä tulee tehdä myös organisaation talouspalveluiden ja tietohallinnon kanssa.
- Koulutusta järjestelmän käyttöön tarvitsevat organisaatiossa palvelusetelien myöntäjät sekä asiakasostojen ja ostojen hyväksyjät.
- Tarvittaessa myös palvelujentuottajia voidaan kouluttaa palvelunkäyttöön
Järjestelmän opastus, koulutukset ja tuki saadaan järjestelmätoimittajalta. Lisäksi organisaatiossa on mahdollista saada tukea vertaisilta toisilta palvelualueilta.
Kaikki organisaation palvelusetelit ja ostopalvelut hallinnoidaan saman digitaalisen toimintamallin mukaisesti hyödyntäen PSOP -järjestelmää. Johto saa järjestelmästä tietoa palvelujen ostoista ja palveluseteleistä ja hyödyntää sitä tietoa toiminnan johtamisessa.
PSOP -järjestelmässä on kyse ostojen ja laskujen hallinnoinnista, joka on organisaation sihteereiden ja päälliköiden työtä sekä koskettaa myös palveluntuottajia, koska järjestelmä velvoittaa palveluntuottajia toimittamaan laskut järjestelmän kautta.