Palaverikäytäntöjen kehittäminen

Palaverit kerran viikossa tunnin ajan. Palaveria varten esihenkilö kokoaa esityslistan, johon myös työyhteisö voi käydä lisäämässä aiheita. Kuun viimeinen toimistopalaveri on varattu kehittämiselle ja yhteistyökumppaneiden vierailuille.

Oivalla ja ymmärrä

Toimintaympäristö

Käytäntöön vaikuttavat työn rakenteet, sillä aikaa yhteiselle toimistopalaverille on löydyttävä jokaisen työntekijän kalenterista.

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Tietoa ja uusia ohjeistuksia organisaatiotasolta tulee paljon ja tiedon määrä on vaikeasti hallittavissa.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Tietotulva tuo tunteen ettei työ ole hallittavissa. Tiedon jaottelu pienempiin osiin lisää hallinnan tunnetta omasta työstä.

Tavoiteltu muutos

Hallinnan tunteen lisääntyminen, tiedon helpompi hallinta

Muutoksen mittaaminen

Hallinnan tunteen lisääntymistä mitataan omalla työhyvinvointikyselyllä sekä vuotuisella organisaatiotasoisella henkilöstö impulssilla

Toteutussuunnitelma

Toimistopalaverit ovat kerran viikossa tunnin (psl. kuun viimeinen, jolloin toimistopalaveri on kaksi tuntia) Esihenkilö tekee esityslistan yhteisistä asioista kootusti ja asiat käydään läpi toimistopalaverissa. Esihenkilö vähentää omalta osaltaan tiedon jakamista sähköpostitse

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Kohderyhmänä ammattilaiset.

Kuvittele ja kokeile

Kokeilussa opittua

Muutos on hidasta ja vaatii asioiden esiin nostamista usein

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Palaverikäytäntöjen muokkaaminen sujuvammaksi niin, että jokaisella työyhteisön jäsenellä on mahdollisuus tutustua käytäviin asioihin etukäteen. Tieto tulee hallittavaksi kun se on löydettävissä palaverin pöytäkirjoista.
Kehittämistyö lisääntyy kun sille on varattu säännöllisesti aikaa, kehittämistyön myötä työtä on mahdollisuus sujuvoittaa

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Jokainen varaa kalenteristaan vakiona ajan toimistopalaverille. Esihenkilö tekee esityslistan, johon myös työyhteisön jäsenet voivat lisätä aiheita. Toimintamallina uusi, joten työyhteisön jäsenet voivat pyytää ja muistuttaa asiasta esihenkilöä

Vinkit toimintamallin soveltajille

Yhteinen aika on tärkeää varata hyvissäajoin ja sopia käytännöistä.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Esityslistan luominen vaatii uusien toimintatapojen opettelua, jotta sähköpostiin jaettu informaatio olisi kootusti yhdessä paikassa