Kokouskäytännöt kuntoon – selkeyttä, osallisuutta ja yhteisiä pelisääntöjä

Toimintamallissa luotiin työyhteisöön yhteiset kokouskäytänteet. Tavoitteena oli korostaa olennaista tietoa ja vähentää informaatiotulvaa, sekä lisätä vuorovaikutusta työyhteisössä ja vahvistaa kuulluksi tulemisen kokemusta.

Oivalla ja ymmärrä

Toimintaympäristö

Työyksikössä ja organisaatiossa oli tehty selvityksiä, joista nousi esiin toistuvia haasteita. Yksikössä oli tapahtunut merkittäviä muutoksia esihenkilöstön vaihtuvuuden ja hyvinvointialueelle siirtymisen myötä. Uudet toimintamallit ja muuttuneet toimenkuvat sekä viestinnässä koetut haasteet olivat lisänneet henkilöstön kokemaa kuormitusta.

Työn palkitsevuus, koettu arvostus sekä päätöksenteon etäisyys arjesta ja vaikutusmahdollisuuksien vähäisyys vaikuttivat negatiivisesti työhyvinvointiin.

Organisaatio- ja yksikkötason tiedottamista tapahtui sähköpostitse, Teams-tiimeissä (palvelualuetaso, palveluyksikkö, verkostot ja työyksikkö) sekä organisaation intranetissä. Yksikössä järjestyy lisäksi viikoittain esihenkilöjohtoinen yksikköpalaveri. Yksikköpalavereissa kului merkittävästi aikaa ylemmiltä tasoilta tulevien tiedotteiden ja ohjeiden läpikäymiseen, jolloin yksikön sisältä nousevat aiheet jäivät herkemmin käsittelemättä. Kiireen tuntu ja koettu tietotulva vähensivät työntekijöiden omatoimista tiedonhakua, jolloin ajantasainen tieto ei saavuttanut kaikkia.

Muutoksen mittaaminen

Toimenpiteiden tulosten mittaamiseksi luotiin ja toteutettiin kuukausittain yksikön sisäinen anonyymi Kokemuskysely. Kyselyssä työntekijät arvioivat väittämät asteikolla 1–5 (1=Täysin eri mieltä. 5= Täysin samaa mieltä). Lisäksi kyselyssä arvioitiin koettu työn mielekkyys asteikolla 0–10 (0= Ei lainkaan mielekkääksi, 10=Erittäin mielekkääksi).

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Kohderyhmänä on Kotikuntoutuskeskus 3:n henkilöstö.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Toimintamallin tarkoituksena oli luoda uudet yhteiset kokouskäytänteet, joihin koko henkilöstö sitoutuu. Kokouskäytänteet kirjattiin ja tuotiin koko henkilöstölle näkyväksi. Myös olemassa olevan kokousmuistion rakennetta muokattiin tarkoituksenmukaisemmaksi ja työyhteisölähtöisemmäksi. Työyhteisössä sovittiin, mikä tieto on oleellista käydä palaverissa – muun tiedottamisen osalta sovittiin yhteisistä tiedotuskanavista. Uusiin kokouskäytänteisiin sitouttamiseksi henkilöstöltä vaadittiin lukukuittaus. Tavoitteena oli ajankäytön tehostaminen, tarkoituksenmukaisen tiedon korostaminen ja informaatiotulvan hallinta. Lopulta pyrittiin henkilöstön kuormittuneisuuden vähentämiseen.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Toimintamallin käyttöönotto edellytti suunnitelmallisia toimenpiteitä ja koko työyhteisön sitoutumista.

Kokouskäytänteiden ja pelisääntöjen luominen
Alustavien kokouskäytänteiden esittely työyhteisössä ja kehitysehdotusten keräämisen aloittaminen
Tulleiden ehdotusten läpikäynti
Muutokset tulleiden ehdotusten pohjalta ja kokouskäytänteiden vahvistaminen
Kokouskäytänteiden käyttöönotto
Ohjeistus työyksikön perehdytyskansioon

Resurssitarve oli maltillinen. Työryhmän aikaa kului alustavien käytänteiden kirjaamiseen ja kehitysehdotusten jälkeen muokkausten tekemiseen. Koko työyhteisön ajallista työpanosta tarvittiin korjausehdotusten tekemisessä, käytänteiden käyttöönoton ohjaamisessa sekä niihin tutustumisessa. Taloudellisia resursseja ei tarvittu. Vakiinnuttaminen tapahtuu arjessa, kun uudet työkalut ja käytännöt juurtuvat osaksi jokapäiväistä työtä.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Toimintamalli on hyvin sovellettavissa eri yksiköihin.

Henkilöstöä kannattaa osallistaa käytänteiden luomisessa, jotta oleelliseksi koetut asiat nousevat oikeasti esiin, ja koetun kuormituksen syntymistä pystytään ehkäisemään.

Suosittelemme tutustumaan Tiedonhaun selkeyttäminen – kohti sujuvampaa työskentelyä -toimenpiteeseen, joka tukee tämän toimenpiteen toteutumista.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Uusien kokouskäytänteiden ja tiedottamisen kanavien selkeyttämisen myötä tiedonkulku koetaan yksikössä sujuvampana. Yksikköpalaverissa aika käytetään tehokkaammin ja palaverin sisältö koetaan tarkoituksenmukaisena. Koettu tietotulva ja kiireen tuntu palavereissa on vähentynyt.

Numeerisesti arvioituna (Kokemuskysely):

Viikkopalaverissa käsitellään työni kannalta oleelliset asiat selkeästi: 3,33 (2/25). 3,87 (10/25)
Henkilöstöllä on riittävästi mahdollisuuksia tuoda esiin ajatuksiaan ja näkemyksiään viikkopalavereissa käsitellyistä asioista: 3,38 (2/25), 4,00 (10/25)
Henkilöstön esiin tuomat aiheet käsitellään viikkopalaverissa: 3,67 (2/25), 4,27 (10/25)
Voin esittää uusia ideoita työn ja toiminnan kehittämiseksi: 3,54 (2/25), 4,13 (10/25)
Työyhteisöä osallistetaan riittävästi työyksikköä koskeviin päätöksiin ja muutoksiin: 3,33 (2/25), 3,80 (10/25)

Vetoa pitoa valmennuksen myötä yksikön eNPS luku on noussut helmikuun mittauksesta (-4) lokakuun mittaukseen (20).