Kirjaamisen ja tiedon laadun kehittämisen malli Päijät-Hämeen hyvinvointialueella (RRP2, P4, I3)
Kirjaamisen ja tiedon laadun kehittämisen malli Päijät-Hämeen hyvinvointialueella (RRP2, P4, I3)
Päijät-Hämeen hyvinvointialueen kirjaamisen ja tiedon laadun kehittämisen mallin tavoitteena on sosiaali- ja terveydenhuollon kirjaamisen yhtenäistäminen ja tiedon laadun parantaminen.
Lainsäädäntö ja tiedonhallinnan määritykset ohjaavat sosiaali- ja terveydenhuollon kirjaamista. Yhtenäisillä tietorakenteilla ja kirjaamiskäytännöillä pyritään parantamaan asiakastiedon laatua. Ajantasainen, riittävä ja saatavilla oleva tieto tukee asiakas- ja potilastyötä (ensiokäyttö). Lisäksi toiminnassa syntyvää asiakastietoa voidaan käyttää muun muassa tutkimuksessa, viranomaisten ohjaus- ja valvontatehtävässä sekä tiedolla johtamisessa (toisiokäyttö). Yhtenäisesti kirjattu tieto on kansallisesti vertailukelpoista, ja sen avulla voidaan kehittää yhdenvertaisia, vaikuttavia ja tarpeenmukaisia sosiaali- ja terveydenhuollon palveluita.
Sosiaali- ja terveydenhuollon kirjaamista ohjaava lainsäädäntö ja kansalliset määritykset muuttuvat ajan myötä. Kirjaamisen kehittämisen ja tiedon laadun seurannan tulee olla jatkuvaa ja systemaattista.
Päijät-Hämeen hyvinvointialueella on useampien vuosien ajan toiminut terveydenhuollon kirjaamista linjaava työryhmä sekä palvelutoimintakohtaisia kirjaamistyöryhmiä (vuodeosastot, vastaanotot, suun terveydenhuolto, ympärivuorokautinen palveluasuminen, kotihoito, päivystystoiminta). Lisäksi terveydenhuollon palvelutoiminnoilla on kirjaamisen vastuuhenkilöistä koostuvia verkostoja.
Sosiaalihuollon asiakastietovarannon käyttöönottoa on edistetty alueella useampien vuosien ajan. Kansallisiin sosiaalihuollon toimintatapoihin liittyviä päätöksiä ja linjauksia on tehty sosiaalihuollon sovellusten tietojärjestelmien hallintamallin mukaisilla tasoilla. Lisäksi alueella toimii Kansa-koulu-hankkeiden vuosina 2016 -2024 valmentamien sosiaalihuollon kirjaamisasiantuntijoiden verkosto. Asiakastietovarannon ja rakenteisen kirjaamisen käyttöönotto on kesken. Sosiaalihuollosta puuttuu kootut ja yhtenäiset kirjaamisen ohjeet.
Lähtötilanteessa kirjaamisen ja tiedon laadun kehittämiseen liittyviä haasteita tunnistettiin neljässä eri kokonaisuudessa: kirjaamiskäytännöt, teknologia, seuranta ja arviointi sekä koulutus ja perehdytys. Haasteita on kuvattu tarkemmin kuvassa kuvassa 1.
Kirjaamisen kehittäminen kytkeytyy Päijät-Hämeen hyvinvointialueen strategiseen kärkiteemaan "Vaikuttavat, kustannustehokkaat ja saavutettavat palvelut, sekä erinomainen asiakaskokemus" sekä sen painopisteisiin:
- Asiointi on sujuvaa ja asiakkaita ohjataan sekä tuetaan erinomaisesti
- Integroidut ja kustannustehokkaat palvelut ovat saatavissa ja saavutettavissa
Kuva
Kirjaamisen ja tiedon laadun kehittämisen mallin luomisella pyritään laadukkaan sote-tiedon tuottamiseen ja systemaattiseen tiedon laadun arviointiin ja parantamiseen.
Ratkaisut, joita mallilla tavoitellaan on kuvattu kuvassa 2.
Kuva
Kohderyhmänä ovat Päijät-Hämeen hyvinvointialueen asiakas- ja potilastietoa kirjaavat ammattilaiset, sosiaalipalveluja johtavat henkilöt sekä sote-tietoa työssään hyödyntävät johtohenkilöt.
Päijät-Hämeen hyvinvointialueelle on luotu kirjaamisen ja tiedon laadun kehittämisen malli. Mallissa on kuvattuna alueen kirjaamisen kehittämisen rakenteet sekä työryhmät ja verkostot. Mallin tavoitteena on sosiaali- ja terveydenhuollon kirjaamisen yhtenäistäminen ja tiedon laadun parantaminen systemaattisesti. Kirjaamisen ja tiedon laadun kehittämiselle on määritelty omistajuus ja kuvattu tehtävänjakoa.
Malli rakentuu neljästä eri tasosta, jotka noudattelevat hyvinvointialueen organisaatio- ja johtamisrakennetta.
- Tasoilla1 ja 2 kuvataan kirjaamisen ja tiedon laadun kehittämisen strateginen taso ja päätöksentekotahot
- Tasolla 3 on keskeiset sosiaali- ja terveydenhuollon kirjaamisen ja tiedon laadun kehittämisen työryhmät
- Taso 4 sisältää tiedon tuottamiseen ja kirjaamiseen liittyvät työryhmät ja verkostot, tiedon tuottajat sekä erilaiset tukipalvelut ja tiedon laadun seurannasta vastaava tietojohtaminen.
Lisäksi mallissa kuvataan kirjaamisen ja tiedon laadun asiantuntijatiimi, jonka tehtävänä on tukea kirjaamisen ja tiedon laadun kehittämistä eri tasoilla.
Kirjaamisen ja tiedon laadun kehittämisen malli Päijät-Hämeen hyvinvointialueella on esitelty kehittämisen polulla kuvassa 3.
Mallin tämän hetkiset painopisteet ja toimenpiteet on kuvattu kehittämisen polulla kuvassa 4.
Kuva
Kuva
Kirjaamisen ja tiedon laadun kehittäminen vaatii omistajatahon nimeämistä, vastuista ja tehtävistä sopimista sekä eri toimijoiden sitoutumista kehittämiseen. Kehittämisen koordinointi edellyttää lisäksi aktiivista osallistumista erilaisiin kansallisiin kirjaamisen ja tiedonhallinnan kehittämisen verkostoihin ja kansallisiin tilaisuuksiin. Kehittämistä kannattaa tehdä myös yhdessä muiden hyvinvointialueiden kanssa.
Kehittämistyön yhtenä tavoitteena on ollut alueellisen sosiaali- ja terveydenhuollon kirjaamisen kehittämisen verkoston / rakenteen luominen. Kehittämistyön tuloksena Päijät-Hämeen hyvinvointialueelle on luotu ja otettu käyttöön kirjaamisen ja tiedon laadun kehittämisen malli. Käyttöönoton myötä sosiaali- ja terveydenhuollon sekä organisaation eri toimialojen välinen yhteistyö on tiivistynyt. Sote-yhteisen tiedon laadun asiantuntijatiimi mahdollistaa toimialarajat ylittävän kehittämisen.
Kirjaamisen johtamisen nykytilasta ja tuen tarpeista on tehty kyselyselvitys, jonka tuloksien perusteella tiedon laadun seurantaa edelleen kehitetään ja systematisoidaan.