JOPA – jono- ja paikkahallintajärjestelmä ja hallintamalli, Helsinki (RRP, P4, I4)
JOPA – jono- ja paikkahallintajärjestelmä ja hallintamalli, Helsinki (RRP, P4, I4)
JOPA-järjestelmä tukee Helsingin senioripalveluissa hoitopaikkojen hallintaa, kattaen oman ja ostopalvelutuotannon. Tavoitteena on helpottaa hoitopaikan järjestämistä, sujuvoittaa ammattilaisten työtä ja vahvistaa tiedolla johtamista.
Toimintaympäristöä muovaavat yhteiskunnalliset muutokset, kuten väestön ikääntyminen, hoidon tarpeen kasvu, henkilöstöpula ja hyvinvointialueiden tiukka rahoituskehys. Nämä tekijät lisäävät painetta kehittää digitaalisia ratkaisuja, jotka tukevat palvelujen oikea-aikaista kohdentamista, resurssien tehokasta käyttöä ja ammattilaisten työn sujuvuutta. Digipalvelujen käyttöönotto edellyttää henkilöstöltä uudenlaista osaamista ja muutosvalmiutta.
Kehittämistyö pohjautuu Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan strategisiin linjauksiin, kuten Helsingin sairaalan toimintasuunnitelmaan, "Helsingin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan digisuunnitelma 2023–2025" ja toimialan muutosohjelmaa vuosille 2023–2026.
Kansallisesti Orpon hallituksen ohjelmassa korostetaan digitalisaation merkitystä sosiaali- ja terveydenhuollon uudistamisessa. STM:n strategiassa "Digitaalisuus sosiaali- ja terveydenhuollon kivijalaksi Sosiaali- ja terveydenhuollon digitalisaation ja tiedonhallinnan strategia 2023–2035" painotetaan teknologian hyödyntämistä henkilöstön työn tukemisessa sekä tiedon tehokasta käyttöä palvelujen kehittämisessä ja johtamisessa. Kehittämistä ohjaavat keskeiset lait ja asetukset, kuten digipalvelulaki, asiakastietolaki, tietosuoja-asetus, tiedonhallintalaki sekä laki sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä, jotka määrittävät digitaalisten ratkaisujen tietoturvaa, käyttöoikeuksia ja vastuukysymyksiä.
JOPA-projektin kehittäminen toteutettiin monitoimijaympäristössä, jossa yhdistettiin substanssi- ja tekninen asiantuntemus sekä hyödynnettiin erityisosaamista tietosuoja-, tietoturva-, viestintä- ja hankinta-asioissa.
JOPA projektin kestävän kasvun -hankkeen tiimi:
- Omistaja arviointitoiminnan johtaja
- Projektipäällikkö
- Projektisuunnittelija
- Viisi pääkäyttäjää
Helsingin sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelut:
- Osto- ja laadunhallinta
- Arviotoiminnan yhteiset palvelut; keskitetty asiakasohjaus
- Seniorikeskukset
- Sairaalapalvelut
Helsingin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan yhteiset palvelut:
- Tietojohtaminen - ja tiedonhallintapalvelut
- Henkilöstö- ja kehittämispalvelut
- Hankinta- ja sopimuspalvelut
- Talous-, strategia- ja suunnittelupalvelut
- Laki-, valvonta- ja yleishallintopalvelut
Muut yhteistyökumppanit:
- Ostopalvelutuottajat
- Digia
- Apotti
- DigiHelsinki
Ammattilaiset saavat konkreettisen työvälineen hoitopaikkajonojen hallintaan ja reaaliaikaiseen tiedolla johtamiseen. Manuaalinen työ vähenee, prosessit tehostuvat ja resurssien käyttö paranee. Järjestelmä tukee asiakasohjautuvuutta, vahvistaa iäkkäiden oikeuksia ja tuo näkyväksi jonotuksen kustannusvaikutuksia. Raportointi tukee päätöksentekoa.
Tavoiteltujen muutosten saavuttamista seurattiin arviointikysymysten sekä hyötytavoitteiden ja tavoiteltujen mittariarvojen avulla seuraavasti.
1. Onko järjestelmä otettu käyttöön tietoturvallisesti ja käyttäjälähtöisesti?
Hyötytavoite: Tietoturvallinen järjestelmä vastaa käyttäjien tarpeisiin käytettävyydeltään ja toiminnallisuudeltaan.
Mittarit:
- Järjestelmä kehitetty ja hyväksytty kyllä/ei
- Hallinta- ja ylläpitosuunnitelma luotu kyllä / ei
- Dokumentaatio valmis kyllä /ei
- Järjestelmä käyttöönotettu kyllä / ei
- SUS-käytettävyysarvio tavoite: 70–79
- NPS(tavoite: 30 tai enemmän
- Avoin palaute kehitysideoista
-
Tietotosuoja-arvio ja riskien hallintatoimet
2. Vahvistuuko ammattilaisten osaaminen ja muutosvalmius?
Hyötytavoite: Ammattilaisten osaaminen vahvistuu uuden digitaalisen toimintatavan myötä.
Mittarit:
- Koulutuspalautteet (kokonaisarvosana 4/5, NPS 20 tai enemmän)
- Tukiklinikkapalautteet FAQ kyllääntyy.
-
Käyttöönoton kattavuus ajalla 10–12/2025 70 %
3. Vähentääkö järjestelmä manuaalista työtä ja parantaako se työn tuottavuutta?
Hyötytavoite: Manuaalinen työ vähenee ja ammattilaisten työ helpottuu, kun paikkahallintaan käytettävä työaika lyhenee.
Mittarit:
- Työajan säästö hoivapaikkakoordinaattoreiden työaikaseurannassa.
4. Parantaako järjestelmä hoitopaikkojen täyttöastetta ja tehostaako resurssien käyttöä?
Hyötytavoite: Vapaiden paikkojen täyttöaste paranee järjestelmän käyttöönoton myötä, mikä vähentää hukkaa ja tehostaa resurssien käyttöä.
Mittarit:
- Ympärivuorokautisen palveluasumisen vapaana oleva käyttöasteen tehostuminen.
5. Nopeuttaako järjestelmän käyttö hoitoketjuissa olevien henkilöiden sijoittumista pitkäaikaishoitoon? Hyötytavoite: Hoitoketjuissa jonottavien henkilöiden sijoittuminen nopeutuu järjestelmän käyttöönoton myötä, mikä vähentää jonotuksen kustannuksia ja tuo kustannussäästöjä.
Mittarit:
- Jonotuksen keskimääräinen vrk / hinta ja jonotuspäivien väheneminen vuodessa.
6. Kattaako hyödyt jatkuvien palvelujen kustannukset?
Mittari:
-
Arvioidaan kokonaisuutta panos-tuotos-vaikutus-vaikuttavuus -menetelmällä.
Asiakasymmärrystä kerättiin erityisesti ammattilaisten näkökulmasta, sillä he ovat järjestelmän ensisijaisia käyttäjiä ja työn toteuttajia. Tämä ymmärrys toimi keskeisenä lähtökohtana JOPA-järjestelmän teknisille vaatimusmäärittelyille, kehittämiselle ja käyttöönoton toimenpiteille
- haastatteluissa ja työpajoissa
- järjestelmäkehityksen katselmoinneissa
- loppukäyttäjien hyväksymistestauksissa
- tuotantoympäristön validoinneissa
- koulutuspalautteissa
- loppukäyttäjien tuen mallintamisessa
JOPA-järjestelmä kehitettiin omana, uniikkina ratkaisunaan tunnistettuun tarpeeseen hoitopaikkojen kohdentamisen ja tiedolla johtamisen tueksi. Valmiita toimintamalleja ei ollut suoraan hyödynnettäväksi. Tämä teki kehittämisestä uudenlaista ja vaati tiivistä yhteistyötä eri asiantuntijoiden välillä yhdistäen substanssiosaamisen, teknisen toteutuksen ja käyttäjälähtöisen suunnittelun.
JOPA-järjestelmän testaus toteutettiin testiympäristössä ennen tuotantoympäristön validointeja.
Testauskokonaisuus sisälsi useita tasoja: yksikkötestaukset, integraatiotestaukset, tietoturvatarkistuksen sekä loppukäyttäjien hyväksyntätestaukset.
Testauksen tavoitteet olivat:
- varmistaa sovelluksen ja integraatioiden tekninen toimivuus
- todentaa tietoturva- ja tietosuojavaatimusten täyttyminen
- varmistaa, että järjestelmä vastaa määrittelyjä ja loppukäyttäjien tarpeita
- minimoida virheet ja riskit ennen tuotantokäyttöä
Kun kaikki osat oli testattu ja todettu toimiviksi, rakennettiin tuotantoympäristö, joka validoitiin ennen käyttöönottoa. Validoinnilla varmistettiin integraatioiden toimivuus, tietosuojatoimenpiteiden toteutuminen sekä sovelluksen kokonaisvaltainen toiminta.
Kuva
Kuva
Testaus osoittautui resursoinniltaan vaativammaksi kuin alun perin arvioitiin, mikä opetti varautumaan riittävään asiantuntijaresursointiin ja useisiin yhteisiin palavereihin monitoimijaympäristössä. Virhemäärää ei voitu ennakoida tarkasti, mutta ratkaisukeskeisyys, osaaminen ja sinnikkyys korostuivat prosessin aikana.
Monitoimijaympäristö toi haasteita aikataulujen yhteensovittamiseen, esimerkiksi testiympäristön piti olla riittävästi testattu ennen ulkoistettua tietoturvatarkistusta. Vastaavanlaisen järjestelmän kehittämisestä ja testauksesta ei ollut aiempaa kokemusta, mikä teki vaiheesta opettavan.
Testauksissa löydetyt ja korjatut virheet paransivat järjestelmän teknistä kyvykkyyttä ja vähensivät virheiden määrää.
Helsinki kehitti Suomen kestävän kasvun - hankkeessa jono- ja paikkahallintajärjestelmää sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalveluiden (SKH) tarpeisiin. Tavoitteena oli tarjota yhtenäinen ja tietoturvallinen ratkaisu ikäihmisten ja alle 65-vuotiaiden monisairaiden hoitopaikkojen hallintaan. Sovellus kokoaa kaikki pitkäaikaispaikat yhdelle alustalle – mukaan lukien kaupungin omat ja ostopalvelutuottajien paikat – ja tukee hoidon oikea-aikaisuutta, palveluiden joustavaa käyttöä sekä tiedolla johtamista tarjoamalla tietoa hoitopaikkatilanteesta.
JOPA-sovelluksessa on kaksi käyttöliittymää:
- JOPA-sovellus on suunnattu Helsingin SOTEPE-toimialalle.
- JOPA-portaali on tarkoitettu ostopalvelutuottajille.
Kokonaisuuteen kuuluu järjestelmäkehitys, käyttöönotto sekä tuki- ja hallintamalli. Kehitystyö toteutettiin sote-tiedonhallinnan periaatteiden mukaisesti, huomioiden asiakastiedon käsittely, tietovirrat, arkkitehtuuri, käyttäjähallinta ja tietoturva.
Järjestelmän käyttöönotto ei ole yksittäinen tapahtuma, vaan vaiheittainen prosessi, joka alkoi jo kehitystyön aikana. Se edellytti huolellista suunnittelua, monialaista yhteistyötä sekä teknisten ja toiminnallisten edellytysten varmistamista.
Alla kuvataan keskeiset toimenpiteet ja resurssit, jotka mahdollistavat ratkaisun kehityksen, käyttöönoton.
- Analyysivaihe: suunnittelu, järjestelmäkuvaus ja backlogi.
- Järjestelmäkehitys: hankintasopimukset, tekniset kuvaukset, toiminnalliset ja tekniset määrittelyt, tietoturva- ja tietosuojavaatimusten arviointi, järjestelmäluokitus, järjestelmäsovelluksen ja integraatioiden toteutus, testaus, validointi.
- Käyttöönoton valmistelut: vastuiden ja roolien määrittely, koulutus- ja ohjemateriaalien valmistelu, tukipalveluiden ja hallintamallin suunnittelu, viestintä.
- Käyttöönotto ja hallinnan käynnistäminen: pääkäyttäjien ja loppukäyttäjien koulutukset, tuki- ja hallintamallin toteutus ja käynnistys, jatkuvien palvelujen sopimus sekä palvelutransitio valmistelut, viestintä.
Resurssit:
- Aika: määrittelyt, toteutukset, testaukset, seuranta
- Henkilöstö: projektitiimi, ohjausryhmät, monialaiset kehitystiimit, pääkäyttäjät, testaajat
- Rahoitus: kehittämiskulut, jatkuvien palvelujen kustannukset (esim. tuottajat, sopimukset, lisenssit, integraatiot)
- Osaaminen: ICT-järjestelmäosaaminen, tietoturva, testaus, koulutus, tiedolla johtaminen, määrittelyosaaminen, arkkitehtuuri, sovelluskehitys
Kuva
JOPA-järjestelmä testattiin ja validoitiin tuotantokäyttöön. Hiljaisen käyttöönoton aikana ilmenneet tekniset haasteet ja resurssivaje johtivat kuitenkin päätökseen, ettei kehitystyötä jatketa vuonna eikä järjestelmää oteta laajempaan käyttöön.
Kehittämistyössä oli selkeitä myönteisiä vaikutuksia nähtävissä:
- Järjestelmäkehitys ja hallinta: Toteutettiin kaksi käyttöliittymää, kolme eri ympäristöä (DEV, TEST, PROD) ja kaikki tarvittavat integraatiot sekä tietoliikenneyhteydet. Tietoturva-auditointi ja riskienhallinta varmistettiin. Organisaation sisäisille ja ostopalvelutuottajille toteutettiin tunnus- ja häiriöhallintamallit, prosessit ja rakenteet. Loppukäyttäjien tukirakenteet luotiin valmiiksi. Jatkuvien palvelujen sopimus sekä palvelutransitio oli valmiiksi neuvoteltu.
- Osaaminen: Neljä pääkäyttäjää koulutettiin järjestelmän käyttöön sekä laadittiin tehtäväkortit toimenkuvaa tukemaan. Loppukäyttäjien koulutukset suunniteltiin, toteutettiin sekä laadittiin käyttöohjeet kuudelle eri roolille. Koulutuksiin osallistui noin 160 henkilöä (arvosana 4/5). Lisäksi järjestettiin neljä avointa infotilaisuutta kaikille kiinnostuneille (150 osallistujaa).
- Opit: Järjestelmä kehitys vahvisti osaamista (Azure, Power Platform, integraatiot) teknisessä toteutuksessa, testauksista, tietoturvassa ja hallintamalleissa. Monitoimijayhteistyö ja sidosryhmien hallinta vahvistuivat ja nousivat tärkeiksi kehittämiskohteiksi. Myös hankintasopimukset nousivat opeiksi.
-
Hyötyarviot: Työajan säästö paikkahallinnassa vastaa noin yhden kuukauden palkkaa vuodessa. Minimiskenaario (15 asiakasta siirtyy 1 pv aiemmin/kk) kattaa järjestelmän käyttökulut ja tehostaa hoitoketjuja.