Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

JOPA – jono- ja paikkahallintajärjestelmä ja hallintamalli, Helsinki (RRP, P4, I4)

JOPA – jono- ja paikkahallintajärjestelmä ja hallintamalli, Helsinki (RRP, P4, I4)

Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

JOPA-järjestelmä tukee Helsingin senioripalveluissa hoitopaikkojen hallintaa, kattaen sekä oman että ostopalvelutuottajien tuotannon. Tavoitteena on helpottaa hoitopaikan järjestämistä, tukea ammattilaisten työtä ja vahvistaa tiedolla johtamista

Toimintaympäristö

Toimintaympäristöä muovaavat yhteiskunnalliset muutokset, kuten väestön ikääntyminen, hoidon tarpeen kasvu, henkilöstöpula ja hyvinvointialueiden tiukka rahoituskehys. Nämä tekijät lisäävät painetta kehittää digitaalisia ratkaisuja, jotka tukevat palvelujen oikea-aikaista kohdentamista, resurssien tehokasta käyttöä ja ammattilaisten työn sujuvuutta. Digipalvelujen käyttöönotto edellyttää henkilöstöltä uudenlaista osaamista ja muutosvalmiutta.

Kehittämistyö pohjautuu Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan strategisiin linjauksiin, kuten Helsingin sairaalan toimintasuunnitelmaan, "Helsingin sosiaali-, terveys- ja  pelastustoimialan  digisuunnitelma  2023–2025" ja toimialan muutosohjelmaa vuosille 2023–2026.

Kansallisesti Orpon hallituksen ohjelmassa korostetaan digitalisaation merkitystä sosiaali- ja terveydenhuollon uudistamisessa. STM:n strategiassa "Digitaalisuus sosiaali- ja terveydenhuollon kivijalaksi Sosiaali- ja terveydenhuollon digitalisaation ja tiedonhallinnan strategia 2023–2035"  painotetaan teknologian hyödyntämistä henkilöstön työn tukemisessa sekä tiedon tehokasta käyttöä palvelujen kehittämisessä ja johtamisessa. Kehittämistä ohjaavat keskeiset lait ja asetukset, kuten digipalvelulaki, asiakastietolaki, tietosuoja-asetus, tiedonhallintalaki sekä laki sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä, jotka määrittävät digitaalisten ratkaisujen tietoturvaa, käyttöoikeuksia ja vastuukysymyksiä.

 

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

JOPA-projektin kehittämistyötä tehtiin monitoimijaympäristössä ja useiden sidosryhmien kanssa. Järjestelmäkehitys nivoi yhteen asiantuntijoita sekä substanssin että teknisen toteutuksen puolelta. Lisäksi kehittämisessä tarvittiin erityisasiantuntemusta muun muassa tietosuoja- ja tietoturva-asioihin, viestintään sekä sopimus- ja hankintakysymyksiin, jotta ratkaisu vastaa sekä toiminnallisiin että hallinnollisiin vaatimuksiin.

 

JOPA projektin kestävän kasvun -hankkeen tiimi:

  • Omistaja arviointitoiminnan johtaja
  • Projektipäällikkö
  • Projektisuunnittelija
  • Viisi pääkäyttäjää

Helsingin sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelut:

  • Osto- ja laadunhallinta
  • Arviotoiminnan yhteiset palvelut; keskitetty asiakasohjaus
  • Seniorikeskukset
  • Sairaalapalvelut 

Helsingin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan yhteiset palvelut: 

  • Tietojohtaminen - ja tiedonhallintapalvelut
  • Henkilöstö- ja kehittämispalvelut
  • Hankinta- ja sopimuspalvelut
  • Talous-, strategia- ja suunnittelupalvelut
  • Laki-, valvonta- ja yleishallintopalvelut

Muut yhteistyökumppanit:

  • Ostopalvelutuottajat
  • Digia
  • Apotti
  • DigiHelsinki
Tavoiteltu muutos

Ammattilaiset saavat konkreettisen työvälineen hoitopaikkajonojen hallintaan ja reaaliaikaiseen tiedolla johtamiseen. Manuaalinen työ vähenee, prosessit tehostuvat ja resurssien käyttö paranee. Järjestelmä tukee asiakasohjautuvuutta, vahvistaa iäkkäiden oikeuksia ja tuo näkyväksi jonotuksen kustannusvaikutuksia. Raportointi tukee päätöksentekoa.

Muutoksen mittaaminen

Tavoiteltujen muutosten saavuttamista seurataan arviointikysymysten sekä hyötytavoitteiden ja mittareiden avulla seuraavasti.

1. Onko järjestelmä otettu käyttöön tietoturvallisesti ja käyttäjälähtöisesti?
Hyötytavoite: Tietoturvallinen järjestelmä vastaa käyttäjien tarpeisiin käytettävyydeltään ja toiminnallisuudeltaan.
Mittarit:

  • Järjestelmä kehitetty ja hyväksytty kyllä/ei
  • Hallinta- ja ylläpitosuunnitelma luotu kyllä / ei
  • Dokumentaatio valmis kyllä /ei
  • Järjestelmä käyttöönotettu kyllä / ei
  • SUS-käytettävyysarvio tavoite: 70–79
  • NPS(tavoite: 30 tai enemmän
  • Avoin palaute kehitysideoista

  • Tietotosuoja-arvio ja riskien hallintatoimet

     

2. Vahvistuuko ammattilaisten osaaminen ja muutosvalmius?
Hyötytavoite: Ammattilaisten osaaminen vahvistuu uuden digitaalisen toimintatavan myötä.
Mittarit:

  • Koulutuspalautteet (kokonaisarvosana 4/5, NPS 20 tai enemmän
  • Tukiklinikkapalautteet FAQ kylläntyy.

  • Käyttöönoton kattavuus ajalla 10–12/2025 70 %

     

3. Vähentääkö järjestelmä manuaalista työtä ja parantaako se työn tuottavuutta?
Hyötytavoite: Manuaalinen työ vähenee ja ammattilaisten työ helpottuu, kun paikkahallintaan käytettävä työaika lyhenee.
Mittarit:

  • Työajan säästö  hoivapaikkakoordinaattoreiden työaikaseurannassa. 

 

4. Parantaako järjestelmä hoitopaikkojen täyttöastetta ja tehostaako resurssien käyttöä?
Hyötytavoite: Vapaiden paikkojen täyttöaste paranee järjestelmän käyttöönoton myötä, mikä vähentää hukkaa ja tehostaa resurssien käyttöä.

Mittarit:

  • Ympärivuorokautisen palveluasumisen vapaana oleva käyttöasteen tehostuminen.

 

5. Nopeuttaako järjestelmän käyttö hoitoketjuissa olevien henkilöiden sijoittumista pitkäaikaishoitoon? Hyötytavoite: Hoitoketjuissa jonottavien henkilöiden sijoittuminen nopeutuu järjestelmän käyttöönoton myötä, mikä vähentää jonotuksen kustannuksia ja tuo kustannussäästöjä. 

Mittarit:

  • Jonotuksen keskimääräinen vrk / hinta ja jonotuspäivien väheneminen vuodessa.

 

6. Kattaako hyödyt jatkuvien palvelujen kustannukset?

Mittari:

  • Arvioidaan kokonaisuutta panos-tuotos-vaikutus-vaikuttavuus -menetelmällä. 
Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Asiakasymmärrystä kerrytettiin erityisesti ammattilaisten näkökulmasta, sillä he ovat järjestelmän ensisijaisia käyttäjiä ja työn toteuttajia. Osallisuus oli keskeinen osa kehittämisprosessia  ja tietoa on kerrytetty seuraavasti:

  • haastatteluissa ja työpajoissa
  • järjestelmäkehityksen katselmoinneissa
  • loppukäyttäjien hyväksymistestauksissa
  • tuotantoympäristön validoinneissa
  • koulutuspalautteissa
  • loppukäyttäjien tuen mallintamisessa
  • järjestelmän käyttökokemusten arvioinnissa

Asiakasymmärrys oli keskeinen lähtökohta JOPA-järjestelmän teknisille vaatimusmäärittelyille sekä järjestelmän kehittämiselle, koulutuksille ja käyttöönotolle. 

 

Muiden kehittämien ratkaisujen hyödyntäminen

JOPA-järjestelmä kehitettiin omana, uniikkina ratkaisunaan tunnistettuun tarpeeseen hoivapaikkojen kohdentamisen ja tiedolla johtamisen tueksi. Valmiita toimintamalleja ei ollut suoraan hyödynnettäväksi. Tämä teki kehittämisestä uudenlaista ja vaati tiivistä yhteistyötä eri asiantuntijoiden välillä yhdistäen substanssiosaamisen, teknisen toteutuksen ja käyttäjälähtöisen suunnittelun.

Ideointi

Analyysivaihe toteutettiin omana hankintana, jossa laadittiin järjestelmäkuvaus ja muodostettiin ensimmäinen backlog yhteiskehittämisen tuloksena, joka toimi pohjana järjestelmän ja integraatioiden toteutusvaiheeseen.  

Loppukäyttäjät osallistuivat koko projektin ajan ideointiin erityisesti tukimallin, käyttöönoton suunnittelun ja loppukäyttäjätestausten valmistelun osalta. 

Huomiotiin myös palvelun hallintaan liittyvät prosessit, kuten käyttäjähallinta, häiriötilanteiden hallinta sekä jatkuvien palvelujen sopimusasiat.

Kuva pilvenhattarasta, jonka sisälle kirjattu kaikki JOPA kehitysryhmään osallistuneet toimijat, esimerkiksi hoivapaikkakoordinaattorit, jatkuvat palvelut ja sovellustuki ja niin edelleen.
Kuvassa esimerkki JOPA kehitysryhmään osallistuneista toimijoista, jotka olivat ideoimassa käyttöönottojen jälkeistä tukimallia.

Ratkaisun testaaminen

JOPA-järjestelmän testaus toteutettiin ensin testiympäristössä ennen tuotantoympäristön validointeja. 

Testauskokonaisuus sisälsi useita tasoja, kuten integraatioiden testauksia, tietoturvatarkistuksia, lokitietojen testauksia sekä loppukäyttäjien hyväksyntätestaukset.

Resursseina:

  • Kustannusresursseja: lisenssi- ja asiantuntijakulut
  • Henkilöstö- ja aika resurssit: toimittajat, integraatioasiantuntijat, tietoturva- ja tekniset asiantuntijat sekä loppukäyttäjien edustajat sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalveluiden sekä ostopalvelutuottajien testaajat. 

Kun kaikki sovelluksen ja integraatioiden osat oli testattu ja varmistettu toimiviksi, aloitettiin tuotantoympäristön rakentaminen. 

JOPA tuotantoympäristö validoinnilla varmistettiin ennen käyttöönottoa integraatioiden, tietosuojatoimenpiteiden ja sovelluksen toimivuus. 

Pydamidi kuva eri testaustasoista.
Eri testaustasot varmistavat järjestelmän laadun ja luotettavuuden ennen tuotantokäyttöä. Yksikkö-, integraatio- ja hyväksyntätestaukset auttavat havaitsemaan virheet ajoissa ja varmistavat, että järjestelmä toimii määrittelyjen mukaisesti sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisten tarpeisiin.
Tiekartta eri testausvaiheet ajoittuivat ajalle tammi-lokakuu 2025.
JOPA testiympäristön testausaikataulu.
Kokeilun tavoitteet

Kokeilun tavoitteena oli varmistaa JOPA-järjestelmän tekninen toimivuus, laatu ja luotettavuus ennen tuotantokäyttöä. Erityisesti haluttiin todentaa asiakas- ja yksikkötietojen tiedonsiirto integraatioiden kautta sekä tietosuoja- ja turvaseikat. 

Testaus sisälsi eri tasoja, kuten loppukäyttäjien hyväksyntätestauksen ja ulkoistetun tietoturvatarkistuksen, joiden avulla arvioitiin järjestelmän toimivuutta, säädöstenmukaisuutta ja käyttökokemusta.

Kokeilussa opittua

Testaus osoittautui resursoinniltaan vaativammaksi kuin alun perin arvioitiin, mikä opetti varautumaan riittävään asiantuntijaresursointiin ja useisiin yhteisiin palavereihin monitoimijaympäristössä. Virhemäärää ei voitu ennakoida tarkasti, mutta ratkaisukeskeisyys, osaaminen ja sinnikkyys korostuivat prosessin aikana.

Monitoimijaympäristö toi haasteita aikataulujen yhteensovittamiseen, esimerkiksi testiympäristön piti olla riittävästi testattu ennen ulkoistettua tietoturvatarkistusta. Vastaavanlaisen järjestelmän kehittämisestä ja testauksesta ei ollut aiempaa kokemusta, mikä teki vaiheesta opettavan.

Testauksissa löydetyt ja korjatut virheet paransivat järjestelmän teknistä kyvykkyyttä ja vähensivät virheiden määrää. 

Testaus lisäsi asiantuntijoiden osaamista, josta on hyötyä tulevissa kehittämishankkeissa.

Ratkaisun perusidea

Helsinki kehitti Suomen kestävän kasvun - hankkeessa jono- ja paikkahallintajärjestelmää sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalveluiden (SKH) tarpeisiin. Tavoitteena oli tarjota yhtenäinen ja tietoturvallinen ratkaisu ikäihmisten ja alle 65-vuotiaiden monisairaiden hoitopaikkojen hallintaan. Sovellus kokoaa kaikki pitkäaikaispaikat yhdelle alustalle – mukaan lukien kaupungin omat ja ostopalvelutuottajien paikat – ja tukee hoidon oikea-aikaisuutta, palveluiden joustavaa käyttöä sekä tiedolla johtamista tarjoamalla tietoa hoitopaikkatilanteesta.

JOPA-sovelluksessa on kaksi käyttöliittymää:

  • JOPA-sovellus on suunnattu Helsingin SOTPE-toimialalle.
  • JOPA-portaali on tarkoitettu ostopalvelutuottajille.

Kokonaisuuteen kuuluu järjestelmäkehitys, käyttöönotto sekä tuki- ja hallintamalli. 

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Järjestelmän käyttöönotto ei ole yksittäinen tapahtuma, vaan vaiheittainen prosessi, joka alkoi jo kehitystyön aikana. Toimintamallin juurtuminen edellytti huolellista suunnittelua, monialaista yhteistyötä sekä teknisten ja toiminnallisten edellytysten varmistamista. Alla kuvataan keskeiset toimenpiteet ja resurssit, jotka mahdollistavat ratkaisun käyttöönoton ja vakiinnuttamisen osaksi arjen toimintaa.

Toimenpiteet:

  • Analyysi ja järjestelmäkehitys: JOPA-sovellus ja ostopalveluportaali käyttöliittymäsuunnittelu, arkkitehtuurikuvaus, tietovirtakuvaukset, toiminnalliset ja tekniset määrittelyt, käyttötapauskuvaukset, järjestelmäluokittelu, tietoturva- ja tietosuojavaatimusten arviointi, testaus, validointi ja hyväksyntä tuotantoon.
  • Käyttöönoton toiminnalliset valmistelut: käyttöönoton suunnittelu, kaikkien vastuiden ja roolien määrittely (tekninen ja substanssi), koulutus- ja ohjemateriaalien valmistelu, tukipalveluiden ja hallintamallin prosessien suunnittelu ja mallinnus, viestintä ja muutosjohtaminen.
  • Käyttöönotto ja hallinnan käynnistäminen: pääkäyttäjien ja loppukäyttäjien koulutukset, järjestelmän käyttöönotto sekä tuki- ja hallintamallin toteutuksen aloitus (loppukäyttäjien tuki, tekninen tuki, operatiivinen ja strateginen seuranta), viestintä sekä muutosjohtaminen

Resurssit:

  • Aika: määrittelyt, toteutukset, testaukset, seuranta
  • Henkilöstö: projektitiimi, ohjausryhmät, monialaiset kehitystiimit, pääkäyttäjät, testaajat
  • Rahoitus: kehittämiskulut, jatkuvien palvelujen kustannukset (esim. tuottajat, sopimukset, lisenssit, integraatiot)
  • Osaaminen: ICT-järjestelmäosaaminen, tietoturva, testaus, koulutus, tiedolla johtaminen, määrittelyosaaminen, arkkitehtuuri, sovelluskehitys


 

Vinkit toimintamallin soveltajille

1. Projektimalli ja elinkaariajattelu
Valitse projektimalli, joka vastaa hankkeen laajuutta ja huomioi koko järjestelmän elinkaaren kehittämisestä ja käyttöönotosta ylläpitoon ja jatkokehittämiseen. Pelkkä tekninen toteutus ei riitä, vaan mukaan on otettava palvelun juurtuminen käytäntöön, tuki- ja hallintamalli sekä selkeät vastuut ja roolit.

2. Resursointi ja joustavuus
Testaus, validointi ja käyttöönotto vaativat riittävän ajan ja osaamisen. Virheitä ei voi ennakoida täysin, joten ratkaisukeskeisyys ja tiivis asiantuntijayhteistyö ovat avain onnistumiseen.

3. Tarpeiden ja prosessien määrittely
Soveltaminen muihin ympäristöihin edellyttää huolellista tarpeiden ja prosessien määrittelyä. Tekninen toteutus on kytkettävä tiiviisti toiminnallisiin tavoitteisiin.

4. Tietoturva ja riskienhallinta
Varmista tietoturva ja tietosuoja ajoissa. Arvioi teknologiariskit, kuten integraatiot, pilvipalvelut ja jatkuvuus.

5. Käyttäjien koulutus ja tukimallit
Juurtuminen käytäntöön edellyttää selkeitä ohjeita, koulutusta ja tukimalleja.

Sudenkuopat, joita kannattaa välttää:

  • Liian vähäinen resursointi käyttöönotossa
  • Tekninen toteutus irrallaan toiminnallisista tavoitteista
  • Epäselvät vastuut ja roolit
  • Tietoturvan ja tietosuojan puutteellinen huomiointi

Järjestelmää ei otettu laajempaan käyttöön, joten soveltamista muihin ympäristöihin on vaikea arvioida käytännön kokemusten ja käytetyn teknologian pohjalta. Kehittämistyön perusteella voidaan arvioida, että toimintamalli voisi sopia palveluihin, joissa tarvitaan järjestelmää paikkahallinnan tueksi organisaaton omille ja ostopalvelutuottajille sekä läpinäkyvyyttä tietojohtamiseen. Esimerkiksi ikääntyvien palvelut, mahdollisesti vammaispalvelut ja lapsiperhepalvelut.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

JOPA-järjestelmä testattiin ja validoitiin tuotantokäyttöön, mutta hiljaisen käyttöönoton aikana ilmenneet tekniset haasteet ja resurssivaje johtivat päätökseen, ettei järjestelmää jatkokehitetä tai oteta laajempaan käyttöön.

Kehittämistyön ohessa oli kuitenkin selkeitä  muutoksia ja vaikutuksia nähtävissä:

  • Järjestelmäkehitys: Toteutettiin kaksi käyttöliittymää, tarvittavat ympäristöt ja integraatiot. Tietoturva-auditointi ja riskienhallinta varmistettiin. Tuki- ja hallintamalli oli osittain valmis.
  • Osaaminen: Neljä pääkäyttäjää koulutettiin, ja loppukäyttäjien koulutuksiin osallistui noin 160 henkilöä (arvosana 4/5). Lisäksi järjestettiin neljä infotilaisuutta (150 osallistujaa).
  • Opit: Pilvipohjainen kehitys (Azure, Power Platform) vahvisti osaamista teknisessä toteutuksessa, tietoturvassa ja hallintamalleissa. Monitoimijayhteistyö ja sidosryhmien hallinta vahvistuivat ja nousivat tärkeiksi kehittämiskohteiksi.

  • Hyötyarviot: Työajan säästö paikkahallinnassa vastaa noin yhden kuukauden palkkaa vuodessa. Minimiskenaario (15 asiakasta siirtyy 1 pv aiemmin/kk) kattaa järjestelmän käyttökulut ja tehostaa hoitoketjuja.