| Innokylä

Toimintaympäristö

Etelä-Karjalan hyvinvointialueen omasta arvopohjasta heijastuva tavoite Suomen onnellisempina työntekijöinä, vaikuttaa myös HR-tiimin sisäiseen työhyvinvointiin sekä erityisesti sen aktiiviseen kehittämiseen. Hyvinvointialueemme strategisena kärkenä on henkilöstöön panostaminen ja uskommekin siihen, että hyvinvoiva henkilöstö tekee oikeita asioita oikealla tavalla ja asiakastaan palvellen. HR:n rooli esihenkilöiden kumppanina voi jäädä usein ympäröivien toimialueiden varjoon "tukipalveluna", mutta haluamme rakentaa toimintamallin HR:n sisäisen työhyvinvoinnin parantamiseen sekä voimavarojen kehittämiseen.

Etelä-Karjalan hyvinvointialueen strategia

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Kehitettävän toimintamallin taustalla on mm. se, että HR-tiimin koetaan olevan etäällä toisistaan, työhyvinvoinnissa on yksilötasolla kehitettävää, emme ole saaneet viestittyä ulkoisesti omista tehtävistämme asiakkaalle riittävällä tasolla ja tehtäväkuvat eivät olleet ajantasaiset. HR-tiimi oli mukana Työterveyslaitoksen työyhteisöselvityksessä keväällä 2024. Työyhteisöselvityksessä nousi esille HR:n eri tiimien välisen yhteistyön vahvistaminen ja työnjaon selkeyttäminen.

Strategisesti kehitettäväksi noussut asia linkittyy henkilöstöön panostamiseen koko organisaation laajana strategisena kärkenä.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Kehitystyön lähtökohtainen tarve on HR:n sisäinen, mutta ulottuu SOTEPE-henkilöstön kautta asiakasrajapintaan. Muutosta haetaan HR:n tärkeimmän funktion, eli asiakasprosessien sujuvuuden kehittämiseksi sekä HR-tiimin oman työhyvinvoinnin parantamiseksi. HR:n tulee myös seurata aikaansa ja näin kehittämistyötä tulee ulottaa prosessien sisältöihin, käytettäviin välineisiin ja toimintamalleihin, vahvaa inhimillistä näkökulmaa unohtamatta.

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Toimintamallin kehittämisen päävastuulliset:

HR-johtaja
- henkilöstöjohtajana toimii koko organisaation henkilöstöasioiden johtajana, mutta johtaa esihenkilönä HR-tiimiä
HR-päälliköt
- omien tiimien vastuuhenkilöt sekä oman vahvuusalueensa myötä kehittämistyössä asiantuntijaroolissa
Kehittäjätiimi
- osallistuu kehittämisryhmään, valmennuksiin sekä taustatyöhön, tiedottamisvastuu ja -rooli muulle HR-tiimille
lisäksi osallistaen HR:n muut työntekijät.

Toimijajoukon innostamiseen ja motivoimiseen hyödynnämme yhteisiä koko HR-tiimin kokoontumisia sekä avointa ja turvallista keskusteluympäristöä.

Tavoiteltu muutos

Kehittämistyön tavoitteena on saada mutkattomammin toimiva HR-tiimi Etelä-Karjalan hyvinvointialueelle. Kehitystyön tavoitteena on roolien sisäinen selkeytys, työhyvinvoinnin kehittäminen sekä näiden myötä myös asiakaskokemuksen paraneminen.

Muutoksen mittaaminen

Muutoksen mittaamiseen voidaan hyödyntää Mitä kuuluu-kyselyn Työyhteisö sekä Muut-osioissa olevia kysymyksiä.

Toteutussuunnitelma

Tehtäväkuvien sisältöä päivitetään vastaamaan todellisia tehtäväkokonaisuuksia ottaen huomioon toimivaltakysymykset.
- Noudatetaan HYVTESin ja henkilöstöhallinnon ohjeistuksia sisällön ja menettelytapojen osalta. Asiakirjat päivitetään, allekirjoitetaan todennettavasti ja arkistoidaan asianhallintajärjestelmään. Tehtäväkuvaukset tarkistetaan vuosittain tai tarvittaessa.
- Tehtäväkuvien päivittämisen myötä asiakkaan tiedottaminen ja asiakasviestintä siitä, millaisia tehtäviä HR:n asiantuntijat tekevät.
Räätälöity valmennuskokonaisuus ulkopuoliselta palveluntuottajalta HR-tiimin sisäisen toiminnan sekä työhyvinvoinnin kehittämiseen (kumppanuusmallin lisäksi)
Kehittämispäivä säännöllisesti koko HR-tiimille tyhy-päivien lisäksi
(TTL psykososiaalisen kuormituksen vähentämiseen - työpaja/valmennus)

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Toimintamallin kohderyhmänä on ensisijaisesti HR-tiimi ja sen toimijat. Kehittämistyön välilliset hyödyt kohdentuvat myös HR:n asiakkaisiin tehtäväkuvien päivittämisen, sisäisen tehtäväjaon selkeyttämisen sekä HR-tiimin työhyvinvoinnin paranemisen myötä.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Toimintamallin avulla on tarkoitus saada HR-tiimi paremmin jaksavaksi, paremmin toimivaksi sekä yhteistä tavoitetta kohti kulkevaksi tiimiksi. Ratkaisu, tavoite ja lopputulos on se, että toteutamme omien tehtäviemme selkeyttämisen itsellemme ensin ja sen jälkeen voimme päivittää ja muotoilla HR-prosessit asiakkaan suuntaan sujuvammaksi.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Toimintamallin juurruttamisessa tärkeimmät tehtävät:

Oma sisäinen toiminta ja sen selkeytys
HR-prosessien aukikirjoittaminen sekä yli tiimirajojen tehtävä sisäinen yhteistyö
Tiedottaminen HR-tehtäväkokonaisuuksista asiakkaalle
Asiakkaan ottaminen mukaan HR-toimintojen kehittämiseen.

Resurssit:

Aika
- kehittämistyö vaatii aikaa, yhteistä keskustelua sekä tavoitteen asettamista
- HR:n yhteisten kk-palaverien aikana kuukausittain tarkastelu
Henkilöstö
- HR-tiimistä kehittämisryhmä suunnittelee sekä jalkauttaa kehitystyötä henkilöstöjohtajan kanssa
- asiakasosallisuus esihenkilöistä
Raha
- tarvittaessa tuki esimerkiksi yhteistyön fasilitointiin ulkoiselta toimijalta voi vaatia rahallista panostusta
Osaaminen
- viestinnälliseen tarpeeseen voidaan saada sisäistä tukea ja osaamisen vahvistusta organisaation sisäisiltä toimijoilta.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Toimintamalli on helppo ottaa käyttöön mihin tahansa tiimiin ja toimintoon. Tehtäväkuvien tarkastelu, toiminnan tarkastelu tavoitteellisesti sekä oman tiimin sisäisen vuoropuhelun parantaminen vaatii aikaa ja yhteistyötä, mutta ovat kaiken selvittelyn sekä työn arvoista.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

HR:n tiimien välinen yhteistyö on parantunut tehtävien selkeyttämisen myötä. Myös Vetoa ja pitoa-hankkeeseen osallistuminen on tuonut mukavaa, yhteiseen tavoitteeseen tähtäävää kehittämistä koko HR-henkilöstöön. Kehittämiskokonaisuuden myötä asiakasosallisuus on huomioitu paremmin sekä havaittu selkeitä parannusehdotuksia omassa toiminnassamme esimerkiksi viestinnällisissä seikoissa.

HR:n roolien selkeytys ja tiimin voimavarojen kehittäminen

HR:n roolien selkeytys ja tiimin voimavarojen kehittäminen