Hoito-ja palveluketjut osana uudistunutta Omasote-palvelualustaa, Kainuun hyvinvointialue (RRP/P4/I4)
Tavoitteena on luoda Omasote-palvelualustasta sujuvampi ja saavutettavampi digipalvelukokonaisuus, joka hyödyttää sekä asiakkaita, ammattilaisia että organisaatiota. Omasote on Kainuun hyvinvointialueen digitaalinen palvelukanava.
Sosiaali- ja terveydenhuollon digitalisaatio etenee valtakunnallisesti. Kainuun hyvinvointialueella kehitetään digitaalisia asiointiratkaisuja, joita ohjaavat hyvinvointialueen strategia ja lainsäädäntö. Väestön ikääntyminen, kasvava palvelutarve sekä maakunnan suuret etäisyydet korostavat sujuvien, saavutettavien ja turvallisten digipalvelujen tarvetta.
Omasote-käyttöliittymä on ollut käytössä vuodesta 2014 alkaen. Vaikka Omasoten käyttö on laajentunut, palveluiden juurtuminen osaksi arkea on ollut vaihtelevaa. Kehittämistyön tavoitteena on uudistaa käyttöliittymää niin, että se tukee entistä paremmin ammattilaisten työtä sekä nopeuttaa ja parantaa asiakkaiden palvelua. Tarkoituksena on yhdistää digitaalisia palveluita, sujuvoittaa palveluprosesseja ja vahvistaa asiakaslähtöisyyttä. Kehittämistyö tukee Kainuun hyvinvointialueen strategian mukaista tavoitetta lisätä digitaalisten palveluiden käyttöä sekä niiden saatavuutta.
Kehitystyötä on toteutettu yhteiskehittämisen keinoin, jossa mukana on ollut palvelua käyttäviä ammattilaisia sekä asiantuntijoita niin organisaation sisältä kuin ulkopuoleltakin. Tavoitteena on ollut hyödyntää kehitystyössä mahdollisimman monipuolista osaamista sekä varmistaa, että Omasotea käyttävien ammattilaisten tarpeet ja toiveet tulevat kuulluuksi. Tätä on toteutettu monin eri tavoin.
Työpajat: Säännölliset työpajat ovat olleet keskeinen osa kehitysprosessia. Niihin on osallistunut Omasoten käyttäjiä sosiaali- ja terveyspalveluista.
Kokoukset: Säännölliset tiimikokoukset sekä palaverit järjestelmätoimittajien kanssa ovat mahdollistaneet tiedonvaihdon, päätöksenteon ja kehittämisen sujuvan etenemisen.
Jaettu dokumentaatio: Yhteisten dokumenttien avulla kaikki osallistujat ovat pysyneet ajan tasalla kehityksen etenemisestä.
- Omasote-palvelualusta on käyttäjäystävällisempi ja mahdollistaa yksilöllisemmän hoidon.
- Uudet toiminallisuudet helpottavat ammattilaisten työtä ja tehostavat prosesseja, minkä ansiosta:
- parannetaan asiakkaiden osallisuutta omaan hoitoonsa, tuetaan yksilöllistä hoitoa ja palvelua sekä lisätään hoidon jatkuvuutta
- lisätään digitaalisen asioinnin osuutta, sujuvoitetaan ja yhtenäistetään palveluprosesseja.
Indikaattorit:
- uudistunut Omasote käytössä (kyllä/ei)
- käyttöaste Omasotessa (käyttäjämäärät: ammattilaiset ja asiakkaat, lähetetyt viestit: ammattilaiset ja asiakkaat)
- käyttäjätyytyväisyys (yleisarvosana ja NPS)
- digitaalisen asioinnin osuus on kasvanut, etäasioinnin osuus kaikista kontakteista 35 %
Menetelmät:
- käyttäjäkyselyt, analytiikka
Kohderyhmä
- Omasote-palvelua käyttävät sosiaali- ja terveyspalvelujen ammattilaiset
- Kainuun hyvinvointialueen väestö
Asiakasymmärrys
Asiakasymmärrystä on kartutettu ammattilaisilta saatujen palautteiden, haastattelujen ja kyselyiden avulla sekä syvennytty työpajoista saatujen havaintojen perusteella. Kehittämisessä asiakasymmärrys ei ole ollut vain taustatieto, vaan se ohjannut konkreettisesti Omasoten toiminnallisuuksien suunnittelussa.
Omasote-uudistusten tavoite on ollut rakentaa asiakaslähtöinen sosiaali- ja terveydenhuollon palvelukanava, jossa irralliset digitaaliset palvelut tarjotaan yhdellä palvelualustalla. Uudistusten ydin on ollut palvelukokonaisuuden parantaminen ketterästi kehittäen huomioiden ammattilaisten tarpeet. Uudistuksia on julkaistu säännöllisesti vaiheittain, keskimäärin kerran kuukaudessa (yhteensä 30 uudistusta).
Uudistusten kulmakivet:
- Selkeämpi käyttäjäkokemus: Asiakkaan ja ammattilaisen käyttöliittymän pääsivun rakennetta ja visuaalista ilmettä on uudistettu hyödyntämällä graafista suunnittelua. Käytännössä rakenteen uudistaminen tarkoittaa esimerkiksi toimintojen uudelleen sijoittelua tai uusia välilehtiä.
- Asiakaslähtöinen ohjaus ja oikea-aikaisuus: Tehtävät ja tapahtumat -toiminto ohjaa asiakasta tehokkaasti. Digitaalisesti etukäteen suoritettavat tehtävät ja kotiseurannat antavat ammattilaiselle kattavat ennakkotiedot ja sujuvoittavat siten palvelutapahtuman toteuttamista. Omasoteen lisätyt hoito- ja palveluketjut tarjoavat suoran pääsyn palveluketjukuvauksiin.
- Viesti-toiminto ja tiedonhallinta: Asiakkaan ja ammattilaisen välisen viestitoiminnon uusien toiminnallisuuksien tavoitteena on nopeuttaa ja parantaa asiakkaan asian hoitamista, esimerkkinä suora yhteys viestitoiminnosta potilastietojärjestelmään sekä parannuksia viestin ohjaamiseen tarvittaessa toiseen palveluyksikköön.
- Tarkempi ja vaivattomampi seuranta: Kotimittaustietojen tavoitearvot, havainnollistava taulukkoväritys sekä laskennalliset tiedot (mediaani, vaihteluväli) helpottavat poikkeamien nopeaa tunnistamista ja vähentävät manuaalista tiedon tulkintaa.
Kuva
Kuva
Uudistusten jalkautumista edesauttavat riittävät henkilöstöresurssit, tekninen tuki sekä viestinnän asiantuntemus.
Uudistusten juurruttamisen toimenpiteitä:
- Yhteiskehittämisen työpajat: Omasotea käyttävät ammattilaiset osallistuvat kehitystyöhön, saavat suunnitelmista tietoa ensimmäisenä, vievät viestiä uudistuksista yksiköihin sekä ja tuovat palautetta.
- Koulutus: Ammattilaisille järjestetään koulutuksia, joissa opastetaan uudistusten hyödyntämiseen omassa työssä.
- Viestintä: Uudistuksista ja niiden hyödyistä tiedotetaan aktiivisesti eri kanavissa, esimerkiksi tiedotteet, uutiset, esittelyvideot ja info-tilaisuudet ammattilaisille
- Jalkautuminen työyksiköihin: uusista toiminnallisuuksista kerrotaan ja henkilöstöä opastetaan uudistusten käyttöön, mahdollisuus kokeilla uudistuksia testiympäristössä.
- Esihenkilön rooli: kannustaa henkilöstöä kokeilemaan ja opettelemaan uusia toiminnallisuuksia, mahdollistaa kokeilemisen ja harjoittelun työaikajärjestelyin, päättää yhteisistä toimintatavoista.
- Henkilöstön rooli: halu kokeilla uudistuksia rohkeasti, kertoa uudistuksista asiakkaille sekä opastaa ja rohkaista niiden käyttöön.
Käytetyt mittarit ja tulokset
Omasotea käyttävien ammattilaisten tyytyväisyys palveluun on lisääntynyt ja käyttöaste ovat kasvanut.
- Uudistunut Omasote käytössä
- Asiakas-käyttöliittymän uudistuminen 09/2025
- Ammattilais-käyttöliittymää uudistettu vaiheittain, uudistuksia julkaistu keskimäärin kerran kuukaudessa alkaen 09/2024
- Käyttöaste
- alkutilanne (12/2023)
- ammattilaisten lähettämät viestit: 96 091 kpl/vuosi, ammattilaiskäyttäjät 1042 henkilöä
- asiakkaiden lähettämät viestit 101 157 kpl/vuosi, asiakaskäyttäjät 36 699 henkilöä
- lopputilanne (arvio 12/2025)
- ammattilaisten lähettämät viestit 127 100 kpl/vuosi, ammattilaiskäyttäjät (9/2025) 943 henkilöä (Huom! Inaktiivisia käyttäjätunnuksia poistettu 06/2024)
- asiakkaiden lähettämät viestit 131 000 kpl/vuosi ja asiakaskäyttäjät 38 000 henkilöä
- alkutilanne (12/2023)
- Yleisarvosana (4-10, keskiarvo)
- alkutilanne 7,6 (05/2024)
- lopputilanne 7,9 (06/2025)
- NPS
- tavoite NPS 75
- alkutilanne NPS 3 (05/2024)
- lopputilanne NPS 28 (06/2025)
- Digitaalisen asioinnin osuus, etäasioinnin osuus kaikista kontakteista
- tavoite 35 %
- tilanne 44 % (2024)