Helsingin terveysasemien chat-kanavan arviointi ja kehittäminen (RRP, P4, 1B)
Helsingin terveysasemien chat-kanavan arviointi ja kehittäminen (RRP, P4, 1B)
Kehitetään Helsingin terveysasemien chat-kanavaa sujuvammaksi sekä asiakkaille että ammattilaisille
Etävastaanottotoiminnan laajentaminen on osa Helsingin kaupungin digisuunnitelmaa (2023-2025). Digisuunnitelmassa painotetaan muun muassa helppokäyttöisyyttä, saavutettavuutta, sujuvuutta ja asiakaslähtöisyyttä. Sosiaali- ja terveysministeriön digistrategiassa (2023–2025) digitaalisuus nähdään palveluiden kehittämisen kivijalkana. Tavoitteena ovat asiakaslähtöiset, saavutettavat ja turvalliset digipalvelut, joita tarjotaan ensisijaisina vaihtoehtoina silloin, kun ne soveltuvat asiakkaan tilanteeseen tai palveluun (STM, 2023). Tavoitteena on tarjota asiakkaille heidän tarpeisiinsa sopivat palvelut monikanavaisesti. Etävastaanotot voivat parantaa saavutettavuutta, tukea hoidon jatkuvuutta ja vähentää alueellisia esteitä. Etävastaanotot mahdollistavat paikasta riippumattoman asioinnin, mutta kaikki palvelutilanteet eivät sovellu toteutettaviksi etänä, minkä vuoksi rinnalla on kehitettävä myös perinteisiä palvelumuotoja.
Helsingin kaupungin terveysasemilla on yhtenä asiakkaaksi tulon kanavana käytössä chat. Chatissa on mahdollista asioida sekä anonyymisti että tunnistautuneena, jolloin chat toimii myös hoidon tarpeen arvioinnin kanavana. Helsingin terveysasemien live-chat hoidettiin aiemmin keskitetysti. Tammikuussa 2024 live-chat-palvelun keskitetty toteutus päättyi, ja sen hoitaminen siirtyi yhteisvastuullisesti kaikille terveysasemille
Live-chatin hoitamisessa keskitetysti on ollut etuna ammattilaisten osaamisen kehittyminen sekä chat-kanavan toimintakulttuurin omaksuminen. Keskitetty chat vaatii hyvät ohjeet, pelisäännöt ja henkilöstön kouluttamisen, mutta hajautetussa mallissa ohjeiden ja koulutuksen tarve korostuu entisestään, kun ammattilaisten määrä moninkertaistuu ja henkilöstövaihdokset ovat suurempia.
Helsingissä suurimmalla osalla asiakkaista on käytössään Maisa, joka mahdollistaa sähköisen asioinnin terveysasemille ja muihin palveluihin 24/7. Sähköinen asiointi Maisan kautta on ensisijaista, minkä vuoksi chatin potentiaalista kasvattamista on mietittävä tarkkaan. On arvioitava, ketä ja mitä tarvetta live-chat palvelee Helsingissä.
Chatin siirtyessä terveysasemille, terveysasemien ammattilaisille järjestettiin koulutusta ja perehdytystä työhön. Teknisen osaamisen lisäksi kiinnitettiin huomiota viestintään ja vuorovaikutukseen chat-kanavassa. Ammattilaisille rakennettiin yhteydenpitokanava, jossa pystyi matalalla kynnyksellä kysymään ja jakamaan neuvoja. Kanavalle oli koostettu keskeiset ohjeet liittyen terveysasemien toimintamalleihin ja chattien hoitamiseen. Ammattilaiset verkostoituivat kanavalla toistensa kanssa ja saivat apua ja tukea toisiltaan chat-työhön. Kanavalla oli myös jatkuva forms-kyselylomake, johon ammattilaiset saivat tuoda kehitysehdotuksia chat-kanavaan liittyen.
Chatin kehittämiseen koottiin monialainen työryhmä, joka muodosti chat-kehitystyöryhmän. Kehitystyöryhmän tarkoituksena oli arvioida chat-kanavan toimintaa, seurata henkilöstöltä nousevia kehitysideoita ja viedä näitä eteenpäin.
Säännöllistä yhteistyötä tehtiin järjestelmä- ja sovellusasiantuntijoiden kanssa chatin teknisiin asioihin liittyen.
Pyritään löytämään chat-kanavan potentiaali ja ymmärtämään paremmin, minkälainen chat-palvelukanava tukisi terveysasemien toimintaa, olematta kuitenkaan päällekkäinen kanava muiden palvelukanavien kanssa.
Käyttömäärät
Ammattilaisten kokemukset
Ammattilaisille tulee järjestää riittävästi koulutusta ja ohjeistusta chat-kanavan hoitamiseksi. Myös tuki työpäivän aikana on mahdollistettava, jotta ammattilainen ei jää yksin uutta palvelukanavaa hoitaessaan. Chattien osalta ammattilaisille järjestettiin kanava, jossa oli sekä chatteja tekeviä ammattilaisia että esihenkilöitä ja asiantuntijoita.
Live-chat palvelee koko Helsingin kaupungin terveysasemapalveluita käyttävää väestöä. Anonyymi asiointi on mahdollista alle 18-vuotiailla, mutta tunnistautuneena chatissa pystyy asioimaan vain täysi-ikäiset Helsinkiläiset.
Chatissa ei ole käytössä asiakaspalautekanavaa, sillä sen tekninen toteutus ei ole onnistunut käytössä olleeseen chat-alustaan.
Toista chat-alustaa on pilotoitu vapaaehtoisilla asiakasraatilaisilla ja niistä saatuja palautteita arvioitiin chatin kehittämistä suunniteltaessa.
Kokemusta kerrytettiin laajasti muilta hyvinvointialueilta, joissa chat on pääasiallinen sähköisen yhteydenoton kanava
Chattien kehittämiseen on haettu mallia ja oppia hyvinvointialueilta, joissa chat-volyymit ovat suuret. Yhteistyötä on tehty useiden hyvinvointialueiden kanssa koko projektin ajan. Lisäksi oppeja on haettu mm. työterveyshuollosta, jossa chat oli laajassa käytössä.