Helsingin terveysasemien chat-kanavan arviointi ja kehittäminen (RRP, P4, 1B)

Helsingin terveysasemien chat-kanavan arviointi ja kehittäminen (RRP, P4, 1B)

Kehitetään Helsingin terveysasemien chat-kanavaa sujuvammaksi sekä asiakkaille että ammattilaisille

Toimintaympäristö

Etävastaanottotoiminnan laajentaminen on osa Helsingin kaupungin digisuunnitelmaa (2023-2025). Digisuunnitelmassa painotetaan muun muassa helppokäyttöisyyttä, saavutettavuutta, sujuvuutta ja asiakaslähtöisyyttä.  Sosiaali- ja terveysministeriön digistrategiassa (2023–2025) digitaalisuus nähdään palveluiden kehittämisen kivijalkana. Tavoitteena ovat asiakaslähtöiset, saavutettavat ja turvalliset digipalvelut, joita tarjotaan ensisijaisina vaihtoehtoina silloin, kun ne soveltuvat asiakkaan tilanteeseen tai palveluun (STM, 2023). Tavoitteena on tarjota asiakkaille heidän tarpeisiinsa sopivat palvelut monikanavaisesti. Etävastaanotot voivat parantaa saavutettavuutta, tukea hoidon jatkuvuutta ja vähentää alueellisia esteitä. Etävastaanotot mahdollistavat paikasta riippumattoman asioinnin, mutta kaikki palvelutilanteet eivät sovellu toteutettaviksi etänä, minkä vuoksi rinnalla on kehitettävä myös perinteisiä palvelumuotoja. 

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Helsingin kaupungin terveysasemilla on yhtenä asiakkaaksi tulon kanavana käytössä chat. Chatissa on mahdollista asioida sekä anonyymisti että tunnistautuneena, jolloin chat toimii myös hoidon tarpeen arvioinnin kanavana. Helsingin terveysasemien live-chat hoidettiin aiemmin keskitetysti. Tammikuussa 2024 live-chat-palvelun keskitetty toteutus päättyi, ja sen hoitaminen siirtyi yhteisvastuullisesti kaikille terveysasemille

Live-chatin hoitamisessa keskitetysti on ollut etuna ammattilaisten osaamisen kehittyminen sekä chat-kanavan toimintakulttuurin omaksuminen.  Keskitetty chat vaatii hyvät ohjeet, pelisäännöt ja henkilöstön kouluttamisen, mutta hajautetussa mallissa ohjeiden ja koulutuksen tarve korostuu entisestään, kun ammattilaisten määrä moninkertaistuu ja henkilöstövaihdokset ovat suurempia. 

Helsingissä suurimmalla osalla asiakkaista on käytössään Maisa, joka mahdollistaa sähköisen asioinnin terveysasemille ja muihin palveluihin 24/7. Sähköinen asiointi Maisan kautta on ensisijaista, minkä vuoksi chatin potentiaalista kasvattamista on mietittävä tarkkaan. On arvioitava, ketä ja mitä tarvetta live-chat palvelee Helsingissä. 

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet
  • Asiakkaan osalta on tunnistettava, missä asioissa chat-kanava voi palvella asiakasta parhaiten. Mitkä ovat asioita, joita chatissa on järkevää hoitaa.
  • Asiakkaan näkökulmasta asiakkaan aikaa voi säästyä kun hän asioi chatissa sen sijaan, että jonottaisi terveysaseman takaisinsoittoon tai hoitaisi asiansa Maisan kautta.
  • Ammattilaisen näkökulmasta chat-kanavan hoitaminen vaatii koulutusta. Chat on kanavana nopea ja sen tehokkuus perustuu siihen, että siellä voidaan hoitaa lyhyitä, nopeita asioita ja ammattilaisen on mahdollista hoitaa useampaa chattia yhtä aikaa
  • Organisaation näkökulmasta chat tuo tehokkuutta, jos chattiin löydetään sinne soveltuvat asiakkaat/asioinnit. Kaikki asiat eivät kuitenkaan sovellu chatissa hoidettavaksi.
  • Yhteiskunnallisesti digitaaliset palvelut ovat kaikkialla arkipäivää ja ihmiset ovat tottuneet monissa palveluissa asioimaan chatin kautta. 
Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Chatin siirtyessä terveysasemille, terveysasemien ammattilaisille järjestettiin koulutusta ja perehdytystä työhön. Teknisen osaamisen lisäksi kiinnitettiin huomiota viestintään ja vuorovaikutukseen chat-kanavassa. Ammattilaisille rakennettiin yhteydenpitokanava, jossa pystyi matalalla kynnyksellä kysymään ja jakamaan neuvoja. Kanavalle oli koostettu keskeiset ohjeet liittyen terveysasemien toimintamalleihin ja chattien hoitamiseen. Ammattilaiset verkostoituivat kanavalla toistensa kanssa ja saivat apua ja tukea toisiltaan chat-työhön. Kanavalla oli myös jatkuva forms-kyselylomake, johon ammattilaiset saivat tuoda kehitysehdotuksia chat-kanavaan liittyen.

Chatin kehittämiseen koottiin monialainen työryhmä, joka muodosti chat-kehitystyöryhmän. Kehitystyöryhmän tarkoituksena oli arvioida chat-kanavan toimintaa, seurata henkilöstöltä nousevia kehitysideoita ja viedä näitä eteenpäin. 

Säännöllistä yhteistyötä tehtiin järjestelmä- ja sovellusasiantuntijoiden kanssa chatin teknisiin asioihin liittyen. 
 

Tavoiteltu muutos

Pyritään löytämään chat-kanavan potentiaali ja ymmärtämään paremmin, minkälainen chat-palvelukanava tukisi terveysasemien toimintaa, olematta kuitenkaan päällekkäinen kanava muiden palvelukanavien kanssa.

Muutoksen mittaaminen

Käyttömäärät

Ammattilaisten kokemukset

Toteutussuunnitelma

Ammattilaisille tulee järjestää riittävästi koulutusta ja ohjeistusta chat-kanavan hoitamiseksi. Myös tuki työpäivän aikana on mahdollistettava, jotta ammattilainen ei jää yksin uutta palvelukanavaa hoitaessaan. Chattien osalta ammattilaisille järjestettiin kanava, jossa oli sekä chatteja tekeviä ammattilaisia että esihenkilöitä ja asiantuntijoita. 

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Live-chat palvelee koko Helsingin kaupungin terveysasemapalveluita käyttävää väestöä. Anonyymi asiointi on mahdollista alle 18-vuotiailla, mutta tunnistautuneena chatissa pystyy asioimaan vain täysi-ikäiset Helsinkiläiset. 

Chatissa ei ole käytössä asiakaspalautekanavaa, sillä sen tekninen toteutus ei ole onnistunut käytössä olleeseen chat-alustaan. 

Toista chat-alustaa on pilotoitu vapaaehtoisilla asiakasraatilaisilla ja niistä saatuja palautteita arvioitiin chatin kehittämistä suunniteltaessa. 

Kokemusta kerrytettiin laajasti muilta hyvinvointialueilta, joissa chat on pääasiallinen sähköisen yhteydenoton kanava

Muiden kehittämien ratkaisujen hyödyntäminen

Chattien kehittämiseen on haettu mallia ja oppia hyvinvointialueilta, joissa chat-volyymit ovat suuret. Yhteistyötä on tehty useiden hyvinvointialueiden kanssa koko projektin ajan. Lisäksi oppeja on haettu mm. työterveyshuollosta, jossa chat oli laajassa käytössä. 

Ratkaisun perusidea

Chat-kanavan tehokas käyttö. 

Pyritään löytämään chat-kanavaan soveltuvat asioinnit sekä tukemaan hoidon jatkuvuutta myös chatissa. Ammattilaisten kokemusten kartoittaminen niin keskitetystä chatista kuin hajautetusta mallista. Chat-kanavan teknisen ratkaisun arviointi ja kyvykkyys. Esitieto- ja oirekyselyiden integraatiotarpeiden tarkastelu chatissa.  

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Chat-kanavan ymmärryksen lisääntyminen: selvitetään mihin asiointeihin chatit soveltuvat, miten asiakkaita voitaisiin ohjata paremmin. Varmistetaan ohjeiden ylläpito ja ammattilaisten koulutukset. 

Teknologian kehityksen huomioiminen. Järjestelmät vaihtuvat, mikä vaikuttaa siihen, että ammattilaisten osaamista ja koulutusta sekä ohjeita on päivitettävä säännöllisesti. 

Arvioidaan chat-alustan toimivuutta. Chat-alustan tulee tukea sujuvuutta, niin ammattilaisen kuin asiakkaan näkökulmasta. Chat tulisi olla helposti löydettävissä asiakkaalle ja sinne tulisi pystyä ohjaamaan ne asioinnit, jotka on siellä mahdollista sujuvasti ja tehokkaasti hoitaa. 

Ammattilaisilla tulee olla riittävät ohjeistukset chattien hoitamiseen. Koulutusten kartoittaminen ja ohjeiden laatiminen/päivittäminen on tärkeää.  

Toimiakseen optimaalisesti, chat-kanavalla tulisi olla jonkinlainen oire-/esitietokysely, jotta asiakas tulisi valmistellumpana ammattilaiselle. Tämä säästäisi niin asiakkaan kuin ammattilaisenkin aikaa. Teknisen chat-ratkaisun vuoksi chatissa ei päästy pilotoimaan oire-/esitietokyselyä laajemmin, mutta pienimuotoinen pilotointi saatiin tehtyä toisella chat-alustalla. Lisäksi esitieto- oirekyselyistä hankittiin kokemuksia useilta muilta hyvinvointialueilta, joilla tällainen oli chatissa käytössä. 

Vinkit toimintamallin soveltajille

Chatin hajauttaminen haastoi ammattilaisia, sillä chattien tekeminen vaatisi toistoa ja harjaantumista. Myös vahvempaa asiakasohjausta tarvittaisiin chattien onnistuneeseen hoitamiseen. Kaikki asioinnit eivät sovellu chatissa hoidettavaksi.

Chat-alustalla on merkittävä vaikutus chattien hoitamiseen. Alustan merkitys korostuu palveluissa, joissa chatin tehokas hoitaminen edellyttää sitä, että ammattilainen pystyy hoitamaan useampaa chattia samaan aikaan. Chat-alustan tulisi mahdollistaa myös integraatiot, kuten oire-/esitietokyselyt, jotta chat palvelisi paremmin niin asiakasta kuin ammattilaistakin. 

Chatin, kuten myös muiden palvelukanavien osalta, on hyvä arvioida, onko kyse päällekkäisestä kanavasta, vai onko kanavan käyttöön joku asiakasryhmä, joka erityisesti hyötyy kanavasta ja kysyntä on pois esimerkiksi puhelimesta. 

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Terveysasemien chat-määrät kasvoivat tasaisesti huolimatta siitä, että chatteja ei erikseen markkinoitu. Vuoden aikana terveysasemien chat-määrät nelinkertaistuivat.  

Chat on palvelukanavana nopea ja vaatii harjaantuneisuutta, niin ammattilaiselta kuin asiakkaaltakin. Chat-alustan pitää teknisesti mahdollistaa asiakkaan tunnistautuminen chattiin ilman, että ammattilaiset käyttävät aikaa tunnistautumislinkkien lähettämiseen. Terveydenhuollon chatissa tehokkuutta ja ammattilaisten asiantuntijuuden hyödyntämistä ja järkevää ajankäyttöä edistää se, että chatit ovat aina tunnisteellisia ja niistä syntyy potilas-/asiakaskirjaus. Yleiseen neuvontaan anonyymeissa chateissa toimii chatbot tai muu yleisneuvontakanava.  

Chatin tehokkuus perustuu osaltaan siihen, että ammattilainen voi hoitaa useampaa chattia samanaikaisesti, sillä asiakkailla on usein vastausviiveitä kirjoittaessaan chattiin. Useampaa chattia hoidettaessa, on ehdottoman tärkeää, että chat-alustassa keskustelut näkyvät ammattilaisille kokonaisuuksina, joissa asiakkaat eivät voi sekoittua ja näin syntyä potilasturvallisuusriskiä. 

Chat vaatii kanavana harjaantumista ja selkeät toimintamallit. Oire- tai esitietokysely tuo struktuuria chattiin ja nopeuttaa asiakkaan asiointia chatissa.

Järjestelmävaihdoksissa olisi erittäin tärkeää, että toiminnan edustajat ja tietohallinnon edustajat miettisivät yhdessä, millainen järjestelmä tukee palveluita.