Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

Etelä-Savon Sähköinen perhekeskus (RRP, P4, I1)

Etelä-Savon Sähköinen perhekeskus (RRP, P4, I1)

Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

Sähköinen perhekeskus on perheiden, perhettä suunnittelevien, nuorten sekä ammattilaisten verkkopalvelu, joka tukee ja tuo näkyväksi alueen perhekeskustoimintaa

Toimintaympäristö

Sähköisen perhekeskuksen käyttöönottoa ja kehittämistä toteutettiin osana Kestävän kasvun Eloisa -hanketta (RRP) vuosina 2023-2025. Toiminta-alueena on koko Etelä-Savo.

Sähköinen perhekeskus tukee ja tuo näkyväksi alueemme perhekeskustoimintaa. Perhekeskustoiminta kattaa ja yhteensovittaa lapsiperheiden sosiaali- ja terveyspalvelut, sivistyspalvelut, kuntien toimet hyvinvoinnin ja terveyden edistämiseksi sekä järjestöjen ja seurakuntien tarjoamat palvelut ja tuen.

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Sähköisen perhekeskuksen suunnittelu on aloitettu Lape-muutosohjelmakaudella 2017–2018 ja sen toteutusta on hiottu yhdessä hyvinvointialueiden, kansallisten toimijoiden ja sidosryhmien kanssa. Etelä-Savon hyvinvointialue on osallistunut sisällön suunnitteluun 2021 lähtien.

Sähköisen perhekeskuksen tavoite on 

  • vastata palveluprosessin alkupään kysymyksiin
  • olla asukaskeskeinen ja helposti saavutettava palvelu
  • olla luotettavan ja yhdenmukaisen tiedon lähde
  • olla kansallisten ja alueellisten palveluiden yhteentoimiva kokonaisuus
  • olla laajennus perinteiseen palveluvalikoimaan.

Tavoitteet kytkeytyvät alueelliseen strategiaan Etelä-Savon hyvinvointialueella ja siinä asetettuihin laadullisiin tavoitteisiin. Tavoitteena on sujuvoittaa ja oikea-aikaistaa palveluja kokoamalla asiakaslähtöiset palvelut ja toimivat palvelupolut.  Käyttöönotto on osa kestävän kasvun ohjelmaa ja RRP-hanketta, jossa rakennetaan vaiheittain digitaalinen sote-keskus, otetaan käyttöön digitaalisia asiointipalveluja ja puretaan hoito- kuntoutus- ja palveluvelkaa hybridituotannolla. 

 

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Sähköisen perhekeskuksen tietosisältö sekä Omahoito-ohjelmat tukevat asukkaan aktiivista roolia oman hyvinvointinsa edistämiseksi sekä apua ja tukea mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Kansallisten ja alueellisten palvelujen saatavilla olo voi vähentää turhia yhteydenottoja, jolloin resursseja voidaan kohdentaa kustannustehokkaammin. Sähköinen perhekeskus tuottaa myös tietoa alueellisesta palvelutarpeesta tuoden näkyväksi olemassa olevien ja uusien palvelujen kehittämistarpeita. Sähköinen perhekeskus hyödyntää kansallista Palvelutietovarantoa (PTV).

Tavoiteltu muutos

Sähköisen perhekeskuksen avulla voidaan vähentää turhia yhteydenottoja, jolloin resurssien kohdentaminen on kustannustehokasta. Lisäksi se tuottaa tietoa alueellisesta palvelutarpeesta tuoden näkyväksi olemassa olevien ja uusien palvelujen kehittämistarpeita.

  • Palvelu on saatavilla ajasta ja paikasta riippumatta, joka sujuvoittaa palvelujen löytämistä sekä niihin hakeutumista.
  • Sähköisen perhekeskuksen tarjoama eri elämäntilanteisiin sopiva monipuolinen tietosisältö, palveluiden helppo löytyminen sekä matalan kynnyksen arviointimenetelmät, kuten erilaiset omahoito-ohjelmat ja valmennukset lisäävät asiakkaan tietämystä omasta ja perheensä tilanteesta.
  • Palvelu vahvistaa asiakkaan roolia tarjoten keinoja arvioida omaa tai perheensä tilannetta, verraten ja etsien itselleen sopivia palveluita ja tarjoamalla ohjauksen niihin pääsemiseksi.
  • Palvelu edistää ennaltaehkäisevien ja varhaisen tuen palveluiden käyttöä, mikä vähentää raskaampien palveluiden tarvetta.
Muutoksen mittaaminen

Mittarit:

Omaperhe: 

  • Kävijöiden lukumäärä/kk, sivustokäyntien määrä yhden käynnin aikana, käytetyimmät sivut ja käytetyimmät hakusanat
  • Palveluohjaus: Palvelu on saatavilla ajasta ja paikasta riippumatta, palveluun pääsyn paraneminen
  • Laadun parantaminen: Asiakaspalaute/hyöty; asiakaspalaute (määrä), asiakaspalaute (tyytyväisyys), käyttökokemuskysely (asiakkaat ja ammattilaiset)
  • Ennaltaehkäisy ja tehostettu palveluohjaus: Sähköisen perhekeskuksen toiminnallisuus; 1. ohjaus sähköisiin asiointikanaviin/alueen verkkosivuille
  • Kustannusvaikuttavuus: Häiriökysynnän väheneminen, sähköisten asiointikanavien aktiivisempi käyttö
  • Resurssien kohdentaminen (ajansäästö, päällekkäisyyksien poistuminen), asiakkaat/ammattilaiset: Fyysisten ajanvarausten väheneminen (sosiaaliohjaaja, terveydenhoitaja)
  • Perinteisen palveluvalikoiman laajentaminen: Sähköisen perhekeskuksen alueellinen käyttö; ohjausten (lkm) sähköisestä perhekeskuksesta  alueellisiin palveluihin, omahoito-ohjelmien suorittaminen (lkm), videoiden katselumäärä
  • Oikea-aikaisen ja varmennetun tiedon löytyminen: PTV sisällöt, Tapahtumakalenteri (sivustokäynnit lkm)

Omahelpperi:

  • Kävijöiden lkm/kk, käytetyimmät sivut, käytetyimmät hakusanat
  • Asiakaspalaute/hyöty; asiakaspalaute (määrä),  asiakaspalaute (tyytyväisyys), käyttökokemuskyselyt (asiakkaat ja ammattilaiset)
  • Ohjaus alueen verkkosivuille (lkm)
  • Perinteisen palveluvalikoiman laajentaminen:  Oikea-aikaisen ja varmennetun tiedon löytyminen: PTV-sisällöt (Etelä-Savon lasten, nuorten ja perheiden palvelut), Tapahtumakalenteri (sivustokäynnit lkm)

Ammattilaisen oma:

  • Käyttäjätunnukset hakeneet ammattilaiset (lkm)
  • AD-integraatioon kuuluvien ammattilaisten lkm / Integraation myötä aktivoituneet ammattilaiset (lkm)
  • Käyttötuki-tilaisuudet (lkm); osallistuneet (lkm)
  • Infotilaisuudet (lkm) / koulutukset (lkm)
  • PTV-verkosto (lkm) ; osallistuneet (lkm); kunnat (lkm)

Yhteisesti:

  • Jatkuva viestintä; palvelun tunnettuus (tapahtumiin ja tilaisuuksiin jalkautuminen, alueellinen maksettu somemainonta, säännöllinen someviestintä)

Pitkällä aikajänteellä seurataan Sähköisen perhekeskuksen vaikutusta hyvinvointialueen palvelutuotantoon sekä perhekeskustoiminnan tehostumiseen. Sähköisen perhekeskuksen mittareita peilataan Etelä-Savon perhekeskustoiminnan seurantatietoon (indikaattoreihin) Liitteessä linkki tähän indikaattoripakettiin.

 

 

Toteutussuunnitelma

Sähköistä perhekeskuskokonaisuutta on kehitetty ja jalkautettu laajassa verkostoyhteistyössä Etelä-Savon hyvinvointialueen, kuntien, seurakuntien ja järjestötoimijoiden kanssa. Toimijoita osallistettiin palvelun kehittämiseen ja käyttämiseen mm. säännöllisen viestinnän, verkostotapaamisten ja koulutusten keinoin.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Kohderyhmänä ovat lapset, nuoret, perheet ja perhekeskustyön ammattilaiset.

Alueen asukkaat on osallistettu palvelun kehittämiseen mm.:

  • Palautteenkeruulla tapahtumissa ja verkossa
  • Alueellisella ja kansallisella käyttökokemuskyselyillä

Alueen ammattilaiset on osallistettu palvelun kehittämiseen mm.:

  • Verkostoyhteistyössä ja eri työryhmissä
  • Työpajoissa
  • Koulutuksissa
  • Käyttökokemuskyselyillä
Muiden kehittämien ratkaisujen hyödyntäminen

Etelä-Savon Sähköisen perhekeskuksen projektikoordinaattori on käyttöönoton ja kehittämisen aikana  verkostoitunut sähköisen perhekeskuksen käyttöönottaneiden hyvinvointialueiden koordinaattoreiden kanssa, erityisesti Pohjois-Savoon ja Etelä-Karjalaan. 

Alueellista yhteistyötä on lisäksi tehty yhdyspinnassa muihin Kestävän kasvun Eloisa -hankekokonaisuuksiin (mm. Hyvinvoinnin ja terveyden edistäminen, Nuorten ja nuorten aikuisten mielenterveys- ja riippuvuus sekä digitaaliset palvelut kuten digituki ja omaEloisa)

Ratkaisun perusidea

Sähköinen perhekeskus on DigiFinland Oy:n tuottama valtakunnallinen perhekeskustoiminnan asiointikanava.  Sähköisen perhekeskuksen sisällöt ja toiminnot tukevat asukkaita ja helpottavat löytämään koostetusti tietoa ja perhekeskustyöhön liittyviä fyysisiä ja sähköisiä palveluita. Sähköinen perhekeskus jakautuu kolmeen osioon: perhettä suunnittelevien ja perheiden Omaperhe, nuorille suunnattu Omahelpperi sekä  Ammattilaisen oma osio.

Omaperhe ja Omahelpperi ovat asukkaille suunnattuja verkkosivustoja, joista lapset, nuoret ja perheet voivat etsiä eri elämäntilanteisiin liittyvää tietoa, tukea ja palveluita. Omaperhe ja Omahelpperi koostuvat asiantuntijatiedosta, omahoito-ohjelmista sekä asukkaan ohjauksesta fyysisten ja sähköisten palveluiden pariin. Verkkosivustot kokoavat Digi- ja väestöviraston Palvelutietovarantoon (PTV) kuvattuja hyvinvointialueiden, kuntien, seurakuntien, 3. sektorin tarjoamia palveluja.

Ammattilaisosio on tarkoitettu kaikille lasten, nuorten ja perheiden parissa työskenteleville sote-, kunta-, seurakunta ja järjestötoimijoille. Ammattilaisosion tarkoitus on vahvistaa perhekeskustoimijoiden yhteistyötä hyvinvointialueen sisällä ja eri hyvinvointialueiden välillä organisaatiosta riippumatta. Ammattilaisosio sisältää kansallisia ja alueellisia ohjeistuksia sekä laajasti tietoa erilaisista ajankohtaisista ilmiöistä. Ammattilaisten osiossa hallinnoidaan Omaperheen ja Omahelpperin tapahtumakalentereita sekä Omaperheessä näkyviä asukasmateriaaleja. Neuvonanto-toiminnallisuuden avulla ammattilaiset voivat saada tukea työhönsä tietyn alueen ammattilaiselta tai asiantuntijuuteen perustuen. Ammattilaishakemistosta löytää oman ja muiden alueiden ammattilaiset yhteystietoineen.

Etelä-Savossa Omaperhe otettiin käyttöön kesäkuun 2023 alussa, Omahelpperi tammikuussa 2024 ja Ammattilaisosio syyskuussa 2024.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Resurssit:

Hankkeen käyttöönottoa ja kehittämistä on koordinoinut yksi projektikoordinaattori (1 htv / 100%). Ylläpitovaiheeseen siirryttäessä ylläpitoon riittää 40% työpanos. Lisäksi palvelun juurtuminen vaatii hyvinvointialueen johtotason ja henkilöstön sitoutumista. Muiden toimijoiden (kunnat, seurakunnat, järjestöt) panos palvelun jalkauttamiseen ja juurtumiseen on myös merkittävässä roolissa.  Palvelun jalkauttaminen on myös vaatinut pitkäjänteistä työtä. Palvelun juurtumiseen sekä omaksumiseen tulee varata riittävästi aikaa.

Liitteenä esimerkkejä ja tuloksia toimenpiteistä sekä viestinnästä.

Toimenpiteitä palvelun tunnettuuden lisäämiseen mm.:

  • Jalkautuminen laajasti Etelä-Savon kuntien tapahtumiin mukana Omaperhe ja Omahelpperin esitteet
  • Jalkautuminen hyvinvointialueen sekä kuntien lasten, nuorten ja perheiden hyvinvointia edistäviin työryhmiin
  • Omaperhe-Palveluluukku-Perheneuvo -tarrat neuvolakorttikoteloihin ja asiakasohjaustilanteisiin
  • Jatkuva palvelusta viestiminen hyödyntäen eri viestintäkanavia: Eloisan verkkosivut, alueen paikallislehdet ja sosiaalinen media (Facebook, Instagram)

Toimenpiteitä käyttökokemusten keräämiseen mm.:

  • Omaperheen ja Omahelpperin alueelliset ja kansalliset käyttökokemuskyselyt
  • Omahelpperi työpajat nuorille
  • Säännölliset ammattilaisten käyttötuki-tilaisuudet sekä ajankohtaiskatsaukset
  • SPK -työpaja/koulutukset ammattilaisille perhekeskuspäivillä
  • Ammattilaisosion alueellinen pilotti
  • Perheiden kysely

 

Vinkit toimintamallin soveltajille
  • Riittävästä viestinnästä huolehtiminen
  • Perhekeskustoimijoiden osallistaminen kehittämiseen (sote-, kunta-, seurakunta- ja järjestötoimijat)
  • Asukkaiden osallistaminen palautteen antoon
  • Käyttökokemusten kerääminen ja vaikuttavuuden mittaaminen
  • Riittävät resurssit palvelun käyttöönottoon ja ylläpitoon
  • Johtotason ja ammattilaisten sitoutuminen palvelun juurruttamiseen
  • Toimintamalli on sovellettavissa eri toimintaympäristöihin, läpileikkaavasti yli palvelualue-rajojen. 
Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Sähköisen perhekeskuksen käyttöönotto toteutui hankkeen tavoitteiden ja suunnitellun aikataulun mukaisesti. 

Palvelun tunnettuuden lisäämiseksi on tehty runsaasti erilaisia toimenpiteitä yhteistyössä monen eri toimijatahon kanssa: Palvelun jalkautuminen erilaisiin tapahtumiin ja toimipisteisiin, palvelusta viestiminen (jatkuva somemainonta, esitteet ja materiaalit) sekä asiakasohjaustilanteet. Palvelun juurtuminen vaatii kaikkien toimijoiden sitoutumista yhdessä. Tämän varmistamiseksi on Etelä-Savon lasten ja nuorten hyvinvointisuunnitelmaan 2026-2029 yhdeksi toimenpiteiksi kirjattu Sähköisen perhekeskuksen käyttö.  Sähköisen perhekeskuksen vaikutukset varhaisen tuen palveluihin on ensisijaisia mutta pitkäjänteisellä työllä palvelun vaikuttavuus näkyy raskaampien palvelutarpeiden vähenemisessä.

Sähköisen perhekeskuksen käyttömäärän lisääntyminen todentaa palvelun tunnettuuden lisääntymistä. Kts. Omaperheen ja Omahelpperin kahden vuoden käyntimäärien moninkertaistuminen. Kuitenkin kävijämäärädatakeruun epätarkkuus (DigiFinland Power BI) on haasteena todellisen palvelukäytön todentamiseen: Etelä-Savossa Omaperheen evästeet hyväksyneiden käyttäjien määrä aikajaksolla 1.6.2023-18.12.2025 oli 6 209. Todellinen arvioitu kävijämäärä oli 86 926. Omahelpperin evästeet hyväksyneiden käyttäjien määrä aikajaksolla 1.1.2024-18.12.2025 oli 1720. Ammattilaisosion luvitettuja ammattilaisia kertyi ajalla 1.9.2024-18.12.2025 402 kappaletta. 

Palvelun vaikuttavuutta tulee todentaa alueella muillakin toimenpiteillä, kuten tehden somemarkkinoinnin seurantaa, omaEloisan digihoitopolkujen Omaperhe- ja Omahelpperi-linkitysten seurantaa sekä kustannus-hyötyanalyysin mukaisia mittauksia asiakasohjaus-tilanteissa. Myös kustannusvaikuttavuutta ja työajansäästöä voidaan mitata esimerkiksi seuraten Omaperheen ja Omahelpperin arvioitua vaikutusta asiakasohjauksessa ja -neuvonnassa käytettävään ammattilaisen työaikaan. Lisäksi  Ammattilaisosion ja Eloisan IDM-käyttöoikeusjärjestelmän välille toteutettu AD-integraatio sujuvoittaa ammattilaisten sisäänkirjautumista. Tämän odotetaan lisäävän palvelun käyttöä ammattilaisilla.

Tunnistettuja haasteita:

  • Viestinnän tehostaminen suoraan toimipisteisiin/yksiköihin (Eloisan toimipisteet, kuntien perusopetuksen ja varhaiskasvatuksen yksiköt)
  • Lisätä ammattilaisten ymmärrystä SPK-kokonaisuuden läpileikkaavuudesta sosiaali- ja terveyspalveluissa
  • Ammattilaisten SPK-käytön aktivoituminen; AD-integraatio, ei kuitenkaan tavoita Eloisan ulkopuolisia organisaatioita

Hankkeen tuotoksena tehtiin Ammattilaisille Sähköisen perhekeskuksen toimintamallikuvaus, jonka tarkoituksena on lisätä ammattilaisten ymmärrystä palvelun käytöstä omassa työssään.