Etävastaanotto ensimmäistä lasta odottavien vanhempien suun terveyden ennaltaehkäisevälle ohjauskäynnille (RRP2 P4,I4)

Tavoitteena on kehittää toimiva etävastaanottomalli ensimmäistä lasta odottavien vanhempien suun hoidon ennaltaehkäisevälle maksuttomalle ohjauskäynnille. Etävastaanottoa kehitetään osaksi suun terveydenhuollon peruspalveluvalikoimaa.

Oivalla ja ymmärrä

Toimintaympäristö

Digitaalisten palveluiden kehittäminen suun terveydenhuollossa Pohjois-Pohjanmaalla

Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialue on maantieteellisesti laaja ja koostuu 30 kunnasta. Alueella yhdistyvät tiheästi asutut kaupunkikeskukset ja harvaan asutut maaseudut, minkä vuoksi välimatkat sosiaali- ja terveyspalveluihin voivat olla pitkiä. Tämä on johtanut suun terveydenhuollon palveluiden saatavuuden vaihteluun eri puolilla aluetta.

Hyvinvointialueuudistus on lisännyt tarvetta tuottaa palvelut yhdenvertaisesti koko alueella. Digitaalisten palveluiden kehittäminen on keskeinen keino vastata tähän tavoitteeseen sekä vastata työelämän muutoksiin ja tarpeisiin, kuten etä- ja hybridityön yleistymiseen.

Etävastaanotot tarjoavat joustavan tavan hyödyntää suun terveydenhuollon ohjaus- ja neuvontapalveluita ajasta ja paikasta riippumatta. Videovälitteinen vastaanotto voidaan toteuttaa esimerkiksi työpäivän aikana tai matkan varrella, mikä mahdollistaa myös molempien vanhempien osallistumisen ohjauskäyntiin samanaikaisesti. Näin digitaaliset palvelut laajentavat perinteistä hammashoitolakäyntiä tukevaksi palvelukanavaksi.

Suun terveydenhuollon digitalisointi edellyttää sekä sosiaalisen että toimintakulttuurin muutosta. Ala on vahvasti toimenpidekeskeinen, ja etämuotoiseen hoitoon liittyy ennakkoluuloja. Vahvistamalla digitaalisten palveluiden käyttöä voidaan kuitenkin tehostaa resurssien kohdentamista vapauttamalla tiloja ja ammattilaisten työaikaa kliinisiin toimenpiteisiin.

Etäpalvelut tukevat myös henkilöstön työhyvinvointia ja työkykyä. Ne mahdollistavat osatyökykyisten työntekijöiden osallistumisen, monipuolistavat työnkuvaa ja vähentävät poissaoloja, mikä on organisaation näkökulmasta sekä inhimillisesti että taloudellisesti kannattavaa.

Asiakaslähtöisesti kehitetyt digitaaliset palvelut parantavat alueen asukkaiden mahdollisuuksia päästä suun terveydenhuollon ohjaukseen ja neuvontaan asuinpaikasta riippumatta. Samalla ne vähentävät käynteihin kuluvaa aikaa, työstä poissaoloja ja niistä aiheutuvia ansionmenetyksiä. Lisäksi etäpalvelut pienentävät liikkumisesta aiheutuvaa hiilijalanjälkeä ja tukevat kestävän kehityksen tavoitteita.

Etävastaanottopalvelua on kehitetty Pohjois-Pohjanmaalla Raahessa yhteistyössä Suomen kestävän kasvun ohjelmaan (RRP2, P4, I1) kuuluvan Moniammatillisen vastaanottomallin kehittäminen suun terveydenhuollossa -hanketiimin kanssa. Toimintamallin kehitys toteutettiin niin ikään THL:n Sujuvat palvelut- valmennuskokonaisuuden ja systemaattisen kehittämistyön menetelmien mukaisesti vuosien 2024-2025 aikana

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Strateginen kokonaisuus

Kehittämistyö pohjautui sekä kansallisiin että alueellisiin strategisiin linjauksiin. Kansallisella tasolla painopisteenä on perheiden hyvinvoinnin edistäminen, varhaisen tuen mahdollistaminen ja ennaltaehkäisevien palveluiden vahvistaminen. Sosiaali- ja terveysministeriön (STM) strategiassa korostetaan digitaalisten palveluiden kehittämistä niille asiakasryhmille ja palvelualueille, joissa digitaaliset ratkaisut ovat toimivia ja saavutettavia.

Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueen strategisia painopisteitä ovat palvelujen saavutettavuus, laatu, hoidon jatkuvuus ja henkilöstön osallistaminen. Lisäksi strategiassa korostuvat koronapandemian aiheuttaman hoito- ja palveluvelan purkaminen, yhdenvertaisuuden vahvistaminen maantieteellisesti laajalla alueella sekä digitalisaation ja sähköisten palveluiden mahdollisuuksien hyödyntäminen.

Pilotin toteutus ja kehittämisprosessi

Etävastaanoton pilotointi toteutettiin Raahen hammashoitolan ja äitiysneuvolan yhteistyönä. Yhteistyö käynnistyi tammikuussa 2024, ja pilottiin osallistui moniammatillinen tiimi: vastaava hammaslääkäri, hammaslääkäri, kaksi suuhygienistiä, hammashoitaja, terveydenhoitaja sekä kehittäjäasiakas.

Kehittämistyö toteutettiin THL:n Sujuvat palvelut -läpimurtovalmennuksen periaatteiden mukaisesti ajalla 1/2024–1/2025. Valmennus sisälsi kolme kehittämispäivää ja loppuseminaarin, jossa esiteltiin hankkeen tulokset posterimuodossa.

Alkutilanne toimintaympäristössä

Vuonna 2024 Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueella oli 1 235 ensisynnyttäjää. Syntyvyydeltään suurimmat kunnat olivat Oulu (805), Kempele (77), Raahe (56), Kalajoki (29), Ii (28), Muhos (20). Useissa pienemmissä kunnissa ensisynnyttäjien määrä jäi alle viiden.

Pilotti käynnistettiin Raahessa, missä vuonna 2023 vain 12 % ensisynnyttäjistä (6 henkilöä) osallistui maksuttomalle suun terveydenhuollon ohjauskäynnille. Asiakkaan hoitopolun keskimääräinen kesto ohjauskäynnistä viimeiseen hoitokäyntiin oli 18 kuukautta. Läpimenoaikaan vaikutti erityisesti vanhempien oma motivaatio sekä äitiysneuvolan terveydenhoitajan aktiivisuus ohjauskäynnin merkityksen esiin tuomisessa.

Tunnistetut kehittämistarpeet

Kehittämistyön lähtökohtana oli vahvistaa ohjauskäynneille ohjautumista ja vakiinnuttaa suun terveydenhuollon käynti osaksi raskausajan seurantaa. Alkuselvityksessä havaittiin, että neuvolan ja hammashoitolan välinen yhteistyö oli vähäistä ja käytännöt osittain vanhentuneita.

Osa ammattilaisista oletti, että pandemian aikaiset kiireettömän hoidon rajoitukset olivat yhä voimassa, kun taas toiset ajattelivat ensiodottajien pääsevän hoitoon ilman jonotusta. Myös käyntien kirjaamiskäytännöissä ilmeni alueellista ja ammattilaiskohtaista vaihtelua (esim. WYA40-koodin käyttö). Lisäksi havaittiin, että isien ja kumppaneiden osallistuminen ohjauskäynneille oli vähäistä.

Ohjauskäyntien toteutuminen

Ohjauskäyntien sisällössä oli vaihtelua: osa toteutettiin suullisena ohjauksena ja hoidontarpeen arviona, osa sisälsi myös toimenpiteitä. Käynnit olivat maksuttomia, mutta mahdollisista toimenpiteistä laskutettiin erikseen.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Kehittämisen lähtökohtana ovat ensimmäistä lastaan odottavien vanhempien hyvä suun terveys ennen lapsen syntymää. Kohdistamalla ennaltaehkäisevä hoitotyö mahdollisen varhaiseen vaiheeseen, voidaan vaikuttaa positiivisesti niin vanhempien omaan suun terveyteen, kuin syntyvän lapsen (elinikäisen) suun terveyteen ja sen ylläpitoon.

Asiakasnäkökulma, ongelmat:

Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueella väestö on jakautunut maantieteellisesti laajalle alueelle ja välimatkat palveluiden piiriin voivat olla pitkiä. Asiakkaiden ohjautuminen maksuttomalle ohjauskäynnille havaittiin esiselvityksen perusteella vähäiseksi ja ohjauskäynnin merkitys ensiodottajien keskuudessa vaihteli. Suun terveydenhuollon käynnit mielletään usein toimenpidekeskeiseksi, joten "pelkkä" suulliseen hoidontarpeen arviointiin ja ohjaukseen perustuva käynti voi tuntua turhalta. Ohjauskäynnille tai ylipäätään hammashoitoon meneminen voi olla haastavaa myös raskauden aikaisesta pahoinvoinnista johtuen. Hammashoitoon liittyvä pelko ja vähäinen tieto suun terveydentilan vaikutuksista raskauteen, (kuten kiinnisyskudossairauden, parodontiitin altistama keskenmeno, ennenaikainen synnytys ja vauvan alhainen syntymäpaino, ) voivat osaltaan vaikuttaa ohjauskäynnille ohjautumisen vähyyteen. (https://www.apollonia.fi/uutishuone/tiedotteet/suussa-piileva-tulehdus-voi-lisata-keskenmenon-ja-ennenaikaisen-synnytyksen-riskia/)

Puolisoiden/kumppaneiden ohjautuminen ohjauskäynnille vaihteli jonkin verran alueittain, mutta kaiken kaikkiaan sen havaittiin olevan vähäistä. Tietoisuutta koko perheen suun hoidosta ja terveyden merkityksestä havaittiin tarvittavan enemmän. Etävastaanottoa kehitettiin ratkaisuksi myös niihin tilanteisiin, jossa isä/kumppani oli esimerkiksi työnsä puolesta toisella paikkakunnalla.

Käynnit hammashoitolassa ajoittuvat usein keskelle työ-/arkipäivää. Ajan järjestäminen matkoineen vie aikaa sekä yksilöltä itseltään että työnajantajalta. Lisäksi kulkemiseen tarvittava kulkuneuvo, oma auto tai julkinen liikenne, lisäävät kasvihuonepäästöjä sekä ympäristön kuormittumista. Kehittämällä toimiva etävastaanottomalli pyrittiin vastaamaan myös tähän tarpeeseen; asiakkaat voivat osallistua tietoturvallisesti samalle etävastaanottokäynnille sen hetkisestä olinpaikasta riippumatta.

Organisaation näkökulmasta digitaalisten palvelujen kehittämistarve nousi hankkeen lähtötilanteessa (vuonna 2023) pandemian aiheuttamasta suun terveydenhuollon palvelujen ruuhkautumisesta, joka johti hoitoon pääsyn viiveeseen ja hoitojonojen muodostumiseen. Vuosien aikana nykytilanteen kehittymiseen on vaikuttanut merkittävästi hyvinvointialueuudistus ja sen mukanaan tuomat muutokset esim. henkilöstön riittävyydessä ja palveluiden keskittämisessä. Keskeinen haaste on käytettävissä olevan työvoiman riittävyys ja sen sijoittuminen laajalle Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueelle. Alueen laajuus vaikeuttaa palvelujen tasapuolista saavutettavuutta. Etäpalveluiden hyödyntäminen tarjoaa mahdollisuuden parantaa saavutettavuutta ja vähentää asiakkaiden matkustustarvetta, mikä tukee yhdenvertaista hoitoon pääsyä. Tarve kehittämiselle nousi myös palveluvalikoiman lisäämisestä etä- ja hybridityön lisääntyessä.

Etävastaanoton käyttöön otolla saatiin vastattua hankkeen tavoitteeseen osatyöllisten ammattilaisten työllistymisen näkökulmasta. Etävastaanottoa aloittaneiden ammattilaisten työssä oli aloitettu toimenkuvan muutosten suunnittelua ja uuden toimintamallin käyttöön otto mahdollisti osatyökykyisten, kokeneiden ammattilaisten työn jatkumisen. Näin saatiin myös hyödynnettyä osaavan henkilöstön työpanosta ja säilyttää kokeneiden ammattilaisten hiljainen tieto yksiköiden sisällä.

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

TESAN ja PEPSY:n esihenkilöstön sitouttaminen muutosprosessiin

linjaukset asiakasryhmän priorisoinnista 2/2024: ensiodottajien suun hoito toteutetaan mahdollisuuksien mukaan raskauden aikana.
säännölliset suun terveydenhuollon esihenkilöistä koostuvan seurantaryhmän palaverit ja ajantasainen viestintä prosessin tukena

Yhteistyössä Moniammatillisen vastaanottomallin kehittäminen suun terveydenhuollossa- tiimin (suun terveydenhuolto ja äitiys- ja lastenneuvola) kanssa:

Sujuvat palvelut- läpimurtovalmennus
- systemaattinen kehittäminen
sujuvan hoitopolun suunnittelu
etävastaanotto ensisijaiseksi palvelukanavaksi
- tiedottaminen ja viestintä
sujuva ajanvaraus neuvolasta ensimmäisellä äitiysneuvolakäynnillä
muistutus ohjauskäynnistä rv 22

Suun terveydenhuollon henkilöstö/hammashoitola:

lähivastaanoton järjestäminen siitä paremmin hyötyvälle asiakasryhmälle
- puutteellinen suomen kielen taito
- digilaitteiden tai -taitojen puute
- elämäntilanteen haasteet
jatkohoidon mahdollistaminen shg:n ohjauskäynnin ja hta:n arvion jälkeen hml:lle
- sovitaan lähetekirjan keskitetystä seurannasta yksiköittäin: yksiköstä varataan jatkohoitoajat hml:n tarkastuskirjoille

Projektisuunnittelijat:

ohjauskäynnillä jaettavan kirjallisen infon sisällön suunnittelu
ammattilaisten välisen yhteistyön ja työnjaon suunnittelu
suun terveydenhuollon etävastaanoton ja ohjauksen sisällön koulutuksen suunnnittelu ja toteutus

OmaPohde- digitaalisen sotekeskuksen alusta:

Tietoturvallinen etävastaanoton alusta
ei vaadi salasanoja, vahva tunnistautuminen esim. pankkitunnuksilla
ammattilaisten koulutuksista sopiminen

Pohteen viestintä:

yhteistyössä asukas- ja ammattilasviestinnän suunnittelu ja toteutus
- Pohteen viestinnän ja graafisen suunnittelun ammattiliaset tukena
- posterit, hoitoyksiköihin jaettavat julisteet, some-viestintä, kirjallisten ohjeiden laatiminen

Tavoiteltu muutos

Etävastaanottomallin kehittämisen tavoitteena on monipuolistaa suun terveydenhuollon palveluvalikoimaa ja vakiinnuttaa se luontevaksi vaihtoehdoksi perinteisen vastaanottokäynnin tilalle. Mallia sovelletaan niille asiakasryhmille, jotka hyötyvät etäpalveluista ilman, että hoidon laatu tai saavutettavuus heikkenee. Lähivastaanottoa suositaan edelleen asiakkailla, joilla esimerkiksi suomen kielen taito, digitaidot tai laitteiden puute vaikeuttavat etäasiointia.

Etävastaanotto tarjoaa joustavuutta asiakkaiden arkeen, sillä ohjaus- tai seurantakäynnille voi osallistua esimerkiksi työpäivän lomassa omalta tietokoneelta. Samalla vähenevät matkustamiseen käytetty aika ja liikenteen ympäristövaikutukset. Etä- ja hybridityön yleistyessä malli tukee myös vanhempia, jotka saattavat asua eri paikkakunnilla tai kaukana lähimmästä hammashoitolasta. Digitaalisen sotekeskuksen (OmaPohde) tietoturvallisen alustan avulla voidaan mahdollistaa molempien vanhempien osallistuminen ohjauskäynnille yhtä aikaa.

Etävastaanottomallin laajentaminen tarjoaa mahdollisuuksia myös uusille asiakasryhmille. Se voi palvella esimerkiksi pelkopotilaita matalan kynnyksen vastaanottoina, hampaiden puhkeamisen seurantaan liittyvissä käynneissä sekä anestesiapotilaiden hoitopolun tukena. Näin voidaan tarjota yksilöllistä ja helposti saavutettavaa palvelua erilaisissa elämäntilanteissa.

Ottamalla etävastaanottomalli käyttöön sopiville asiakasryhmille vapautetaan ammattilaisten resursseja ja hoitotuoliaikaa vaativille toimenpiteille. Samalla voidaan ehkäistä hoitojen muuttumista pitkällä aikavälillä vaativammiksi ja kehittää ammattilaisten välistä työnjakoa. Pitkän aikavälin tavoitteena on keskittää etävastaanottotoiminta Pohteen alueella yhtenäiseksi kokonaisuudeksi, joka tukee palveluiden yhdenvertaisuutta.

Ensiodottajat muodostavat tärkeän kohderyhmän, sillä oikea-aikainen ennaltaehkäisevä työ voi parantaa sekä vanhempien että syntyvän lapsen suun terveyttä. Hyvinvointialueella, jossa syntyvyys vaihtelee kunnittain, etävastaanottomalli tarjoaa keinon tavoittaa asiakkaat tasapuolisesti asuinpaikasta riippumatta.

Etätyö osatyökykyisten työllisyyden tukena

Etätyöskentely tarjoaa merkittävän mahdollisuuden osatyökykyisten suun terveydenhuollon ammattilaisten työllistymiseen ja työurien jatkumiseen. Alan työ on usein sekä fyysisesti että psyykkisesti kuormittavaa, mikä lisää sairauspoissaoloja ja ennenaikaisia työuran katkeamisia. Etätyömahdollisuudet tukevat kokeneiden ammattilaisten jaksamista ja vähentävät poissaoloja. Organisaation näkökulmasta etätyön hyötyjä ovat koulutetun henkilöstön säilyttäminen omassa yksikössä sekä veto- ja pitovoiman vahvistuminen.

Muutoksen mittaaminen

henkilöstön osaamisen kartoittaminen ja hyödyntäminen (kysely)
kuinka moni ohjautuu ohjauskäynnille
kuinka moni kumppani ohjautuu ohjauskäynnille
Asiakastyytyväisyys QR-koodilla (NPS)
sisällön yhtenäisyys
tarvittavan jatkohoitoajan järjestyminen
neuvolasta annettu suullinen ja kirjallinen info vanhemmillle
rv 22 muistus varata aika
etävastaanotolle ohjautuneiden lukumäärä kaikista odottavista vanhemmista

Mittaroinnin suunnitelma ja seuranta Sujuvat palvelut- valmennuksessa laadittuun excel-taulukkoon (kuva).

Toteutussuunnitelma

Toimintamallin muutos vaatii vahvaa muutosjohtamista ja johdon sitoutumista muutosprosessiin
henkilöstön ajantasainen ja yhteinen viestintä keskeistä, sama tieto saavuttaa oikea-aikaisesti suun terveydenhuollon sekä neuvolan henkilöstön
Hammashoitola-äitiysneuvola- välisen yhteistyön tiivistäminen ja ylläpitäminen: moniammatillinen, toimialarajat ylittävä yhteistyö
Suun terveydenhuollon henkilöstön informointi ja osallistaminen oman työnkuvan kehittämiseen
- ammattilaisten sitouttaminen uuden toimintamallin ylläpitämiseen ja jatkokehittämiseen
- koulutusten ja niiden sisältöjen päivittäminen --> palvelun laadun varmistaminen

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Kohderyhmä

Näyttöön perustuvan tiedon mukaan ensisynnyttäjien suun terveys on erityisen merkityksellinen osa raskauden aikaista kokonaisterveyttä. Hormonaaliset muutokset lisäävät riskiä ientulehduksiin ja muihin suun terveysongelmiin, ja äidin suun terveydellä on yhteys myös syntyvän lapsen suun mikrobiflooraan ja myöhempään kariestaipumukseen. Tämä tutkimusnäyttö tukee tarvetta kohdentaa ennaltaehkäisevää ja ohjauksellista työtä juuri ensisynnyttäjiin sekä kehittää palvelupolkuja, jotka mahdollistavat oikea-aikaisen ohjauksen ja seurannan. Etävastaanotto tarjoaa asiakkaalle mahdollisuuden täsmälliseen, yksilölliseen ja omaan hoitohistoriaan pohjautuvan neuvonnan sekä ammattilaisen arvion mukaisen jatkohoidon tarpeen arvion.

Asiakasymmärrys

Etävastaanoton kehittämistä on toteutettu tiiviissä yhteistyössä Pilari 1, Inv. 1 -tiimin kanssa. Tavoitteena on ollut rakentaa ensisynnyttäjille sujuva ja yhtenäinen palvelupolku äitiysneuvolasta suun terveydenhuoltoon maksuttomalle ohjauskäynnille. Kehittämistyössä on painotettu asiakasymmärrystä, jota on kerätty koko prosessin ajan tiimin kehittäjäasiakkaalta. Hänen kokemuksensa ja näkemyksensä ovat olleet keskeisessä roolissa erityisesti kirjallisen ja suullisen viestinnän sisältöjen muokkaamisessa asiakaslähtöisemmiksi. Tämä on näkynyt esimerkiksi ammattisanaston selkeyttämisenä ja viestien muotoiluna helposti ymmärrettävään ja luottamusta herättävään muotoon.

Asiakasnäkökulmaa on vahvistettu myös keräämällä palautetta ensisynnyttäjiltä, jotka ovat kohderyhmänä keskeisiä etävastaanoton kehittämisessä. Palautteen perusteella on tarkennettu ohjaussisältöjä ja viestintätapoja niin, että ne vastaavat paremmin asiakkaiden tarpeita ja arjen tilanteita.

Asiakasymmärryksen ja näyttöön perustuvan tiedon yhdistäminen on vahvistanut kehittämistyön laatua ja vaikuttavuutta. Näin varmistetaan, että etävastaanoton toimintamalli on sekä asiakaslähtöinen että ammatillisesti perusteltu, ja että se tukee pitkäjänteisesti suun terveyden edistämistä.

Kuvittele ja kokeile

Muiden kehittämien ratkaisujen hyödyntäminen

Toimintamallin kehittämisessä hyödynnettiin Soite:n ja Kyme hvalla kehitetyistä etävastaanottomalleista saatua kokemusta (benchmarkkaukset teamsissa, sähköpostiviestintä).

https://www.innokyla.fi/fi/toimintamalli/esikoista-odottavien-perheiden-suun-terveysneuvontakaynti-etavastaanottona-etela/kehittamisen-polku

https://www.innokyla.fi/fi/toimintamalli/1-vuotiaiden-suun-terveystarkastus-etavastaanottona

Idean testaus asiakkaalla

Ensimmäiselle etävastaanotolle asiakkaiden rekrytointi.

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Ensimmäistä lastaan odottaville vanhemmille tarjotaan maksuton etävastaanottokäynti suuhygienistin ohjuaskäynnille. Vanhemmat saavat infon ohajuskyäynnin sisällöstä sekä ajan suuhygienistille ensimmäisellä äitiysneuvolakäynnillä. Terveydenhoitajan tekemän ensiodottajaperheen kokonaistilanteen arvion perusteella vanhemmille voidaan varata tarvittaessa aika myös lähivastaanotolle. Näitä tilanteita ovat esim. puutteellinen suomen kielen taito, digilaitteiden tai -taitojen puute tai muut elämäntilanteeseen vaikuttavat asiat.

Ohjauskäynnillä odottava äiti/kumppani saa yksilöllistä ohjausta oman suun terveytensä hoitamiseen ja ylläpitämiseen. Odottavien vanhempien omahoito ja tarvittava korjava hoito pyritään saamaan kuntoon ennen vauvan syntymää, jolloin syntyvän lapsen riski suusairauksiin vähenee.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Toimintamallin juurruttaminen hyvinvointialueelle edellyttää selkeitä käytäntöjä etävastaanottojen seurannalle alueittain. Pohteen alueella ensiodottajien ensisijainen palvelukanava tulee olla etävastaanotto; lähivastaanotto varataan vain perheille, joiden tilanteessa lähikontakti tuo merkittävää lisäarvoa (esim. puutteellinen kieli- tai digiosaaminen, kokonaisvaltaisesti haastava perhetilanne).

Laajentamisvaiheessa henkilöstöresurssit on arvioitava, sillä suunnitelma sisältää mm. 1-vuotiaiden tarkastusten, pelkopotilaiden matalan kynnyksen vastaanottojen ja hampaiden puhkeamisen seurantojen siirtämisen etäpalveluun. Uusien asiakasryhmien lisääminen kasvattaa etävastaanottoon käytettävää työaikaa ja edellyttää osaamisen varmistamista. Vaikka suuhygienistien perusosaaminen kattaa pienten lasten tarkastukset ja hampaiden puhkeamisen seurannan, tarvitaan lisäkoulutusta erityistilanteisiin, kuten pelkopotilaiden hoitoon, jossa taustalla voi olla moninaisia haasteita.

Onnistumisen edellytykset:

Esihenkilöiden tuki kehittämiselle ja seurannalle
Sitoutunut ja motivoitunut henkilöstö digitaalisten palveluiden kehittämiseen
Etävastaanottoammattilaisten osaamisen kartoittaminen
Toimintamallikuvaukset jokaisesta asiakasryhmästä ja asiakasryhmäkohtaisten erityistarpeiden huomioiminen toiminnan suunnittelussa
Tutkimusnäyttö asiakasryhmien soveltuvuudesta etäpalveluun epävarmuuden vähentämiseksi
Asiakaslähtöinen ajanvarausjärjestelmä
Palvelualueiden välinen yhteistyö ja verkostoituminen
Vaikuttavuuden arviointi sekä potilas- ja työtyytyväisyyden seuranta
Oikea-aikainen ja selkeä asiakasviestintä

Vinkit toimintamallin soveltajille

RESURSSIT:

Toimintamallin soveltaminen vaatii onnistuakseen organisaation ylimmän ja keskijohdon tuen sekä muutosjohtamisen taitoja. Etämuotoinen suun- ja hampaiden hoito herättää ajatuksia ja osittain myös vastarintaa, joten viestinnällä ja taustojen selvittämisellä työyhteisölle on suuri merkitys. Etämuotoisen palvelun tarjoaminen siihen soveltuville asiakasryhmille kannattaa suunnitella alusta alkaen asiakaslähtöiseksi. Tällä voi olla merkitystä asikakkaan etämuotoiseen hoitoon sitoutumiseen ja myös samalla auttaa ammattilaisten asenteiden muuttumisessa avoimemmaksi digitaalisten palvelujen käyttöön otossa.

Henkilöstön kuunteleminen ja osallistaminen kehittämisprosessiin on avainasemassa onnistumiselle. Vaikuttamisen mahdollisuus ja oman näkemyksen huomioiminen parantavat myös ammattilaisten osallisuuden kokemista. Etämuotoisten suunterveydenhuollon palvelujen viestinnässsä on tärkeä huomoida sekä asiakkaan että ammattilaisen näkökulmasta se, ettei kaikkia palveluita muuteta etävastanotoille ja että hammaslääkärin ja suuhygienistin hoitoon pääsee, kun siihen havaitaan hoidontarpeen arviossa tarvetta!

Yhteistyö ja verkostoituminen eri palvelualojen välillä on myös keskeistä uuden toimintamallin käynnistyksessä. Heti alussa sovitut käytännöt ja työnjako helpottavat asioiden etenemistä sekä kirkastavat yhteistä tavoitetta. Systemaattisen kehittämisen menetelmät kannattaa ottaa käyttöön heti kehittämiskohteen selvittyä. Muutokseen johtavienn juurisyiden selvittely, sen hetkisen tilanteen tarkka kuvaus ja päätavoitteen asettaminen auttavat prosessin etenemisessä. Alkuselvityksessä nousseet toimintamallin vahvuudet ja heikkoudet kannattaa kirjata riittävän yksityiskohtaisesti ylös, tämä auttaa välitavoitteiden muodostamista. Välitavoitteiden kirkastuttua toimintamallin arviointi ja mittarointi helpottuu; miksi, mitä, miten ja kuinka usein mitataan. Strukturoitu kehittäminen parantaa organisaation mahdollisuuksia seurata muutosprosessien kustannusvaikutuksia ja toiminnan vaikuttavuutta niin organisaation kuin asiakkaankin näkökulmasta.

Ensiodottajille kehitetty toimintamalli on sovellettavissa hyvin muille kohderyhmille, kuten tässä raportissa aiemmin mainitut 1-vuotiaiden tarkastukset, pelkopotilaiden matalan kynnyksen vastaanotot ja hampaiden puhkeamisen kontrollit. Etävastaanottoa voisi hyödyntää myös niiden asiakasryhmien suunhoidossa, jossa hammashoitolaan pääsy itsessään on haastavaa, kuten ikääntyneet vanhukset tai muutoin heikentyneen toimintakyvyn asiakkaiden suunhoidossa. Etävastaanotto voisi toimia näiden asiakasryhmien hoidossa ammattilaisten välisenä yhteydenpidon välineenä, mutta mahdollistaisi samalla asiakkaan itsensä tai hänen omaistensa osallistumisen käynnille.

1. Toimintamallin käyttöönoton edellytykset

ylimmän ja keskijohdon tukea sekä muutosjohtamisen taitoja

2. Henkilöstön osallistaminen ja viestintä

Henkilöstön kuunteleminen ja osallistaminen kehittämisprosessiin on avainasemassa.

3. Yhteistyö ja systemaattinen kehittäminen

Yhteistyö ja verkostoituminen eri palvelualojen välillä tukevat toimintamallin käynnistystä

4. Soveltaminen eri kohderyhmiin

Asiakkaalle suunnattu info-juliste, jossa tiiviestetysti tieto uudesta palvelukanavasta ja QR-koodi Pohteen sivuille.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Lähtötilanne: Pilottiyksikössä Raahessa vuonna 2023 ensisynnyttäjistä 12 % (6 henkilöä) osallistui maksuttomalle suun terveydenhuollon ohjauskäynnille. Ohjauskäynnin ainoa palvelukanava oli lähivastaanottomuotoinen. Asiakkaan hoitopolun keskimääräinen kesto ohjauskäynnistä viimeiseen hoitokäyntiin oli 18 kuukautta. Neuvolan ja hammashoitolan välinen yhteistyö oli vähäistä ja sekä pilottiyksilössä että laajemmin Pohteen alueella tieto ohjaukskäynnille ohjaamisesta oli vähäistä. Myös tieto ohjauskäynnin sisällöstä oli osittain vanhentuntutta. Ohjauskäynnin sisältö vaihteli suullisesta hoidontarpeen arvioista ja ohjauksesta pienimuotoisiin toimenpiteisiin (kuten suun suppea tutkimus, suppea hammaskiven poisto, fluoraus).

Tulokset: 10/24-9/25 välisenä aikana 75 henkilöä on hakeutunut ohjauskäynnille, näistä 32 puolisoa. 36% (25/75) kävjiämäärästä on valinnut etävastaanoton. Hankkeen lähtötilanteessa havaittu pirstaleinen ja vanhentunut tieto on yhtenäistetty ja on sähköisten viestintäkanavien (kuten teams) kautta kaikkien suun terveydenhuollon ammattilaisten saatavilla. Hammashoitolan ja äitiys- ja lastenneuvolan välinen yhteistyö on tiivistynyt ja suun terveydenhuollon ohjauskäynti on nostettu yhdeksi raskausajan terveydenhoidon keskeisistä käynneistä.

Ensiodottajien hoitoon pääsyä on vahvistettu myös hml jatkohoitoon pääsyn osalta niin, että odottava äiti/kumppani saavat tarvittavan jatkohoitoajan ohjauskäynnin yhtyedessä. Asikasryhmää ei aseteta jonoon, vaan odottavan perheen suun- ja hampaiden hoito pyritään saamaan valmiiksi ennen lapsen syntymää. Hoitopolun läpimenoajan seurantaa ei ei toteutettu systemaattisesti pilotissa, joten läpimenojan vertailua lähtötilanteeseen ei voida luotettavasti tehdä.

Etävastaanoton tavoitteet organisaation ja yksittäisen ammattilaisen näkökulmasta on saavutettu useammassa yksikössä. Etävastaanoton aloittaminen on tukenut ammattilaisia tilanteissa, josssa työnkuvaa on jouduttu muuttamaan terveydellisistä syistä. Etävastaanotto on keventänyt kliinisen työn aiheuttamaa terveydellistä kuormitusta ja sitä kautta mahdollistanut työn tekemisen osa-aikaisesti. Tämä puolestaan on hyödyttänyt organisaatioita ammattitaitoisen ja kokeneen henkilöstön säilyttämiseksi.