Et sä mitää nakei ottais?-vastuunjako näkyväksi

Tarkoituksena saada työyksikön vastuunjako konkreettisemmaksi ja näkyväksi. Toteutettu tekemällä värikkäät ja iloiset nakkiprintit, joihin kirjattuna vastuualue. Nämä magneettiprintit kiinnitettynä henkilökunnan näkyville.

Oivalla ja ymmärrä

Toimintaympäristö

Kehittämiseen liittyy tarve niin sosiaalisista syistä, jotta työyhteisö olisi mahdollisimman toimiva kuin myös taloudellisesta näkökulmasta, kun mahd. pulmatilanteet ohjautuvat suoraan oikealle henkilölle.

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Haasteena yksikössä oli saada työnjako tasaisemmaksi työntekijöiden välillä, näkyvämmäksi kollegoille sekä vaikuttaa täten positiivisesti yksilön kuormitukseen. Strategisesti linkittyy työn organisointiin ja työnjakoon.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Halusimme saada vastuunjaon töissä näkyvämmäksi sekä saada jaettua vastuuta tasaisemmin kaikille työyhteisön jäsenille.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Ko. osuuteen ei ole osallistettu asiakkaita, mutta sujuvan prosessin olisi tarkoitus näkyä heille mahd. toimivana ympäristönä neuvolakäyntien aikana.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Toimintamallissa luotiin henkilökunnan yhteiselle infotaululle magneettilaput, joissa on kirjattuna neuvolan erityisiä vastuutehtäviä ja vastuualueita. Jotta vastuunjaon tekeminen näkyväksi sekä töiden tasainen jakautuminen olisi mukavampaa kehitettiin ratkaisuun iloinen ote ja hyödynnettiin sanaleikkiä. Nämä vastuualuelaput on sijoitettu työntekijän nimen viereen ja näin yksinkertaisella silmäyksellä voi saada selville esimerkiksi neuvolan lääketilauksista vastaavan henkilön.

Kuvassa esimerkkejä yksikön vastuutehtävistä/"nakituksista"

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Mallin juurruttamiseksi on projektin nimeämiseen käytetty aikaa, jotta se kulkisi mukavasti arjessa mukana. Lisäksi visuaalinen muistutut toimintamallista on nähtävissä päivittäin jokaiselle työntekijälle. Alkuvalmistelut olivat nopeat toteuttaa, vaatimuksena oli sopivien kuvien löytyminen, kuvien laminointi, magneetin kiinnittäminen kääntöpuolelle ja lappujen päälle vastuutehtävien kirjoittaminen. Tämän jälkeen varattiin kokousaikaa päivittään vastuutehtävien jakautuminen, mahd. myöhemmin muokkaaminen, kun on havaittu paljonko mikäkin vastuutehtävä vie todellisuudessa aikaa sekä muuta resurssia työntekijältä. Toisaalta tämä malli mahdollistaa sujuvan muutosmahdollisuuden vastuunjaossa, koska vastuutehtäviä voidaan tarvittaessa vaihdella vain magneettia siirtämällä tai lisätä kirjoittamalla uusi magneettilappu.

Jotta käytäntö pysyy toimivana ja se vakiintuu yksikössä, tulee edelleen ajoittain tarkastella vastuunjakoa sekä pohtia mahdollisia muutostarpeita vastuutehtävissä.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Toimintamallia voi soveltaa niin terveydenhuollon alalle kuin muillekin aloille, mikäli tehtäväjakoa halutaan saada selkeämmäksi ja näkyvämmäksi.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Työnjaosta on tullut näkyvämpi osa arkea. Tämän myötä vastuu työntekijöiden välillä on jakaantunut aiempaa tasaisemmin ja työntekijät ovat nopeasti saaneet kohennettua tarv. avun oikealle työntekijälle.