| Innokylä

Toimintaympäristö

Kymenlaakson hyvinvointialue sijaitsee Kaakkois-Suomessa kuuden kunnan alueella, jossa on useita eri keskuksia sekä haja-asutusalueita. Kymenlaakson hyvinvointialueen haasteita ovat väestön ikääntyminen sekä keskiarvoja korkeampi työttömyys. Lisäksi tuki- ja liikuntaelinoireet ovat alueella yleisiä, ja ne kattavat noin neljäsosan perusterveydenhuollon lääkärikäynneistä.

Kymenlaakson hyvinvointialueella tarjotaan alueen asukkaille monipuolisesti kuntoutus- ja apuvälinepalveluja, jotka auttavat arjessa sekä sairaudesta tai tapaturmasta kuntoutumisessa. Kuntoutuspalvelut toimii organisaatiossa omana tulosalueenaan osana terveyden ja sairaanhoidon palvelujen toimialuetta.

Kymenlaakson hyvinvointialueella kehitetään uusia digitaalisia palveluita palveluvalikon laajentamiseksi ja palveluiden turvaamiseksi kaikille alueen asukkaille. Etäpalveluita voidaan hyödyntää moniin asiakkaiden tarpeisiin muun muassa omahoidon ja kuntoutumisen tukena.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Digitaalisten harjoiteohjelmien kohderyhmänä ovat kaikki Kymenlaakson hyvinvointialueen kuntoutuksen asiakkaat aikuisten ja lasten kuntoutuspalveluissa, psykiatrisissa ja päihdepalveluissa, KaatumisSeulassa sekä työelämäpalveluissa. Digitaalisten harjoiteohjeiden vastaanottaminen edellyttää asiakkaalta itseltään tai hänen puolesta asioivalta läheiseltään digikyvykkyyttä sekä soveltuvien laitteiden ja sovellusten käyttömahdollisuutta.

Asiakkaalle tulee antaa riittävästi tietoa henkilötietojen käsittelystä, ja suostumus tulee varmistaa ennen henkilökohtaisen harjoiteohjelman luomista. Myös suostumus asiakassovelluksen kautta syntyvien harjoitetietojen seurantaan tulee varmistaa, jos terapeutti haluaa seurata tietoja kuntoutusjakson aikana.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Uuden harjoitesovelluksen käyttöönoton myötä asiakas saa harjoiteohjeet yhä useammin digitaalisesti video- tai kuvamuodossa asiakassovellukseen, selainversiona tai jaettavana PDF-tiedostona. Tämä tukee omakuntoutukseen sitoutumista ja helpottaa harjoitteiden seurantaa.  Ammattilainen voi suunnitella asiakkaalle henkilökohtaisen harjoiteohjelman, muokata sitä sekä seurata omakuntoutuksen etenemistä asiakassovelluksen kautta. 

Tutkimusten mukaan merkittävä osa asiakkaista ei sitoudu riittävästi omakuntoutukseen, vaikka se olisi ammattilaisen kanssa suunniteltu ja tavoitteellinen osa kuntoutusprosessia. Sitoutumista voivat estää esimerkiksi puutteellinen ohjeistus, motivaatiohaasteet tai harjoitteiden unohtuminen arjessa. 

Digitaaliset ratkaisut tarjoavat konkreettisia keinoja omakuntoutukseen sitoutumisen tukemiseen: harjoitteet ovat helposti saatavilla, niiden etenemistä voidaan seurata, ja asiakas saa visuaalista ja ajankohtaista palautetta omasta edistymisestään. 

Lisäksi ammattilaisen mahdollisuus seurata asiakkaan harjoittelua digitaalisesti voi lisätä asiakkaan motivaatiota ja harjoitteluaktiivisuutta. Asiakas kokee usein vastuuta ja myönteistä painetta siitä, että hänen edistymistään seurataan, mikä voi kannustaa säännölliseen harjoitteluun. Tämä vuorovaikutteinen ja läpinäkyvä kuntoutusprosessi tukee asiakkaan omaehtoista toimintaa ja vahvistaa hänen rooliaan aktiivisena toimijana kuntoutuksessa. 

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Sopimus uudesta harjoiteohjelmasta allekirjoitettiin kesäkuussa 2025. Tämän jälkeen ensimmäisenä vaiheena oli integraation tekninen toteutus potilastietojärjestelmän ja harjoiteohjelman välille. Integraatio mahdollistaa ammattilaisille sujuvan siirtymisen potilastietojärjestelmän linkkipuusta suoraan harjoiteohjelmaan. Kun asiakas on valittuna potilastietojärjestelmässä, hänen tietonsa siirtyvät suojatusti harjoiteohjelman ammattilaiskäyttöliittymään. Ammattilainen voi suunnitella asiakkaalle henkilökohtaisen harjoiteohjelman, muokata sitä sekä seurata omakuntoutuksen etenemistä asiakassovelluksen kautta.  Integraation toteutusvaiheessa tehtiin laajamittaista yhteistyötä toimittajan sekä tilaajan ja yhteistyökumppaneiden muodostaman ICT-tiimin kanssa.

Integraation toteutusvaiheen aikana muotoiltiin eri palveluiden välisiä yhteisiä käytänteitä ja toimintamalleja mm. teknisen tukeen, viestintäkäytäntöihin, mallisarjojen jakamiseen, lisenssihallintaan sekä tietosuojaan liittyen. Tarkoituksena oli luoda ensivaiheen prototyyppimallit, joiden käyttökelpoisuutta voitiin arvioida paremmin käyttöönottovaiheen aikana.

Teknisen tuen prosessissa luotiin yhteiset käytänteet sisäiselle ja ulkoiselle prosessille; miten, missä vaiheessa, mihin tahoon ja missä kanavissa ollaan yhteydessä vikatilanteiden ilmaantuessa? Sopivista käytänteistä sovittiin niin toimittajan, harjoiteohjelmaa käyttävien palveluiden kuin teknisen tuen palveluidenkin kanssa. Käytänteitä myös edelleen tarkennettiin projektin aikana syntyneen kokemuksen myötä.

Yhteiseen viestintään luotiin yhteinen Teams-tiimi ja sen alle Yleinen-kanava kaikille käyttäjille ja suljettu kanava vain pääkäyttäjille. Teamsin ohella tiedottamisessa hyödynnettiin myös sähköpostia ja Intranetia.

Käyttöönottovaiheessa henkilöstölle järjestettiin yhteensä 2 kpl käyttöönottokoulutuksia, 1 kpl pääkäyttäjäkoulutuksia sekä 2 kpl Q & A -tilaisuuksia Teamsissa. Käyttöönottokoulutuksista ja pääkäyttäjäkoulutuksesta tehtiin myös tallenne jaettavaksi myöhempään käyttöön. Lisäksi harjoiteohjelman käyttöä tukemaan luotiin yhdessä toimittajan kanssa kirjalliset ohjeet sekä UKK-osio usein kysytyistä kysymyksistä ja niiden vastauksista. Myös toimintamallit kuvattiin kirjallisesti/kuvallisesti. Käyttöönottovaiheessa tukea ja apua tarjottiin palveluille myös kahdesti viikossa järjestetyillä, kaikille avoimilla Digiklinikoilla Teamsissa.

Tietosuojavastaavan kanssa yhteistyössä tarkennettiin tiedonkäsittelytoimiin liittyviä ohjeistuksia GDPR:n ja muun lainsäädännön näkökulmasta ja kirjattiin niistä käsittelytoimien kuvaus sekä rekisteröidyn informointi.

Projektin loppuvaiheessa järjestettiin tapaaminen pääkäyttäjien kesken. Tapaamisessa keskusteltiin siitä, miten harjoiteohjelman käyttöönotto on sujunut eri toimipisteissä ja millaisia kokemuksia ja huomioita tähän mennessä on kertynyt. Käyttäjien kokemuksia ja kehittämisehdotuksia koottiin yhteen ja välitettiin tiedoksi myös toimittajalle. Myös sisäisiä toimintamalleja ja ohjeita tarkennettiin palautteen perusteella. Jatkossa tapaamisia jatketaan kvartaaleittain pääkäyttäjien ja toimittajan yhteyshenkilön kanssa.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Uuden digitaalisen ratkaisun käyttöönotto ja kehittäminen on sekä tekninen että toimintakulttuuriin liittyvä hanke. Kilpailutusvaiheessa tehty tarkka vaatimusmäärittely tukee oikeanlaisen digitaalisen ratkaisun valintaa, jolloin uusi ohjelma vastaa käyttäjien tarpeita. Ammattilaisia ja asiakkaita on hyvä osallistaa jo projektin alkuvaiheessa palvelumuotoilun keinoja hyödyntäen.

Integraatio potilastietojärjestelmän ja harjoiteohjelman välillä edellyttää teknisen tiimin laajamittaista yhteistyötä ja selkeää roolitusta. Käyttöönottokoulutukset edellyttävät etukäteissuunnittelua ja yhteensovitettua aikataulutusta teknisen työn etenemisen kanssa, mikä voi olla projektin kannalta merkittävä haaste. Yhteistyö tietosuojavastaavan ja ICT-tiimin kanssa edistää tietoturvallisen ja GDPR-säädösten mukaisen digiratkaisun käytön.

Uuden harjoitesovelluksen peruskäytön harjoittelu voi jo itsessään olla ammattilaisille kuormittava ja aikaa vievä vaihe, joten uusien digitaalisten toiminnallisuuksien hyödyntäminen on hyvä ottaa käyttöön vaihteittain ja ajan kanssa. Jatkuvan parantamisen malli tukee pitkäjänteisesti uuden digiratkaisujen ja siihen liittyvien toimintamallien hyödyntämistä. Käyttöönottoprojektin jälkeen vastuun siirtyessä osaksi jatkuvia palveluja, juurruttamissuunnitelmaan on hyvä määritellä selkeät roolit ja vastuut, jotta kehittäminen jatkuu edelleen projektin jälkeen.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Uuden harjoiteohjelman kilpailutus- ja sopimusvaiheen sekä potilastietojärjestelmäintegraation teknisen toteutuksen viedessä odotettua kauemmin aikaa, varsinaiseen ohjelman käyttöönottoon päästiin hyvinvointialueella vasta 29.10.2025. Ensimmäisen kahden kuukauden aikana uusi harjoiteohjelma on otettu käyttöön laajasti eri hyvinvointialueen palveluissa ja suurin osa terapiahenkilöstöstä on vähintäänkin kokeillut ohjelman käyttöä.

Uusien digitaalisten toiminnallisuuksien hyödyntäminen vaatii terapeuteilta perehtymistä ja aikaa harjoitella. Alkuvaiheessa vain pieni osa terapeuteista on kokeillut harjoiteohjelmien jakamista asiakkaalle digitaalisessa muodossa valtaosan jakaessa edelleen tulostettavia ohjeita. Kuitenkin niiltä käyttäjiltä, jotka hyödyntävät digitaalisia harjoiteohjelmia asiakkailla, on saatu hyvää palautetta. Erityisesti uusi ominaisuus, jossa asiakkaalle luodaan järjestelmään oma henkilökohtainen harjoitusohjelma on koettu eduksi siinä vaiheessa, kun asiakas siirtyy omalla kuntoutuspolullaan eteenpäin palvelusta toiseen. Näin ollen terapeutti on aiempaa tietoisempi siitä, minkälaisia harjoitusohjeita asiakas on aiemmin saanut.

Tietoa käyttäjiltä saaduista kehitysehdotuksista on välitetty eteenpäin toimittajalle, joka pyrkii edelleen kehittämään digiratkaisua saadun palautteen perusteella. Toimittajan ja tilaajan välinen yhteistyö jatkuu edelleen käyttöönottovaiheen jälkeen ja tapaamisia on sovittu jatkettavan ainakin seuraavan vuoden ajan säännöllisesti.

Ennen käyttöönottoa luotiin eri palveluiden välisiä yhteisiä käytänteitä ja toimintamalleja mm. teknisen tukeen, viestintäkäytäntöihin, mallisarjojen jakamiseen, lisenssihallintaan sekä tietosuojaan liittyen. Käyttöönottovaiheen kokemusten perustella toimintamalleja jatkokehitettiin ja tarkennettiin edelleen.

Käyttöönottovaiheessa uuden ohjelman peruskäytön omaksuminen ja mallisarjojen manuaalinen siirto ohjelmasta toiseen on vaatinut ammattilaisilta aikaa ja resursseja. Siirtymä uusien digitaalisten toiminnallisuuksien täysimääräiseen hyödyntämiseen asiakastyössä tulee jatkossakin vaatimaan aikaa ja käytännön tukea ammattilaisten arkeen. Jatkossa eri palveluista valitut ohjelman pääkäyttäjät toimivat työyksiköissä tukikäyttäjinä toiminnan juurruttamiseksi.

Digitaalisten harjoiteohjelmien hyödyntäminen kuntoutuksessa, Kymenlaakson HVA (RRP, P4, I1)

Digitaalisten harjoiteohjelmien hyödyntäminen kuntoutuksessa, Kymenlaakson HVA (RRP, P4, I1)