Digitaalisen asioinnin toimintamallien muotoilun työkalupakki, Länsi-Uudenmaan hva (RRP,P4,I4)

Työkalupakki koostuu selkeää vaiheistusta noudattavista toiminnallisuuskohtaisista työpohjista, jonka avulla muotoillaan digiasioinnin palveluprosessit ja toimintamallit toteutettaviksi.

Oivalla ja ymmärrä

Toimintaympäristö

Hyvinvointialueiden kansallinen ohjaus ja rahoitus ohjaa hyvinvointialueita kehittämään digitaalisia palveluita, alueen asukkaat toivovat sujuvia ja saavutettavia palvelukanavia, kasvava palvelutarve ohjaa etsimään keinoja palvella aiempaa laajempaa asiakaskuntaa jatkuvasti tiukkenevilla resursseilla.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Toimintamallin ja työkalujen käyttäjiä ovat:

Digitaalisen asioinnin suunnittelijat (fasilitaattorit)
Hyvinvointialueen palvelu- ja keskijohto, suunnittelijat, kehittäjät ja ammattilaiset (osallistujat)

Toimintamallia ja työkalupakkia kehitettiin iteratiivisesti ja kokeillen. Työpohjia käytettiin eri palvelulinjojen toimintamallityöpajoissa, ja niitä muokattiin ja tarkennettiin sitä mukaan, kun työhön osallistujat antoivat palautetta tai selkiytyi, mihin osa-alueisiin tekemistä kannatti kohdentaa haluttujen lopputulosten saavuttamiseksi. Toimintamallien muotoilun vaiheet vakiintuivat usean käytännön kokeilun jäljiltä.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Toimintamalli tarjoaa rakenteen digitaalisten asiointipalvelujen toimintamallien muotoiluun yhteiskehittäen. Malli sisältää työstöpohjat, joiden avulla voidaan suunnitella ja valmistella muutoksen suunnitteluvaiheessa valitun toiminnallisuuden kautta toteutettava palvelu käyttöönottovalmiiksi ja toimintaa tukevaksi.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Toimintamallia käytetään osana digitaalisen asioinnin suunnittelu- ja käyttöönottoprosessia, siinä vaiheessa kun johto on tehnyt päätöksen uusista muotoiltavista digipalveluista sekä on käsitys siitä, millaisin toiminnallisuuksin niitä halutaan toteuttaa.

Toiminnallisuudesta riippuen malli vaatii noin 3 yhteiskehittämistyöpajaa per toiminnallisuus, joita fasilitoi 1- 2 fasilitaattoria. Osallistujia on palvelusta riippuen tyypillisesti 3-12 henkilöä. Lisäksi tarvitaan työpajojen ulkopuolisia tarkentavia työkokouksia sekä hva-palvelujen ammattilaisten asiantuntijatyötä.

Toimintamallien muotoilun mallin käyttö vaatii fasilitointiosaamista osallistavista työpajoista, palvelumuotoilun perusteiden hallintaa, työkalujen soveltamis- ja räätälöintikykyä sekä syvällistä ymmärrystä hva:n käytössä olevasta digiasiointialustasta sekä sen teknisistä reunaehdoista ja digipalvelujen tarjoamiseen liittyvistä hva-tasoisista linjauksista.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Käytä fasilitointiosaamista ja varaa riittävästi aikaa ja resursseja sekä työpajoihin että niiden läpiviennin suunnitteluun. Käytä yhteiskehittämisen työkaluja, kuten Miroa, helpottaaksesi tekemistä. Huolehdi, että suunnittelussa ja työpajojen osallistujina on edustettuna eri näkökulmat (asiakkaan tarpeet ja palveluprosessin ymmärtävät henkilöt, palvelua tuottavat ammattilaiset, alustan tekninen osaaja). Varmista, että työpajojen osallistujilla on kirkas tavoite sekä mandaatti tehdä toimintaa koskevia linjauksia. Vältä liian tiukkaa aikataulua.

Hyödynnä työpohjia joustavasti – tarpeeseen räätälöinti ja valmiiden toimintatapaehdotusten valmistelu tehostaa tekemistä.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Malli ja siihen liittyvät toiminnallisuuskohtaiset työpohjat mahdollistivat digitaalisten asiointipalvelujen toimintamallien muotoilun eri sote-palveluiden ammattilaisten kanssa yhteneväisellä tavalla. Mallia ja työpohjia hyödynnettiin kaikissa digitaaliselle asiointialusta Lunnalle tuotettujen palvelujen muotoilussa. Tällä varmistettiin, että jokaisen toimintamallin kohdalla on huomioitu toiminnallisuuteen liittyvät oleelliset kysymykset, reunaehdot ja yhteiset linjaukset.

Osana työtä opittiin kuinka toiminnan tavoitteiden, asiakas- ja ammattilaisen tarpeen ja teknisen ymmärryksen yhdistäminen mahdollistaa työstöpohjien ja kysymysten räätälöinnin ja tehokkaan toiminnan muotoillun.

Digitaalisen asioinnin toimintamallien muotoilun työkalupakki​, Länsi-Uudenmaan hva (RRP,P4,I4)

Digitaalisen asioinnin toimintamallien muotoilun työkalupakki​, Länsi-Uudenmaan hva (RRP,P4,I4)

Digitaalisen asioinnin toimintamallien muotoilun työkalupakki, Länsi-Uudenmaan hva (RRP,P4,I4)

Digitaalisen asioinnin toimintamallien muotoilun työkalupakki, Länsi-Uudenmaan hva (RRP,P4,I4)