Digitaalinen ajanvaraus opiskeluhuollon kuraattori- ja psykologipalveluissa, Kymenlaakson hyvinvointialue (RRP, P4, I1 ja I4)

Alle 12 -vuotiaan oppilaan huoltajat sekä toisen asteen opiskelijat voivat varata digitaalisesti ajan kuraattorin ja psykologin tapaamiseen Oma Kymenlaakso -palvelussa.  ​Oma Kymenlaakso vaatii vahvan tunnistautumisen.

Toimintaympäristö

Opiskeluhuoltoa toteutetaan Kymenlaakson hyvinvointialueen ja koulutuksen järjestäjien välisenä yhteistyönä. Hyvinvointialue vastaa opiskeluhuoltopalvelujen järjestämisestä Kymenlaakson alueella sijaitsevissa oppilaitoksissa. Tavoitteenamme on edistää tarpeenmukaisia ja vaikuttavia palveluita Kymenlaakson opiskelijoille siten, että perustasolta saadaan vaikuttavaa psykososiaalista hoitoa ja näin ollen riski mielenterveyden häiriöiden kroonistumiselle pienenee. Tämä näkyy käytännössä toimivassa ennaltaehkäisyssä, eri digitaalisten kanavien saatavuuden paranemisessa ja vaikuttavissa palveluissa.

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Opiskeluhuolto on ensisijaisesti ennaltaehkäisevää ja yhteisöllistä, koko oppilaitoksen hyvinvointia lisäävää
toimintaa ja toimintakulttuuriin vaikuttamista. Lisäksi opiskelijoilla on oikeus yksilökohtaiseen opiskeluhuoltoon. Opiskelijalle tarjotaan mahdollisuus henkilökohtaiseen keskusteluun joko kuraattorin tai psykologin kanssa viimeistään seitsemäntenä työpäivänä. Opiskeluhuoltopalvelut kohdentuvat oppilaitoksiin lakisääteisten henkilöstömitoitusten ja -suositusten pohjalta. Tavoitteenamme on parantaa palveluiden saatavuutta ja saavutettavuutta sekä digitaalisten palvelujen turvin kohdentaa sote-ammattilaisen aikaa paremmin heikossa ja haavoittuvassa asemassa olevien asiakkaiden kohtaamiseen.

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Tavoitteiden määrittely, toimintamallien kuvaaminen, aikataulutus, käyttöönotontuki sekä seuranta ja arviointi tehtiin yhteistyössä palveluiden, investointi 1:n ja 4:n, ICT:n sekä järjestelmän tuottajan kanssa.

Tekninen osuus toteutettiin investointi 4:n kautta. 

Tavoiteltu muutos

Alle 12-vuotiaan oppilaan huoltajat sekä toisen asteen opiskelijat voivat valita erilaisista yhteydenottokanavista omiin tarpeisiinsa parhaiten sopivan väylän sekä tavata ammattilaisia joko lähi- tai etätapaamisessa.

Muutoksen mittaaminen

Muutosta mitataan ja arvioidaan seuraamalla avattujen ja varattujen aikojen määriä, sekä asiakas- ja henkilöstökokemuskyselyjen avulla.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Opiskeluhuollon palveluiden tulee olla jokaisen opiskelijan ja oppilaitoksen käytettävissä. Kymenlaakson hyvinvointialueella nuorten palveluita kehitetään nuorten ajatuksia ja toiveita huomioiden. Digitaalinen ajanvaraus on Kymenlaaksossa kohdennettu alle 12 -vuotiaan oppilaan huoltajien sekä toisen asteen opiskelijoiden käyttöön, sillä ajanvaraaminen digitaalisesti vaatii vahvan tunnistautumisen.

Ratkaisun perusidea

Aikojen avaaminen

Opiskeluhuollon kuraattorit ja psykologit avaavat aikoja digitaalisesti varattavaksi vähintään kolmeksi viikoksi ja maksimissaan kahdeksi kuukaudeksi eteenpäin. 100 % työaikaa tekevä kuraattori ja psykologi avaavat aikoja seuraavasti

  • huoltaja-ajat: minimi 2 x 1h aikaa/vko​
  • opiskelija-ajat: 3-5 x 1h aikaa/ vko

Ajan varaaminen

Alle 12-vuotiaan oppilaan huoltaja voi varata digitaalisesti ajan kuraattorin tai psykologin etätapaamiseen Oma Kymenlaakso -palvelussa. Tapaamisella huoltaja voi keskustella mieltään askarruttavista asioista, jotka liittyvät esimerkiksi lapsen hyvinvointiin ja koulunkäyntiin. Ajanvaraaminen vaatii vahvan tunnistautumisen ja aika varataan lapsen nimellä puolesta-asioinnin kautta.

Lukion tai ammattiopiston opiskelija voi varata digitaalisesti ajan oman oppilaitoksensa kuraattorin tai psykologin etä- tai lähitapaamiseen Oma Kymenlaakso -palvelussa. Tapaamisella opiskelija voi  keskustella mieltään askarruttavista asioista, esimerkiksi hyvinvointiin ja opiskeluun liittyen. Ajanvaraaminen vaatii vahvan tunnistautumisen. 

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Opiskelijoita sekä heidän huoltajiaan osallistamalla ja kuulemalla, voidaan palveluita kehittää paremmin heidän tarpeitaan ja toiveitaan vastaaviksi. Näin palvelut ovat jatkossa paremmin opiskelijoiden saavutettavissa heille sopivia kanavia pitkin. Toimintamallin käynnistäminen ja juurruttaminen vaatii tavoitteellista suunnittelua, toteutusta, seurantaa sekä jatkuvaa arviointia ja palvelusta markkinointia yhteistyössä palveluiden,  ICT:n sekä järjestelmän tuottajan kanssa.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Digitaalisen ajanvarauksen toimintamalli on käyttöönotettavissa myös eri kohderyhmien kanssa sekä eri toimintaympäristöissä työskenneltäessä.  Toimintamallin valmistelu ja käyttöönotto vaativat esihenkilöiltä  työntekijöiden 

  • osallisuuden vahvistamista toimintamallin kehittämisessä
  • ohjaamista uuden työvälineen ja työtavan käyttöönottoon
  • tukemista toimintamallin käytössä ja viestinnässä

Uusi palvelu tarvitsee aikaa ja toistoa, jotta se jää kohderyhmän mieleen. Ilman jatkuvaa viestintää kohderyhmä ei välttämättä edes tiedä, että palvelu on olemassa.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Toimintamallin avulla meidän on mahdollista tavoittaa  alle 12 -vuotiaan oppilaan huoltajat sekä toisen asteen opiskelijat ajoissa ja he saavat tarvitsemansa avun tarpeidensa mukaisesti joko lähi- tai etätapaamisen avulla. Parhaimmillaan toimintamalli myös vapauttaa kuraattoreiden ja psykologien työaikaa manuaalisesti tehtävästä tapaamisaikojen varaamisesta, ja mahdollisesta siirtämisestä, muuhun tarpeen mukaiseksi koettuun työtehtävään.