Digimentoritoiminta Päijät-Hämeen hyvinvointialueella, Päijät-Hämeen HVA (RRP, P4,I4)
Digimentoroinnilla autetaan HVA:n yksiköitä digiratkaisujen käyttöönotossa sekä lisätään tietoisuutta digipalveluista ja -työkaluista. 2025 digimentoritiimi on vakiintunut 4 digimentorin ja digimentoritiimin luotsin kokoonpanoon.
Sosiaali- ja terveysalalla on koko maata koskeva työvoimapula. Saman aikaisesti väestö ikääntyy ja tarve palveluille kasvaa. Resurssien riittävyyden varmistamiseksi on vahvistettava mm. ennaltaehkäisyä, digitalisaatiota ja palveluiden monimuotoisuuta. Digitaalisilla ratkaisuilla ja palveluilla voidaan vapauttaa henkilöstön resurssia asiakaskontakteihin joissa fyysinen läsnäolo on välttämätöntä. Myös ennaltaehkäisevää toimintaa voidaan toteuttaa digitalisaation kautta.
Digitaalisten ratkaisujen kehittämiseksi laadukkaiksi ja toimiviksi sekä käyttöönottojen lisäämiseksi on osallistettava henkilöstöä. Digitaalisten ratkaisujen käyttömäärän lisääminen tuo muutosta sote-alan ammattilaisten työnkuviin ja työkaluihin lisäten myös vaatimuksia henkilöstön digitaalisille taidoille. Henkilöstön osaamisen taso voi vaihdella suuresti eikä sote-alan ammattilaisten digikyvykkyyden kasvattaminen tapahdu itsestään, vaan siihen on panostettava.
Päijät-Hämeen hyvinvointialueen strategiaa täydentävän Digistrategia 2021-2023 -ohjelman ytimessä on lauselma: "Digitaalisesta palvelukanavasta tulee keskeinen asiointikeino valtaosalle sosiaali- ja terveydenhuollon asiakkaista ja digitaalisuus tukee kaikkea asiointia. Merkittävä osa tarpeista tyydytetään kustannustehokkaita digitaalisia kanavia ja palveluita hyödyntäen inhimillisyyttä unohtamatta." Strategiassakin mainitut Digimentorit toimivat osaltaan digistrategian jalkauttajina, toimivat osaamisen edelläkävijä, tiedon välittäjä ja muutokseen kannustaja.
Vuosille 2024-2026 on tehty hyvinvointialueen palvelustrategiaa täydentävä ICT-ohjelma jonka toteuttajana myös digimentorointi toimii. Uusi ICT-ohjelma tähtää hyvinvointi alueen toimintatapojen laajaan digitalisaatioon.
Digikehitystä hyvinvointialueella ohjaa Digivisio 2025-2026. Digivision ydin on kehittyvä digialusta, joka kokoaa kansalaisen asiointikanavat yhteen paikkaan keskitetysti. Asiakas saa tarvitsemansa palvelut helposti. Ammattilainen hyödyntää digiratkaisuja osana työtään ja saa tukea arjen tilanteisiin. Yhteistyö asiakkaiden, ammattilaisten, toimialojen ja sidosryhmien kanssa varmistaa, että ratkaisut vastaavat todellisiin tarpeisiin ja tukevat arkea aidosti ja vaikuttavasti. Digimentorien siltaava rooli nivoutuu tämän kehittämisen keskelle
Päijät-Hämeen hyvinvointialueella toimivat Digimentorit ovat sosiaali- ja terveysalan sekä tukipalveluiden ammattilaisia, joilla on käytännön kokemusta julkisten Sote-palveluiden toiminnasta, sekä vahva halu kehittää oman organisaation toimintaa. Digimentoroinnin tiimiin kuului toiminnan alkaessa vuonna 2022 kahdeksan osa-aikaista (50%) digimentoria, sekä toimintaa ohjaava Luotsi ja Digimuotoilija. Vuoden 2023 aikana digimentorien määrää kasvatettiin 16 digimentoriin, jotka toimivat edelleen 50% työpanoksella. Lisäksi digimentorien tueksi perustettiin esihenkilön tehtävä.
Vuodelle 2024 toimintaa uudistettiin vastaamaan toiminnan tarpeita lisäämällä digimentorien työaika 100 prosenttiin ja tiivistämällä tiimi kuuteen digimentoriin ja ohjausryhmään (3 hlöä). Päätös työaikaprosentin lisäämisestä tehtiin yhteistyössä toimialajohdon ja Tietohallinnon digitiimin johdon kanssa. Yhteistyötä johdon kanssa jatketaan v.2024 aktiivisesti digimentoritoiminnan keskittymiskohteiden priorisoimiseksi ja toimintamallin juurruttamiseksi osaksi hyvinvointialueen normaalia toimintaa.
Vuoden 2024 keväällä digimentoritiimin kokoonpano vakiintui 4 digimentoriin ja tiimin luotsiin ja tällä kokoonpanolla digimentorointia toteutetaan hankekauden loppuun asti.
Digimentorit auttavat yksiköitä arkea helpottavien digiratkaisujen käyttöönotossa ja lisäävät tietoisuutta käytettävissä olevista digipalveluista ja -työkaluista. Digimentorit tukevat henkilökuntaa digiosaamisen kehittämisessä sekä auttavat digityökalujen haltuunotossa, jotta digipalvelut nivoutuisivat osaksi päivittäistä työtä. Rajauksena voidaan digimentoroinnille asettaa, että digimentorit eivät ole teknisiä asiantuntijoita, eli heillä ei tule olla syväymmärrystä digiratkaisun teknisistä ominaisuuksista ja kehittämisestä. Sen sijaan digimentorit ovat digiratkaisun käytön ja toimeenpanon asiantuntijoita.
Digimentoroinnin muotoilusta vastasi alkuvuoteen 2024 asti palvelumuotoilija/digimuotoilija100% työpanoksella. Digimentoroinnin toiminnan ohjaamisesta vastaa digimentoritiimin luotsi 100% työpanoksella.
Digimentoroinnilla tavoitellaan digitaalisen kypsyyden eli digimaturiteetin kasvua organisaatiossa. Tämä tarkoittaa, että valittuja digiratkaisuja käytetään nykyistä enemmän hyvinvointialueella, ja ratkaisut ovat siten laajemmin asukkaiden ja ammattilaisten käytössä. Lisäämällä ammattilaisten digiosaamista lisätään myös palvelujen tasavertaista saatavuutta.
Digimentoinnille asetettiin 3 tavoitetta. Ensimmäisenä tavoitteena oli mahdollistaa etävastaanoton hyödyntäminen siihen soveltuvissa yksiköissä. Toisena oli mahdollistaa digitaalisten hoito- ja palvelupolkujen täysi hyödyntäminen hyvinvointialueella. Kolmantena tavoitteena oli aktivoida henkilöstöä digikehittämiseen esimerkiksi M365 sovelluksiin liittyvillä koulutuksilla ja käyttöönottojen yhteiskehittämisen konseptilla.
Digimentoroinnin onnistumista mitataan seuraavilla mittareilla:
Valittujen palveluiden (etävastaanotot) käyttö soveltuvin osin koko HVA:lla / kpl, Valittujen palveluiden (käytössä olevat Digihoitopolut) jatkuvan käytön seuranta, kpl sekä henkilöstön kokemus digimentoroinnin hyödystä, koettu hyötyä asteikolla 1-5.
Organisaation digimaturiteetin kasvua seurataan lisäksi tähän tarkoitukseen luodulla digimaturiteettityökalulla (Excel-tiedosto). Palveluiden käytön lisääntymistä taas seurataan digipalveluista saatavilla käyttöastetiedoilla.
Etävastaanottojen saatavuuden ja saavutettavuuden sekä digitaalisten hoito- ja palvelupolkujen kehittämistä toteutettiin Päijät-Hämeessä Tulevaisuuden sote-keskus -hankkeessa vuonna 2023. Tämän jälkeen RRP-hankkeessa tuetaan digimentoroinnin keinoin ammattilaisten kykyä tarjota ja hyödyntää etävastaanottoja ja digihoito ja –palvelupolkuja sekä valmennetaan ammattilaisille digitaalisten hoito- ja palvelupolkujen kehittämisestä syntyneitä muutoksia ja toimintamalleja. Lisäksi digimentoroinnilla tuetaan uusien digitarpeiden tunnistamista ja edelleen kehittämistä hyvinvointialueen strategian, ICT-ohjelman, Digivision 2025-2026 ja Suomen kestävän kasvun hankkeen ( RRP) tavoitteiden mukaisesti.
Koska digiratkaisulla ja -palvelulla on itsessään pelkkä välinearvo, tarvitaan sen rinnalle muita asiakastarpeisiin keskittyviä palveluita. Näemme, että yhtä tärkeää kuin olemassa olevien digiratkaisujen ja -palveluiden esiin tuominen, on kerätä tietoa toiminnassa työskenteleviltä ammattilaisilta heidän kohtaamistaan haasteista ja tarpeista. Näin pystymme tarjoamaan yksiköille ja muille organisaation tasoille parhaiten tukevia digipalveluita.
Ennen uusien digipalvelun käyttöönottoa Digimentorit siltaavana työnä kontaktoivat Hyvinvointialueen toiminnan eri tasoja. Digimentorit toteuttavat koosteet tulosalueille ja yksiköille heidän organisaationsa digitalisaation tilanteesta, jolloin toiminta pystyy muodostamaan selkeän kuvan nykytilastaan ja jäsentelemään myös omia haasteita ja tarpeita. Samalla tuotetaan kohdetulosalueelle ja yksikölle räätälöity kooste saatavilla olevista digipalveluista- ja ratkaisuista, joilla nähdään potentiaalia.
Toimintaa puolestaan tuetaan digikehitystarpeiden konkretisoinnissa ja kehityssuunnitelman aikataluttamisessa. tarpeet voivat vaihdella yksinkertaisemmista esim. M365 koulutustarpeista aina kuukausien mittaiseen digipalvelun käyttöönottoprosessiin.
Asiakasrajapintaan digimentorit jalkautuvat esittelemään Päijät-Sote-sovellusta digipalveluiden käytön lisäämiseksi. Jalkautumisen toteutus pohjaa sekä digipalveluiden kvartaalisuunnitelmaan että toiminnan esille nostamiin tarpeisiin. Sovellusopastusta voidaan ajoittaa esimerkiksi digialustan uusien ominaisuuksien käyttöönoton kanssa tai organisaation itse asettamien tavoitteiden kanssa.
Digitaalisten ratkaisujen käytön toivotaan lisääntyvän Päijät-Hämeen hyvinvointialueella. Vuoden 2023 alussa käyttöön otettu Päijät-Sote-sovellus tarjoaa digitaaliseen asiointiin keskitetyn kanavan. Hyvinvointialueen asukkaiden toivottiin ottavan sovelluksen käyttöön laajasti ja toisaalta toimintaa haluttiin tukea kaikin tavoin digipalveluiden ammattilaisten työkalujen käyttöönottoprosessissa. Tietoisuuden lisääminen tunnistettiin tarpeeksi ja tätä lähdettiin ratkaisemaan digitiimissä yhteistyössä hyvinvointialueen viestinnän kanssa. Myös konkreetista toiminnan ja organisaatio siltaavaa kontaktointimallia lähdettiin iteratiivisesti kehittämään kvartaalitavoitteiden mukaisesti.
Toiminnan kanssa käytävän vuoropuhelun ja digitarpeiden kartoittamisen kehittymiseksi, digimentoritiimi kontaktoi 2024 kesästä alkaen kaikkien HVA:n tulosalueiden johtoa ja pyrkii siltaavan aktiivisen vuoropuhelun avulla tehostamaan digikehittämisen tarpeiden ja mahdollisuuksien tunnistamista. Tulosalueiden kanssa käydyn vuoropuhelun havainnoista koostetaan yhteenveto digipalveluille, jonka avulla kehitetään eri palveluiden käyttöönottojen priorisointi, pilotointia, tukea ja jatkokehitystä. Kehitystyöllä vähennetään kehitystyön päällekkäisyyksiä ja toiminnan turhaa kuormittamista. Tulosaluetason kontaktoinnista ja digikehityksen koosteista muotoutui lopulta tuloksellisin siltaavan digimentoroinnin toimintamalli.
Digimentorit jalkautuivat jo hankkeen alussa syksyllä 2022 hyvinvointialueella asiakasrajapintaan esittelemään Päijät-Sote sovellusta. Digimentorit antoivat tapahtumissa henkilökohtaista ohjausta ja neuvontaa sekä keräsivät palautetta. Lisäksi kiertueella esiin tulleita sovellushäiriöitä ja -ongelmia välitettiin eteenpäin. Digisovelluksen esittelyitä toteutettiin sekä julkisissa tiloissa ja tapahtumissa, että yhteistyökumppaneiden tilaisuuksissa. Sovellusesittelyitä ja opastuksia toteutettiin myös yksiköissä opastuksen tehostepäivinä, joiden yhteydessä myös ko. yksikön henkilöstöä koulutettiin digialustan käyttöön ja sisältöön heidän yksikkönsä digitalisaation tason mukaisesti.
Toiseksi konkreettiseksi digimentoroinnin muodoksi toiminnan vuoropuhelun kautta nousi henkilöstön M365 taitojen tukeminen ja kouluttaminen koko organisaation tasolla. Tätä M365 mentorointia on toteutettu kvartaalikohtaisesti koko hankeen aikana ja toiminnan omien tavoitteidenkin mukaisesti on pyritty lisämään yleistä digimaturiteettia ja sen myötä lisämään ammattilaisten kykyä ottaa muita digipalveluita käyttöön.
Digimentoroinnista on kerätty toiminnalta keskitetysti palautetta 2 kertaa vuodessa. Sen lisäksi on saatu kartoitusten yhteydessä palautetta. Saadusta palautteesta on mentoritoiminnan kehittämiseksi nostettu kvartaalitason toimenpiteitä, jotka ovat olleet mm. toiminnan kontaktointitapojen kehittäminen, nopean tuen tarjoamainen, toiminnan tarpeiden ohjaaminen eteenpäin muualle tietohallintoon sekä ohjaavan materiaalin tarjoaminen koulutusalustoilla.
Mentoritoiminnan kehittämiskohteiden vaikutusta reflektoidaan kvartaalitasolla ja muokataan tukemaan digipalveluiden kehittämistä ja toiminnan tarpeita.
Digimentoroinnin toimintamalli, jossa mentoritoiminnalla ja siihen liittyvillä palveluilla tuetaan yksiköiden toimintatapojen muuttamista digitaalisiksi, helpotetaan ammattilaisten arkea sopivilla digipalveluilla- ja työkaluilla, kasvatetaan yksiköiden digikypsyyttä sekä lisätään valittujen digipalveluiden käyttöä koko hyvinvointialueella.
Toimintamallin avulla pyritään ymmärtämään yksiköitä ja ammattilaisia sekä luomaan pitkäkestoisia asiakassuhteita, joissa ammattilaiset kokevat tulevansa aidosti kuulluiksi. Sekä ammattilaiset, että digimentorit ottavat osaa toimintamallin kehitykseen jo alkuvaiheesta asti palvelumuotoilun menetelmien avulla.
Kuva
Toimintamallin käytäntöön vieminen vaatii henkilöstöresurssia, eli nimettyjä digimentoreita joilla on määritetty riittävästi työaikaa tehtävän toteuttamiseen. Toimintaa on organisoitava, suunniteltava ja johdettava, joten myös tähän tulee varata resurssia.
Digimentorointihankkeelle asetettiin 3 tavoitetta.
- Ensimmäisenä tavoitteena oli mahdollistaa etävastaanoton hyödyntäminen siihen soveltuvissa yksiköissä. Ensimmäinen tavoite saavutettiin jo vuoden kaksituhattakaksikymmentä neliön lopussa, kun avain tulokseksi määritellyn 1000 etävastaanottokäynnin määrä toteutui. Tällä hetkellä etävastaanottokäyntejä on toteutunut jo yli 2 ja puolituhatta.
- Toisena oli mahdollistaa digitaalisten hoito ja palvelupolkuja. Täysi hyödyntäminen hyvinvointialueella. Toisen tavoitteen avain tulokseksi määriteltiin 30 käyttöön otettua digihoitopolkua vuoden 2025 loppuun mennessä. Tämän toteutumiseen on vielä jonkin verran matkaa, sillä tällä hetkellä olemme ottaneet käyttöön 18 digitaalista hoitopolkua.
-
Kolmantena tavoitteena oli aktivoida henkilöstöä digi kehittämiseen, jota toteutettiin monin eri tavoin. Kuten office sovelluksiin liittyvillä koulutuksilla ja käyttöönottojen yhteiskehittämisen konseptilla. Henkilöstön kokemusta digi mentoroinnin hyödyistä kerätään 2 kertaa vuodessa toteutettavalla kyselyllä. Asteikolla 1-5 keskiarvo tavoitteeksi on asetettu 4. Tällä hetkellä keskiarvo koko hankekaudelta on 3,9.
Yhteenvetona voidaan todeta, että digimentoroinnin tähän mennessä kolmesta tavoitteesta on saavutettu kaksi ja yhden tavoitteen avain tuloksien saavuttamiseen pyritään vielä kuluvan vuoden aikana.