Digiajanvaraus vastaanottopalveluissa: UNIAPNEAHOITAJAT | Etelä-Pohjanmaan HVA (RRP, P4, I1)

Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueella käyttöönotetaan digitaalinen ajanvaraus uniapneahoitajan määräaikaiskontrolliin ja puhelinaikaan. Palvelukuvaus antaa asiakkaalle toimintaohjeet.

Oivalla ja ymmärrä

Toimintaympäristö

Yhtenäiseen ajanvarausjärjestelmään siirryttiin Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueella maaliskuussa 2023. Digitaalisen ajanvarauksen käyttöönotto edellyttää, että palvelut ovat alueella yhdenmukaiset. Tämä mahdollistaa sujuvamman asioinnin ja parantaa palvelujen saavutettavuutta. Uniapneahoitajien digitaalinen ajanvaraus otettiin käyttöön 9/2024 vastaanottopalveluissa koko alueella.

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Etelä-Pohjanmaan digistrategia ohjaa digitaalisen ajanvarauksen kehittämistyötä. Strategian mukaan kaikkiin niihin palveluihin, joihin ei tarvita hoidon- tai palvelutarpeen arviointia tulee asukkaalle mahdollistaa digitaalinen ajanvaraus. Uniapneahoitajalle digitaalinen ajanvaraus määriteltiin koskemaan määräaikaisseurantoja (kasvotusten ja etänä) sekä puhelinaikaa.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Kohderyhmänä olivat kaikki perustason vastaanottopalvelujen uniapneahoitajat sekä lisäksi asukkaat, joilla on mahdollisuus asioida digitaalisen palvelukanavan kautta. Digitaalisen ajanvarauksen kehittämistyötä tehdään mm. asukkailta ja ammattilaisilta saatujen palautteiden mukaan.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Digitaalisen ajanvarauksen kehittäminen on keskeinen osa hyvinvointialueen digistrategiaa ja se on asiakkaiden toivotuin sähköinen palvelu. Strategian mukaisesti digitaalinen ajanvaraus otetaan käyttöön kaikissa terveydenhuollon palveluissa, joissa ei tarvita hoidon- tai palvelutarpeen arviointia.

Uniapneahoitajalle digitaalinen ajanvaraus on määritelty koskemaan määräaikaisseurantoja joko kasvotusten tai etänä (videovastaanotto), sekä puhelinaikaa. Uniapneahoitaja tarjoaa tukea ja seurantaa uniapnean CPAP-hoidossa oleville eri muodoissa. Digitaalisessa ajanvarauksessa asiakas ohjeistetaan mm. seuraaviin asioihin:

Uniapnean CPAP-hoidon seurantavastaanotolle tulee ottaa mukaan käytössä oleva uniapnealaite, maskit ja muut tarvikkeet.
Etävastaanotto (videovastaanotto) on tarkoitettu määräaikaiskontrolleihin sekä laitehoidon ongelmatilanteisiin.
Etävastaanotto edellyttää laitetta, jossa on mikrofoni ja kamera
Puhelinaika soveltuu kiireettömään ohjaukseen ja tuen tarpeeseen, mikäli uniapnealaitehoitosi seuranta on siirretty perustasolle

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Digitaalisen ajanvarauksen kehittämistyössä uniapneahoitajilla ja heidän lähiesihenkilöillä oli tärkeä rooli sopivien palveluiden tunnistamisessa sekä uuteen toimintatapaan sitoutumisessa. Digitaalisen ajanvarauksen käyttöönotto vaati palvelujen yhtenäistämisen (palvelun keston ja kuvauksen osalta), joka oli työläin osa prosessia. Ammattilaiselle digitaalisen ajanvaraukseen aikojen avaaminen on vaivatonta, kun vaadittavat taustatyöt on tietohallinnon ja esihenkilöiden välillä on tehty. Digitaalinen ajanvaraus oli osa uniapneahoitajien toimintamalliin kootusta toimintatapojen yhtenäistämisistä.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Digitaalinen ajanvaraus mahdollistaa asioinnin ajasta ja paikasta riippumatta, mikä parantaa palvelujen saavutettavuutta ja asiakaskokemusta. Kun asiakkaat voivat varata aikoja sähköisesti, ajanvaraukseen liittyvät puhelut vähenevät. Samalla peruuttamattomien käyntien määrä pienenee, kun asiakkaat voivat itse hallinnoida varauksiaan ja peruutuksia. Tämä vapauttaa ammattilaisten resursseja ajanvaraustyöstä muihin tehtäviin ja tukee hyvinvointialueen digistrategian tavoitteita.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Digitaalisen ajanvarauksen kehittäminen vaati aktiivista keskustelua ja kehittämistyötä uniapneahoitajien ja heidän esihenkilöjen kanssa. Yksi yhteinen potilastietojärjestelmä mahdollisti järjestelmän tasolta yhtenäisen toimintatavan. Digitaalisen ajanvarauksen kehittäminen vaati moniammatillista ja saumatonta yhteistyötä uniapneahoitajien, lähiesihenkilöjen, tietohallinnon ja hankkeen välillä.